Выдача документов при увольнении

 

Общий порядок оформления прекращения трудового договора описан в ст. 84.1 ТК РФ.

Так, прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.

Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет. Кроме этого, по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Таким образом, для того чтобы убедиться, что трудовой договор прекращен, надо сначала получить копию приказа о прекращении трудового договора (по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора).

Не выдали трудовую книжку - направляем заявление с требованием о ее выдаче, причем надо обеспечить доказательства того, что вы его направили. Проще всего подготовить два экземпляра - первый работодателю, а на втором попросите поставить номер, дату, должность, ФИО и подпись принявшего сотрудника и оставьте у себя. Отказались принимать (или ставить отметку о регистрации, мол, оставьте, передадим) - отправляйте заказным письмом с уведомлением и описью вложения.

Далее, если реакции не последует, направляйте обращение в государственную инспекцию труда в субъекте РФ.

В течение трех месяцев следует обращаться в районный (городской) суд по месту нахождения работодателя.

Помимо вышеперечисленных документов, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику:

- справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС России не начислялись (форма справки и порядок ее выдачи утверждены приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н);

- документ, содержащий сведения о работнике, предусмотренные п. 2 и 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (п. 4 ст. 11 этого закона), в частности:

СНИЛС;

фамилию, имя и отчество;

дату приема на работу (для застрахованного лица, принятого на работу данным страхователем в течение отчетного периода) или дату заключения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы;

дату увольнения (для застрахованного лица, уволенного данным страхователем в течение отчетного периода) или дату прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы;

периоды деятельности, включаемые в стаж на соответствующих видах работ, определяемый особыми условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;

другие сведения, необходимые для правильного назначения страховой пенсии и накопительной пенсии;

суммы пенсионных взносов, уплаченных за застрахованное лицо, являющееся субъектом системы досрочного негосударственного пенсионного обеспечения;

периоды трудовой деятельности, включаемые в профессиональный стаж застрахованного лица, являющегося субъектом системы досрочного негосударственного пенсионного обеспечения;

документы, подтверждающие право застрахованного лица на досрочное назначение страховой пенсии по старости;

- документы, содержащие информацию об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты) (ч. 8 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 N 56-ФЗ "О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений").

Эти документы должны выдаваться работнику и без его просьбы.

Как отмечалось ранее, помимо заверенной копии приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора и трудовой книжки, по письменному заявлению должны быть выданы заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. В ст. 84.1 ТК РФ, определяющей общий порядок оформления прекращения трудового договора, не уточняется, какие именно документы считать связанными с работой, но ст. 62 ТК РФ, регламентирующая выдачу документов, связанных с работой, - это общая норма трудового законодательства.

Таким образом, приказы о приеме на работу, приказы о переводах на другую работу, приказ об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другие документы должны выдаваться и увольняющимся. Равно как и справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ, справка о среднем заработке за последние три месяца.

Часто спрашивают: а можно ли потребовать документы, связанные с бывшей работой, спустя какое-то время после увольнения?

Закон прямо обязывает выдавать справки о зарплате для расчета пособий по обязательному социальному страхованию:

"Страхователи обязаны... выдавать застрахованному лицу в день прекращения работы (службы, иной деятельности) или по письменному заявлению застрахованного лица после прекращения работы (службы, иной деятельности) у данного страхователя не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы" (ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством").

В то же время в ТК РФ прямо не сказано, что копии документов, связанных с работой, должны выдаваться только тем, кто на момент запроса состоит в трудовых отношениях с работодателем. Так что даже бывший работник вправе получать от своего бывшего работодателя документы, связанные с его работой у него. Это логично, потому что в противном случае пришлось бы согласиться с тем, что уволившийся не имеет права вообще ни на что. Тогда непонятно, например, как регистрироваться на бирже, где обязательно спросят справку с последнего места работы о среднем заработке за последние три месяца. Кроме этого, не просто так большинство кадровых документов должны храниться довольно продолжительное время. Кстати, сколько?

В ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" установлены условные границы для сроков хранения документов по личному составу:

"Статья 22.1. Сроки временного хранения документов по личному составу

1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года, хранятся:

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, - в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, - с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях - не менее 75 лет со дня создания.

2. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные начиная с 2003 года, хранятся:

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, - в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, - с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях - не менее 50 лет со дня создания.

3. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:

1) в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, - в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, - с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения".

Очевидно, что такие длительные сроки хранения просто так не устанавливаются. Это сделано, помимо прочего, для того, чтобы человек мог получить копии необходимых документов, связанных с трудовой деятельностью.

Вопросы с выдачей характеристик и рекомендаций в законе не урегулированы, так что выдавать характеристику или нет - решает бывший работодатель. По общему правилу, ни характеристика, ни рекомендации не входят в число документов, требуемых при приеме на работу.

Напомним, что согласно ст. 65 ТК РФ, если иное не установлено самим кодексом или другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

- справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию.

Как видно, в этом перечне не упоминаются ни характеристики, ни рекомендации.

Однако тут есть один нюанс: чисто теоретически можно добиться того, чтобы характеристика все-таки была выдана.

Например, если характеристика необходима для того, чтобы принять участие в конкурсе, то, возможно, суд согласится с тем, что этот документ связан с работой.

Иное дело, что нельзя заставить работодателя дать положительную характеристику. Так что "качание прав" в этом вопросе представляется бессмысленным.