Учет и анализ объемов документооборота

 

229. Учет объемов документооборота в ФСИН России ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

230.  Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков              и содержания документов, поступающих в ФСИН России и создаваемых ею, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются управлением делами ФСИН России и представляются директору ФСИН России (лицу, исполняющему его обязанности) в установленном порядке
в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

231. Под объемом документооборота в ФСИН России понимается количество документов, поступивших в ФСИН России и созданных
ею за определенный период времени (квартал, полугодие, год).

232. Учет количества документов за определенный период времени (квартал, полугодие, год) проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

Общий объем документооборота подсчитывается по группам и видам документов, регистрационным данным, структурным подразделениям (местам регистрации документов) и представляется по итогам года в управление делами ФСИН России.

233. При определении объема документооборота отдельно подсчитывается количество поступающих и создающихся в ФСИН России документов.

234. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

235. Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо
и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

236. Сведения об объеме документооборота структурными подразделениями готовятся по установленной форме (приложение № 17).

237. Сведения о документообороте представляются структурными подразделениями в управление делами ФСИН России ежеквартально, к 3 числу месяца, следующего за отчетным периодом.

Тиражирование документов

238. Поступающие на тиражирование документы должны быть четко
и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более А3.

239. На тиражирование передаются первые экземпляры (подлинники) документов.

240. На тиражированных документах на оборотной стороне последнего листа обязательно делается запись: «Дополнительно размножено
и разослано ___экз.».

241. Тиражирование документов без визы начальника управления делами ФСИН России запрещается.

242. Основанием для копировально-множительных работ является заполненный бланк заказа (наряда).

243. Необходимость тиражирования документов и целесообразность количества копий определяются руководителем структурного подразделения. Подписанный им заказ (наряд) на производство копировально-множительных работ визируется в управлении делами ФСИН России, затем вместе
с документом передается исполнителем для тиражирования.

244.  Тиражирование документов производится в порядке очередности
их поступления.

245. В первоочередном порядке тиражируются документы за подписью директора ФСИН России (к совещаниям, заседаниям коллегии, проекты нормативных правовых актов и т.п.), его заместителей и срочные. Срочность определяется директором ФСИН России, его заместителями и начальником управления делами ФСИН России.

246. Не производится тиражирование книг, различных справочников, кодексов, газет и газетных вырезок, нечетких ксеро- и факсимильных копий,
а также документов в рукописном виде (кроме обращений граждан),
с вклейками, загрязненных, с трудно читаемым текстом и мелким шрифтом.

247.  Поступающие заказы на выполнение копировально-множительных работ регистрируются в журнале учета заказов.

248. Тиражированные документы передаются исполнителю под роспись.

249.  Контроль за изготовлением копий документов возлагается
на управление делами ФСИН России. Не допускается изготовление копий, превышающих количество, указанное в заказе (наряде).

 

 

VI. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

 

250.  Контроль исполнения документов (далее – контроль) – совокупность осуществляемых управлением делами ФСИН России и структурными подразделениями процедур по обеспечению своевременного и качественного исполнения поступающих документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности ФСИН России.

К указанным процедурам относятся: определение основного исполнителя документа, учет и постановка документа на контроль, своевременное доведение контрольного документа до исполнителя, снятие документа с контроля.

251.  Контролю, осуществляемому управлением делами ФСИН России,
в обязательном порядке подлежит исполнение поручений директора             ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности) и его заместителей, данных для обеспечения выполнения федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации, поручений Председателя и Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации, запросов, поступивших от аппарата           и членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, от Уполномоченного по правам человека          в Российской Федерации, от Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по правам ребенка, представлений, протестов и обращений Генеральной прокуратуры Российской Федерации, обращений федеральных органов исполнительной власти, предложений, заявлений, жалоб граждан            и обращений организаций, а также других запросов, писем и обращений.

 

 

252.  Постановку документов на контроль осуществляет управление делами ФСИН России при их предварительном рассмотрении с нанесением оттиска красного (синего) цвета штампа «ФСИН России. Контроль» в правом верхнем углу документа.

253.  После рассмотрения директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности), первым заместителем (заместителями) директора
ФСИН России контрольного документа и включения его в соответствующую группу электронной базы данных: «Поручения директора ФСИН России» или «Поручения заместителей директора ФСИН России» контрольные документы направляются для исполнения в структурные подразделения, учреждения,
непосредственно подчиненные ФСИН России, территориальные органы
ФСИН России.

254.  Управление делами ФСИН России заводит на каждый контрольный документ контрольную карточку, в том числе и в электронной базе данных,
в которую включаются входящий номер ФСИН России и его дата, номер, дата
и содержание поручения, срок его исполнения, наименование структурного подразделения-исполнителя и другая информация.

Контрольные карточки контрольных документов систематизируются
по группам документов, срокам исполнения и структурным подразделениям.

Контрольная карточка передается исполнителю с основным документом.

255.  Руководитель структурного подразделения, получивший контрольный документ, определяет исполнителя и контролирует соблюдение установленных сроков. Исполнитель обеспечивает сбор, обработку и обобщение необходимой для исполнения информации, подготовку необходимых документов, проектов ответов (служебных записок) о результатах исполнения.

256.  Ответственность за неисполнение, несвоевременное или ненадлежащее исполнение контрольных документов несут руководители структурных подразделений, учреждений, непосредственно подчиненных
ФСИН России, территориальных органов ФСИН России и исполнители.

 

 

257.  Снятие документов с контроля осуществляется управлением делами ФСИН России на основании внесенных в электронную базу данных информации об исполнении документа структурным подразделением на основании заполненной исполнителем контрольной карточки.

258.  В дополнение к заполненной контрольной карточке результаты исполнения могут быть представлены в виде письменного ответа, докладной записки или изданием распорядительного документа.

259.  Датой исполнения документа считается дата регистрации исходящего документа (ответа).

260.  Если об исполнении документа директору ФСИН России (лицу, исполняющему его обязанности) доложено в устной форме, в контрольной карточке делается соответствующая запись (кому доложено, когда,
кто докладывал).

261.  Управлением делами ФСИН России еженедельно готовится
и направляется первому заместителю (заместителям) директора ФСИН России, начальникам структурных подразделений перечень контрольных документов, сроки исполнения которых истекают в течение следующей недели.

262.  Контрольные карточки на исполненные документы помещаются
в картотеку, хранятся в течение пяти лет, а затем уничтожаются
в установленном порядке.

 

6.1. Сроки исполнения контрольных документов.

 

263.  Сроки исполнения поручений устанавливаются Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, исчисляются в календарных днях с даты этого документа.

264.  В поручениях к конкретному документу директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности) или его заместителями могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения контрольных документов.

     Соисполнители представляют головному исполнителю соответствующие материалы в течение первой половины срока, установленного для исполнения документа.

265.  Поручение Председателя Правительства Российской Федерации
или его заместителей, которое дано во исполнение поручения Президента Российской Федерации, подлежит исполнению за 5 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока, если в поручении Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей
не указан иной срок.

266.  Поручения Правительства Российской Федерации подлежат исполнению[2]:

а) в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего месяца, а если
в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день;

б) в 10-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка «оперативно»;

в) в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка «срочно», «незамедлительно»;

г) в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата либо конкретный срок исполнения.

267.  Направленные на согласование проекты актов Правительства Российской Федерации (их копии) визируются директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности) не более чем в 10-дневный срок.

268.  В исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, в Правительство Российской Федерации направляется мотивированная просьба
о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.

269.  Исполнение срочных и оперативных поручений не продлевается.

270.  При неисполнении поручения в установленный срок в течение
3 дней после истечения срока, данного на исполнение, в Правительство Российский Федерации представляется объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных
в неисполнении поручения.

271.  Ответ на парламентский запрос Совета Федерации
и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, полученный непосредственно ФСИН России, направляется в срок не более
15 дней со дня получения запроса или иной срок, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации.

272.  Ответ на запрос члена Совета Федерации и депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, полученный непосредственно ФСИН России, направляется в срок не более 30 дней со дня получения запроса или иной, согласованный с инициатором запроса срок.

273.  Сроки исполнения документов, поступивших от других индивидуальных и коллективных адресантов, исчисляются в календарных днях
с даты их поступления, отмеченной в регистрационном штампе ФСИН России,
и не должны превышать 30 дней.

 

274. Сроки представления проектов документов на подпись директору ФСИН России (лицу, исполняющему его обязанности):

а) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации
и Правительству Российской Федерации на их срочные поручения – в начале рабочего дня, в который заканчивается срок исполнения;

б) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации
и Правительству Российской Федерации на их поручения с оперативным сроком исполнения – не позднее чем за 1 рабочий день до окончания срока исполнения;

в) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации
и Правительству Российской Федерации на их поручения со сроком исполнения месяц – не позднее 3-х рабочих дней до окончания срока;

г) ответов (докладов) Министру юстиции Российской Федерации
на его поручения со сроком исполнения месяц – не позднее 3-х рабочих дней
до окончания срока.

275. Приостанавливать исполнение контрольных документов, продлевать срок исполнения, а также отменять поручения имеют право только
лица, установившие контроль.

276. Обо всех случаях санкционированного изменения сроков исполнения контрольных документов исполнитель обязан оперативно информировать управление делами ФСИН России, которое вносит необходимые изменения
в электронную базу данных.