Правила составления делового документа на английском языке

Правила составления делового документа на английском языке

Методические рекомендации содержат практические советы по деловой корреспонденции на английском языке. Представлены примеры составления основных деловых документов, таких как деловое письмо, резюме, сопроводительное письмо, электронное сообщение, факсимильное сообщение, презентация. В приложении представлены образцы деловых документов.

В списке литературы указаны как бумажные, так и электронные источники информации.

 

Введение

Правильное заполнение документов. Это могут быть письма, резюме, отчеты, доклады, регистрационные рекламации и другие документы. Профессионалу достаточно беглого взгляда, чтобы понять, какой документ находится перед глазами. Поэтому важно научиться быстро оценивать назначение полученного документа и так же быстро готовить ответ, адекватный ситуации.

Цель- углубить и систематизировать знания в области деловой корреспонденции.

 

План.

 

1. Письмо.

2. Резюме.

3. Сопроводительное письмо к резюме.

4. Электронное сообщение.

5. Факсимильное сообщение.

6. Презентация.

7. Приложения.

 

 

Письмо. Letter.

Значение письма в современных деловых отношениях трудно переоценить, поэтому навык подготовки краткого, содержательного, грамотно и красиво оформленного письма всегда относится к одному из важных. Однако не забывайте, что в официальной деловой переписке не используются никакие сокращения типа "I`m" и сленг. Например, вместо фразы "We are the recipients of", лучше сказать "We received". Вы добьетесь, краткости и ясности в своих письмах, если будете использовать короткие или средней длины предложения вместо длинных и сложных оборотов. Грамотное деление на абзацы облегчает зрительное восприятие текста. Одним из показателей вежливости в деловой переписке является личное обращение к человеку.

Значение письма:

1. Выбирайте короткие и средней длины предложения, употребляйте простые слова и выражения.

2. Не употребляйте разговорные сокращения и сленг.

3. Делите текст письма на абзацы.

4. Будьте вежливы и дипломатичны.

Структура письма:

 

1. Обратный адрес отправителя.- Return Address.

2. Дата подготовки письма.- Date.

3. Адрес получателя.- Addressee.

4. Ссылка.- Reference (Ref).

5. Приветствие.- Salutation.

6. Тема.- Regarding (Re)/ Subject.

7. Суть проблемы.- Problem.

8. Заключительная часть.- Closing.

9. Конец письма.- Ending.

10. Подпись.- Signature.

11. Должность отправителя.- Position.

12. Приложения.- Enclosure (Enc).

 

Обратный адрес отправителя.- Return Address.

Каждое деловое письмо печатается (пишется) на уже заготовленном, фирменном бланке. В верхней части бланка размещается так называемая "шапка" - заголовок. Обычно в заголовке даны следующие сведения:

- зарегистрированное название компании;

- краткие сведения о характере ее деятельности;

- контактная информация.

 

Если вы пишете на чистом листе бумаги, а не на бланке организации, составление письма начинается с вашего обратного адреса, который пишется в правом верхнем углу страницы. При этом соблюдается следующий порядок написания: номер дома, улица, город, почтовый индекс, страна.

Сокращения в строке Адрес:
Str. (street), Rd (road), Av (avenue), Pl (place).

Телеграфный адрес компании предваряется одним из следующих слов:
Telegrams, Cables, Cable, Cable address, Telegraphic address.

 

2. Дата подготовки письма.- Date.

Под адресом, также справа, указывается дата подготовки письма. Существует несколько способ написания даты, будьте внимательны, здесь легко допустить ошибку.

При написании даты желательно не использовать сокращения или цифровые обозначения, так можно ошибиться в расшифровке даты. Варианты написания даты:Дело в том, что в Великобритании и Америке даты пишутся по-разному. Так, дата 10.08.1996 в Англии обозначает 10 августа 1996 г., а в США 8 октября 1996 г.

В британском варианте сначала указывается число, потом месяц и год:

10th August 1996

10th August, 1996

7/1/95

В американском варианте сначала указывается месяц, потом число и год:

August 10, 1996
August 10th, 1996

1.7.98.

Ссылка.- Reference (Ref).

 

Ниже следует указать и подчеркнуть ссылку, если вы отвечаете на письмо.

Используютсяследующие виды ссылок:

Your ref.:
Our ref.:
Или Reference:\ In reply please refer to:

Далее идет сама ссылка: номер, инициалы, или другие символы, указывающие на отдел, направивший письмо, фамилию человека и т.д.

 

 

Приветствие.- Salutation.

 

Вступительное обращение (приветствие) должно быть полностью согласовано с наименованием получателя в пункте "адрес". Обратите внимание, что в американских письмах после обращения ставится двоеточие, а в английских — запятая.

 

Правила обращения:

 

· Письмо адресуется одному человеку (мужчине) — Dear Sir "Уважаемый господин".

· Вы адресуете письмо фирме в целом или нескольким лицам, то используйте обращение Dear Sirs "Уважаемые господа" или Gentlemen.

· Если ваше письмо адресовано женщине, то обращайтесь к ней как Dear Madam, а не Dear Miss, так как это будет звучать некультурно. Обращение к женщинам звучит как Mesdames.

· Если пол адресата вам неизвестен, то пишите Dear Sir or Madam.

· Если вы пишете человеку, с которым вы знакомы, то можете поставить в обращение его фамилию: Dear Mr. Smith.

· При длительном общении (переписке) можно "перейти на ТЫ" — Dear Michael. Можно сделать свое обращение еще более теплым и душевным:
My dear Mr. Smith
My dear Michael

· Если в визитной карточке вашего партнера рядом с фамилией написаны какие-нибудь научные или иные титулы, например Dr/ Professor, значит, они должны стоять перед фамилией.

 

Суть проблемы.- Problem.

Тема и суть проблемы или основное содержание письма находятся визуально в середине письма.

Первый абзац основного текста начинается с предложения, в котором вы подтверждаете получение письма от вашего корреспондента, или со ссылки на поступившее письмо.

Обычно объем делового письма не превышает одну страницу. Но, если письмо больше одной страницы и его продолжение напечатано на обратной стороне листа, то в конце первой страницы пишется p.t.o., что означает Please Turn Over (Смотрите на обороте).

 

Первый абзац письма
Thank you for your letter of (date), asking if…	Спасибо за письмо от (дата), в котором вы спрашиваете...
We have received your letter of (date), enclosing…	Мы получили Ваше письмо от (дата), к которому вы прилагаете…
We are writing to enquire about…	Мы Вам пишем, чтобы узнать о…
We are interested in…	Мы заинтересованы в…
We would like to know…	Мы бы хотели знать…
In reply to your letter of (date)…	В ответ на Ваше письмо от (дата)…
We would like to inform you…	Мы бы хотели Вас проинформировать…
We are sorry to have to remind you…	Простите за то, что напоминаем Вам…
We regret to inform you that…	Сожалеем о том, что должны Вам сообщить, что…
We refer to your order №123…	Ссылаясь на Ваш заказ №123…
With reference to your letter…	Ссылаясь на Ваше письмо…
With reference to your advertisement in…	Ссылаясь на Вашу рекламу в…
We refer to our telephone conversation regarding…	Мы ссылаемся на наш телефонный разговор касательно…
Replying to your letter of … we are pleased to inform you that…	Отвечая на Ваше письмо от…мы рады сообщить Вам, что…
In reply (response) to your letter of… we are pleased to inform you that…	В ответ на Ваше письмо от…мы рады сообщить Вам, что…
In accordance with your request we…	В соответствии с Вашим запросом мы…
We confirm our fax message received this morning…	Мы подтверждаем получение Вашего факса сегодня утром…
Confirming…we are pleased now to…	Подтверждая…, мы рады…
Второй и другие абзацы письма
May we remind you that…
We wish to notify you that…
a) извинения
We apologise for…	Мы извиняемся за…
Please accept our apologies/apology for…	Пожалуйста, примите наши извинения за…
Please accept our apology and our assurance that we will be more careful in the future.	Пожалуйста, примите наши извинения и заверения в том, что в будущем мы будем более осмотрительны.
Apologising for… we…	Извиняясь за…, мы…
We very much regret to say that…	С большим сожалением мы сообщаем, что…
We are sorry for a delay…	Мы сожалеем о задержке…
We were sorry to receive your complaint…	С сожалением мы получили Вашу жалобу…
We hope you will understand that we were not responsible for…	Мы надеемся, что Вы понимаете, что мы не несем ответственности за…
We assure you that we do all we can to…	Заверяем вас, что мы делаем все возможное, чтобы…
b) выражение просьбы
Would\will you please, be so kind to…	Не будете ли Вы так любезны…
We would be pleased if you would…	Мы были бы рады если бы Вы…
We should\shall be obliged (grateful) if you would\could…	Мы будем благодарны Вам, если Вы…
It will be appreciated if you can…	Мы высоко оценим, если Вы…
It would be appreciated if you would\could…	Мы были бы очень благодарны, если бы Вы смогли…
We would (very much) appreciate your advice…	Мы будем Вам (очень) благодарны за совет…
In view of the urgency we ask you to…	В виду необходимости мы просим Вас…
We trust you will…	Мы рассчитываем, что Вы…
с) упоминание о приложении к письму
We are enclosing\ we enclose…	Мы прилагаем…
I enclose my curriculum vitae…	Я прилагаю свое резюме…
We attach to this letter…	Мы прилагаем к этому письму…
Please find enclosed…	Пожалуйста, ознакомьте с приложенным…

 

 

Заключительная часть.- Closing.

Заключительный абзац
I look forward to receiving your reply.	С нетерпением жду Вашего ответа.
Looking forward to hearing from you.	С нетерпением жду от Вас письма.
I hope this information will help you.	Надеюсь, эта информация поможет Вам.
Please, do not hesitate to contact me if you need further information.	Если Вам нужна дальнейшая информация, пожалуйста, пишите нам без колебаний.
Please, feel free if you have any further questions.	Если у Вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь их задавать.
If there is any advice or further information you want we shall be happy to supply it.	Если Вы хотите получить какую-нибудь дополнительную информацию или совет, мы будем счастливы их Вам предоставить.
We would appreciate a prompt reply.	Будем признательны за Ваш незамедлительный ответ.
а) выражение благодарности
Thank you again for your help. We will be ready to serve you in every way possible	Еще раз спасибо за Вашу помощь. Будем рады помочь Вам всем, чем сможем
Thank you for your assistance	Спасибо за Вашу помощь
Many thanks for your earliest attention	Большое спасибо за Ваше внимание
We assure you of our best attention at all times	Заверяем Вас в нашей преданност
Best regards	С наилучшими пожеланиями

 

Конец письма.- Ending.

 

Выбор заключительной формы вежливости зависит от вступительного обращения:

 

Dear Sirs	Yours faithfully/ Faithfully yours
Dear Sir	We are yours faithfully
Dear Sir/Madame	We remain yours faithfully
Dear Mr.	Yours sincerely
Dear Mrs.	Sincerely yours
Dear Madam	Yours very sincerely
Dear Gentlemen	Yours truly
Gentlemen	Very truly yours

 

Подпись.- Signature.

После заключительной формы вежливости ставится подпись. Иногда подпись ставится от имени кого-либо. Это может выглядеть так:

Yours faithfully,
………. (signature)
M. Jay Fox For the Manager

 

Образец делового письма

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

 

PJ Party 26 Yew Street, Cambridge, Ontario Tel: 446-273-76700 May 6th, 2010   Dear Valued Customer: Our records show that you have been a customer of PJ Party Inc. since our grand opening last year. We would like to thank you for your business by inviting you to our preferred customer Spring Extravaganza this Saturday. Saturday's sales event is by invitation only. All of our stock, including pajamas and bedding will be marked down from 40-75% off.* Doors open at 9:00 AM sharp. Complimentary coffee and donuts will be served. Public admission will commence at noon.   In addition, please accept the enclosed $11 gift certificate to use with your purchase of $65 or more. We look forward to seeing you at PJ's on Saturday. Please bring this invitation with you and present it at the door. Sincerely,   Liza Black   Liza Black Store Manager

 

Резюме.

Резюме – это документ, который применяется соискателем при поиске работы. Резюме представляет собой краткую (на 1-2 страницы) характеристику трудовой деятельности человека, его профессиональных навыков и знаний.

Удачно составленное резюме на английском языке повышает шансы получить высокооплачиваемую работу за рубежом или в иностранной компании. Резюме должно отвечать основным требованиям, на которые обращают внимание иностранные работодатели.
В Америке резюме принято называть Resume, в Европе – CV (Curriculum Vitae).

 

Как правило, форма резюме включает в себя 6 основных частей:

1. Личная информация (Personal Information)
2. Цель (Objective)
3. Опыт работы (Work Experience)
4. Образование (Education)
5. Специальные навыки (Additional Skills)
6. Рекомендации (References)

 

№1. Heading and Personal Information (First Name, Surname, Date of birth, Address, Phone (Mobile phone, Home phone), E-mail) – шапка резюме. Этот раздел резюме включает в себя: имя, фамилию, дату рождения, адрес проживания, контактные телефоны (мобильный, домашний), электронный адрес соискателя, семейное положение, личные качества.
 №2. Objective – цель. В этом блоке указывается, как правило, должность, на которую претендует соискатель либо сфера, в которой он планирует развиваться.
№3. Work Experience (Dates, Position, Title of company, City, Major Duties, Special Projects, Accomplishments). Данный раздел резюме на английском описывает опыт работы соискателя (период работы, должность, название компании, город, основные обязанности, проекты, достижения). Перечисляйте места своей предыдущей работы в обратном хронологическом порядке, начиная с последнего.

 

  №4. Education (Dates, Title of educational institution, Major, Degree). Это раздел содержит информацию об образовании соискателя (период учебы, название учебного заведения, специализация, звание/ученая степень). Также здесь можно упомянуть о дополнительном образовании: тренингах, курсах.

 №5. Special Skills (fluency in a foreign language, knowledge of a particular computer application) – профессиональные навыки (знание ПК, иностранных языков).

№6. References – рекомендации. Если имеется возможность предоставить рекомендации с предыдущего места работы или учебы, можно указать в конце резюме: «References are available upon request» (Рекомендации будут предоставлены по требованию).

Цель написания резюме – получить конкретную должность в определенной компании. Поэтому рассказывать следует о том, что будет важно на новом месте работы. Пропускайте то, что не представляет большого значения. Если вы посылаете резюме в различные компании, пишите отдельные резюме для каждого конкретного места.

Сделайте ваш документ удобным для чтения. Сформировав общий план резюме, убедитесь, что в нем есть достаточно чистого пространства. Верхнее и нижнее поля должны быть не менее 1.5 сантиметров высотой, а боковые поля не менее 2. Между отдельными частями резюме оставляйте пробелы. Жирным шрифтом выделяйте названия пунктов, а также названий компаний и имена. Если ваше резюме будет составлено неаккуратно и будет неудобно для чтения, не многие захотят с ним ознакомиться.

Не применяйте редкие шрифты для привлечения внимания читателя. Оригинальный шрифт не приветствуется в деловой документации, по одной этой причине его могут и не прочитать. Для полной уверенности, используйте такие стандартные шрифты, как Arial, Helvetica, or Times Roman. Не начинайте каждое предложение одинаковыми фразами и не вводите личные местоимения. Чтобы сделать текст более выразительным используйте разнообразную лексику.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

 

Ivan Petrov

67 ap., 28, Lunacharskogo Ave., St.Petersburg, Russia
tel. 572-28-36
8 (812) 743-36-65
ivan_petrov@rus.net

Objective	Sales Manager
Personal Details	Date of birth: 12 April 1973 Marital status: married Children: son, 10 years old
Summary of Qualifications	6 years experience as a Sales Manager. Provide sales, sales promotion, customers counseling, sales forecasting, new advertising strategies, sales increasing. Proficient with Windows, Microsoft office programs, and use of database programs.
Education	1990–1995 Student Moscow State University
Additional Education	1990–1991 Course of French Moscow school of foreign languages
Professional Experience	2006–present Sales Manager ABC Company, St.Petersburg
	Recommended computerized bookkeeping and supervised all data entry, resulting in reduced bookkeeping time, detailed department reports, improved sales projections, and enhanced business, advertising and budget planning. Accomplishments: Organized special holiday sales promotion and recommended special holiday gift line, which increased sales by 35%.
	2000–2006 Sales Manager FDG Company, St.Petersburg
	Handled sales of company products. Counseled customers on company products. Forecasted sales revenue, volumes, discounting and profit. Accomplishments: Increased number of customers by 20% in two years. Initiated new advertising strategies, which enhanced customer image of store and increased customer traffic. Recognized as one of company’s top 10 salespeople each year since 1992.
	1996–2000 Manager Assistant JSM Company, St.Petersburg
	Provided customer service via telephone. Ascertained order accuracy. Tracked orders. Cooperated in team.
Additional Skills	Languages: English – Intermediate Level German – Elementary Level
	Computer skills: Windows, Word for Windows, Excel, Outlook Express, Internet Explorer
	Driving Licence: Driving Licence Category B
References	References are available on request

 

 

Правила составления делового документа на английском языке

Методические рекомендации содержат практические советы по деловой корреспонденции на английском языке. Представлены примеры составления основных деловых документов, таких как деловое письмо, резюме, сопроводительное письмо, электронное сообщение, факсимильное сообщение, презентация. В приложении представлены образцы деловых документов.

В списке литературы указаны как бумажные, так и электронные источники информации.

 

Введение

Правильное заполнение документов. Это могут быть письма, резюме, отчеты, доклады, регистрационные рекламации и другие документы. Профессионалу достаточно беглого взгляда, чтобы понять, какой документ находится перед глазами. Поэтому важно научиться быстро оценивать назначение полученного документа и так же быстро готовить ответ, адекватный ситуации.

Цель- углубить и систематизировать знания в области деловой корреспонденции.

 

План.

 

1. Письмо.

2. Резюме.

3. Сопроводительное письмо к резюме.

4. Электронное сообщение.

5. Факсимильное сообщение.

6. Презентация.

7. Приложения.

 

 

Письмо. Letter.

Значение письма в современных деловых отношениях трудно переоценить, поэтому навык подготовки краткого, содержательного, грамотно и красиво оформленного письма всегда относится к одному из важных. Однако не забывайте, что в официальной деловой переписке не используются никакие сокращения типа "I`m" и сленг. Например, вместо фразы "We are the recipients of", лучше сказать "We received". Вы добьетесь, краткости и ясности в своих письмах, если будете использовать короткие или средней длины предложения вместо длинных и сложных оборотов. Грамотное деление на абзацы облегчает зрительное восприятие текста. Одним из показателей вежливости в деловой переписке является личное обращение к человеку.

Значение письма:

1. Выбирайте короткие и средней длины предложения, употребляйте простые слова и выражения.

2. Не употребляйте разговорные сокращения и сленг.

3. Делите текст письма на абзацы.

4. Будьте вежливы и дипломатичны.

Структура письма:

 

1. Обратный адрес отправителя.- Return Address.

2. Дата подготовки письма.- Date.

3. Адрес получателя.- Addressee.

4. Ссылка.- Reference (Ref).

5. Приветствие.- Salutation.

6. Тема.- Regarding (Re)/ Subject.

7. Суть проблемы.- Problem.

8. Заключительная часть.- Closing.

9. Конец письма.- Ending.

10. Подпись.- Signature.

11. Должность отправителя.- Position.

12. Приложения.- Enclosure (Enc).