Особенности обмена письменной информацией

Наиболее распространенными формами обмена устной информацией являются собрания, совещания и деловые беседы. Рассмотрим порядок их подготовки и проведения.

На собрания приглашается, как правило, весь персонал организации. Ему предшествует этап подготовки, включающий оповещение участников, поиск помещения, разработку повестки дня, проектов решений. Ведет совещание председатель (избираемый непосредственно на собрании или кто-то из руководителей, не обязательно первое лицо). Уставы некоторых организаций предусматривают избрание постоянного председателя собрания на один-два года. Его обязанности заключаются в установлении правомочности собрания (не менее половины участников), создании доброжелательной рабочей обстановки, утверждении повестки дня, регламента выступлений, обеспечении порядка и дисциплины. На собрании обязательно принятие решений в порядке, предусмотренном уставом организации (большинством либо квалифицированным большинством голосов). Здесь уместно напомнить читателю, что на собраниях участников обществ, акционеров голосование ведется не по количеству присутствующих, а по числу долей или акций. На собрании избирается также секретарь, в обязанности которого входит ведение протокола, в котором фиксируется весь ход такого мероприятия и, в обязательном порядке, принятые решения с указанием результатов голосования. Протокол подписывается председателем и секретарем.

Совещание предусматривает примерно такой же порядок подготовки, но на него приглашается только узкий круг заинтересованных специалистов, профессионально разбирающихся в обсуждаемых вопросах. Руководителю нужно создать такую обстановку, чтобы по обсуждаемому вопросу могли откровенно изложить свою точку зрения все участники. Для этого целесообразно вначале предоставлять слово руководителям низового звена, затем среднего и только потом – высшего. В особых случаях ход совещания может протоколироваться.

Деловая беседа является самой распространенной формой делового общения, она включает малое число участников, в ее ходе организуется более свободный обмен информацией (прием на работу, прием посетителей, консультирование, деловые переговоры, встречи). В завершение деловой беседы не всегда принимается решение. При кажущейся простоте к подготовке и проведению бесед нужно подходить очень тщательно. Рассмотрим эти процессы более подробно на примере ведения деловых переговоров в следующих вопросах.