Учет музейных предметов, принятых на постоянное хранение

12. Учет музейных предметов, принятых на постоянное хранение, осуществляется в 3 ступени:

первая ступень учета (первичная регистрация) - актирование и регистрация в ГИК, книге поступлений научно-вспомогательного фонда, книге поступлений фонда сырьевых материалов, книге поступлений экспериментального фонда;

вторая ступень учета (инвентаризация)- регистрация в инвентарной книге;

третья ступень учета - регистрация в специальной инвентарной книге музейных предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней.

13.1. При первичной регистрации после оформления акта ПХ отдел учета не позднее 30 дней осуществляет регистрацию музейных предметов в ГИК, книгах поступлений научно-вспомогательного фонда, фонда сырьевых материалов и экспериментального фонда.

13.2. При поступлении значительных по объему графических, археологических, этнографических, естественнонаучных коллекций, архивных документов, требующих предварительной обработки и систематизации, сроки их первичной регистрации устанавливаются ЭФЗК музея с учетом сложности и объема работ.

13.3. В ГИК (приложение N 5 к Единым правилам и условиям) вносятся следующие данные:

дата регистрации музейных предметов;

ФИО лица, производившего регистрацию;

краткие сведения об авторе, школе, времени и месте создания, производства, находки и другие.

краткое описание визуальных характеристик предмета, в том числе наличие клейм, марок, подписей на нем, или коллекции с характерными отличительными особенностями, достаточными для их идентификации;

количество зарегистрированных предметов;

материал, техника изготовления, размеры;

состояние сохранности на момент регистрации;

источник и форма поступления (закупка, дарение, пожертвование, завещание, обмен), номера и даты протокола ЭФЗК и акта ПХ;

названия и шифр фондовой коллекции, в которую включается предмет, учетные обозначения по инвентарным и специальным инвентарным книгам.

13.4. Сведения о пробе и массе предметов из драгоценных металлов, количестве и массе драгоценных камней вносятся в ГИК после проведения экспертизы в соответствии с приказом Минфина России от 11.01.2009 N 1н.

13.5. При регистрации каждому музейному предмету присваивается порядковый номер, который является их постоянным учетным обозначением.

Если музейные предметы имеют малые размеры (мелкие плоды и семена), являются россыпью (геологические образцы, образцы почвы и другие), им присваивается один учетный номер.

13.6. При одновременном поступлении большого количества однородных предметов (археология, нумизматика, этнография, графические произведения, планы, чертежи, карты, архивные документы, естественнонаучные коллекции) или мемориальных комплексов они регистрируются под одним (суммарным) номером, общее количество предметов в котором определяется соответствующими дробями арабскими цифрами.

Под одним суммарным номером с дробными обозначениями регистрируются также комплекты, состоящие из нескольких составных частей, каждая из которых в отдельности может представлять собой самостоятельную учетную единицу - сервизы, гарнитуры мебели, альбомы рисунков, гравюр, литографий, образцов тканей, фотографий, вложенных в специальные прорези альбомов и других предметов, образцы холодного и огнестрельного оружия (кортик с ножнами, сабля в ножнах с темляком, ружье со штыком), одежды (мундир с эполетами), икона в окладе, а также инсталляции, состоящие из авторских произведений, имеющих самостоятельную художественную ценность.

13.7. Порядок присвоения дробных обозначений составным частям комплектов с учетом их многообразия должен быть проработан в каждом музее и утвержден внутренней инструкцией.

13.8. На суммарный номер составляется коллекционная опись к суммарным номерам ГИК (приложение N 6 к Единым правилам и условиям), в которой каждому предмету присваивается соответствующее дробное обозначение, являющееся его индивидуальным учетным номером. Если суммарный номер включает небольшое количество несложных в описании предметов (10-15), они могут быть вписаны в книгу учета в порядке их дробных обозначений.

Если в состав комплекса входят предметы основного, научно-вспомогательного фонда, фонда сырьевых материалов и экспериментального фонда коллекционная опись составляется соответственно по каждому фонду. Принадлежность к комплексу указывается в графе "описание".

Коллекционная опись регистрируется в специальном журнале и хранится в отделе учета как самостоятельное дело.

13.9. Не допускается использование в суммарных номерах двойных дробных обозначений (например, ГИК-30/1(1-5), НВФ-97/1/1) и литерных дробных обозначений (например, ГИК-31/а-д).

13.10. Не допускается регистрация под суммарным номером предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, за исключением кладов.

Клад (или находка) вместе с сопровождающими его предметами (сосуд, прочая упаковка) регистрируется в ГИК под суммарным номером, содержание и количественный состав которого раскрывается в коллекционной описи.

Запрещается смешивание клада с другими кладами и музейными предметами.

13.11. Инсталляция, включенная в состав экспериментального фонда, регистрируется под одним номером, без использования дробных обозначений. Составляющие ее элементы перечисляются при описании с указанием количества, размеров и иных отличительных признаков.

Замена (воспроизводство) таких элементов производится по решению ЭФЗК.

14.1. Музейные предметы, зарегистрированные в ГИК и книгах поступлений, подлежат передаче на ответственное хранение должностным лицам - ответственным хранителям фондовых коллекций.

14.2. Передача производится по акту приема-передачи музейных предметов на ответственное хранение (далее - акт ОХ) (приложение N 17 к Единым правилам и условиям).

В акт ОХ музейные предметы вносятся последовательно с указанием кратких каталожных данных, а также состояния сохранности и учетных обозначений по книгам поступлений. Акт регистрируется в соответствующей книге регистрации (приложение N 36 к Единым правилам и условиям).

14.3. Акт ОХ составляется в 2-х экземплярах, один из которых передается ответственному хранителю, а второй хранится в отделе (секторе) учета.

15. На второй ступени учета производится регистрация музейных предметов основного фонда в инвентарных книгах (инвентаризация).

15.1. Инвентаризация представляет собой развернутое описание визуальных характеристик предмета, позволяющее идентифицировать предмет и индивидуализировать его в ряду аналогичных ему предметов, а также подробное описание состояния его сохранности.

Инвентаризация производится ответственным хранителем.

Производится фото-, цифровая съемка или сканирование музейных предметов.

15.2. Научное изучение музейного предмета на данной ступени учета не предусматривается.

Результаты научного изучения, реставрации и использования музейного предмета в дальнейшем фиксируются в паспорте музейного предмета (приложение N 31 к Единым правилам и условиям). При наличии автоматизированной музейной системы эти сведения заносятся в электронную базу данных.

Паспорт подписывается лицом, составившим описание, визируется главным хранителем, утверждается заместителем директора по научной работе.

При отсутствии в музее должности заместителя директора по научной работе паспорт утверждается директором.

15.3. Регистрация музейных предметов в инвентарных книгах должна быть осуществлена в срок не более 90 дней с момента их приема на ответственное хранение.

15.4. Инвентарные книги ведутся по фондовым коллекциям в соответствии с систематизацией основного фонда музея и в зависимости от количественного состава каждой коллекции.

Шифры фондовых коллекций, а также формы паспортов музейных предметов утверждаются ЭФЗК музея.

15.5. В музеях с большим объемом и разнообразным составом фондов, как правило, выделяются следующие фондовые коллекции:

живопись масляная;

древнерусская живопись (иконопись);

графика оригинальная (рисунки в различной технике);

графика печатная (гравюры и литографии, плакаты);

скульптура;

инсталляции;

архитектурные детали и фрагменты;

предметы из керамики и стекла;

предметы из металла;

мебель и предметы из дерева;

одежда и ткани;

оружие огнестрельное;

оружие холодное;

предметы из камня и кости;

предметы нумизматики;

предметы археологии;

предметы этнографии;

мемориальные комплексы;

музыкальные инструменты;

предметы науки и техники;

естественнонаучные коллекции;

рукописные и печатные документы;

редкая книга;

кино-фото-фонодокументы, (негативы, даггеротипы, фотоотпечатки, слайды, фотоальбомы, кинофильмы, киножурналы, телесюжеты, звуковые валики, граммофонные пластинки);

электронные документы (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты).

15.6. В музеях с небольшим собранием целесообразна систематизация фондов по основным видам искусства и видам предметов:

произведения изобразительного искусства (живопись, графика, скульптура);

предметы из керамики, стекла, кости;

предметы из металла и камня;

предметы из дерева;

одежда и ткани;

предметы нумизматики;

предметы археологии;

предметы этнографии;

мемориальные комплексы;

предметы науки и техники;

рукописные и печатные документы;

редкая книга;

кино-фото-фонодокументы и документы на электронных носителях;

естественнонаучные коллекции.

15.7. Каждой фондовой коллекции присваивается определенный шифр, являющийся одновременно шифром соответствующей инвентарной книги. Шифр может состоять из первых букв названия фондовой коллекции (например, инвентарная книга фондовой коллекции живописи может иметь шифр "Ж", древнерусской живописи - -"ДРЖ").

В музеях, фонды которых систематизированы по отделам хранения, кроме указанных шифров может быть дополнительно присвоен буквенный или цифровой шифр отдела хранения.

15.8. Инвентарная книга ведется по следующим графам (приложение N 7).

15.8.1. "Инвентарный номер".

Указывается порядковый номер регистрации, который одновременно является инвентарным номером музейного предмета.

В комплектах музейных предметов, каждый из которых имеет самостоятельное музейное значение и может использоваться отдельно (сервизы, гарнитуры мебели, комплекты одежды и церковных облачений, оружие, несессеры, часы и очки в футляре, сабля в ножнах, икона в съемном окладе, туалетные и чернильные приборы, крест с цепью, панагия с цепью) каждый предмет регистрируется под отдельным номером, а его принадлежность к комплекту указывается в графе "развернутое описание визуальных характеристик".

Предметы, состоящие из нескольких съемных элементов, которые не могут использоваться отдельно (табакерка со съемной крышкой, чайник с крышкой, флакон с пробкой, супница с крышкой) могут регистрироваться в инвентарной книге под отдельными номерами или под одним номером с присвоением каждому элементу цифровой дроби.

Парные предметы (туфли, створки царских врат, наручи, поножи, перчатки, погоны, венчальные венцы и свечи, серьги) могут регистрироваться в инвентарной книге под одним номером с присвоением каждому элементу цифровой дроби.

Предметы, состоящие из основного и нескольких дополняющих элементов-принадлежностей, например, дуэльные и спортивные наборы пистолетов, а также автоматы, пулеметы с пулелейками, масленками, запасными магазинами и лентами, протирками регистрируются в инвентарной книге под одним номером, а каждому элементу присваивается соответствующая цифровая дробь.

Отдельным деталям, смонтированным на одежде (пуговицы, монеты, обереги на этнографических костюмах), орденские знаки, вмонтированные в наградное оружие, предметы с крышками на шарнирах, дробный номер не присваивается, но в описании предмета указывается их наличие, количество и отличительные признаки.

Сброшюрованные альбомы рисунков, литографий, офортов, фотографий, образцов тканей регистрируются под одним инвентарным номером с присвоением каждому листу и фотографии, вложенной в прорезь, соответствующей дроби. При этом в описании указывается количество листов в альбоме с изображениями, количество пустых или отсутствующих листов или "гнезд" для фотографий.

Если на листе несколько рисунков, наклеенных фотографий или образцов тканей, каждый из них получает подробное описание без присвоения ему самостоятельного учетного обозначения.

В инсталляциях, состоящих из авторских произведений (живопись, графика, скульптура), каждому входящему в инсталляцию произведению присваивается самостоятельный инвентарный номер, а в описании указывается, к какой инсталляции оно принадлежит.

Клады регистрируются в инвентарных книгах в полном составе попредметно, а на каждый клад составляется карточка учета клада (приложение N 47 к Единым правилам и условиям).

Порядок нумерации комплектов предметов и многосоставных предметов должен быть разработан каждым музеем и утвержден внутренней инструкцией.

15.8.2. "Дата регистрации. Фамилия, имя, отчество лица, производившего регистрацию".

Указывается дата регистрации предмета (полностью арабскими цифрами), фамилия и инициалы должностного лица, производившего регистрацию.

15.8.3 "Автор, школа, предметное слово, время и место создания, бытования".

Указывается фамилия, имя, отчество автора произведения, его псевдоним, прозвище (для иностранного автора - в русской и иностранной транскрипции), годы жизни и другие краткие биографические данные, известные на момент регистрации предмета.

При регистрации гравюр, офортов, литографий и других видов печатной графики необходимо указывать гравера и художника, с чьего оригинала выполнена гравюра (если такие данные имеются).

При регистрации архитектурных чертежей указывается автор проекта и автор чертежа.

При описании наград указывается имя награжденного.

Название произведений изобразительного искусства неизвестного автора начинается с собственного авторского названия или названия, данного специалистами музея.

Название вещественного предмета начинается с предметного слова, определяющего его видовую принадлежность (ружье кремневое, ваза, кубок, тарелка, костюм женский городской, медаль настольная, прибор туалетный, пистолеты дуэльные, молоток геологический) и соответствует названию на период его производства или бытования (шляпа "капелюх").

При регистрации оружия после его названия в скобках дополнительно указывается штатное название образца, использовавшегося или используемого в официальных документах военного ведомства, например, "Автомат советский системы Калашникова АК-47 калибра 7,62 мм (7.62 мм автомат Калашникова АК)".

Для биологических объектов или их частей приводится видовое название на латинском языке. Если имеется видовое название на русском языке, то оно указывается после названия на латинском языке.

Время создания и бытования предмета указывается точными либо примерными датами, либо отрезком времени, при отсутствии точных данных возможно употребление уточняющих слов "ранее", "не позднее".

При описании места создания, производства или бытования предмета точно или примерно указываются страна, область, район, (губерния, уезд), город, деревня, а также полное название государственного (казенного) или частного предприятия (завода, фабрики, мастерской), кустарного промысла, действовавшее на год изготовления предмета.

В легенде предмета указываются сведения об этнической и социальной среде, в которой бытовал предмет до поступления в музей, а также о его бывшем владельце.

15.8.4. "Развернутое описание визуальных характеристик предмета".

Приводятся основополагающие визуальные характеристики предмета (форма, цвет, фактура) и его индивидуальные отличительные особенности.

При описании картины или скульптурного произведения дается подробное описание сюжета или скульптурной композиции.

При описании портрета конкретного лица приводятся краткие сведения о портретируемом.

Описание портретных фотографий начинается с фамилии и инициалов снятого лица, указывается тип портрета (голова, погрудный, поясной, в рост, поворот влево).

Описание фотографий с групповым изображением начинается с общего наименования группы, а затем перечисляются входящие в нее лица, известные на момент регистрации.

Описание фотографий, воспроизводящих различные события, начинается с наименования сюжета.

При описании вещественного предмета указывается, является ли он цельным или составным. Описание предмета и его частей излагается в определенной последовательности. В первую очередь описываются конструкция и форма, декор, а затем следует описание отдельных составных частей. При описании конструкции предмета необходимо указывать места и способы соединения частей и деталей, их особенности.

Предметы нумизматики описываются с лицевой и оборотной стороны.

Описание предметов, в которые драгоценные металлы и драгоценные камни входят как составные части, должно содержать информацию о материале составных частей ("ларец золотой прямоугольной формы с эмалевым изображением сельского пейзажа, по краям крышки 10 бриллиантов, по углам - 4 рубина").

Авторские подписи, клейма, марки, другие надписи с лицевой и оборотной стороны предмета следует приводить полностью на том же языке и с тем же написанием, как они существуют на предмете.

Описание рукописных и печатных книг начинается с указания автора, при отсутствии автора - с названия книги, приводятся имеющиеся автографы, подписи, печати, штампы, экслибрисы указываются имеющиеся изобразительные элементы (заставки, концовки, схемы, карты), особенности внешнего оформления.

Для книги на иностранном языке приводится ее оригинальное название с переводом на русский язык.

15.8.5. "Количество".

Указывается количество предметов (арабской цифрой), числящихся под данным инвентарным номером.

15.8.6. "Материал, техника".

Указывается материал (материалы), из которого сделан предмет, и технология его обработки. Эти данные должны определяться с достаточной точностью, требующей специальных знаний, а в отдельных случаях - специального анализа и экспертиз, которые могут быть проведены по специальному плану.

15.8.7. "Размеры".

Для обмеров музейных предметов используются жесткие измерительные инструменты и приборы - линейка, металлическая рулетка, штангенциркуль, микрометр (для измерения объемных предметов).

Размеры предметов указываются в сантиметрах.

Размеры предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, ювелирных украшений, предметов нумизматики и других мелких изделий, рукописных и старопечатных книг, а также калибров огнестрельного оружия указываются в миллиметрах.

При записи размеров и массы (веса) предметов используются сокращенные значения без точки:

см (сантиметры)

мм (миллиметры)

м (метры)

г (граммы)

кг (килограммы)

кар (караты)

Измерения производятся по высоте, ширине и глубине предмета:

плоскостные предметы (живопись, графика, книги, документы) измеряются по высоте и ширине;

круглые и эллипсообразные - по наибольшему и наименьшему диаметрам;

объемные - по высоте, ширине и глубине.

Для произведений живописи указываются размеры по подрамнику или по доске, если предмет не подлежит раскантовке, или по величине основы, включая края холста, заходящие за подрамник.

У иконы измеряются высота, ширина и толщина.

При измерении окантованного произведения графики (с багетом или в паспарту) указывается общий размер по внешней стороне и видимой части изображения (в свету).

Аналогичным образом указываются размеры миниатюры в рамке.

Размер скульптурного произведения измеряется по высоте (от наивысшей точки до основания), ширине и глубине (наиболее отдаленным друг от друга частям). Высота скульптурного произведения (статуя) указывается вместе с постаментом (плинтом), если они составляют единое целое. Если скульптурное произведение и постамент не составляют единого целого, размеры указываются отдельно для скульптуры и постамента.

При описании костюмов указываются следующие размеры: ширина плеч или пояса и длина.

Размер книги, в том числе в переплете, указывается по высоте, ширине и толщине.

Для музейных предметов фондовых коллекций "Техника", "Геология", "Биология" размеры даются по крайним точкам.

Для гербарных листов указываются размеры листа и размеры растения.

Мелкие предметы геологических, минералогических, археологических фондовых коллекций, россыпи биологических образцов (семена, плоды) подлежат измерению по общей массе (весу).

15.8.8. "Название, проба, масса драгоценных металлов в граммах, количество и масса драгоценных камней в каратах".

Указываются наименование, проба и масса в граммах (в лигатуре и чистоте) драгоценного металла, наименования, количество и масса драгоценных камней в каратах.

Если драгоценный металл является составной частью предмета, указывается общая масса предмета, наименование, проба и масса каждого драгоценного металла, входящего составной частью в этот предмет с указанием частей, деталей предмета.

При наличии в составе предмета драгоценных камней указывается их наименование, количество и масса в каратах.

В этот же раздел вносятся данные о массе предметов нумизматики, независимо от материала, а также образцов ценных минералов, кристаллов и геологических образцов, в том числе внеземного происхождения (метеоритов).

15.8.9. "Сохранность".

При описании состояния сохранности музейного предмета не допускаются формулировки "сохранность плохая", "хорошая" или "имеются повреждения". Если видимые повреждения не выявлены, следует использовать формулировку "видимых повреждений нет".

Необходимо зафиксировать все дефекты предмета на момент его регистрации (прорывы, осыпи красочного слоя, трещины, вздутия, сколы, потертости, поломки, обрезы, отсутствие какой-либо части или детали предмета), указывается количество пустых гнезд от камней и прочих вставок, места и размеры значительных повреждений.

Сохранность каждой составной части предмета фиксируется отдельно.

При описании состояния сохранности произведений живописи, графики, рукописных и печатных материалов вначале фиксируется состояние сохранности лицевой стороны, а затем описывается состояние сохранности оборотной стороны.

15.8.10. "Источник и способ поступления, протокол ЭФЗК (акты ПХ и ОХ".

Указывается от кого и когда поступил предмет и способ его поступления со ссылкой на юридические документы (экспедиция, закупка, пожертвование, обмен, номер и дата протокола ЭФЗК, акта ПХ, акта ОХ).

Для археологических, этнографических предметов и предметов естественнонаучных коллекций дополнительно вносятся сведения о месте проведения раскопок, сборов, дате их проведения и руководителе работ.

15.8.11. "NN по ГИК, специальным инвентарным книгам, N по Госкаталогу МФ РФ".

Учетные обозначения предмета по ГИК и специальным инвентарным книгам необходимы для установления идентификации предмета и взаимосвязи между книгами учета.

15.8.12. "NN негативов или изображений на электронных носителях".

Номера негативов и изображений на электронных носителях служат для получения оперативной информации о наличии изображения предмета на различных носителях (негатив, слайд, дискета, диск).

15.8.13. "Отметка о проверках".

Отметки о проверках наличия проставляются с помощью специального знака (логотипа), утвержденного ЭФЗК музея.

15.8.14. "Примечание".

В раздел может быть внесена необходимая дополнительная информация по данному предмету.

15.9. При проведении уточнения систематизации, классификации или атрибуции музейных предметов допускается перевод их из одной инвентарной книги в другую, например, из общей инвентарной книги декоративно-прикладного искусства в инвентарные книги фондовых коллекций "мебель", "керамика, стекло" с изменение их инвентарных номеров и шифров. Ранее присвоенные переводимым предметам инвентарные номера погашаются, предметы вносятся в другую инвентарную книгу и им присваивается новый инвентарный номер. Учетные обозначения по ГИК сохраняются.

Основанием для перевода музейных предметов из одной инвентарной книги в другую является решение ЭФЗК.

16.1. Маркировка музейных предметов представляет собой нанесение на предмет его полного учетного номера, состоящего из следующих обозначений:

шифр музея (сокращенное наименование музея, выраженное заглавными буквами, например, ГЭ - Государственный Эрмитаж, ГИМ - Государственный Исторический музей, ГТГ - Государственная Третьяковская галерея);

шифр фонда и учетный номер по ГИК и книгам поступлений (ГИК или КП - основной фонд, НВФ - научно-вспомогательный фонд, СФ - сырьевой фонд, ЭФ - экспериментальный фонд);

шифр фондовой коллекции и учетный номер по инвентарной книге (например, ДРЖ-524);

шифр и учетный номер по специальной инвентарной книге (например, ЗА-78).

Например, полное учетное обозначение музейного предмета может иметь вид: ГИМ-ГИК-1612/М-67/ЗА-5.

16.2. Хранение и экспонирование музейных предметов без учетных обозначений не допускается.

16.3. Маркировка предметов осуществляется ручным, механическим способами и с использованием новейших технологий без ущерба их внешнему виду и состоянию сохранности.

16.4. При ручной и механической маркировке музейных предметов применяются следующие способы нанесения их постоянных учетных обозначений:

на произведениях живописи - краской на верхней или нижней планке подрамника;

на картинах без подрамников - на кромке холста с оборотной стороны картины;

на картинах большого размера - дважды (сверху и снизу);

на иконах (досках) - белой или светлой голубой краской на торце или обороте доски;

на двухсторонних иконах - краской на торце;

на акварелях, рисунках, гравюрах, плакатах, отдельных рукописных листах, не оформленных в паспарту - на обороте листа в одном из углов;

на предметах, оформленных в паспарту - на паспарту;

на предмете, не подлежащем раскантовке - на его окантовке, о чем в инвентарной книге делается соответствующая запись;

на альбомах с рисунками, гравюрами, фотографиями, образцами тканей и пр. - на обороте титульного листа и на каждом листе альбома;

на произведениях скульптуры - краской сзади на нижнем углу плинта;

на крупногабаритной скульптуре, рельефах, прикрепляемых к стене, архитектурных фрагментах (фризы, колонны, карнизы) - на торцах, в двух-трех местах с разных сторон;

на мелкой скульптуре, которую можно держать в руках, - краской на поддоне;

на предметах из керамики стекла, дерева, металла и камня - эмалевой краской или тушью с последующим покрытием туши прозрачным лаком. На предметах с неровной и шершавой поверхностью применяются этикетки, закрепленные специальным клеем, рекомендованным реставраторами;

на миниатюрах, монетах, медалях, геммах, камнях, крестах, мелких археологических предметах и фрагментах - на их монтировке, индивидуальной упаковке (конверты, футляры, коробки) или на подвешенных этикетках из плотного картона или металла;

на крупногабаритных предметах из дерева, в том числе мебели, - эмалевой или масляной краской в местах, не покрытых лаком, политурой или фанеровкой;

на расписанных и резных предметах (прялки, рубели) - на местах, свободных от росписи и резьбы;

на открывающихся предметах (шкатулки, табакерки) - на внутренней поверхности с использованием этикетки на рыбьем клее;

на огнестрельном оружии - на внутренней стороне спусковой скобы или подвешенной этикете (картонной или металлической);

на холодном оружии - на рукояти или подвешенной этикетке (картонной или металлической);

на оборонительном вооружении (шлемы, щиты) - на внутренней стороне;

на тканях этикетка (с предварительно написанными номерами) из светлой плотной материи (коленкор, полотно) пришивается с изнанки. Если предмет сшит (например, юбка), этикетка пришивается к нижнему краю. К несшитому предмету (ковер, платок, отрез материи) этикетка пришивается к одному из углов с изнанки;

на редких книгах и сброшюрованных документах штамп и номера проставляются на обороте последнего листа либо на внутренней стороне обложки;

на отдельных документах - на обороте листа в углу карандашом;

на негативах - черными чернилами на эмульсии;

на негативах размером менее 9х12 см - на конверте;

на малоформатных позитивах - на монтировке;

на фотоотпечатках на бумажной основе - чернилами на обороте в нижнем углу;

на фотоотпечатках на полиэтиленовой основе - черным или синим фломастером;

на кейсовых фотографических объектах (даггеротипы, амбротипы, ферротипы) - на этикетках, закрепленных специальным клеем, рекомендованным реставраторами;

на тушках животных и птиц - на специальных подвесных этикетках (ярлыках);

на чучелах - на подставках;

на препаратах, заключенных в банки или постоянные футляры - на наружной стороне банки или футляра;

на гербарных листах - на каждом листе внизу;

на геологических и палеонтологических образцах - непосредственно на предметах;

на почвенных образцах - на стенке ящиков с монолитами или на банках и коробках с образцами;

на сыпучих образцах - на упаковке.

16.5. На предметах с бумажной основой (рисунки, гравюры, плакаты, рукописи) или на ярлыках на тканевой основе для пришивания их к предметам из тканей, применяются специально изготовленные штампы размером не более 15х30 мм. Учетные обозначения на штампе проставляются краской или тушью.

16.6. Все старые шифры и номера на предметах сохраняются при замене их на новые и погашаются (зачеркиваются), но так, чтобы они легко читались и просматривались.

Ярлыки, этикетки и надписи старых собраний, выставочных залов, отражающие историю предмета и музейного собирательства, такому погашению не подлежат.

16.7. Предметы, поступившие в музей на временное хранение (временное экспонирование, реставрация), маркируются упрощенной техникой: номера временного пользования наносятся карандашом или обозначаются на подвесных этикетках.

16.8. Во внутренней инструкции должна быть подробно указана система маркировки и способы нанесения учетных обозначений на каждый вид музейных предметов.

Применение при маркировке новых материалов (клей, краска) в обязательном порядке согласовывается с реставраторами.

17. На третьей ступени учета производится регистрация музейных предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней в специальных инвентарных книгах в соответствии с пунктом 20 Единых правил и условий.

Проверка наличия и состояния сохранности музейных предметов (мониторинг)

18. Музеи обязаны систематически проводить проверку наличия и состояния сохранности музейных предметов в целях установления соответствия их фактического наличия, идентифицирующих признаков и состояния сохранности данным основной учетной документации (далее - проверка наличия).

18.1. Проверка наличия может производиться как по всему объему хранящихся в фондах музейных предметов, так и по отдельным фондовым коллекциям в соответствии с шифрами инвентарных книг.

18.2. Проверка наличия осуществляется комиссией, образованной на основании приказа директора музея, в соответствии с планом-графиком, утвержденным директором музея и согласованным с учредителем.

В состав комиссии должно входить не менее 3-х человек с обязательным участием ответственного хранителя и сотрудника отдела учета.

18.3. План-график составляется с учетом следующих сроков проверки наличия и объема проверяемых фондов или групп хранения:

для музеев с общим количеством фондов до 30 тысяч предметов - 1 раз в 3 года;

от 30 до 300 тысяч - 1 раз в 5 лет;

от 300 до 500 тысяч - 1 раз в 7 лет;

от 500 тысяч до 1 миллиона - 1 раз в10 лет;

свыше 1 миллиона - 1 раз в 15 лет.

18.4. Музеи с коллекцией предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней порядка 1000 единиц проверку наличия этой коллекции производят ежегодно.

Периодичность проверки наличия предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней в коллекциях, превышающих 1000 единиц, устанавливается внутренней инструкцией и производится по плану-графику, утверждаемому директором музея, с учетом ежегодной проверки не менее 1000 предметов в разных фондовых коллекциях.

18.5. В целях более эффективной организации работы по проверке наличия в каждом музее рекомендуется разработать и утвердить методику ее проведения, включая порядок подсчета музейных предметов и простановки в книгах учета специальных отметок о прохождении предметом проверки наличия.

18.6. Результаты проверки оформляются актом проверки наличия коллекции (приложение N 48 к Единым правилам и условиям), который подписывается всеми членами комиссии, выносится на рассмотрение ЭФЗК, утверждается директором музея и регистрируется в соответствующей книге регистрации актов проверки.

К акту проверки наличия прилагаются таблицы, в которых зафиксированы данные о наличии музейных предметов, зарегистрированных в ГИК, инвентарной книге, специальной инвентарной книги (приложение N 48-1 к Единым правилам и условиям).

Таблицы составляются на основании подсчета предметов в каждом томе книги учета с обязательным приведением в соответствие количества зарегистрированных номеров количеству числящихся за ними предметов, в том числе, в суммарных номерах с дробными обозначениями.

К акту прилагаются списки о музейных предметов, исключенных из учетной документации в установленном и неустановленном порядке (приложение N 48-2 к Единым правилам и условиям); музейных предметов, дважды зарегистрированных в учетной документации (ГИК, инвентарной книге) и музейных предметов, исключенных ранее, но обнаруженных в наличии (приложения N 48-3 к Единым правилам и условиям); музейных предметов, не обнаруженных при проверке наличия (приложение N 48-4 к Единым правилам и условиям); музейных предметов, в которых выявлены несоответствия фактического состояния предметов описаниям в книгах учета (приложение N 48-5 к Единым правилам и условиям).

К списку музейных предметов, не обнаруженных в при проверке наличия прилагаются все имеющиеся документы-обоснования в виде ксерокопий с оригиналов или заверенных копий.

О случаях утраты и физического разрушения музейных предметов информируется Министерство культуры Российской Федерации в соответствии с Положением о Музейном фонде.

В случае произведенных ранее передач музейных предметов в другие музеи или организации без оформления соответствующих разрешительных документов прилагаются заверенные копии документов, на основании которых была произведена передача (приказ или распоряжение вышестоящей организации или директора музея, акт выдачи, подтверждение музея или организации о получении предмета).

В случае подтверждения недостачи музейных предметов, выявленных в ходе ранее проводившихся проверок наличия, прилагаются заверенные копии актов этих проверок или выписки из них с приложением соответствующих листов списков предметов.

В случае выявления недостачи музейных предметов по неустановленным и документально не подтвержденным причинам прилагается объяснительная записка, подписанная главным хранителем, заведующим отдела учета и ответственным хранителем.

В список музейных предметов, в которых выявлены несоответствия фактического состояния предметов описаниям в книгах учета включаются музейные предметы, авторство или фактические визуальные характеристики которых не соответствуют описаниям в учетных документах.

В случае выявления музейных предметов, находящихся в неудовлетворительном состоянии сохра