Тема 1. Понятие и значение компьютеризации бухгалтерского учёта

Тема 1. Понятие и значение компьютеризации бухгалтерского учёта

 

Развитие компьютерных систем в бухгалтерском учёте.

Компьютеризация бухгалтерского учёта на современном этапе и перспективы развития.

Роль и место бухгалтерского учёта в АИС.

 

Тема 2. Информационная подсистема бухгалтерского учёта.

Общая характеристика информационной подсистемы бухгалтерского учёта.

Характеристика комплексов учётных задач.

Информационные связи комплексов учётных задач.

Выводы.

 

Тема 3. Основы организации компьютерных систем бухгалтерского учёта.

 

Общие вопросы создания компьютерных систем бухгалтерского учёта.

Особенности проектирования и внедрения компьютерных систем бухгалтерского учёта.

Роль пользователя-бухгалтера в проектировании АИС.

Выводы.

 

Тема 4. Компьютерные технологии в бухгалтерском учёте.

 

Информационное обеспечение подсистемы бухгалтерского учёта.

Классификаторы и коды.

Учетная документация.

Внемашинное ИО.

Техническое обеспечение компьютерной обработки учётных задач.

Функциональные пакеты автоматизированных бухгалтерских систем.

1. Пакеты «Мини-бухгалтерия».

2. Интегрированные бухгалтерские системы (ИБС).

3. Комплексные системы бухгалтерского учета.

4. Корпоративные системы.

Технологическое обеспечение учётных задач.

Особенности сетевой обработки учетных задач.

Основы реализации технологии «КЛИЕНТ-БАНК».

Выводы.

 

Тема 5. Компьютерная обработка бухгалтерского учёта на малых предприятиях.

Компьютерная обработка бухгалтерского учёта на малых предприятиях.

Выводы.

 

Тема 6. Организация технологии комплексной обработки участков.

АРМ главного бухгалтера.

АРМ Расчётные и валютные счета.

АРМ касса. Подотчётные лица.

АРМ учёта материальных запасов.

Учет товаров.

Раздел «Управление продажами».

Учет материалов.

«АРМ учета заработной платы».

«АРМ основных средств».

Выводы.

 

 

 

Тема 1. Понятие и значение компьютеризации бухгалтерского учёта.

 

 

Развитие компьютерных систем в бухгалтерском учёте.

 

Широкое использование вычислительной техники в бухгалтерском учете началось в 1950-х годах на базе электромеханических перфорационно-вычислительных машин (ПВМ), когда на крупных предприятиях были организованы Машиносчетные станции (МСС), где проводилась централизованная обработка учетных задач по таблично-перфокарточной системе счетоводства. Методология проектирования бухгалтерских задач была сосредоточена в специализированных проектных институтах, где разрабатывались типовые проекты, решались вопросы создания классификаторов и унификации учетных документов Бурное развитие вычислительной техники привело к использованию с начала 70-х годов электронных вычислительных машин и организации Автоматизированных систем управления (АСУ) в различных сферах экономической деятельности на предприятиях и организациях министерствах и ведомствах территориальных и центральных органах управления ЭВМ эксплуатировались на Вычислительных центрах (ВЦ), где накопленный опыт механизированных систем и АСУ явился основой дальнейшего развития автоматизированных систем.

 

Следующий этап в развитии компьютеризации экономических задач связан с появлением персональных компьютеров (ПК), широкое использование которых в России началось в 1990-е годы Системы обработки экономической информации с использованием ПК называются «Автоматизированные (компьютерные) информационные системы» (АИС).

Эволюция применения вычислительной техники в бухгалтерском учете представлена в следующей таблице.

 

 

Выводы.

• Развитие компьютерных систем в бухгалтерском учете прошло несколько этапов, что связано с изменением эксплуатационных свойств вычислительной техники и организационных форм ее применения;

• Основное преимущество децентрализованной обработки учетных задач заключается в непосредственном доступе бухгалтера к персональному компьютеру, организацией Автоматизированного рабочего места (АРМ), использовании ПК на малых и средних предприятиях;

• Состав функциональных подсистем АИС не имеет четкой структуры и определяется ведущими фирмами-производителями программных продуктов для бухгалтерского учета;

• Бухгалтерский учет является важнейшей составляющей частью функциональной части АИС. где сосредоточен большой объем информации, используемый для осуществления функций управления.

 

Выводы.

· Учетной информация является частью экономической информации и обладает всеми ее чертами и свойствами;

· Информационной подсистемы бухгалтерский учет включает комплексы учетных задач, которые подразделяются на первичные и сводные;

· Технология автоматизированной обработки на базе вычислительных сетей приводит к изменению состава комплексов учетных задач, появлению внутри-функциональных межфункциональных комплексов учетных задач;

· Внутренние связи отражают информационные связи между комплексами учетных задач и их интеграцию: внешние - с другими функциональными подсистемами и другими организациями.

Учёта.

 

В теории установлены четыре этапа проектирования и создания АИС: предпроектное обследование, проектирование, ввод системы в эксплуатацию, промышленная эксплуатация.

Этот состав работ полностью сохраняется и при использовании персональных компьютеров. Но изменение их технико-эксплуатационных характеристик, широкие возможности работы в составе ЛВС, заставляют несколько видоизменить состав работ выполняемых на каждом этапе проектирования, а именно:

1. Обследовании информационных связей требует более углубленного изучения информационных связей комплексов экономических задач различных функций управления и их анализа, на основе которых будет формироваться архитектура ЛВС предприятия;

2. Информационное обеспечение ориентируется на автоматизацию документооборота автоматическое формирование первичной документации, создание распределенной базы данных;

3. Техническое обеспечение должно содержать разработку архитектуры системы, состоящую из многоуровневых АРМов и обоснование выбора типовой сети,

4. Программное обеспечение расширяет набор инструментальных средств, компьютерные системы;

5. Технологическое обеспечение ориентируется на интегрированную обработку комплексов задач управления

Отмеченные тенденции в проектировании АИС полностью относятся и к компьютеризации бухгалтерского учета, входящей составной частью в АИС. При индивидуальном проектировании выполняются все этапы проектирования весь цикл работ. Использование типовых проектов, полностью адаптированных к особенностям учета на данном предприятии, сокращает эти этапы. Но ни в коем случае нельзя игнорировать обследование информационной системы (ИС) экономического объекта, на основе анализа которого и осуществляется выбор типового проекта. Зачастую на практике предприятия устанавливают типовые проекты без предварительного изучения ИС.

Внедрение типового проекта «под ключ» также требует предварительного изучения ИС; при этом состав рабочего проекта корректируется применительно к конкретным условиям предприятия.

Особое значение при создании АИС отводится вводу системы в эксплуатацию. Учитывая сложность построения функциональной части АИС. большого количества в ней комплексов экономических задач, составляется поэтапный план ввода системы в эксплуатацию.

При вводе в эксплуатацию подсистемы бухгалтерского учета соблюдается следующая последовательность работ:

- установка и монтаж технических средств. В различных подразделениях предприятия устанавливаются АРМы, происходит объединение их в ЛВС;

- обучение персонала. Бухгалтер должен получить квалификацию пользователя ПК, изучить функциональный пакет, предназначенный для обработки учетных задач. Обучение может осуществляться на месте, либо на специальных курсах у фирмы, изготавливающей проект, - индивидуальная настройка АРМов: заполнение справочников, заполнение базы данных, ввод данных предприятия, внесение начальных остатков по счетам бухгалтерского учета на период внедрения системы.

После выполнения всех подготовительных работ происходит опытная эксплуатация, проведение приемно-сдаточных испытаний, на основе которых составляется «Акт о вводе системы в эксплуатацию». После этого начинается промышленная эксплуатация проекта. С появлением новых версий программного продукта происходит внесение изменений в работу. Этап промышленной эксплуатации требует сопровождения проекта специалистами специализированных фирм, либо штатными сотрудниками.

Выполнение технологии обработки комплексов учетных работ происходит в соответствии с инструктивными материалами, разрабатываемыми в ходе составления рабочего проекта.

 

Программный продукт (типовой проект), приобретаемый у специализированных фирм, имеет фирменную упаковку и стандартный набор инструментальных средств.

Выводы.

• При создании компьютерных систем бухгалтерского учета осуществляются все этапы проектных работ предпроектный, проектный и ввод в эксплуатацию. Состав работ на каждом этапе зависит от выбранного метода проектирования: индивидуального, типового «под ключ».

• Бухгалтер принимает непосредственное участие на всех этапах проектирования, обследование информационной системы объекта постановка задачи, проектирование информационного обеспечения, ввод проекта в эксплуатацию и др.

• В качестве основных критериев при выборе типового программного продукта для бухгалтерского учета служат: ориентация на размер предприятия, специфика бухгалтерского учета, высокая адаптация к конкретным условиям предприятия, комплексная автоматизация бухгалтерского учета.

Тема 4.

 

 

Классификаторы и коды.

Компьютерная обработка бухгалтерских задач и составление различных аналитических и синтетических отчетов осуществляется на основании различных группировок информации и использовании общегосударственных отраслевых и локальных классификаторов.

Общегосударственные классификаторы (OK) применяются в бухгалтерском учете ограничено, в основном для кодирования сводной бухгалтерской отчетности и реквизитов-признаков некоторых первичных документов.

 

Примеры использования некоторых ОК в бухгалтерском учете:

ОКУД (ОК управленческой документации) семизначный, каждому унифицированному документу соответствует свой код, например:

 

 

ОКПО (ОК предприятий и организаций) восьмизначный, называется регистрационным номером; присваивается органами статистики при регистрации.

ОКОНХ (ОК отраслей хозяйства) пятизначный, учитывает принадлежность предприятия к отрасли, подотрасли; виду, группе и подгруппе отраслей.

КОПФ - код организационно-правовой формы, означает принадлежность к различным формам собственности.

ОКЕИ - (ОК единиц измерения) например, для бухгалтерского баланса, составляемого в тыс.руб., означает «384/385».

Для оформления платежных документов используются дополнительные коды:

 

ИНН - идентификационный номер налогоплательщика, десятизначный, означает принадлежность предприятия к территории (региону). номер ГНИ и порядковый номер налогоплательщика.

 

БИК - банковский идентификационный код, девятизначный означает принадлежность предприятия к государству, территории; номер учреждения Банка России, в котором обслуживается коммерческий банк; номер регистрации кредитного учреждения в учреждении Банка России (РКЦ), номер корреспондентского счета банка.

Код лицевого счета - включает 11 признаков и от 20 до 25 знаков.

 

Отраслевые классификаторы - имеются в виду коды, единые для бухгалтерского учета во всех организациях и предприятиях: коды синтетических счетов и субсчетов, коды видов оплат и удержаний по заработной плате, видов операций движения материальных ценностей, норм амортизационных отчислений, категорий работающих, категорий налогоплательщиков и др. Как. правило, отраслевые классификаторы представлены в типовых проектах компьютерной обработки учетных задач.

Локальные коды(индивидуальные) - составляются на номенклатуры, характерные для конкретной организации; разрабатываются при внедрении программного продукта. Локальные коды могут быть как едиными для всех подразделений предприятия, так и используемыми только в бухгалтерском учете.

Пример построения кода рабочего плана счетов (РПС):

 

Коды РПС строятся добавлением к основному синтетическому счету дополнительных разрядов, количество которых определяется конкретной программой.

Наиболее простой вид двухуровневого РПС:

 

 

Трехуровневый РПС предусматривает добавление к основному синтетическому счету и субсчету кода аналитического учета.

 

Составление РПС позволяет организовать аналитический учет на любом синтетическом счете, что имеет важное значение для обработки бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях, когда в программных продуктах не предусматривается выделение отдельных участков учета. При этом, чем больше разрядов выделяется в аналитическом счете, тем выше уровень аналитичности.

 

Учетная документация.

 

Учетные документы строятся в соответствии с ГОСТом на унифицированную систему документации (УСД).

В бухгалтерском учете документация строится на основе единых нормативных положений Министерства Финансов РФ и Госкомстата РФ. В соответствии с постановлением «Об утверждении порядка поэтапного введения в организациях, независимо от форм собственности, унифицированных форм учетных первичных документов» с 1 января 1999 г. действует единая документация по расчетно-финансовым операциям, учету основных средств и НМА. учету труда и его оплаты, учету материалов. С 1 января 2001 г. введены единые правила ведения журналов учета и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж.

Внемашинное ИО.

 

Основу внемашинного ИО составляет банк данных.

 

Все современные программные продукты основаны на организации базы данных, состоящей из различных взаимосвязанных информационных файлов. В каждой программе имеются условно-постоянные массивы, переменные, промежуточные, выходные и архивные.

 

Особое внимание надо уделить местам хранения файлов: локально на одном компьютере, централизованно или путем построения распределенных баз данных, т.к. это связано с организацией технологии обработки учетных задач.

 

Выводы.

 

• Информационное обеспечение подсистемы бухгалтерского учета состоит из внемашинного (системы учетных показателей, документооборот, классификаторы и коды, учетная документация) и внутримашинного (информационные файлы на машинных носителях; все виды классификаторов: общегосударственные отраслевые и локальные используются при автоматизированной обработке учетных задач;

• Как правило в бухгалтерском учете применяется унифицированная документация, строго регламентированная Министерством финансов РФ и Госкомитетом РФ;

• Унифицированная система документации (УСД), в соответствии с ГОСТом, имеет стандартную форму построения и приспособлена к автоматизированной обработке;

• Учетной политикой предприятия допускается использование индивидуальных документов, при построении которых соблюдаются все требования УСД;

• Внутримашинное информационное обеспечение является основой работы программных продуктов, используемых при решении учетных задач на персональных компьютерах;

• Главный классификационный признак функциональных пакетов бухгалтерского учета позволяет выделить пакеты классов мини-бухгалтерия, интегрированные бухгалтерские системы, комплексные и корпоративные системы;

• При осуществлении технологии компьютерной обработки любых учетных задач, с использованием пакетов любого класса, необходимо выполнить состав операций подготовительного, начального и основного этапов.

 

 

Выводы.

 

• технология обработки учетных задач на малом предприятии осуществляется на основе пакетов класса мини-бухгалтерия и интегрированные бухгалтерские системы;

• пакеты «мини-бухгалтерия» осуществляют ведение синтетического бухгалтерского кода на основе занесения проводок в журнале хозяйственных операций составляется сводная бухгалтерская отчетность;

• пакеты «интегрированная бухгалтерская система» предназначены для обработки отдельных комплексов учетных задач, где осуществляется несложный аналитический учет. Предусматривается последующая интеграция учетных задач в головном модуле;

• технологический процесс обработка учетных задач предусматривает выполнение отдельных операций на этапах технологического процесса.

 

АРМ главного бухгалтера.

«АРМ главного бухгалтера» - является базовым модулем системы. В нем осуществляется формирование общесистемных справочников, используемых в различных участках учета, например. справочники структурных подразделений. сотрудников предприятия, справочник партнеров, типовых операций и др. В этом модуле происходит формирование и настройка плана счетов, аналитических счетов; занесение вступительных остатков по счетам; получение внутренней и внешней отчетности; взаимосвязь с другими модулями. Осуществляется запись в книгу учета хозяйственных операций. При этом используются различные способы ввода данных.

АРМ главного бухгалтера выполняет также такие функции, как: импорт/экспорт проводок с другими модулями. формирование дополнительных справочников. ведение валютного и забалансового учета, создание новых форм, выполнение текущего анализа.

 

Учет товаров.

Для выполнения бухгалтерского и оперативного учета товаров применяется комплекс информационно связанных разделов: «Товары. Готовая продукция». «Учет закупок» и «Управление продажами». Здесь обеспечивается ведение номенклатурного справочника товаров, групп товаров, партий товаров, схем хранения товаров и видов движения, картотеки складов и материально-ответственных лиц. Ввод начальных остатков товаров производится путем заполнения карточек складского учета. Первичными документами для учета товаров являются приходные и расходные накладные, счета поставщиков к оплате; счета-фактуры, создаваемые в различных службах управления.

Приходные накладные создаются автоматически на основе счета-фактуры поставщика, сформированного в разделе «Учет закупок». Расходные накладные формируются автоматически на основе заказов, подготовленных в разделе «Управление продажами». Счета-фактуры на реализацию продукции создаются в разделе «Управление продажами» на основе расходных накладных.

Раздел «Учет закупок» предназначен для учета взаиморасчетов по покупке товаров, материалов, основных средств. Здесь формируются счета кредиторов, счета-фактуры поставщиков, акты о выполнении работ, ведется книга покупок. Данные счета-фактуры используются в разделе «Товары. Готовая продукция» для составления приходных накладных на поступление товара (материалов, ОС).

 

Учет материалов.

Бухгалтерский и оперативный учет материалов, аналогично учету товаров, осуществляется комплексом информационно связанных разделов: «Учет материалов». «Учет закупок» и «Управление продажами». При учете материалов используется номенклатурный справочник материалов, счетов учета запасов материалов; справочники складов и материально-ответственных лиц, видов движения материалов, а также схемы хранения материалов.

 

Предусматривается ввод начальных остатков по материалам. Раздел «Учет закупок» позволяет регистрировать счета кредиторов. формировать поступающие счета-фактуры, контролировать расчеты с кредиторами, вести книгу покупок. Данные счетов-фактур поставщиков служат основанием для автоматического составления приходных накладных в разделе «Учет материалов».

«Учет материалов позволяет формировать расходные и приходные накладные. Расходные накладные при отпуске материалов на сторону формируются автоматически, на основании счетов-фактур, составленных в разделе «Управление продажами».

При выписке приходных и расходных накладных общая сумма по документу разбивается на соответствующие части, например, выделяется НДС.

Одновременно с формированием счетов-фактур на реализацию материалов на сторону в разделе «Управление продажами; формируется книга продаж. Предусмотрено создание накладных на списание материалов на издержки производства. Основой технологии является автоматизированное формирование приходных и расходных накладных с одновременной автоматической регистрацией проводок в книге хозяйственных операций.

Раздел «Учет материалов» позволяет получать разнообразные формы синтетических и аналитических счетов, например, оборотные ведомости по счетам №10.6, 12.1, 60.1; ведомости учета остатков, ведомости учета движения материалов в различных группировках. Эта информация обеспечивает оперативный учет, контроль, анализ и регулирование движения и списания материалов.

Разделы «Удаленный склад» и «Удаленный торговый зал» используются в сетевом варианте системы «БЭСТ-4» на базе организации локальной вычислительной сети, и установкой специального технического оборудования (кассовые аппараты и др.) на складах и в торговых залах, составляющего единое целое всей вычислительной сети.

«АРМ учета заработной платы».

Обеспечивает начисления и удержания заработной платы сотрудникам предприятия, составление расчетно-платежной документации и расчет платежей в фонды. Подготовительные работы заключаются в заполнении справочников, бухгалтерской настройке системы, заполнении картотек. Раздел имеет связь с «АРМ касса. Подотчетные лица», куда автоматически передается платежная ведомость на выдачу заработной платы.

В работе используются следующие справочники: «Таблицы процента от стажа», «категории кадрового состава» (поставляются разработчиками) а также справочники структурных подразделений. штатных должностей разряда сеток, графика рабочего времени сотрудников, реестры постоянных видов начислений и удержаний по заработной плате. Основой работы является заполнение «карточек персонального учета» сотрудников предприятия, где содержатся, например такие данные, как: оклад, тарифная ставка, сумма аванса. Для каждого сотрудника заполняется справочник персональных льгот, а также реестры постоянных начислений и удержаний. Ведется учет удержаний алиментов с последующим их перечислением по почте.

Все расчеты по начислениям и удержаниям выполняются в «индивидуальном лицевом счете», открываемом на каждого сотрудника. Постоянные начисления и удержания вводятся в

него автоматически, а переменные - вручную на основании данных первичного документа. Поскольку при открытии периода табель заполняется по умолчанию автоматически, в конце месяца происходит его корректировка по факту отработанного сотрудником времени. «АРМ учета зарплаты» позволяет получать разнообразные формы синтетического и аналитического учета: ведомость на аванс, платежные ведомости и расчетные ведомости. Проводки по заработной плате формируются при создании «Расчетной ведомости» и экспортируются сначала в книгу хозяйственных операций, а затем в Главную книгу.

 

«АРМ основных средств».

Позволяет вести бухгалтерский и натурально-стоимостной учет основных средств. Выполняется учет движения основных средств (приход, расход, внутреннее перемещение), начисление амортизационных отчислений, переоценка основных средств и формирование отчетности. В работе используются следующие справочники: норм амортизации ОС, классификатор групп ОС (подгрупп ОС), моделей калькуляции, типовых операций, типовых наименований основных средств, типов измеряемых ОС, драгоценных металлов, причин списания ОС, видов ценностей при ликвидации. Вначале предусматривается ввод начальных остатков ОС. На каждый вид ОС заводится «инвентарная карточка учета ОС». При поступлении основного средства сначала происходит его оприходование на складе и составление приходной накладной. При одновременном поступлении и вводе ОС в эксплуатацию автоматически создается документ на ввод ОС в эксплуатацию, выполняются необходимые бухгалтерские проводки и заполняется «Инвентарная карточка учета ОС» При выбытии ОС автоматически формируется акт о выбытии ОС и происходит списание ОС. Книга учета операций создается автоматически на основании сформированных первичных документов. "АРМ учета основных средств» обеспечивает получение ведомостей учета наличия ОС. учета движения ОС. начисления амортизации, о наличии драгоценных металлов и др.

 

Выводы.

• Состав комплексов бухгалтерских задач, обрабатываемых на крупном предприятии, предусматривает организацию АРМ по отдельным участкам учета;

• «АРМ главного бухгалтера» является базовым модулем системы, где формируются общесистемные справочники и вносятся начальные остатки по счетам бухгалтерского учета и получается сводная отчетность;

• «АРМ расчетные и валютные счета» предназначено для ведения расчетных и валютных счетов в банке, формирование платежной документации, составления журнала-ордера №2;

• «АРМ касса. Подотчетные лица» обеспечивает автоматизированное составление приходных и расходных кассовых ордеров: расчеты с подотчетными лицами;

• "АРМ учета материальных запасов» является сложным модулем, где интегрируются расчеты по учету товаров, готовой продукции и материальным ценностям;

• "АРМ учета заработной платы» предназначено для выполнения расчетов по заработной плате сотрудникам предприятия и составления расчетно-платежной документации;

• "АРМ учета основных средств» обеспечивает натурально-стоимостной учет основных средств: приход, расход, внутреннее перемещение, начисление амортизационных начислений, переоценку ОС и формирование отчетности.

Тема 1. Понятие и значение компьютеризации бухгалтерского учёта