Распределение документов для регистрации

Рекомендуется для сотрудников, осуществляющих регистрационную функцию.

При поступлении на регистрацию электронных документов есть возможность распределить поступившие для присвоения номера документы другим сотрудникам в блоке «Входящие документы» по ссылкам «Без номеров», «Без номеров с ЭЦП», «Без номеров МЭДО», «Без номеров Портал» (Рисунок 5).

Рисунок 5 Входящие документы организации без номеров

При переходе по ссылкам откроется список документов ожидающих регистрации. (Рисунок 6).

Рисунок 6 Входящие документы организации без номеров

Для всех списков документов системы реализованы фильтры «30 дней», «За весь период». По умолчанию при раскрытии любого из списков документов выставлен фильтр «30 дней». Это означает, что в данном списке отображаются документы, созданные за последние 30 дней. (Рисунок 7).

При необходимости можно переключиться на фильтр «За весь период» в этом случае в списке документов отобразятся документы вне зависимости от даты создания. 

Рисунок 7 Фильтры "30 дней", "За весь период"

 Есть возможность воспользоваться фильтрами для документов, ожидающих регистрацию (Рисунок 8).

Рисунок 8 Фильтры для документов "Без номеров"

Сортировка документов по ссылке «без номеров» возможна:

- по организации, в этом выпадающем списке отображаются организации, направившие документы в текущую организацию (в блоке исходящих документов данный фильтр позволяет искать документы по организации-получателя).

- по адресату, в этом выпадающем списке отображаются ФИО пользователей, на чье имя был направлен документ (в блоке исходящих документов данный фильтр позволяет искать документы по адресатам – получателям).

- по виду документа, в этом выпадающем списке отображается список вида документов поступивших на регистрацию в данную организацию (в блоке исходящих документов данный фильтр позволяет искать документы по определенным тематикам, направленным в стороннюю организацию).

 В каждом документе который находится в списке документов на регистрации есть возможность распределить документа регистраторам.

При нажатии на ссылку «Распределить» (Рисунок 9) перед Вами отображается список сотрудников, указанных в структуре организации (пользователи занимающиеся регистрацией документов) (Рисунок 10). Есть возможность выбрать любого сотрудника, нажав на фамилию в перечне левой кнопкой мыши. Для отмены указанного ранее распределения воспользуйтесь ссылкой «Снять распределение». Для отмены операции нажать кнопку «Закрыть».

Рисунок 9 Распределение документов для присвоения номера

Рисунок 10 Перечень сотрудников для распределения

Реализована возможность распределения одновременно нескольких документов одному сотруднику. Для этого необходимо отметить эти документы галочками в списке (выбор документов осуществляется нажатием левой кнопки мыши в крайнем левом столбце списка) (Рисунок  11). После этого нажать на кнопку «Распределить выбранные документы» и в открывшемся окне выбрать сотрудника.

Рисунок 11 Выбор нескольких документов для распределения

Также распределение возможно после ознакомления с документом (Рисунок 12).

Рисунок 12 Кнопка «Распределить»