Хранение фото-, аудиовизуальных и электронных документов

35. Для хранения фото-, аудиовизуальных и электронных документов используются стационарные или передвижные металлические стеллажи. Поверхности стеллажей протираются марлевыми тампонами, смоченными в органическом растворителе метилэтилкетоне (на материи не должно оставаться следов покрытия).

В качестве специального или вспомогательного оборудования используются также металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи с металлическими перегородками и полками.

Использование деревянного оборудования запрещается.

35.1. В хранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами.

В хранилище без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенности помещения и конструкции оборудования.

Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются следующим образом:

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;

расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа - 45 см;

расстояние между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа - 15 см, а в цокольных этажах - не менее 30 см.

Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения документов вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.

35.2. Негативы и диапозитивы хранятся в конвертах из плотной бумаги, которые помещаются в специальные металлические шкафы с гнездами или коробки соответствующего размера.

Коробки ставятся вертикально на полках шкафов или стеллажей. На крышках и обращенном наружу крае коробки пишутся номера хранения и, по возможности, краткая аннотация (например, NN 100-112. Реставрационные негативы).

35.3. Малоформатные негативы, в том числе на пленке, хранятся в конвертах, которые укладываются в специальные коробки или ящики типа каталожных, но обязательно с крышкой.

Катушечные и малоформатные пленки разрезают на части по числу кадров, умещающихся в конверте. При большом количестве пленок и малоформатных негативов целесообразно иметь железные шкафы с выдвижными ящиками типа каталожных.

35.4. Не допускается:

касаться пальцами эмульсии негатива;

брать за угол стеклянный негатив.

35.5. В диапозитивах эмульсионная сторона защищается стеклом. Оба стекла склеиваются по краям полоской бумаги или материи. Пленочные диапозитивы защищают стеклом с обеих сторон.

35.6. Конверты для хранения фотодокументов, а также паспарту для них выполняются из бескислотной бумаги или бумаги из хлопковой целлюлозы.

Каждый фотодокумент должен быть упакован в первичную упаковку (для защиты от пыли и влаги), а затем - во вторичную (для защиты от механических повреждений, света и других воздействий окружающей среды). Фотодокументы с цветным изображением должны быть дополнительно защищены прокладками из светонепроницаемой бумаги.

Каждый фотодокумент, представляющий отдельную единицу хранения, укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку.

Упаковочные материалы должны быть химически инертны, не содержать хлора, азота, пероксидов серы, препятствовать появлению биоповреждений, прониканию света внутрь упаковки. Шероховатость поверхности упаковочных материалов не должна вызывать абразивных повреждений эмульсионного слоя фотодокумента или прилипания к нему.

35.7. Каждый фотоотпечаток помещается в индивидуальный конверт или прокладывается микалентной бумагой. В один конверт укладывается не более 10 фотоотпечатков.

Конверты хранятся в один-два ряда на выдвижных лотках в шкафах, которые должны быть на 5-7 см глубже выдвижных лотков и коробок.

35.8. Картонные коробки с фотоотпечатками устанавливаются горизонтально, на одной полке в 1-2 ряда, с расстоянием между полками 8-10 см. Альбомы с позитивами хранятся отдельно от разрозненных позитивов.

35.9. Для наклеивания фотоотпечатков применяются клеи на основе метилцеллюлезы, желатина, пшеничного крахмала и рыбий клей.

Не допускается использование канцелярского, резинового, казеинового клеёв и клея на основе латекса.

Методы монтировки и хранения старых отпечатков те же, что и графики.

35.10. Один раз в два года фотоматериалы просматриваются с целью выявления предметов, в которых появились нарушения эмульсионного слоя или бумаги.

Фотоотпечатки и негативы с физико-химическими дефектами эмульсионного слоя подлежат хранению в отдельных шкафах. Поврежденные позитивы консервируются и репродуцируются на негативы, которые затем хранятся в репродукционном разделе фонда негативов.

35.11. Кинодокументы и рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковых стандартных коробках на стеллажах типа "елочка" либо на стационарных стеллажах, а пленки со звукозаписью - в специальных картонных коробках.

35.12. Магнитные ленты хранятся в первичной упаковке или в специально изготовленных картонных коробках, поставленных вертикально на деревянных стеллажах.

Периодически в процессе хранения внешнюю поверхность коробок и бумажных мешков необходимо очищать от пыли.

Магнитную ленту каждые шесть месяцев необходимо перематывать для снятия внутреннего напряжения в рулоне. Магнитная лента должна эксплуатироваться на аппаратуре с исправленным, хорошо отрегулированным лентопротяжным механизмом.

Вблизи от хранилища магнитных лент не допускается размещение аппаратуры, способной создать магнитное поле (трансформаторы, электромоторы).

35.13. Грампластинки хранятся в шкафах в индивидуальных конвертах, поставленных на ребро. Полки шкафов делятся вертикальными перегородками на ячейки, рассчитанные на 10-12 пластинок.