Копии каких именно документов можно потребовать у работодателя?

 

В ст. 62 ТК РФ прямо названы копии:

- приказа о приеме на работу;

- приказов о переводах на другую работу;

- приказа об увольнении с работы;

- выписки из трудовой книжки;

- справки о заработной плате;

- справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;

- справки о периоде работы у данного работодателя;

- "и другое".

То есть перечень, приведенный в ст. 62 ТК РФ, не закрыт.

Вопрос о том, можно ли потребовать копии документов, прямо не указанных в ТК РФ, приходится рассматривать каждый раз особо, поскольку логика некоторых работодателей весьма прихотлива.

Например, трудовой договор, он ведь прямо не назван в ст. 62 ТК РФ - значит, "ничего мы вам не должны".

Да, это беда многих из нас - не дочитывать документы до конца. Ведь стоит чуть опустить глаза (или перевернуть страницу) - и все сомнения разрешатся сами собой:

"Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя" (ст. 67 ТК РФ).

Пользуясь случаем, посоветуем предпринять простые меры предосторожности, чтобы предотвратить возможный "креатив" работодателя (сами удивляемся людской изобретательности), и просто подписать каждый лист трудового договора, а в конце особо указать, что вы подписали трудовой договор именно на таком-то количестве листов. Таким нехитрым образом можно избежать обвинений в том, что это вы сфальсифицировали договор, хотя на самом деле все было наоборот.

Копию приказа о приеме на работу обязывает предоставлять не только ст. 62, но и ст. 68 ТК РФ:

"По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения)".

Выдавать копию трудовой книжки, помимо ст. 62 ТК РФ, обязывают положения постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках":

"Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки".

При этом разумно, получая копию трудовой книжки, проверить, чтобы копия содержала все листы трудовой книжки, а на копии страницы с записью о приеме на работу к нынешнему работодателю стояла запись от руки о том, что вы работаете здесь до настоящего времени.

Вопрос о возможности получить копию должностной инструкции не так прост - должностной инструкции может просто не быть. Такие документы обязательны тогда, когда это прямо предусмотрено законом (например, для медицинских работников (ст. 73 Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации"), частных охранников (ст. 12.1 Закона РФ от 11.03.1992 N 2487-1 "О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации")).

Если обязанность по составлению должностных инструкций законодательно закреплена, то за отсутствие инструкции работодателя могут привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ). В прочих случаях обязанности по составлению должностной инструкции законодательством не предусмотрено.

Позиция Роструда по этому вопросу следующая: да, Трудовой кодекс РФ не содержит упоминания о должностной инструкции, но должностная инструкция является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Это не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. Хорошо бы разрабатывать должностные инструкции по каждой должности штатного расписания, поскольку это в интересах как работодателя, так и работника. Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность, но может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в связи с ее отсутствием (письмо от 09.08.2007 N 3042-6-0).

Полагаем, что если в трудовом договоре нет полного и четкого перечня должностных обязанностей, то весьма разумно будет все-таки уточнить, есть ли у вас должностная инструкция, и запросить ее копию. Это и в самом деле в общих интересах и работника, и работодателя. Хотя бы потому, например, что при отсутствии подписанной работником должностной инструкции и ее детальной регламентации в трудовом договоре работодателю будет затруднительно доказать законность привлечения работника к дисциплинарной ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение каких-либо трудовых функций (но это строго между нами, работниками).

Правила внутреннего трудового распорядка - это локальный нормативный акт, регламентирующий:

- порядок приема и увольнения работников;

- основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора;

- режим работы;

- время отдыха;

- применяемые к работникам меры поощрения и взыскания;

- иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

В отличие от должностных инструкций, правила внутреннего трудового распорядка должны быть у любого работодателя:

"...работник обязуется... соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя" (ст. 56 ТК РФ);

"При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка" (ст. 68 ТК РФ).

Очевидно, что рассматриваемый документ тесно связан с трудовыми отношениями, и его копию мы имеем право потребовать у работодателя.

 

Обратите внимание! В идеале ознакомиться с правилами надо до подписания трудового договора. Однако чаще всего получается так, что с правилами внутреннего трудового распорядка знакомят в день подписания трудового договора, но после него, и в этом случае было бы хорошо проставить фактическое время подписания как договора, так и правил.

 

Положение об оплате труда и (или) премировании, как и должностные инструкции, в общем-то, не обязательно. Вместе с тем, если такое положение есть, то это локальный документ, непосредственно связанный с трудовой деятельностью работника, и оно должно быть доведено до сведения работника, причем даже до подписания договора (ст. 68 ТК РФ).

Положение о работе с персональными данными - обязательный документ:

"работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области" (ст. 86 ТК РФ);

"при передаче персональных данных работника работодатель должен... осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись" (ст. 88 ТК РФ),

и с ним работник, как видим, должен быть ознакомлен под роспись. Документ связан с работой, а значит, его копию можно потребовать.

Положения о коммерческой тайне и режиме ее обеспечения может и не быть, это не обязательно. Но, опять-таки, если оно есть, то работодатель обязан до подписания трудового договора ознакомить с ним работника (ст. 68 ТК РФ), следовательно, копию этого документа также можно потребовать.

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу оформляет изменение определенных сторонами условий трудового договора (перевод на другую работу), допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме. Можно требовать копии не только приказов, но и дополнительных соглашений, в том числе документов, явившихся основанием для издания приказа о расторжении трудового договора.

Расчетный листок, по-хорошему, должен представляться при каждой выдаче заработной платы:

"При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате" (ст. 136 ТК РФ).

Выдавать расчетный листок работодатель обязан с каждой зарплатой и без заявления работника, но если работодатель экономит бумагу или просто не в курсе этой обязанности, то заявление можно и написать.

Справка формы 2-НДФЛ тоже должна выдаваться работодателем, правда, это установлено не Трудовым, а Налоговым кодексом РФ:

"Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов" (ст. 230 НК РФ).

В НК РФ не оговорено, в течение какого времени должна быть выдана справка 2-НДФЛ. По аналогии с ТК РФ можно предположить, что этот срок - не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления (ст. 62), а при увольнении - в тот же день (ст. 84.1).

 

Обратите внимание! Нарушение срока выдачи справки может повлечь за собой ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ, так что можно жаловаться в трудинспекцию (или, как вариант, в налоговую инспекцию по месту регистрации работодателя).

 

Аналогичным образом решается вопрос с выдачей справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование.

Копия договора о полной или частичной индивидуальной или коллективной материальной ответственности представляется, если соответствующий договор вообще заключался. При заключении такого договора должны быть соблюдены правила установления материальной ответственности.

Напомним, что материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях:

- когда в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;

- недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;

- умышленного причинения ущерба;

- причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;

- причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

- причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;

- разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;

- причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

В полном размере материальная ответственность может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.

Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ), т.е. о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. Такие договоры могут заключаться с сотрудниками, занимающими должности или выполняющими работы, указанные в:

- Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденном постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85;

- Перечне работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества, утвержденном тем же постановлением Минтруда России.

Можем потребовать копию отчета о проведении специальной оценки условий труда. Хотя ТК РФ прямо не обязывает работодателя предоставлять копию этого отчета, но:

"2. Работодатель обязан...

4) ознакомить в письменной форме работника с результатами проведения специальной оценки условий труда на его рабочем месте" (ст. 4 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ "О специальной оценке условий труда"),

причем ознакомить под роспись и в срок не позднее 30 календарных дней со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда:

"Работодатель организует ознакомление работников с результатами проведения специальной оценки условий труда на их рабочих местах под роспись в срок не позднее чем тридцать календарных дней со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда. В указанный срок не включаются периоды временной нетрудоспособности работника, нахождения его в отпуске или командировке, периоды междувахтового отдыха" (ст. 15 Федерального закона "О специальной оценке условий труда").

Отправляясь в отпуск, мало кто думает о неприятном. Но если есть хотя бы малейшие подозрения в честности работодателя, то имеет смысл заполучить от него заверенную копию приказа о предоставлении отпуска работнику - как говорят восточные мудрецы, "во избежание". Кто знает, не вернетесь ли вы, здоровый и загорелый, как раз к приказу об увольнении за прогул.

Примерно таким же образом обстоят дела с командировками.

Положение о командировках должно быть обязательно - в виде локального нормативного акта или в виде соответствующего раздела в коллективном договоре, но должно быть (ст. 168 ТК РФ).

Неизвестно, какие производственные конфликты могут привести к тому, что человека, отправленного в командировку, увольняют за прогул. Но как минимум один случай в юридической практике найти удалось (по материалам форума ЮрКлуба: http://forum.yurclub.ru/index.php?s=569daf8cb8192a491a54cd0624adf2fc&show topic=116973).

Замдиректора по экономике и кадрам уволена за прогул. В суде, требуя восстановления на работе и взыскания недополученных сумм, она сослалась на то, что была служебная записка на имя гендиректора с просьбой отпустить на конференцию по повышению эффективности. Гендиректор поставил резолюцию: "Ок", все было зарегистрировано, проведено через службу управления персоналом и т.д. По возвращении даму попросили написать объяснительную о причинах отсутствия, а потом ознакомили с приказом об увольнении за прогул. В суде представитель фирмы пояснил, что приказа о направлении в командировку не было, а "Ок" на служебной записке означало: "Посмотрим". Также им было отмечено, что командировочное удостоверение не было выписано, что гендиректор "передумал" и по телефону сообщил секретарю о том, что поездку не одобряет. Правда, секретарь (бывший сотрудник фирмы) утверждала, что оформляла приказ о командировке истицы, приказ был подписан директором, но истицу с приказом не ознакомили. Однако суд к показаниям секретаря отнесся критически. В итоге судебное решение было вынесено не в пользу истицы.

Относительно копий коллективного договора стоит заметить следующее. Согласно ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись в том числе с коллективным договором.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что коллективный договор непосредственно связан с трудовой деятельностью работодателя, и он обязан выдать его копию работнику.

Однако далеко не все судьи согласны с этим. Одни считают, что ст. 62 ТК РФ обязывает работодателя предоставлять работнику только те документы (копии), которые содержат персональную информацию о самом работнике, другие, напротив, утверждают, что коллективный договор пусть и не содержит сведений о работе конкретного работника, но непосредственно затрагивает его права и обязанности.

С учетом того, что суды традиционно более благосклонны к трудящимся, работодатель, скорее всего, удовлетворит просьбу работника о предоставлении копии коллективного договора. Тем более что хотя по прямому указанию ст. 88 ТК РФ работодатель не имеет права предоставлять документы, содержащие персональные данные работника, ничто не мешает ему представить обезличенную информацию, относящуюся ко всем работникам организации.