Текст проекта. Презентация и защита проекта.

Любой проект начинается с текста. Текст проекта, помимо основной – нарративной, выполняет рефлективную - функцию осознания сути проекта самими авторами, а также презентации проекта потенциальным участникам его осуществления – органам государственной власти, инвесторам, спонсорам и т.д. В свою очередь, написание текста проекта предваряет предварительное изучение обстановки, проведение исследований и расчетов.

Написание текста проекта осуществляется на первых четырех этапах. На 5-7 этапах возможны изменения в тексте проекта.

Разработка концепции проекта – начальный и самый ответственный отрезок жизненного цикла проекта. Концепция проекта – это его основные положения, представленные в определенной системе. Как правило, в концепции представлены:

- актуальность проекта;

- цель и задачи проекта;

- содержание предполагаемой деятельности;

- правовое, финансовое и организационное обоснование проекта;

- ожидаемые последствия осуществления.

Обоснование актуальности проекта определяется значимостью проблемы, для решения которой составляется проект, для общества, организации.

Актуальность описывается следующей последовательностью тезисов:

а) сжатая формулировка ситуации,

б) кого касается проблема и каковы ее масштабы,

в) что будет, если проблема не решится,

г) что данная проблема требует новых методов решения, поскольку старые оказались неэффективны.

Проблема, ее масштаб должны быть представлены в количественных показателях, в ее структурных характеристиках. При этом должны быть использованы данные статистики, результаты социологических исследований.

При изложении актуальности проекта могут использоваться следующие формулировки:

«Не дали результатов все меры по…»

«Все применявшиеся способы устарели…» и др.;

«Дерево проблем». В реальности социальные проблемы имеют разное значение. Иерархия проблем отражена в «дереве проблем». Его корни – ключевые проблемы, ствол – субключевые (производные первого порядка), ветви – производные второго, третьего и т.п. порядков.

Цель проекта. Целью является то, чего мы хотим достичь в ходе реализации проекта. Естественно, формулировка цели должна быть увязана с заявленной социальной проблемой. Главными требованиями к формулировке цели являются:

- цель должна быть достижима в рамках данного проекта, поэтому она должна быть по возможности прагматична. Обобщенный эффект от реализации проекта лучше называть не целью, а миссией проекта;

- цель должна предусматривать итоговый результат;

- формулировка цели должна по возможности предусматривать количественную оценку. В крупных проектах цель формулируется как «дерево целей».

«Дерево целей». В отличие от «дерева проблем», «дерево целей» растет сверху вниз – от конечной цели отделяются промежуточные цели, позволяющие последовательно достичь конечную.

Проблемно-целевой ромб. Дерево проблем и дерево целей могут быть объединены в проблемно-целевой ромб:

Конечная цель.

Цели второго порядка

Цели третьего порядка

Цели N порядка

Конкретные частные цели и проблемы

Проблемы N порядка

Проблемы третьего порядка

Проблемы второго порядка

Ключевая проблема

Задачи проекта. Это конкретные действия, которые необходимо совершить, чтобы достичь цели.

Содержание работы. Оно представляет описание функционирование проекта – как его реализация отразится на людях в данном обществе, организации.

Обоснование проекта. Оно характеризует правовое, организационное и экономическое обеспечение проекта.

Правовое обеспечение подразумевает юридический статус инициатора и организатора проекта, правовую форму организации и др.

Финансовое обеспечение – базовые расчеты необходимых средств, смету проекта, источники и формы финансирования.

В организационном обосновании проекта характеризуются участники его реализации и их функции, место и время осуществления проекта, имеющиеся в наличии материально-технические и интеллектуальные ресурсы. В этих рамках дается кадровое обоснование проекта – информация о руководителях и участниках проекта, их квалификации и опыте работы в данной сфере.

Ожидаемые последствия. Эта часть концепции проекта отвечает на вопрос, что же изменится в жизни людей по итогам реализации проекта. При этом надо обращать внимание на прямые и непрямые эффекты от реализации проекта. При этом необходимо иметь в виду, что зачастую негативные социальные последствия проекта начинают сказываться после того, как он начал успешно работать.

Ожидаемые последствия должны быть конкретизированы в критериях (показателях) результативности (успешности) проекта. Критерии (показатели) результативности (успешности), как правило, имеют количественный характер и являются инструментом, облегчающим аудит и мониторинг эффективности проектной и, шире, управленческой деятельности.

Как правило, при разработке концепции считается необходимым указание на риски проекта. Риск проекта - это степень опасности для его успешного осуществления. Риск связан с неизбежной неопределенностью, существующей применительно к потенциальным действиям в условиях изменяющейся конъюнктуры.

Для оценки жизнеспособности проекта необходимо установить степень риска при принятии и реализации проекта, исходя из особенностей социальной среды, в которой реализуется проект. В частности:

- имеется ли система решения данной проблемы на уровне государства, местного самоуправления, организации или группы людей и насколько она эффективна,

- кто и за что здесь отвечает,

- какие есть возможности для контакта с ними,

- будут ли они мешать или же помогать проекту,

- как их привлечь на свою сторону или, по крайней мере, нейтрализовать,

- имеются ли конкурирующие проекты,

- по каким критериям будут оценивать и отбирать проекты.

Для оценки жизнеспособности проекта целесообразно привлечь экспертов.

План реализации проекта представляет его важнейший компонент, поскольку описывает последовательность и содержание конкретных действий, являющихся инструментом реализации проекта. Соответственно, целью планирования является определение перечня и порядка мероприятий по реализации проекта. Определяются этапы реализации проекта, отбираются мероприятия в соответствии с задачами, работы увязываются с ресурсами, устанавливаются сроки, ответственные исполнители, определяются объемы финансирования, фиксируются точки контроля и конечный результат. Самый простой план строится как таблица:

№	Содержание мероприятий	Сроки исполнения	Ответственные за исполнение	Финансовое обеспечение и другие ресурсы
1. 2.

 

Система программных мероприятий должна обладать следующими основными характеристиками:

­ каждое направление (мероприятие) может быть четко оценено с точки зрения необходимых для его выполнения ресурсов;

­ число направлений не должно превышать число задач;

­ с каждой задачей должно быть содержательно связано хотя бы одно направление;

­ реализация каждого направления должна влиять на достижение хотя бы одного целевого показателя [16].

 

При планировании проекта необходимо опираться на правила ресурсов, времени, последствий.

Правило ресурсов гласит: « Ресурсы, которые можно не использовать без большого ущерба для достижения цели, не следует использовать».

Исходным положением любого проекта следует признать, что ресурсы, которые мы можем привлечь для его реализации, - ограничены. Однако даже при избытке какого-либо вида ресурсов, необходимо отказаться от искушения использовать это. Избыточность ресурса может повлечь деформацию проекта и отвлечь усилия от других видов деятельности.

Правило времени гласит: «Если проект выходит за пределы среднесрочного планирования, его целесообразно разделить на несколько последовательно осуществляемых проектов». Это минимизирует необходимость существенной корректировки проекта в его долгосрочном варианте.

Правило последствий гласит: «Поскольку всякий проект имеет как позитивные, так и негативные последствия, надо стремиться к минимизации негативных и максимизации позитивных». Продумывание превентивных мероприятий по предупреждению негативных последствий составляет одну из задач планирования. Понятно, что проект, негативные последствия которого для людей невозможно компенсировать, лучше не осуществлять.

Составление бюджета (сметы) проекта обязательно при планировании финансовых затрат.

Основное внимание при составлении бюджета следует уделить ответам на следующие вопросы:

1. Сколько нужно денег?

2. На какие цели пойдут выделенные деньги?

3. Планируются ли доходы от произведенной продукции и услуг и какую часть расходов по проекту они могут покрыть?

4. Как будут возвращены деньги (и выполнены другие финансовые условия), полученные в порядке инвестиций, кредитов и т.д.?

При смешанном финансировании проекта необходимо рассчитать движение средств по каждому источнику раздельно и в увязке с другими источниками.

В микро- и малых проектах достаточно, как правило, составления сметы расходов с указанием источника поступления средств. При ее составлении лучше проконсультироваться с теми, кто имел недавний опыт составления смет.

Наиболее типичными ошибками при описании финансового обеспечения проекта являются:

- финансовые расчеты отсутствуют;

- цены в смете завышены или занижены по сравнению с обычными. Для недопущения подобного недостатка необходимо проконсультироваться со специалистами либо узнать цены по аналоговым проектам;

- в смете не учитываются расходы организации, реализующей проект;

- при расчете финансовых средств не учитывается стоимость интеллектуальной собственности (авторские права участников).

После того, как составлен бюджет, осуществляется написание окончательной формы проекта. Текст проекта, как указывалось выше, придает ему самостоятельную жизнь и является средством коммуникации между разработчиком и заказчиком или инвестором. Поэтому форма проекта (его интерфейс) должна иметь доступный и интересный характер. Для этого необходимо выдерживать научный стиль без излишней углубленности в теорию, избегать неуверенности и неясных формулировок, долгих вступлений и отступлений. То, что предлагает разработчик, должно быть ясно с первой страницы.

В практике проектирования выработан прием, позволяющий упростить задачу знакомства с проектом. Описание проекта строится как бы по концентрическим кругам.

Самый малый круг – презентация проекта. Она занимает две-три страницы, на которых в сжатой форме излагается информация об организации, осуществляющей проект (цели организации, ее готовность к осуществлению проекта) и концепция проекта (актуальность проекта, его цели и задачи, правовое, организационное, экономическое обеспечение, потребность в средствах, источники финансирования, участники проекта, их функции, место и время реализации проекта, материальные, интеллектуальные и другие ресурсы, ожидаемые последствия реализации проекта).

Этой информации должно быть достаточно для понимания сути проекта и его целостного восприятия.

Второй круг – изложение концепции проекта и общей оценки его жизнеспособности. Это, по большому счету, тот же текст, но в более развернутой форме, с аргументацией отдельных положений. Этот текст занимает 25-30 страниц. Дальше этого раздела инвестор или иное заинтересованное лицо уже, как правило, не идет. Если его проект устраивает, дальнейшее чтение ведут специалисты, дающие экспертное заключение.

Третий круг с той же структурой, что и предыдущие, содержит детальную информацию пол проекту. Эта часть может быть как угодно велика.

К тексту проекта могут прилагаться различные документы – устав организации, рекомендации по проекту, отчеты по проведенным исследованиям.