Приказ о выдаче подотчетных средств

Чаще всего в приказах о выдаче подотчетных компании устанавливают список сотрудников, которые вправе получать деньги под отчет, сроки проверки авансовых отчетов и окончательного расчета с сотрудниками. В частности, в приказе приводят Ф.И.О. подотчетников.

Но можно поступить проще и не конкретизировать поименно. Тогда можно не переделывать приказ каждый год или после каждой кадровой перестановки. Для этого достаточно перечислить должности, на которых сотрудники вправе тратить деньги компании. Образец такого приказа ниже.

Распечатать образец • Скачать образец в формате Word

В приказе прописывают также срок, в который работники должны передавать в бухгалтерию авансовые отчеты. Но устанавливать его на свое усмотрение рискованно, ведь кассовый порядок содержит требование: сдать авансовый отчет надо в течение трех рабочих дней.

Осторожно

Если сотрудник не отчитается вовремя, налоговики потребуют удержать НДФЛ с подотчетных сумм.

Отсчитывают их со дня, когда истек период, на который были выданы наличные. Либо со дня выхода на работу после командировки, отпуска, болезни и т. д. (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Приказ о нормах спецодежды

В компаниях, которые выдают спецодежду работникам, обычно закреплены порядок и нормы ее выдачи из расчета на год. В них указывают, кому и какие именно средства защиты выдают в соответствии с Типовыми нормами, утвержденными приказом Минтруда России от 9 декабря 2014 г. № 997н (п. 14 Межотраслевых правил, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н). Но можно установить свои нормы, если они улучшают защиту работников по сравнению с типовыми.

Чтобы не переделывать каждый год такой приказ, пропишите только ту дату, с которой он начнет действовать. А вместо фамилий работников перечислите должности. Таким образом, даже если кто-то уйдет или придет новенький, приказ не надо будет менять. А вы не запутаетесь, когда будете списывать расходы по налогу на прибыль. Образец приказа приведен ниже.

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Excel

На заметку

Доверенность бухгалтеру

Долгосрочную доверенность, к примеру, на право подписи счетов-фактур, выдавайте на конкретный период. Если точный срок не оговорить, то ровно через один год доверенность утратит силу (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Поэтому, если нужно передать полномочия сотруднику надолго, установите, например, 3 года. И обязательно сделайте оговорку в самой доверенности, что в случае увольнения сотрудника она отменяется досрочно. Тогда не надо будет дополнительно письменно отзывать доверенность (ст. 188, 189 ГК РФ). Дату составления в любой доверенности приводите прописью, а не цифрами. Иначе документ будет считаться недействительным (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Примерная формулировка о сроке доверенности может быть такой: «Срок действия настоящей доверенности составляет пять лет. Доверенность утрачивает силу досрочно при увольнении Сомовой Галины Евгеньевны со дня увольнения».

Звезда
за правильный ответ

Тест

В компании, которая не является малой, потеряли приказ об установлении лимита остатка наличных в кассе. Какие последствия возможны, если не сделать новый?

Никаких.

Предупреждение от налоговиков.

Штраф до 50 000 руб.

 

НДФЛ