Ведение учетной документации — КиберПедия 

Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰)...

Кормораздатчик мобильный электрифицированный: схема и процесс работы устройства...

Ведение учетной документации



7. Учет музейных предметов осуществляется путем определения их количества и состава, регистрации в специальной учетной документации (далее - учетная документация) в целях идентификации, организации оптимального хранения, оперативного установления местонахождения, контроля за изменениями в составе и состоянием сохранности, научного изучения и эффективного использования.

7.1. Обо всех случаях утраты, разрушения или серьезного повреждения музейных предметов руководители музеев, учредители музеев, а также собственники музейных предметов, включенных в состав негосударственной части Музейного фонда, обязаны не позднее чем в 3-дневный срок информировать Министерство культуры Российской Федерации.

7.2. Должностные лица, не обеспечившие соответствующий учет и хранение, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

7.3. Все музейные предметы, принятые музеем в постоянное или временное хранение, подлежат учету в порядке, определенном Едиными правилами и условиями.

Не допускается хранение и использование музейных предметов без учетных обозначений.

7.4. Учетные базы данных (БД) в музее обеспечивают информационную поддержку учета, ведение централизованного учета музейных предметов в автоматизированном режиме, оперативное представление сведений о наличии в музее того или иного музейного предмета.

Перечень реквизитов учетных БД формируется в соответствии с показателями основных учетных документов, установленных Едиными правилами и условиями.

7.5. Учет предметов, принятых на временное хранение, осуществляется в книгах поступлений предметов, принятых на экспертизу ЭФЗК, и книгах поступлений предметов, принятых на временное хранение для экспонирования, научного изучения, реставрации.

7.6. Учетная документация состоит из основных и вспомогательных учетных документов, подлежащих постоянному хранению в музее.

7.7. К основным учетным документам относятся:

Главная инвентарная книга или книга поступлений основного фонда (далее - ГИК) (приложение N 5 к Единым правилам и условиям);

коллекционная опись к суммарным номерам ГИК (приложение N 6 к Единым правилам и условиям);

инвентарные книги по видам материалов или коллекциям (приложение N 7 к Единым правилам и условиям) либо архивные описи на правах инвентарных книг;

специальные инвентарные книги для учета предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней (приложения NN 8-14 к Единым правилам и условиям);



акт приема-передачи музейных предметов на постоянное хранение (приложение N 15 к Единым правилам и условиям);

акт межмузейной передачи музейных предметов на постоянное хранение (приложение N 16 к Единым правилам и условиям);

акт приема-передачи музейных предметов на ответственное хранение (приложение N 17 к Единым правилам и условиям);

акт исключения (списания) музейных предметов из учетной документации (приложение N 18 к Единым правилам и условиям);

реставрационный паспорт музейного предмета (приложение N 19 к Единым правилам и условиям).

7.8. К вспомогательным учетным документам относятся:

книга поступлений научно-вспомогательного фонда (приложение N 20 к Единым правилам и условиям);

книга поступлений фонда сырьевых материалов (приложение N 21 к Единым правилам и условиям);

книга поступлений экспериментального фонда (приложение N 22 к Единым правилам и условиям);

книга поступлений фонда временного хранения (приложение N 23 к Единым правилам и условиям);

акт приема-передачи предметов на временное хранение для проведения экспертизы ЭФЗК музея (приложение N 24 к Единым правилам и условиям);

акт приема-передачи музейных предметов на временное хранение (приложение N 25 к Единым правилам и условиям);

акт возврата предметов из фонда временного хранения (приложение N 26 к Единым правилам и условиям);

акт внутримузейного приема-передачи музейных предметов (приложение N 27 к Единым правилам и условиям);

акт передачи музейных предметов, подлежащих вывозу за рубеж, на временное материально-ответственное хранение (приложение N 28 к Единым правилам и условиям);

акт передачи музейных предметов, подлежащих вывозу за рубеж, на временное материально-ответственное хранение принимающей стороне (приложение N 29 к Единым правилам и условиям);

акт возврата музейных предметов, находившихся на временном материально-ответственном хранении за рубежом (приложение N 30 к Единым правилам и условиям);



паспорт музейного предмета (приложение N 31 к Единым правилам и условиям);

полевая опись материалов, полученных в результате археологических раскопок, историко-бытовых, этнографических и естественнонаучных экспедиций (приложение N 32 к Единым правилам и условиям);

топографическая опись фондохранилища и экспозиции (выставки) (приложения NN 33, 34 к Единым правилам и условиям);

журналы (книги) регистрации всех видов учетной документации (приложения NN 35-40 к Единым правилам и условиям).

7.9. К научно-справочной документации относятся различные каталоги, описи, картотеки и иные документы, используемые для получения оперативной информации о музейных предметах.

7.10. Музеи могут вести следующие виды картотек:

учетную (генеральную), содержащую информацию о музейных предметах в порядке регистрации их в книгах поступлений;

инвентарную, содержащую информацию о музейных предметах в порядке их регистрации в инвентарных книгах и специальных инвентарных книгах;

топографическую, содержащую информацию о местах хранения музейных предметов;

картотеку сохранности, содержащую информацию о физическом состоянии сохранности каждого музейного предмета на момент поступления его в музей и дальнейших изменениях сохранности, включая сведения о реставрации, консервации и профилактике;

систематическую, состоящую из авторской, именной, предметной, хронологической, по историческим периодам, географическим районам, промышленным производствам, археологическим группам.

7.11. Ведение картотек может производиться как в рукописном, так и электронном виде при наличии в музее БД, содержащей данные о музейных предметах по учетной документации, результатам их научного изучения, реставрации и использования.

7.12. Для предметов естественнонаучных коллекций допускается ведение инвентарных книг по форме, учитывающей их специфику, которая должна быть определена внутренней инструкцией.

7.13. Музей имеет право внести в образцы документов, указанных в приложениях NN 15-40 к Единым правилам и условиям, изменения или дополнения, которые должны быть отражены во внутренней инструкции.

7.14. Оформление учетных документов может производиться в рукописном, печатном или электронном виде (с обязательной последующей распечаткой).

Информация на электронном носителе должна быть идентична информации на бумажном носителе.

Периодичность перенесения электронной информации на бумажный носитель, порядок хранения распечатанной информации до брошюровки, а также объем сброшюрованных учетных документов определяется внутренней инструкцией музея.

7.15. ГИК и инвентарные книги ведутся в рукописном или электронном виде с их обязательной последующей распечаткой (далее - печатные тома ГИК и инвентарных книг).

7.15.1. Рукописные тома ГИК и инвентарных книг до их заполнения должны быть прошнурованы, пронумерованы и заверены подписями директора, главного хранителя, скреплены печатью музея, утверждены и скреплены печатью учредителя.

7.15.2. Печатные тома ГИК и инвентарных книг ведутся при условии наличия автоматизированной музейной системы.

Каждый лист подписывается главным хранителем и заведующим отделом учета или лицом, ответственным за ведение книг основного учета, заверяется печатью музея, нумеруется и до брошюрования подшивается в дело, которое хранится в отделе (секторе) учета.

Периодичность распечатки листов, порядок их хранения до брошюровки, количество листов в печатном томе ГИК и инвентарной книги (не менее 100 листов и не более 300 листов в томе) определяется внутренней инструкцией музея.

В конце каждого печатного тома ГИК и инвентарной книги делается итоговая запись с указанием количества листов, номеров и предметов, внесенных в данный том.

Каждый сформированный печатный том ГИК и инвентарной книги должен быть прошнурован, заверен подписями главного хранителя и руководителя музея, утвержден и скреплен печатью его учредителя после брошюровки.

Электронные версии ГИК и инвентарных книг подлежат постоянному хранению в автоматизированной музейной системе. Каждый факт распечатки листов электронной ГИК и инвентарной книги фиксируется.

7.15.3. Все ГИК и инвентарные книги изготовляются из высококачественной бумаги и оформляются в твердые переплеты. Образец заверительной записи к ГИК и инвентарной книге приведен в приложении N 41 к Единым правилам и условиям.

7.16. Рукописные тома книг поступлений, относящихся к вспомогательным учетным документам, до их заполнения должны быть прошнурованы, пронумерованы, заверены подписями главного хранителя, утверждены директором и скреплены печатью музея.

7.17. Акты приема и выдачи музейных предметов на постоянное и временное хранение, а также акты приема на ответственное хранение составляются не менее чем в двух экземплярах, подписываются лицами, принявшими и сдавшими предметы, визируются или подписываются главным хранителем, утверждаются директором, скрепляются печатью музея и регистрируются в соответствующем журнале регистрации актов. Все подписи на актах должны быть расшифрованы.

Способ нумерации актов (валовый или ежегодный) определяется внутренней инструкцией.

В конце текущего года листы актов вместе с приложениями нумеруются постранично, брошюруются, к ним составляется опись, которая подписывается главным хранителем, заведующим отделом учета, утверждается директором и скрепляется печатью музея.

Внутримузейные акты утверждаются главным хранителем. В случае, если главный хранитель фондов является ответственным хранителем включенных в акт музейных предметов, акт утверждается директором музея.

7.18. К каждому завершенному тому ГИК, инвентарной книги, специальной инвентарной книги или книги поступлений (далее - книги учета) составляется акт, отражающий сведения об общем количестве музейных предметов, зарегистрированных в томе, об изменениях в объеме и составе музейных предметов, о пропущенных номерах и повторных записях (далее - заверительный акт) (приложение N 42 к Единым правилам и условиям).

Заверительные акты составляются в двух экземплярах, один из которых вкладывается в соответствующий том книги, а другой хранится в отделе учета как самостоятельное дело.

Заверительные акты подписываются главным хранителем, заведующим отделом учета, а акты на инвентарные книги - главным хранителем, заведующим отделом хранения и ответственным хранителем, утверждаются руководителем и скрепляются печатью музея.

По мере внесения изменений в завершенные книги учета к заверительному акту составляется дополнение.

7.19. Порядок ведения учетной документации юридическими и физическими лица, являющимися собственниками музейных предметов, устанавливается ими самостоятельно.

Записи в учетной документации должны соответствовать списку, прилагаемому к приказу Министерства культуры Российской Федерации о включении данных музейных в состав негосударственной части Музейного фонда.

7.20. Все учетные документы ведутся аккуратно, без помарок и подчисток.

Изменения и исправления записей в них допускаются в исключительных случаях, связанных с изменениями или уточнениями в атрибуции предмета, состоянии сохранности, проведением ювелирной экспертизы и дополнительных технико-технологических исследований, выявленными техническими ошибками (например, неправильное название материала, техники изготовления).

Несоответствие музейного предмета описанию в учетных документах фиксируется в акте о несоответствии фактического состояния предмета, который регистрируется в отделе учета и утверждается протоколом ЭФЗК (приложение N 43 к Единым правилам и условиям).

В случаях значительных изменений в атрибуции предмета (авторство, школа, иконография, датировка), основаниями для внесения изменений в учетную документацию являются решения ЭФЗК музея, а для юридических и физических лиц - собственников музейных предметов, включенных в состав негосударственной части Музейного фонда - заключения специалистов.

7.21. Информация об изменениях и исправлениях в книгах учета производится отделом учета красными чернилами со ссылкой на решение ЭФЗК о внесении изменений и исправлений.

7.22. Главная инвентарная книга, инвентарные книги и специальные инвентарные книги, выполненные в рукописном виде, подлежат страховому копированию (далее - страховые копии) на бумажном носителе путем сканирования или ксерокопирования каждого тома.

В случае внесения в них изменений, листы названных книг учета также сканируются или ксерокопируются и являются неотъемлемой частью страховой копии.

Страховые копии книг учета должны быть сброшюрованы, прошнурованы, заверены подписями директора и главного хранителя, скрепленными печатью музея, утверждены учредителем и скреплены печатью учредителя.

7.23. Страховые копии книг учета имеют равную с оригиналами силу и хранятся отдельно в условиях, обеспечивающих полную защиту и сохранность.

Замена книг учета

8. Замена (переписка) ГИК, инвентарных книг и специальных инвентарных книг (далее - книги основного учета) производится в исключительных случаях: ветхость, повреждения в результате чрезвычайных обстоятельств.

8.1. Замена книг основного учета музеев, находящихся в ведении Министерства культуры Российской Федерации, производится по разрешению Министерства культуры Российской Федерации на основании письменного обращения руководителя федерального музея.

8.2. Замена книг основного учета музеев, находящихся в ведении субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, иных юридических и физических лиц, являющихся собственниками музейных предметов, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, также производится по разрешению Министерства культуры Российской Федерации на основании письменного обращения учредителя или собственника.

8.3. К обращению прилагается протокол ЭФЗК музея или заключение специалистов (для юридических и физических лиц - собственников музейных предметов, включенных в негосударственную часть Музейного фонда) с обоснованием причины и способа замены старой книги основного учета (создание рукописного экземпляра, оцифровка, машинописный текст на бумажном носителе).

8.4. Замена книг поступлений научно-вспомогательного фонда производится по разрешению учредителя на основании заключения ЭФЗК музея.

8.5. Замена книг поступлений фонда сырьевых материалов и экспериментального фонда производится по приказу директора музея на основании заключения ЭФЗК.

8.6. В целях сохранения целостности изначальной информации и последовательности учетных обозначений музейных предметов при замене (переписке) любыми способами производится перенос всех ранее исключенных номеров с указанием документа, являющегося основанием для исключения.

8.7. По окончании работы по замене книг основного учета составляется акт погашения старых книг учета в 2-х экземплярах, один из которых с протоколом ЭФЗК представляется в Министерство культуры Российской Федерации (приложение N 44 к Единым правилам и условиям).

8.8. Акт на погашение книги поступлений научно-вспомогательного фонда представляется на утверждение учредителю музея.

Акты на погашение книг поступлений фонда сырьевых материалов и экспериментального фонда утверждаются директором музея.

До утверждения актов на погашение действующими считаются старые книги учета.

8.9. Переписанные (новые) книги учета вне зависимости от способа исполнения подлежат оформлению и утверждению в порядке, установленном Едиными правилами.

8.10. Погашенные книги учета подлежат постоянному хранению.






Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ - конструкции, предназначен­ные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой...

Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого...

Кормораздатчик мобильный электрифицированный: схема и процесс работы устройства...

Механическое удерживание земляных масс: Механическое удерживание земляных масс на склоне обеспечивают контрфорсными сооружениями различных конструкций...





© cyberpedia.su 2017 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав

0.012 с.