Размещение группы участников

Правила размещения группы участников:  

При обсуждении спорного вопроса можно рассадить сторонников “за и против” по разные стороны прямоугольного стола. Лидер – нейтральная сторона – размещается посередине:

Рис. 2. Размещение при обсуждении спорного вопроса	Рис. 3. Для свободной дискуссии лучше использовать круглый стол:

 

 

 

Рис. 4. При информировании докладчик размещается лицом к участникам:

 

 

Рис. 5. При принятии решений лучше всех поместить лицом друг к другу:

 

ОБЯЗАННОСТИ УЧАСТНИКОВ СОВЕЩАНИЯ

Каждый приглашенный обязан быть активным участником:  

· прочтите заранее повестку дня и записи предыдущего совещания,    

· оцените собственную роль,

· уясните позицию других участников – подготовьтесь к дискуссии.  

Советы докладчику:

· Заранее подготовьте вступительное слово - по нему судят о докладе. 

· Выступая, следите, чтобы вас было хорошо видно и слышно.  

· Сразу поправьтесь, если ошиблись, - это производит впечатление большего профессионализма. Не думайте, что ошибку не заметят.

Хороший слушатель:    

· выглядит внимательным,  

· не прерывает говорящего без крайней необходимости (запишите вопрос,потом – задатите),

· поддерживает контакт глаз,  

· выказывает интерес к сказанном,

· не выказывает недоверия и нетерпения.  

Слушают не только ушами – об интересе говорит и “язык тела” (поза, мимика, жесты).

 

ЛИДЕР

Эффективность совещания во многом зависит от лидера, который направляет работу его участников.    

Неформальные совещания не всегда имеют официального лидера - но обычно кто-то все равно выполняет эту роль.

Председатель или ведущий (далее – лидер):  

· активно направляет ход совещания, 

· максимально вовлекает участников в обсуждение.    

 Советы лидеру:

· приходите заранее,

· следите за наличием кворума, если необходимо (кворум - количество участников совещания, достаточное для признания его правомочности),   

· начинайте и заканчивайте совещание вовремя,

· не дожидайтесь опоздавших,

· следуйте повестке дня,

· устраняйте возникающие помехи,

· если опаздывает докладчик, по возможности измените порядок обсуждения,

· убедитесь, что все в курсе принятых решений,

· после окончания совещания сообщите опоздавшим, что они пропустили.

Поведение лидера           

Позиция лидера должна быть нейтральной.    

Управляя совещанием, лидеру необходимо сохранять беспристрастность – и в большей мере, чем остальным.

 

Слабый лидер проявляет: 

· предвзятость (явно сочувствует одной из сторон),       

· нерешительность (не может принять решение при необходимости),

· манипулятивность (не просто излагает факты, а поворачивает дискуссию в определенном направлении),       

· гнев (не может сохранять спокойствие).      

Недовольные лидером участники могут использовать:

· формальные методы влияния:

o на следующем совещании избрать нового лидера,

o высказать претензии лидеру,

o устроить открытое голосование.  

· неформальные методы влияния:     

o уйти с совещания,

o высказать участникам свое мнение о неоправданном поведении лидера,

o обратиться к руководству с просьбой о назначении нового лидера.          

Лидер проводит совещание – полезные советы:

Открывая совещание:

· начните с организационных моментов и цели совещания,

· скажите, каков должен быть результат,

· скажите сколько времени отводится на обсуждение каждого пункта и какие материалы понадобятся в каждом случае.     

 

По ходу совещания:

· ищите золотую середину между временными затратами и ускорением дискуссии - участники будут удовлетворены обсуждением,

· подбадривайте стеснительных - сдерживайте доминантных участников,

· подведите итоги - сделайте обзор принятых решений и еще не сделанного.

 

ФУНКЦИИ ВЕДУЩЕГО СОБРАНИЕ

 

Ведущий направляет внимание и энергию участников на достижение цели. 

Основная функция лидера – компонентный контроль.

Лидер контролирует три компонента совещания:

· содержание - информация, знания, опыт, мнения, идеи, установки, ожидания, привносимые участниками;    

· взаимодействие - стиль совместной работы участников. Включает чувства, установки, ожидания в отношении взаимодействия, слушания, участия, доверия, открытости;    

· структуру -стиль организации совещания и структурирования информации для достижения определенных целей.    

Лидер управляет активностью участников в рамках каждого компонента, компенсирует недостающие для продвижения элементы.  

Эффективный лидер внимателен ко всем трем компонентам, умеет анализировать ситуацию, деятельно продвигается к цели.  

Контролируя содержание, лидер:

· инициирует действия участников,    

· пресекает отклонения от темы,    

· отбирает полезную информацию,    

· сопоставляет - и сталкивает - разные мнения,    

· обобщает, подводит итоги, 

· принимает решения,    

· разрабатывает планы деятельности.  

Контролируя взаимодействие, лидер: 

· отслеживает активность участия,   

· поддерживает, ободряет участников,    

· демонстрирует “поддерживающее” поведение,    

· стимулирует конструктивное обсуждение,    

· поощряет изложение разных точек зрения,    

· управляет разрешением конфликтов,    

· следит за реакциями и эмоциями участников, 

· инициирует обратную связь от участников.  

 

Контролируя структуру лидер: 

· разрабатывает повестку дня,    

· определяет цели совещания,   

· назначает дату и время, 

· разрабатывает регламент,    

· определяет различные технические процедуры (способы записи, просмотра и анализа данных, формулирования альтернатив, принятия решений),     

· распределяет роли между участниками,    

· вырабатывает все основные правила.  

 

УПРАВЛЕНИЕ ВНИМАНИЕМ

 

 Уровень внимания участников изменяется с течение времени:  

· увеличивается в первые 10-15 минут,  

· удерживается еще 30-45 минут,  

· затем снижается.   

Советы лидеру:

· регулярно подводите итоги,  

· важное ставьте в начало, 

· напоминайте, сколько осталось до конца,  

· заканчивайте вовремя.

·

Концентрируем внимание

Важно не только сказать участникам совещания то, что вы считаете нужным, но и сконцентрировать их внимание на сказанном. Для этого тоже существуют специальные способы.  

При длительности совещания более 90 минут делать перерывы просто обязательно!

Время перерыва может быть потрачено не только на отдых:

· все участники могут быть вовлечены в неформальное групповое обсуждение;  

· лидер может потратить это время в своих целях - например, для консультации с руководством, подготовки дополнительных материалов и т.п.  

Снижение внимания –советы лидеру:

Если Вас перестают слушать:   

· начните говорить громче, быстрее, экспрессивнее,    

· попросите участников - хороших ораторов - подвести промежуточные итоги,    

· пропустите не очень важные пункты - но заранее убедитесь, что все участники с этим согласны,    

· перенесите часть вопросов на следующее совещание, если очевидно, что все не успеть. 

УПРАВЛЕНИЕ ДИСКУССИЕЙ

 

Чтобы совещание не превратилось в пустую трату времени, необходимо контролировать ход дискуссии. 

Мы рассмотрим:  

· методы генерирования и отбора альтернатив в ходе дискуссии,

· групповое обсуждение и методы снижения конфликтности,

· общие приемы управления дискуссией,

· методы стимулирования дискуссии,

· технику использования вопросов в ходе дискуссии.