Модуль 3. Организация работы с документами

Модуль 1. Управленческий документ. Основные понятия

Цель: сформировать понятийный аппарат; закрепить полученные знания особенностей управленческих документов, их функций, значения в процессе принятия и реализации управленческих решений.

Теоретическая часть.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Организационно-распорядительный документ — вид официального письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности государственных органов власти, учреждений, организаций, их подразделений                 и                     должностных                 лиц. Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в их хранении может обернуться риском потери ценной информации, и, как следствие, негативно отразиться на деятельности предприятия.

Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации.

 

Функции документа подразделяются на общие и специфические.

 

Кобщим функциям относятся:

 

— информационная (цель любого документа — сохранить зафиксированную информацию во времени ипространстве);

— социальная (всякий документ является выражением той или иной социальной потребности);

— коммуникативная (документ всегда выступает средством коммуникации между управляющей и управляемой системами, между государственными организациями, должностными лицами);

— культурная (документ является средством закрепления и передачи культурных традиций).

 

Особенности различных сфер управленческой деятельности обусловили наличиеряда специфических функций документа:

 

1) управленческой функцией наделены управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные), создаваемые специально для реализации целей управления;

2) правовой функцией наделены законодательные и правовые нормативные документы, фиксирующие правовые нормы и правоотношения в обществе, или документы, которые временно выполняют эту функцию (например, любой документ, выступающий в качестве судебного                                                                                доказательства);

3) научно-историческуюфункцию выполняютдокументы,реализовавшиесвоиосновные функции и поступившие в архив. В общем массиве документации такие документы составляют около12—14%

 

Юридическая сила документа

Документыявляютсяважнейшимносителеминформациивомногихобластяхдеятельности человека,преждевсеговпроизводственной.Онииспользуютсяприанализехозяйственной деятельности предприятия, давая возможность сделать объективные выводы о результатах работы, при планировании и финансированииработ.

Документы имеют важное значение в обеспечении собственности, при возникновении споров или предъявлении претензий и исков. Одними из основных требований, предъявляемых к документам, являются соответствие их правовым нормам, возможность использовать их как решающее доказательство достоверности каких-либо фактов.

Свойство документа быть подлинным доказательством фактов, действий, событий называют юридической силой.

Юридическая сила — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Чтобы документ имел юридическую силу, в нем должно быть указано наименование организации или должностного лица — автора документа. Текст документа должен не противоречить нормативно-правовым актам России (например, Трудовому кодексу РФ) и содержать достоверную информацию.

Не менее важными являются требования к установленному порядку оформления документов.Отсутствиеилинеправильноеоформлениереквизитовможетпривестиктому, чтодокументнебудетиметьюридическойзначимости.Так,например,отсутствиеподписи илидатыделаютегонедействительным.Вместестемесливписьменебудетзаголовкаили небудетуказанисполнитель,этовызоветтрудностивработесписьмом,нонеповлияетна его юридическуюсилу.

 

К юридически значимым относятся следующие реквизиты:

· наименованиеорганизации;

· подпись;

· дата составлениядокумента;

· печать;

· гриф утверждениядокумента;

· регистрационный номер документа.

 

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным                           правилам                            информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием таких носителей, как магнитные ленты, дискеты, диски идр.).

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации — это комплексывзаимоувязанных документов,созданныхпоединымправиламитребованиям,содержащихинформацию, необходимую для управления в определенной сфередеятельности.

УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствоватьУСД,требованиямГСДОУ,положениямоборганизации(уставам),другим нормативным документам, содержащим правиладокументирования

 

Особенности ДОУ в таможенных органах

В целях совершенствования организации документационного обеспечения управления и работы архива в таможенных органах Российской Федерации установлены единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности таможенных органов документов, совершенствования делопроизводства, работы архивов таможенных органов и повышения их эффективности.

Таможенные органы организуют и ведут делопроизводство и работу архива на основе инструкций по делопроизводству и работе архива в региональных таможенных управлениях и таможнях, непосредственно подчиненных ФТС России а также других правовых актов и организационно-методических документов в сфере информации, документации, архивного дела, независимо от вида носителя.

Региональные таможенные управления и таможни, непосредственно подчиненные ФТС России, согласовывают проекты инструкций с Управлением делами ФТС России и соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную информацию ограниченного распространения), обращениями (предложениями, заявлениями, жалобами) граждан регулируется отдельными правовыми актами ФТС России.

Деятельность таможенных органов обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией таможенных органов,порядкомразрешениявопросов(единоначальныйиликоллегиальный),объемоми характером взаимодействия между таможенными органами, организациями.

Таможенные органы (региональные таможенные управления, таможни, а также таможенныепостысостатусомюридическоголица)издаютправовыеактыненормативного характера (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции), а также иные документы в соответствии с установленнойкомпетенцией.

Таможенные посты (в составе таможни) имеют право издавать правовые акты ненормативногохарактера(распоряжения,положения,правила,инструкции),атакжеиные документы по вопросам, отнесенным к компетенции таможенногопоста.

Установленныеуказаннымиправовымиактамитребованияиправиламогутбытьотменены илиизмененытолькопутемизданияновыхправовыхактов,обладающихравнойилиболее высокойюридическойсилой.Запрещаетсяприменятьвэтихцеляхтакойвиддокумент,как письма.

Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускаетсятольковслучаенеобходимостипринятиябезотлагательныхмериприусловии обязательного последующего издания соответствующих актов по данномувопросу.

 

 

Практическая часть.

Задание 1. Пользуясь учебной литературой и интернет-ресурсами, найдите определения следующих понятий

 Акт - это документ, который подтверждает установление какого-то факта, события, которое произошло в прошлом или имеет место в настоящем.

Архив - это организация или ее структурное подразделение, которые осуществляют приём и хранение документов с целью использования ретроспективной информации.

Архивная опись -то архивный справочник, в котором содержится систематизированный перечень дел архивного фонда, коллекции.

 Архивная справка - документ, содержащий в себе информацию об имеющихся в архивах документах, а так же сведениях относящихся к предмету конкретного запроса, с обязательным указанием при этом поисковых данных.

Бланк документа -это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Движение документов - это документооборот

Дело - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Делопроизводство или документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п.

Докладная (служебная) записка -это документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения. Исходя из самого названия, в докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос, то есть докладывается возникшая ситуация. Как правило, с целью принятия руководством соответствующих мер или вынесения определенного решения. Служебная записка близка к докладной записке по своему назначению, но в отличие от нее имеет внутренний, служебный характер. Служебную записку составляет работник или руководитель подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документирование - это процесс сохранения какой-либо информации на различные носители по установленной форме и правилам при помощи записи.

Документооборот -это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Инструкция -документ, содержащий правила, указания или руководства, устанавливающие порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, которые образуются в делопроизводстве предприятия и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документомв делопроизводстве.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Деловое письмо – этоофициальный документ деловой письменной коммуникации.

Положения - это нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).

Приказ - то правовой акт, который создается единолично руководителем организации (лицом, исполняющим его обязанности), в целях разрешения вопросов основной деятельности или по личному составу.

Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Распоряжение -это правовой акт, который издается руководителем организации преимущественно по оперативным вопросам деятельности организации, в том числе по вопросам, связанным с организацией по исполнению приказов, инструкций и др. нормативно-правовых актов, доведения решений руководства до работников структурных подразделений.

Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Реквизиты - обязательные данные, предусмотренные законом для документов, без которых они не могут служить основанием совершения операций, например: содержание операции, дата и сумма, номера счетов, название учреждений, подписи, оттиск печати и т. д.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Служба документационного обеспечения управления - структурное подразделение организации, выполняющее функции документационного обеспечения управления.

 Справка- документ, который содержит описание и подтверждение юридических и биографических фактов.

Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности (государственный стандарт - ГОСТ, отраслевой стандарт - ОСТ, республиканский стандарт - РСТ)

Телеграмма (телетайпограмма) -документы, выделенные в отдельную группу в связи со способом передачи их текста по телеграфу, телетайпу, телефону.

Телефонограмма -обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки).

 Телефакс (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (рукописного, печатного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи

Трудовой контракт - договор, заключаемый между нанимателем и наемным работником в письменной форме на определенный срок или на время выполнения конкретной работы (подряд).

Унификация документов - это приведение документов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их показателей и реквизитов.

 Устав -это утвержденный в установленном порядке юридический документ, включающий свод положений и правил, касающихся правового статуса, организационной формы, структуры и устройства организации, видов деятельности, порядка отношений с юридическими и физическими лицами и государственными органами, а также определяющих права и обязанности как участников организации, так и самого юридического лица.

 

Задание 2. Каково значение документа для предприятия?

Выстраивание эффективного документооборота необходимо как для успешной работы бизнеса в целом, так и организации деятельности подразделений бизнеса и взаимодействия между ними.

Задание 3. Что такое юридическая сила документа, юридически значимые реквизиты?

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов отно­сятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Задание 4. Перечислите функции документа.

К общим функциям относятся:

· информационная, т.е. любой документ является носителем информации, его цель – удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний, сохранять эту информацию во времени и в пространстве;

· социальная, т.е. всякий документ является выражением той или иной социальной потребности;

· функция фиксации, т.е. документ является средством фиксации информации о принятых управленческих решениях и результатах функционирования системы управления;

· коммуникативная, т.е. документ является информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности, выступая средством прямой и обратной связи между управляющей и управляемой системами, между государственными организациями, должностными лицами. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна;

· кумулятивная, т.е. с помощью документа информация не только передается, но и накапливается, собирается, упорядочивается с целью ее сохранения для нынешнего и будущих поколений;

· культурная, т.е. документ – это письменный исторический источник, памятник истории и культуры, выступающий средством закрепления и передачи культурных традиций.

 

Задание 5. Что такое унифицированные системы документации?

Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности (ГОСТ Р 51141-98).

Задание 6. Каковы признаки классификации документов?

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

 

Задание 7. Каковы задачи унификации документов?

Основная цельунификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.

Модуль 2. Основные документы управления. Требования к их оформлению

Цели: формирование способности осуществлять самостоятельный поиск информации по полученному заданию, сбор и анализ новой нормативно-правовой информации, необходимойдляправильногооформленияуправленческихдокументов;умениесоставлять проекты основных документов управления в соответствии с требованиями к их оформлению

Теоретическая часть

Документация организации включает различные по назначению и порядку использования группы документов. Наиболее распространенными являются уставы, должностные инструкции, приказы, протоколы, акты, служебные письма и другие документы, которые входят в состав организационно-распорядительных документов. Эти документы должны составляться и оформляться в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (вступил в силу с 01.07.2018). «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В состав организационно-распорядительных документов входят следующие группы управленческих документов: организационные, распорядительные и информационно- справочные.

К организационным (организационно-правовым) документам относятся устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов управления или руководства, штатные расписания, инструкции, правила, памятки и т. д.

Организационные документы служат правовой основой деятельности организации.

Они обеспечивают реализацию процессов управления, устанавливают статус и компетенцию учреждения, его структуру, штатную численность и должностной состав,определяют функциональное содержание деятельности структурных подразделений и должностных лиц и т. д.

Организационные документы считаются действительными до их отмены или до утверждения новых, поэтому они относятся к бессрочным.

Организационные документы оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов:

— названия организации (подразделения, если документутверждается руководителем подразделения); — наименования видадокумента;

— даты и номерадокумента;

— заголовка ктексту;

— текста;

— подписи.

Распорядительные документы.

Решения, принятые руководством, фиксируются в распорядительных документах, основное назначение которых состоит в регулировании деятельности организации, реализации поставленных перед ней целей и задач, в обеспечении ее финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией администрации организаций и учреждений издают приказы, распоряжения, инструкции; общественные организации — постановления, распоряжения. Постановления, решения и приказы издаются, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам, относящимся к компетенции данной организации. Распоряжения издаются по оперативным вопросам, а также в целях организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Информационно-справочные документы.

К информационно-справочным документам относятся служебные письма, телеграммы, справки, докладные записки, акты и другие документы. Информационно-справочные документы содержат информацию, которая может побуждать к каким-либо действиям; иногда они подтверждают факты, события, действия, которые можно лишь принять к сведению.

 

Практическая часть

Задание 1. Каковы назначение и виды организационных документов?

Виды организационных документов:

Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношенияс другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Устав - это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Устав входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста.

Устав должен содержать следующие реквизиты:

1. Наименование организации;

2. Наименование вида документа;

3. Дата документа;

4. Место составления или издания документа;

5. Гриф утверждения документа;

6. Текст устава;

7. Подпись лица, утверждающего документ.

Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т.д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

1. Наименование организации;

2. Наименование структурного подразделения;

3. Наименование вида документа;

4. Дата;

5. Гриф утверждения документа.

Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. (Например, Инструкция по делопроизводству) Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т. д.

Инструкция содержит следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; - дата; место издания; заголовок к тексту; гриф утверждения; текст; подпись.

На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция - документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Основные разделы текста должностной инструкции: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность;

Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.

Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание содержит следующие реквизиты:

1. наименование организации;

2. наименование вида документа;

3. дата;

4. место издания;

5. гриф утверждения;

6. текст;

7. визы;

8. подпись.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с гл. бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей, (составляется и подписывается также как и штатное расписание).

Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы: организация работы предприятия; взаимные обязанности работников и администрации; предоставление отпусков; командирование сотрудников; внутриобъектный режим. Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируется юристом и утверждается руководителем предприятия.

Задание 2. Какие виды документов относятся к распорядительным?

К распорядительной документации относятся:

· постановления;

· решения;

· приказы;

· распоряжения;

· указания.

 Задание 3. Каково назначение информационно-справочных документов?

Информационно-справочный документ - документ который сообщает сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициирует управленческие решения, позволяет выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Информационно-справочные документыне содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

 

Задание 4.Рассмотреть основные реквизиты ОРД в таможенных органах.

Ознакомиться с реквизитами управленческих документов и правилами их оформления в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 (вступил в силу с 01.07.2018).

Документы таможенного органа должны иметь установленный состав реквизитов и порядок их расположения:

1. Государственный герб Российской Федерации;

2. наименование таможенного органа;

3. справочные данные о таможенном органе;

4. вид документа;

5. место составления (издания) документа;

6. дата документа;

7. регистрационный номер документа;

8. ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

9. адресат;

10. наименование либо аннотация документа;

11. текст документа;

12. отметка о наличии приложений;

13. гриф согласования;

14. виза;

15. подпись должностного лица;

16. гриф утверждения;

17. оттиск печати;

18. отметка о заверении копии;

19. отметка об исполнителе;

20. указания по исполнению документа;

21. отметка о контроле документа;

22. отметка об исполнении документа;

23. отметка о поступлении документа;

24. отметка о конфиденциальности.

Составить таблицу «Состав реквизитов организационно-распорядительных документов таможенных органов»

ПРИМЕР:

№ реквизита в соответствии с ГОСТ Р7.0.97-2016 (вступил в силу с 01.07.2018)		Наименование реквизита	Требования к оформлению
01		Государственный герб Российской Федерации	Изображается только в случаях, предусмотренныхФедеральным конституционнымзаконом «О Государственном гербе Российской Федерации», на документах министерств, ведомств, а также органов власти: суда, прокуратуры, арбитража; органов народовластия, высших органов управления и др.
02		наименование таможенного органа	Наименование таможенного органа, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах (положение и приказ о создании или образовании) Над наименованием таможенного органа указывается наименование вышестоящего таможенного органа (см. прил. 1-5). Наименование структурного подразделения указывается только на внутренних документах (докладные, служебные записки и другие документы), оформленных не на бланках.
03	справочные данные о таможенном органе		Справочные данные о таможенном органе включают: почтовый адрес, номера справочного телефона, телефона-факса, телетайпа, адрес электронной почты, наименование официального сайта.
04	вид документа		Наименование вида издаваемого документа (приказ, распоряжение, инструкция, протокол, акт, контракт и др.) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа и обусловливается особенностями изложения и построения текста.
05	место составления (издания) документа		Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование таможенного органа» и «Справочные данные о таможенном органе». Данный реквизит проставляется в общих бланках и бланках конкретных видов документов, кроме письма, в котором эти сведения помещаются в реквизите «Справочные данные о таможенном органе». Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения. Место составления или издания документа не указывается, если оно входит в состав наименования таможенного органа.
06	дата документа		Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записки, акт и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол). Для утверждаемого документа (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.) — дата утверждения. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату — дату более поздней подписи. Документ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте или законодательством Российской Федерации не предусмотрена другая дата. Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами; например: 16.05.2014. Если порядковый номер числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ней проставляется ноль, например: 01.06.2014. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 1 декабря 2014 года. Место проставления даты на документе зависит от вида бланка и вида документа.
07	регистрационный номер документа		Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, перед которым проставляется индекс дела по номенклатуре дел. Индекс дела не проставляется в регистрационных номерах приказов, распоряжений, протоколов, актов. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания. Порядковые номера в пределах каждого вида документа присваиваются с начала календарного года. Место проставления регистрационного номера зависит от вида бланка и вида документа. Регистрационный номер документа (кроме письма), изданного таможенным органом совместно с другими организациями, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров документа, присвоенных организациями — авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей порядку их наименований в заголовочной части документа. На подписанных совместных письмах проставляются даты и номера, присвоенные документам в каждом таможенном органе, организации.
08	ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта		Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письма, докладные или служебные записки), и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной, справочной информации. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
09	адресат		В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, таможенные органы и учреждения, находящиеся в ведении ФТС России, должностные или физические лица. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже При адресовании документа конкретному должностному лицу наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном, При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже При адресовании документов должностным лицам таможе