Глава 6. Получение документов, связанных с работой

 

Невыдача извещений о времени начала отпуска под роспись, невыдача в последний день работы трудовых книжек и иных документов, связанных с работой, невыдача графиков сменности, расчетных листов, трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним, правил внутреннего трудового распорядка и проч. - все это могло бы быть лишь неприятным воспоминанием о смутных девяностых, если бы не статистика Роструда. И не раз, и не два трудинспекторам приходится решать вопросы, связанные с восстановлением прав работников. И ладно, если бы речь шла о несознательных "частниках", но в числе нарушителей - вполне респектабельные общества с государственным участием, муниципальные образовательные учреждения (школы), ремонтно-эксплуатационные предприятия и т.д.

Напрашивается вывод: нарушения порядка выдачи документов, связанных с работой, еще долго не уйдут в небытие.

Казалось бы, в ст. 62 ТК РФ сказано предельно ясно:

"По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю".

Если же человек увольняется, то тут вообще все очевидно:

"В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет... По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой" (ст. 84.1 ТК РФ).

Кроме этого, до сих пор действует Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан". В этом документе установлено, следующее.

Все указанные организации и учреждения обязаны выдавать по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий (учреждений, организаций), если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий (учреждений и организаций).

В аналогичном порядке предприятия (учреждения и организации) могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий (учреждений и организаций), от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Предприятия (учреждения и организации) высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий (учреждений и организаций), если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии (учреждении, организации).

Предприятия (учреждения и организации) обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, удостоверенных в нотариальном порядке. Заявление о том, что в организации нет архива, не является основанием для отказа в выдаче документов. Как правило, функции архива исполняют отделы кадров. И кадровики, к их чести, без сопротивления выполняют запросы, связанные с социальной защитой, пенсионным обеспечением, получением льгот и т.п. Правда, далеко не всегда в кадрах работают достаточно компетентные люди, а потому, чтобы избежать конфликтов и напрасной траты времени и сил, надо знать правила оформления документов.

В п. 172-174 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, предусматривается три стандартные формы:

1) архивная справка;

2) архивная выписка;

3) архивная копия.

О том, чем они отличаются, уже было сказано (см. гл. 5). А вот как соблюсти требования ГОСТ о том, что все эти документы составляются на бланке архива?

Очевидно, что далеко не везде и не всегда есть свой архив. Бесспорно, что бланк архива используется, только если архив есть, т.е. существует как структурное подразделение организации. Если же архива в организации нет, то из наименований документов просто исключается ключевое слово "архивная", и на руки заявитель получает просто справку, выписку или копию. Бланк при этом применяется обычный для документов.

Регулируют порядок подготовки архивных копий, выписок и справок Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.

В частности, из этих правил следует, что нельзя просто так позвонить или зайти и попросить "одну справочку". Архив организации рассматривает и исполняет только письменные запросы, которые содержат следующую информацию:

- наименование юридического лица - автора запроса или, если автор запроса - физическое лицо, его ФИО;

- почтовый и (или) электронный адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- сведения, интересующие пользователя, и хронологические рамки запрашиваемой информации;

- форму получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов);

- личную подпись автора запроса (гражданина или должностного лица);

- дату.

Конечно, гражданин-заявитель может и не знать, в какой форме ему должна быть представлена информация, поэтому указывать форму, в общем-то, необязательно. Причину обращения и цель запроса также можно не указывать. В то же время, если организация изменяла организационно-правовую форму, была реорганизована и т.п., или, напротив, работник изменил свои персональные данные, об этом должно быть сказано в запросе. Например, так.

 

                         Генеральному директору ПАО "Икшадрова"

                         И.И. Суворову

                         от Корепановой (Захаровой) Марины Ивановны,

                         проживающей по адресу: 141860,

                         Московская обл., Дмитровский р-н,

                         пгт. Икша, ул. Рабочая, д. 28, кв. 10,

                         тел.: + 7 (916) 547-34-12

 

Уважаемый Иван Израилевич!

 

Прошу выдать справку о том, что в период с 2007 по 2010 год я действительно работала в ЗАО "Икшадрова". В период работы на вашем предприятии носила фамилию Захарова (копия свидетельства о браке прилагается).

 

Запрос можно направлять и по электронной почте. Тогда заявителю отправляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению (или мотивированный отказ в рассмотрении), а сам ответ может быть направлен в виде электронного сообщения по указанному автором запроса электронному адресу - это допускается.

На деле же, даже если вы делаете запрос по электронной почте, ответ, скорее всего, вам направят по почте, в виде заказного письма. С точки зрения сохранения конфиденциальности это вполне оправданно: заказное почтовое отправление - все-таки гарантия того, что письмо получит именно тот, кому оно предназначается, поскольку на почте такие письма выдают только по паспорту.

На личном приеме справки, копии или выписки передаются заявителям только при предъявлении документа, удостоверяющего личность, а представителям заявителя - при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и доверенности.

Любой запрос должен быть зарегистрирован в течение трех рабочих дней с момента его поступления.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в организации документов (непрофильный запрос), в течение семи дней со дня регистрации запроса направляется в организацию, где могут храниться необходимые документы с уведомлением об этом пользователя.

Запрос, поступивший в архив организации, рассматривается в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов по работе с обращениями граждан и предоставлению государственных (муниципальных) услуг.

Ответ на поступивший в архив организации запрос предоставляется в течение 30 дней со дня его регистрации. С разрешения руководства организации этот срок может быть продлен не более чем на 30 дней, с уведомлением об этом заявителя.

В справке факты излагаются в хронологическом порядке, без оценочных комментариев, со ссылками на источник информации. Если в документе, служащем основанием для составления справки, нет каких-то данных или допущена какая-то неточность, применяются отметки: "Так в документе", "Так в тексте оригинала". Если в организации есть архив, то на справке (выписке, копии) указывается архивный шифр (уникальный код, содержащий номер фонда, описи, дела, тома, номера листов документа в томе). Если архива нет, то в ответе указываются реквизиты документа-основания.

Выписка может содержать информацию персонального характера, которая не относится к заявителю (например, приказ о премировании). В таком случае информация, не имеющая отношения к заявителю, заменяется многоточием.

Премировать за отличные результаты:

...

3. Иванова И.И., руководителя службы ОТК.

Копия должна быть заверена соответствующей надписью (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст). При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют:

- заверительную надпись: "Верно";

- должность лица, заверившего копию;

- личную подпись;

- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

- дату заверения.

Допускается использование штампа "Копия верна". Заверительная надпись проставляется на оборотной стороне последнего листа копии, ссылка на документ-основание или архивный шифр - на обороте каждого листа. Если документ занимает более одного листа, то каждый нумеруется. Подписывает справку и выписки, а также заверяет копию руководитель организации или уполномоченное им лицо.

По крайней мере, так будет до 1 июля 2017 г., пока применяются правила ГОСТ Р 6.30-2003. "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". После этой даты должны применяться новые правила, установленные национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

Например, в отличие от действующих правил новые будут распространяться не только на документы на бумажном носителе, но и на документы в электронной форме. С 1 июля 2017 г. можно будет создавать документы на лицевой и оборотной стороне листа. Изменится состав реквизитов.