Подведение итогов совещания.

В заключительной части совещания можно использовать следующие варианты:

1) призвать всех к выполнению планов, программ, к достижению целей, к которым пришли в результате дискуссии;

2) положительно оценить наиболее деловые выступления и удачные предложения;

3) бросить подходящую шутку, реплику, которая может быть «к месту», разряжает обстановку напряжения и скованности, если участники не пришли к желаемому результату;

4) привести подходящую цитату, изречение;

5) акцентировать внимание участников на самом важном, самом не стандартном подходе, решении, которое достигнуто на совещании.

Полезно, если фраза, мысль, с которой вы начали совещание, будет использована и при его завершении.

Следует поблагодарить участников за проведенную работу.

 

24—

Главная цель переговоров — прийти к взаимовыгодному решению, избегнув конфликта.

Чтобы правильно сформулировать цели переговоров, нужно знать: собственные интересы организации, положение организации в отрасли, на рынке и т.д., обязательства организации, деловых партнеров и союзников и т.п.

Переговоры бывают:

· официальные — с протоколом, строгой процедурой, соблюдением специальных ритуалов;

· неофициальные, напоминающие непринужденную беседу и не предполагающие по окончании подписания официальных бумаг;

· внешние — с деловыми партнерами и клиентами;

· внутренние — между работниками организации;

· вертикальные – стороны с разным положением;

· горизонтальные – с равным социальным положением.

Подходы к переговорам:

· конфронтационный - основанный на убеждении «Только победа!» как цель переговоров, причем отказ от полной победы означает поражение;

· партнерский - предусматривающий совместный с партнером анализ проблем и поиск взаимовыгодного решения, при котором в выигрыше оказываются обе стороны. Реализации этого подхода поможет, если перед началом переговоров партнеры определят общую цель, что возможно через выявление общих потребностей.

При ведении переговоров целесообразно использовать следующие конструктивные приемы:

· поиск общей зоны решения — выслушать мнение всех участников переговоров, найти общие моменты или общие интересы;

· компромисс — участники, не выявив общих интересов, соглашаются на взаимные уступки;

· частичное соглашение — путем разделения проблемы на составляющие — если не удается решить проблему целиком, предпринимается попытка достичь соглашения по отдельным пунктам, а те вопросы, по которым не удалось снять разногласия, снимаются.

Если переговоры проходят на вашей территории, есть возможность посоветоваться с партнерами или лицом, поручившим вести переговоры; вы будете в привычной обстановке; психологическое преимущество на вашей стороне: оппонент пришел к вам, а не вы к нему; экономия времени и денег на дорогу; возможность организации пространственной среды таким образом, чтобы эффективно использовать возможности невербальной коммуникации.

Если переговоры организованы на территории оппонента, можно сосредоточиться исключительно на переговорах, тогда как в «родных стенах» слишком многое отвлекает; можно «придержать» документы, сославшись на то, что они остались «дома»; появляется возможность перешагнуть «через голову» оппонента и обратиться к его руководителю; организационные вопросы решает оппонент; есть возможность проанализировать окружение оппонента, что позволяет принять более эффективный сценарий переговоров.

Позиция сторон на переговорах – это установка участников в соответствии с исходной ситуацией. Позиции: содержательная, относительная, сильная, слабая, принципиальная, позиция псевдо-заинтересованности.

 

25—

Характеристика стадий, этапов и стратегий ведения деловых переговоров

 

Переговоры представляют собой обмен мнениями для достижения какой-либо цели. В деловой жизни мы часто вступаем в переговоры: при поступлении на работу, при обсуждении с деловыми партнерами условий хозяйственного договора, условий купли-продажи товара, при заключении договора аренды помещений и т.п.

Переговоры деловых партнеров происходят в равных условиях; переговоры же подчиненного с руководством или директора организации с представителями налоговой инспекции происходят в неравных условиях.

 

(Каждая стадия переговоров состоит из нескольких этапов)

1. Стадия подготовки переговоров

Этап 1.1. Выбор средств ведения переговоров

На этом этапе выявляются совокупность различных подходов или процедур переговоров, средства, которые будут задействованы при их осуществлении; определяются посредники, арбитраж, суд и др., способствующие решению проблемы; выбирается для обеих сторон подход.

Этап 1.2. Установление контакта между сторонами

На этом этапе:

· устанавливается контакт по телефону, факсу, электронной почте;

· выявляется желание вступить в переговоры и скоординировать подходы к проблеме;

· устанавливаются отношения, для которых характерны взаимное согласие, доверие, уважение, часто взаимные симпатии, настроенность на одну волну, развивается переговорное взаимодействие;

· договариваются об обязательности процедуры переговоров;

· договариваются о подключении к переговорам всех заинтересованных сторон.

Этап 1.3. Сбор и анализ необходимой для переговоров информации

На этом этапе:

· выявляются, собираются и анализируются соответствующие сведения о людях и существе дела, имеющие отношение к предмету переговоров;

· проверяется точность данных;

· минимизируется вероятность негативного влияния недостоверных или недоступных данных;

· выявляются основные интересы всех участвующих в переговорах сторон.

Этап 1.4. Разработка плана переговоров

На этом этапе:

· определяются стратегия и тактика, которые способны привести стороны к соглашению;

· выявляется тактика, соответствующая ситуации и специфике спорных вопросов, которые будут обсуждаться.

Этап 1.5. Формирование атмосферы взаимного доверия

На этом этапе:

· ведется психологическая подготовка к участию в переговорах по основным спорным вопросам;

· подготавливаются условия для восприятия и понимания информации и минимизируется эффект влияния стереотипов;

· формируется атмосфера признания сторонами законности спорных вопросов;

· создается обстановка доверия и эффективной коммуникации.

2. Стадия процесса переговоров

Она включает следующие этапы.

Этап 2.1. Начало переговорного процесса

Здесь:

· представляются участники переговоров;

· стороны обмениваются суждениями, демонстрируют добрую волю слушать, разделять идеи, открыто предъявлять соображения, желание договориться в мирной обстановке;

· выстраивается генеральная линия поведения;

· выясняются взаимные ожидания от переговоров;

· формируются позиции сторон.

Этап 2.2. Выявление спорных вопросов и формулировка повестки дня

На этом этапе:

· выявляется область переговоров, имеющая отношение к интересам сторон;

· выявляются спорные вопросы, которые будут обсуждаться;

· формулируются спорные вопросы;

· стороны стремятся к выработке соглашения по спорным вопросам;

· обсуждение начинается с таких спорных вопросов, разногласия по которым менее серьезны, а вероятность соглашения высокая;

· используются приемы активного слушания спорных вопросов с получением дополнительной информации.

Этап 2.3. Раскрытие глубинных интересов сторон

На этом этапе:

· осуществляется изучение спорных вопросов по одному, а затем в комплексе, для того чтобы выявить интересы, потребности и принципиальные отношения переговоров участников переговоров;

· участники переговоров раскрывают друг перед другом подробно свои интересы, чтобы они были восприняты всеми так же близко, как свои собственные.

Этап 2.4. Разработка вариантов предложений для договоренности

На этом этапе:

· участники стремятся выбрать приемлемый вариант из имеющихся предположений для соглашения, либо сформулировать новые варианты;

· делается обзор потребностей всех сторон, в котором связываются воедино все спорные вопросы;

· разрабатываются критерии или предлагаются действующие нормы, которыми можно будет руководствоваться при обсуждении соглашения;

· формулируются принципы для соглашения;

· последовательно решаются спорные вопросы: вначале наиболее сложные дробят на более мелкие, на которые легче дать приемлемый для сторон ответ;

· варианты решений выбираются как из предложений, представляемых сторонами индивидуально, так и из тех, которые были разработаны в процессе общей дискуссии.

3. Стадия достижения согласия

Она включает в себя следующие этапы.

Этап 3.1. Выявление вариантов для соглашения

На этом этапе:

· осуществляется подробное рассмотрение интересов обеих сторон;

· устанавливается связь между интересами и имеющимися вариантами решения проблемы;

· оценивается эффективность выбираемых вариантов решений.

Этап 3.2. Окончательное обсуждение вариантов решений

На этом этапе:

· выбирается один из имеющихся вариантов; посредством уступок сторонами и происходит движение сторон навстречу друг другу;

· формируется более совершенный вариант на основе выбранного;

· происходит процесс формулирования окончательного решения;

· стороны работают над процедурой достижения основного соглашения.

Этап 3.3. Достижение формального согласия

На этом этапе:

· достигается согласие, которое может быть представлено в виде юридического документа (договора, контракта);

· обговаривается процесс выполнения договора (контракта);

· разрабатываются возможные пути преодоления вероятных препятствий в ходе выполнения договора (контракта);

· предусматривается процедура контроля за его выполнением;

· договоренности придается формализованный характер и разрабатываются механизмы принуждения и обязательств: гарантии выполнения, справедливость и беспристрастность контроля.

 

21—

Деловая беседа — процесс общения с использованием вербальной и невербальной связей, направленный на решение вопросов производственной деятельности. Одна из главных задач деловой беседы — убедить партнера принять конкретные предложения.

Функции деловой беседы:

• 1. обмен информацией;

• 2. взаимное общение работников из одной деловой сферы;

• 3. совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;

• 4. контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;

• 5. поддержание деловых контактов на уровне предприятий, фирм, отраслей, стран;

• 6. стимулирование деловой активности

Чаще всего участники деловых бесед(переговоров) допускают следующие ошибки:

• пренебрежение этапом подготовки к беседе, на котором закладываются возможные элементы модели будущей беседы;

 • невнимательное отношение к отдельным, незначительным с субъективной точки зрения некоторых участников, правилам ведения или подготовки беседы.

 

Успех деловой беседы во многом зависит от того, насколько точно вы сумеете предугадать позицию и интересы другой стороны. Целями беседы могут быть:

 1) установление истины;

2) склонение другой стороны к собственной точке зрения;

 3) достижение результата любой ценой, даже путем манипулирования понятиями и мнением сторон;

4) информирование собеседника о происходящих событиях;

5) принятие компромиссного варианта решения, устраивающего какую-либо из заинтересованных сторон