Представить технологию контроля исполнения документов на Вашемпредприятии.

 

Контроль сроков исполнения документов (поручений) осуществляется в несколько этапов:

-постановка документов на контроль;

-проверка своевременности доведения контролируемых документов до исполнителей;

-предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

-снятие документа с контроля;

-направление исполненного документа в дело;

-учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

-информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

 

Модуль 4. Оформление трудовых отношений

Теоретическая часть. Приказы по личному составу.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, трудовой договор (контракт), докладная записка руководителя структурного подразделения, служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника.

 

Ведение трудовых книжек работников.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника.Трудовыекнижкиведутсянавсехработников,проработавшихсвышепятидней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному и социальному страхованию. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка непредъявляется.

 

Формирование и ведение личных дел.

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

 

Составдокументов,помещающихвличноеделоприпоступлениинаработу,зависит от того, на какую должность принимается работник. Документы располагаются в следующем порядке: внутренняя опись документов дела; дополнение к личному листку по учету кадров; личный листок по учету кадров; автобиография; копии документов об образовании; копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством); характеристики или рекомендательные письма; заявление о приеме на работу или трудовой контракт; копия приказа о назначении на должность. Личные дела имеют длительный срок хранения.

                   

Ведение личных карточек.

На всех рабочих и служащих, принятых на постоянную, временную или сезонную работу, заводятся личные карточки, необходимые для анализа состава и учета движения кадров. Заполняются после подписания руководителем организации приказа о приеме на работу.Личнаякарточказаполняетсяработникомкадровойслужбыводномэкземпляре,от руки или на пишущей машинке. Все записи формулируются полностью без сокращений. Основанием для записей являются соответствующиедокументы.

 

Задание 1.В чем заключается социальное значение кадровой документации?

 

Кадровые документы имеют социальное значение.Современное управление документацией в конкретной организации диктует необходимость разработки собственного табеля применяемых форм кадровых документов, часть из которых должна максимально соответствовать установленным межотраслевым унифицированным формам; другая часть должна быть заимствована из различных нормативно-методических материалов и адаптирована под потребности конкретной организации; а третья - разработана самостоятельно. Необходимость строгой регламентации полного состава и правил оформления каждого документа обусловлена тем, что кадровые документы являются социально значимыми и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока.

 

Задание 2.Назовите основные унифицированные формы по учету кадров.

Оформление и учет личного состава (учет труда и его оплаты) следует осуществлять в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

В состав кадровой документации входят следующие документы:
— трудовой договор (контракт);
— приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1);
— личная карточка работника (форма № Т-2);
— личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС);
— штатное расписание (форма № Т-3);
— учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4);
- приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);
— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
— график отпусков (форма № Т-7);
— приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);
— приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);,
— командировочное удостоверение (форма № Т-10);
— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);
— приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11).

По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда должны применяться следующие формы:
— табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
— табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
— расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);
— расчетная ведомость (форма № Т-51);
— платежная ведомость (форма № Т-53);
— журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а);
— лицевой счет (форма № Т-54);
— лицевой счет (форма № -54а);
— записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60);
— записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61);
— акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73).

 

Задание 3.Приведите определение трудового договора. Раскройте содержание трудового договора. Назовите его реквизиты.

 

Легальное определение понятия трудового договора приведено в ст. 56 ТК РФ. Согласно данному определению, трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Содержанием трудового договора является совокупность всех его условий (ст. 57 ТК РФ), которые принято подразделять на обязательные (соглашение сторон по этим условиям должно быть непременно достигнуто) и дополнительные (или факультативные - условия, которые могут иметь место, если стороны оговорят их.

Различают два вида условий трудового договора:

 - непосредственные, устанавливаемые соглашением сторон при заключении трудового договора;

- производные, установленные трудовым законодательством (об охране труда, о дисциплинарной, материальной ответственности).

Производные условия в силу закона обязательны для выполнения, поэтому о них стороны не договариваются.

Непосредственные условия делятся на: необходимые (обязательные) и факультативные (дополнительные).

Обязательные условия - это такие условия, при отсутствии которых не может быть трудового договора, а следовательно и не может возникнуть реальное трудовое правоотношение. Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:

 - место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности,

- место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).

- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

- режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

- гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

- условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

 - условия труда на рабочем месте; - условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами;

- другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Факультативные (дополнительные) условия (об уточнении места работы, рабочего места; об установлении испытательного срока; об установлении неполного рабочего времени; о неразглашении охраняемой законом тайны; об обязанности работника отработать после обучения определенный период времени, если обучение производилось за счет средств работодателя; о видах и об условиях дополнительного страхования работника; о дополнительном негосударственном пенсионном обеспечении работника и др.) не влияют на существование трудового договора. Как необходимые, так и факультативные условия имеют определенную юридическую значимость: они являются обязательными для сторон; влияют в той или иной мере на судьбу трудового договора и возникших на его основе трудовых правоотношений; их невыполнение должно влечь правовые последствия. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. Соглашение об изменении условий трудового договора является неотъемлемой частью трудового договора.

В Трудовом договоре прописываются взаимные права и обязанности работодателя и работника соответственно.

В любом трудовом договоре указываются:

· сведения о сотруднике (ФИО, паспорт или иной документ, удостоверяющий его личность);

· сведения о работодателе–компании (наименование и ИНН компании; сведения о представителе компании, который подписывает трудовой договор, и основании (доверенность, устав и т.д.), по которому он действует);

· сведения о работодателе – физическом лице (ФИО работодателя, паспорт или иной документ);

· место, где трудовой договор подписан сторонами (город или иной населенный пункт), и дата его заключения.

Примерный состав реквизитов трудового договора в соответствии с предписаниями раздела 2 ГОСТ Р6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов" (принят Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст) и положениями статьи 57 ТК РФ выглядит следующим образом:

· - наименование организации (предприятия, учреждения) - автора (разработчика) документа;

· - наименование вида документа;

· - дата документа;

· - регистрационный номер документа;

· - место составления или издания документа - указывается в случае, если определение места составления (издания) затруднено по реквизиту;

· - заголовок к тексту - указывается для отдельных видов трудовых договоров;

· - текст документа, в обязательном порядке включающий весь объем сведений, предусмотренный статьей 57 ТК РФ;

· - отметка о наличии приложения - указывается, если документ имеет приложение (приложения);

· - подпись (подписи);

· - гриф согласования документа - указывается, если трудовой договор подлежит внешнему согласованию;

· - визы согласования документа - указываются, если трудовой договор подлежит внутреннему согласованию;

· - оттиск печати;

· - отметка о заверении копии документа - указывается только на копиях трудовых договоров;

· - отметка об исполнителе;

· - идентификатор электронной копии документа;

· - отметка о получении работником второго экземпляра трудового договора.

Задание 4.Каков порядок оформления трудовой книжки? Какие данные работника указываются в трудовой книжке?

В начале оформляют титульную страницу, на которой отображают личные данные работника, исходя из представленных им документов, а именно:

· Ф.И.О.;

· Дату рождения (числами);

· Уровень образованности;

· Профессию на основании данных в дипломе;

· Личную подпись работника;

· Подпись лица, внесшего данные в документ;

· Печать предприятия.

Далее вносят рабочие сведения:

· Проставляют порядковый номер трудовой записи (исх. из данных книги учета предприятия);

· Вносят дату приема на рабочее место;

· Полное или сокращенное название организации-работодателя (предприятия), полные сведения о занимаемой должности (с уточнением квалификации),подразделения. При необходимости вносят данные о переводе на другую должность либо увольнении. На внесение в графу изменений отводится 7 рабочих дней с момента оформления приказа,исключение составляет запись об увольнении, которую вносят в тот же день.

· Документальное обоснование записи — наименование приказа, дата выпуска и номер (строго в данном порядке).

 

Задание 5. Каковы правила оформления приказов по личному составу?