Регистрация контактов по письмам

(Контакты → Управление почтой → Зарегистрировать контакт)

Для регистрации контакта по письму необходимо выбрать письмо и выполнить п. Зарегистрировать контакт контекстного меню. При этом на основании письма автоматически создается контакт (см. Рис. 9.3), данные заполняются следующим образом:

4 Контакт создается с датой и временем доставки письма.

4 Способ – электронное письмо, исходящее.

4 Контактное лицо и контрагент определяются по Е-mail. Электронный адрес отправителя письма сравнивается сначала с Е-mail контактных лиц, а затем, если совпадения не обнаружено, с Е-mail контрагентов.

4 Содержание письма вставляется в содержание контакта.

4 Устанавливается менеджер контрагента.

Поля контакта Контрагент, Контактное лицо, Менеджер могут остаться незаполненными, если в базе не удалось найти соответствующих значений. В этом случае поля заполняются вручную, после чего требуется сохранить контакт.

Можно пометить несколько писем и аналогично выполнить групповую регистрацию контактов. При этом создание контактов будет производиться последовательно, сохранение каждого контакта необходимо подтвердить.

Отправка писем по контактам

(Контакты → Отправить почту)

Для создания по контакту и отправки электронного письма требуется выбрать нужный контакт в журнале контактов и выполнить п. меню Отправить почту. При этом создается и отправляется исходящее письмо на электронный адрес контактного лица. Содержание контакта передается в текст письма. Если к контакту присоединен файл (аналитика с типом “файловая ссылка”), то он автоматически прикрепляется к письму.

Анализ работы менеджеров

На базе журнала контактов можно анализировать различные показатели работы менеджеров, например:

4 Активность – по количеству зарегистрированных контактов.

4 Эффективность – по количеству выполненных процессов взаимодействия.

4 Значимость – по количеству привлеченных VIP-клиентов.

4 АВС-анализ менеджеров по количеству контактов.

Для анализа этой информации используется функциональный блок Анализ данных (п. меню Анализ данных).

Для построения отчетов сначала требуется настроить исходную таблицу – отобрать нужные колонки для просмотра (Рис. 9.8).

Рис. 9.8. Настройка исходной таблицы

Затем выполнить в контекстном меню п. Группировка, после чего появится окно настройки параметров группировки данных (см. Рис. 9.9).

Рис. 9.9. Параметры группировки и промежуточных итогов

Для того, чтобы сгруппировать данные по менеджерам и рассчитать количество контактов по менеджерам и по контрагентам необходимо настроить параметры, как показано на Рис. 9.9, а затем нажать кнопку [ Принять ]. В результате сформируется итоговый отчет (см. Рис. 9.10), который поможет оценить активность менеджеров по количеству зарегистрированных контактов.

Рис. 9.10. Итоговый отчет

Рис. 9.11. Фильтрация по состоянию “ выполнен полностью”

Чтобы оценить эффективность менеджеров по количеству выполненных процессов необходимо предварительно отфильтровать контакты в исходной таблице по состоянию “выполнен полностью”. Для этого нужно щелкнуть на название столбца Сост и отметить код состояния “3” (см. Рис. 9.11).

Затем для получения результирующего отчета использовать описанную выше группировку.

Чтобы оценить значимость менеджеров по количеству привлеченных VIP-клиентов можно исходить из предпосылки, что контакты с важными клиентами обязательно имеют высокий приоритет. Поэтому дополнительно к предыдущему фильтру нужно еще сделать по аналогии фильтр контактов по приоритету “высокий” и затем использовать описанную выше группировку.

АВС-классификация

Для выполнения АВС-классификации менеджеров по количеству контактов необходимо также подготовить исходную таблицу (см. Рис. 9.8), а затем выполнить в контекстном меню п. ABC анализ. В появившемся окне настройки параметров АВС-анализа необходимо настроить параметры, как показано на Рис. 9.12. Величины отсечения могут быть изменены. После принятия установленных настроек сформируется отчет, в котором менеджеры классифицируются по группам, согласно установленным величинам отсечения (см. Рис. 9.13).

Рис. 9.12. Настройка параметров АВС анализа

Рис. 9.13. ABC-классификация

Глава 10. Бюджетирование

Модуль ФРЕГАТ-БЮДЖЕТИРОВАНИЕ является дополнением к программе ФРЕГАТ-СКЛАД и предназначен для автоматизации технологии бюджетирования. При наличии лицензии “Бюджетирование” к системе в виде дополнительной закладки-темы подключается функциональный модуль Бюджетирование, позволяющий формировать бюджеты различных уровней и направлений, планировать бюджеты на произвольные периоды, формировать фактические показатели бюджетов за различные периоды, анализировать исполнение бюджетов.

Бюджетирование

На закладке Бюджетирование размещены разделы Справочники, Бюджеты, Отчеты, с помощью которых можно реализовать технологию бюджетирования во ФРЕГАТ-СКЛАД:

4 Справочники – ввод ЦФО, статей бюджетов, настройка аналитики, назначение аналитики на первичные документы.

4 Бюджеты– создание бюджетов, формирование структуры бюджетов и ввод плановых показателей.

4 Отчеты – формирование отчетов по плановым и фактическим показателям бюджетов.

Справочники

Раздел справочников в теме Бюджетирование содержит справочник ЦФО (Центры Финансовой Ответственности), справочник Статьи доходов и расходов и подраздел Настройки.

ЦФО

ЦФО создается стандартным способом ( / Ins / Создать).

При регистрации ЦФО (см. Рис. 10.1) необходимо ввести код и название ЦФО, сформировать условия назначения ЦФО на документы в виде аналитики (см. Рис. 10.2).

Если для ЦФО прописаны условия назначения, то можно автоматически назначить это ЦФО соответствующим этим условиям документам (см. “Назначение документам аналитики бюджетирования”).

Рис. 10.1. Создание/правка ЦФО

Для формирования условий назначения ЦФО следует нажать кнопку [ Создать ], в результате появится окно (см. Рис. 10.2), в котором нужно выбрать все или только отмеченные типы документов, свои организации, группы контрагентов, а затем сохранить условие.

Рис. 10.2. Условие назначения ЦФО

Таким образом необходимо ввести все ЦФО, на которые выделяются бюджеты.

Статьи доходов и расходов

Справочник Статьи доходов и расходов имеет иерархическую структуру с неограниченным числом уровней вложенности (см. Рис. 10.3) и служит для классификации и хранения статей бюджетов. Для создания статьи необходимо встать на соответствующий уровень в дереве и нажать Ins / Создать статью. Для создания подстатьи к существующей статье необходимо встать на эту статью и нажать Shift+Ins / Создать подстатью.

Рис. 10.3. Статьи доходов и расходов

При регистрации статьи необходимо ввести ее код и название, затем нажать кнопку [ ОК ] для сохранения, после чего статья появится в дереве.

Справочник статей используется при формировании сценариев для бюджетов.

Настройки

Подраздел Настройки (см. Рис. 10.4) служит для фиксации в системе той аналитики, которая будет использоваться в бюджетировании в качестве ЦФО и статей доходов и расходов (далее – аналитика бюджетирования). Это необходимо сделать для того, чтобы первичным документам можно было присваивать конкретные значения ЦФО и статей для дальнейшего расчета фактических показателей.

Рис. 10.4. Настройки справочников

Этапы настройки:

4 Создать в справочнике аналитических признаков аналитики:

- имя “ЦФО”, тип “справочник”, вид “ ЦФО”,

- имя “Статьи доходов/расходов”, тип “справочник”, вид “Статьи доходов/расходов”.

4 Поочередно для каждого справочника в подразделе Настройки с помощью кнопки  вызвать перечень существующих аналитических признаков и выбрать соответствующую ему аналитику бюджетирования.