Основные принципы составления юридических документов

Слово документ (лат. documentum — образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола «docere» — учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приёмом или получением чего-то. По другой версии слово «dek» происходит от числа «десять» и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень «dek» был заменен на «doc» в слове «doceo» - «учу, обучаю», от которого были образованы слова «doctor»- учёный, «doctrina» — учение, «documentum» — то, что учит, поучительный пример.

В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать «письменное доказательство», «Доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов». В значении письменного свидетельства слово «документ» употреблялось от средневековья до XIX века. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки. В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I, как заимствованное из немецкого и польского языков, в значении письменного свидетельства.

Документ – это средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях действительности и умственной деятельности человека.

Такие документы в России известны со времен формирования её государственности. Это летописи, актовые книги, соглашения и др. Документы – неотъемлемый атрибут государственной жизни.

Документ является основной единицей официально делового стиля. Документы используются в различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний, сферах жизни. Они являются объектом исследования различных научных дисциплин, поэтому понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для чего он используется.

Документ – основной вид деловой речи. Он фиксирует и передает информацию, подтверждает её достоверность, объективность.

Документ – это материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленный в установленом порядке имеющий в соответствии с действующим законодательством юридическую силу.

Документ — это предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путём фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке, на электронных или других носителях.

Следовательно, документ – это результат отражения конкретной информации по определённым стандартам и формам.

Любой документ имеет определенные функции:

· информационную,

· социальную,

· коммуникативную,

· культурную;

· специальные — управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учёта.

Хозяйственная деятельность отражается в документах, с помощью которых на соответствующих носителях фиксируются все действия и события, которые происходят у субъекта хозяйствования.

Документы имеют правовое значение, поскольку они являются средством удостоверения и доказывания определенных фактов. Они также используются как источники и носители информации. В управленческой деятельности документ выступает как предмет и как результат труда. Так, планирование происходит с помощью различных планов; учёт – в виде составления и обработки статистической бухгалтерской и оперативно-технической документации; инструктирование – путём издания инструкций, методических указаний; контроль – сбором сведений (письменно) и изданием указаний.

Официально-деловые документы различаются по степени стандартизации речи:

1) документы, которые без стандартной формы теряют юридическую силу (паспорт, свидетельство о браке, свидетельство о рождении, аттестат зрелости, диплом);

2) документы, которые не имеют стандартной формы, но для удобства использования составляются по определенному образцу (ноты, договоры и тому подобное);

3) документы, не требующие при их составлении обязательной заданной формы (протоколы, постановления, отчеты, деловые письма). Впрочем, и для этих видов деловых бумаг разработаны определённые стандарты, которые облегчают делопроизводство.

Отметим языковые черты официальных документов, относящихся к разным жанрам.

Административно-канцелярские документы выделяются на фоне других деловых текстов некоторыми особенностями в использовании языковых средств.

Устойчивый характер получили многие обороты, постоянно используемые в деловой переписке. Арсенал этих языковых заготовок достаточно большой, например: Настоящим отвечаю на Ваше письмо от...; Согласно протоколу о взаимных поставках прошу Вас... и т.д.

Стандартизация делового письма привела к созданию готовых текстов (типовые тексты, трафаретные письма), в которые следует лишь вписать конкретную информацию. Появление таких образцов для деловых писем связано с необходимостью решения однотипных проблемных ситуаций в производстве, на транспорте, в торговле. Такие письма имеют преимущества благодаря гораздо меньшим затратам рабочего времени на их составление (в трафаретных письмах – на заполнение пропусков) и обработку. Но трафаретных текстов сегодня становится все меньше, поскольку увеличивается количество нестандартных ситуаций, что отражается в деловой переписке. Отсутствие типовых текстов усложняет делопроизводство.

Административно-канцелярскому языку чужда экспрессия, однако в особых случаях (праздничный приказ по учреждению, почётная грамота, адрес юбиляру) возможно использование оценочных суффиксов, степеней сравнения прилагательных, образных выражений.

Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации. В настоящее время действуют унифицированные системы.

Документы должны отвечать таким требованиям, как пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность и тому подобное. Научная дисциплина, которая изучает структуру и свойства документальной информации, развитие форм документов, методы и средства автоматизированной обработки, хранения, поиска и использования их, называется документалистикой.

Деловой документ имеет юридическую силу, когда его правовая функция дополняется соответствующим составом и расположением реквизитов, соответствующими внешними признаками, временными и территориальными границами и объектами его действия.

Реквизит (лат. requisition – нужное, необходимое) – совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы.

Оформление документа – это проставление необходимых реквизитов, их написание и расположение на бланке.

Для унифицированных форм документов применяют бумагу форматов A3 (297х420мм), А4 (210х297мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм).

Деловой документ с использованием реквизитов оформляют в соответствии с формуляра-образца.

Формуляр-образец – единая модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Структура документа такова:

· Наименование вида документа. Во всех документах, кроме писем, приводится название вида документа, что способствует быстрому восприятию его содержания.

· Автор делового документа – это юридическое лицо: учреждение, предприятие, организация.

· Дата. Документ датируется в день его подписания или утверждения (за исключением материалов коллегиальных органов, датируемых в день проведения коллегии). Элементы даты приводятся в одном ряду тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день, месяц, год.

· Индекс. Этот реквизит обеспечивает оперативный справочно-информационный поиск документа, его сохранность и контроль выполнения. Он содержит три пары арабских цифр, где первая пара – индекс структурного подразделения, вторая – номер дела в номенклатуре подраздела, третья – порядковый номер по журналу учета. Например, входящий номер № 03-12/97.

· Место составления или издания. Этот реквизит содержит название города или другого населенного пункта, где создается распорядительный, организационный или коллегиальный документ.

· Адресат. Документ адресуется организации, структурному подразделению, должностному или частному лицу. Основные элементы реквизита «адресат» – наименование учреждения, подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес.

· Гриф утверждения. Утверждение – способ удостоверения документа после его подписания, санкционированное расширение действия документа на определенный круг структурных подразделений, организаций или должностных лиц. Элементы грифа утверждения: слово «УТВЕРЖДАЮ», должность лица, утверждающего документ, подпись. Документ имеет юридическую силу с момента его утверждения.

· Заголовок к тексту. Этот реквизит отражает главную идею документа. Цель заголовка – ускорение процесса обработки документа и прохождения через структурные подразделения до его реального исполнителя. Заголовок является неотъемлемой частью документа, оформляется на бланке или листе бумаги формата А4 независимо от его вида и назначения. Он с максимальной полнотой раскрывает содержание документа.

· Подпись. Формой выражения законности документа и ответственности за его содержание является его освидетельствование. Главные способы осмотра документов – подпись, утверждение и печать.

· Печать прилагается к документам, которые требуют особого подтверждения их подлинности. Она может быть гербовой или простой.

· Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит содержит следующие данные: краткую справку об исполнении, слова «в дело» и номер дела, в который будет подшит документ, дату направления документа в дело, подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя.

· Текст — главный реквизит документа. Содержание документа должно быть безупречным в юридическом отношении.

Документы нужно писать кратко, точно, понятно.

Задача документа — убедить, поэтому главное требование к изложению содержания — достоверность и объективность, лаконичность при полноте информации.

Следует избегать использования архаизмов и канцеляризмов, иноязычных слов при наличии слов родного языка, а также сленга, жаргона.

Правильно составленной является лишь то деловая бумага, которая написан официально-деловым языком.

При подготовке документа следует придерживаться определенных принципов:

Объективность текста обеспечивается точно найденными фактами, констатацией действий организации уже осуществленных или осуществляемых. Полная объективность достигается высокой степенью безоличности, отсутствием каких-либо субъективно-оценочных моментов в изложении текста.

Логическая последовательность. Признаки логической последовательности:

• тесная логическая связь всех компонентов документа;

• чётко выявлены причинно-следственные связи между фактами в пределах одного предложения и в пределах всего документа;

• противопоставление, которое выражается словами «однако», или «тем не менее»;

• логическое подчёркивание очерёдности (одновременно, сначала, затем); цели (с этой целью, для этого); результативности (итак, таким образом, в результате, в целом); констатация какого места в документе (например, в частности, как-то).

Логическая последовательность изложения текста достигается также за счет чёткого распределения текста документа на отдельные пункты (нумерация, буквенные обозначения, абзацы и тому подобное), а также выделения главного, основного среди фактов, о которых сообщается.

Полнота информации. Полный — это документ, содержание которого исчерпывает все обстоятельства, связанные с решением рассматриваемого вопроса. В тексте ничего не пропущено, ничего не нужно домысливать. Важно также, чтобы в тексте не было недомолвок, двусмысленностей.

Качество изложения, точность описания. Между этими требованиями к тексту документа существует такая связь: чем глубже работник проникает в сущность дела, о котором идет речь в деловой бумаге, тем яснее будет она для тех, кто знакомится с этим документом.

Прежде чем выложить окончательный вариант документа, нужно подробно обдумать его, подобрать такие слова и выражения, которые полнее и точнее передают мысль. Важно чётко и точно формулировать просьбы, предложения, приказы, удачно выделять и подчеркивать основную мысль.

Свобода от противоречий. Это важнейшее требование, потому что противоречия в тексте документа проявляются в несоответствии фактов друг другу. Противоречие может проявиться и в том, что содержание текста не соответствует форме документа (просьба излагается в форме приказа).

Убедительность изложения обеспечивается обоснованием высказанной мысли, доказательностью материала, точностью фактов и цифровых данных.

Текст документа должен быть кратким, в нем должны быть только основные положения и аргументы, а конкретные доказательства и расчеты, таблицы оформляются в приложениях. Убедительный, аргументированный текст документа может ускорить принять правильное решение, создать условия для заключения контракта (соглашения), изменить сроки исполнения обязательств и др.

Типизация языковых средств — это стандартизация языка документов, использование ключевых слов и типизированных оборотов. Это различные виды документов, которые нуждаются в своих типизированных слов (в приказе — приказываю; в постановлении — постановляю; в письме — гарантируем, высылаем и т. п.).

Этикет деловых бумаг. Важнейшим проявлением этикета является убедительность текста документа. Большинство деловых бумаг оформляют от третьего, а не первого лица. Это усиливает общественный характер документа.

Речевой этикет не исчерпывается употреблением стандартных оборотов, выражающих вежливость. Он должен пронизывать всю деловую бумагу: от адреса до подписей, включая и способ изложения текста.

Составителю текста следует тщательно выискивать надлежащую форму изложения мысли. Оно должно быть сдержанным и не допускать проявления раздражения, злой насмешки и грубости. Текст документа, составленный в резком тоне, вызовет ответ в том же тоне, что снижает эффективность деловых отношений и создает нервные, напряженные взаимоотношения между организациями.

При написании текста делового письма следует помнить, что ожидаемый результат может быть лишь подсказан, но никак не навязан адресату. Поэтому не следует излагать просьбу в форме жёсткого требования. Следует просить не «Вашего положительного решения», а просто рассмотрения высказанного просьбе и вынесения определенного решения. Негативное впечатление производит и чрезмерная вежливость.

Мысль, не выраженная в прямой форме, должна вытекать из самой логики фактов, это придает документу большую силу и убедительность. Неуместны ирони, проявления грубости, упрёки и др.

Этикет проявляется и в подписании документов-ответов. Ответ на письмо, подписанное директором, должен быть подписан также директором, а не его заместителем.

Текст документов рекомендуется условно разделять на две части: в первой — обоснование, во второй — выводы, позиции, решения, распоряжения или просьбы.

Текст документа должен содержать определённую и аргументированную информацию, изложенную кратко, грамотно, понятно и объективно, без повторений и употребления слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки.

Смысл должен быть связан с составленными ранее документами по этому вопросу.