Дубликат трудовой книжки: как получить и что там должно быть

Несмотря на многочисленные инициативы и разговоры, трудовая книжка по-прежнему является основным документом о трудовой деятельности. Ее утрата - серьезная потеря и испытание, причем причиной могут быть не только виновные действия людей, но и стихийные бедствия, которые людской воле не поддаются. В общем, знать, когда возникает необходимость оформления дубликата трудовой книжки, как запросить сведения с предыдущих мест работы, как оформляется дубликат, надо и работникам, и работодателям.

Дубликат трудовой книжки оформляется в трех случаях:

1) трудовая книжка потеряна;

2) трудовая книжка залита, разорвана, обгорела, в общем, пострадала;

3) в трудовую книжку внесена запись, признанная недействительной (ошибочная или признанная незаконной судом), и работник требует выдачи дубликата.

Дубликат трудовой книжки - это копия трудовой книжки, следовательно, при оформлении дубликата в книжку вносятся все те записи, которые содержались в первоначальном документе. Ситуация усложняется тем, что все записи должны вносится только на основании документов, а не записей из старой трудовой книжки.

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (например, справками, выписками, копиями приказов, распоряжений). Такие документы работник либо собирает сам, либо содействие в этом ему оказывает работодатель, к которому с соответствующей просьбой обращается работник, тем более, что:

"Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю" (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и (или) непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке.

В графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

Если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу.

В общем, надо получать документы о работе у прошлых работодателей. Хорошо, если человек всю жизнь проработал на одном-единственном месте, у идеального работодателя, который был и пребывает испокон веков. А если, как бывает куда чаще, прошлых работодателей уже нет?

Если работодатель реорганизован, следует обращаться к правопреемнику. Если соответствующей фирмы просто уже нет, надо обращаться в территориальный архив по юридическому адресу предыдущего работодателя. Если никаких сведений и там нет, остается обращаться в суд.

Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки отправляется от имени работодателя. Запрос составляется на бланке организации, в произвольной форме, но обязательно должно быть указано, какая именно информация необходима. Например, такого рода текст.

Для оформления дубликата трудовой книжки в связи с (указывается причина) просим представить справку со следующими данными:

- дата приема на работу;

- дата переводов, увольнения;

- реквизиты (даты и номера), подтверждающие данные факты.

Важный момент: такой запрос подразумевает получение персональных данных человека, которые подпадают под действие Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных". Законодатель обязывает все персональные данные сотрудника получать у него самого (п. 3 ст. 86 ТК РФ), а если такую информацию можно получить только у третьей стороны - в нашем случае у бывшего работодателя, - то работник должен быть уведомлен и от него должно быть получено письменное согласие.

Хотя, что тоже вероятно, такое согласие вы как работник дали уже на стадии собеседований, до заключения трудового договора, на стадии заключения трудового договора (грамотные кадровики спрашивают разрешение на получение персональных данных о предыдущих местах работы и периодах трудовой деятельности от третьих лиц). Если же вы такого согласия не давали, лучше напомнить об этом кадровику, чтобы он, получив ваше согласие, приложил его копию к запросу.

Нам необходимо проконтролировать следующие моменты.

На титульном листе должно стоять наименование "Дубликат", а на старой книжке, которая теперь уже будет недействительной, на том же месте должно быть написано "Взамен выдан дубликат" (или проставлен штамп).

Ссылки на документы-основания должны быть корректными. При внесении записи в дубликат трудовой книжки указывается в качестве основания ссылка на полученную справку от предыдущего работодателя, а именно: "Справка (наименование организации, которая ее выдала, - полное) от (дата справки) (при наличии номера)".

После указания на титульном листе сведений о работнике лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, должно подписать титульный лист и проставить печать организации (от которой, насколько нам известно, мало кто отказался, несмотря на такую возможность).

Кстати, о печатях. Если последний работодатель был реорганизован, изменил наименование и, соответственно, печать, то на титульном листе трудовой книжки проставляется оттиск новой печати.

А вот в сведениях о работе сначала указывается то наименование работодателя, которое было актуальным на день приема на работу сотрудника. Должна быть запись об общем стаже ("Общий стаж составил 20 (двадцать) лет и 6 (шесть) месяцев"). То есть в дубликат сначала вносятся данные об общем стаже работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами, сведения о работе и награждении, которые заносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.

Итак, после того, как были внесены сведения о стаже работы в предыдущих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка, и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с последнего места работы. Печатью последнего работодателя должна быть заверена только запись об увольнении от последнего работодателя, который оформлял дубликат, но никак не все записи дубликата. Также недопустимо делать записи о наименовании предыдущих работодателей в качестве заголовков.

Приведем пример корректного заполнения дубликата трудовой книжки.