Обратный адрес отправителя.- Return Address .

Каждое деловое письмо печатается (пишется) на уже заготовленном, фирменном бланке. В верхней части бланка размещается так называемая "шапка" - заголовок. Обычно в заголовке даны следующие сведения:

- зарегистрированное название компании;

- краткие сведения о характере ее деятельности;

- контактная информация.

 

Если вы пишете на чистом листе бумаги, а не на бланке организации, составление письма начинается с вашего обратного адреса, который пишется в правом верхнем углу страницы. При этом соблюдается следующий порядок написания: номер дома, улица, город, почтовый индекс, страна.

Сокращения в строке Адрес:
Str. (street), Rd (road), Av (avenue), Pl (place).

Телеграфный адрес компании предваряется одним из следующих слов:
Telegrams, Cables, Cable, Cable address, Telegraphic address.

 

2. Дата подготовки письма.- Date.

Под адресом, также справа, указывается дата подготовки письма. Существует несколько способ написания даты, будьте внимательны, здесь легко допустить ошибку.

При написании даты желательно не использовать сокращения или цифровые обозначения, так можно ошибиться в расшифровке даты. Варианты написания даты:Дело в том, что в Великобритании и Америке даты пишутся по-разному. Так, дата 10.08.1996 в Англии обозначает 10 августа 1996 г., а в США 8 октября 1996 г.

В британском варианте сначала указывается число, потом месяц и год:

10th August 1996

10th August, 1996

7/1/95

В американском варианте сначала указывается месяц, потом число и год:

August 10, 1996
August 10th, 1996

1.7.98.

Адрес получателя.- Addressee.

Далее в письме слева пишутся имя, должность получателя и адрес компании или организации, в которую вы обращаетесь, адрес дается также в обратном порядке.

 

Аббревиатура в названии компании: Ltd., Inc. или PLC.

Ltd. limited - это сокращение от limited liability company - общество с ограниченной ответственностью;
PLC - public limited liability company;
Inc., Corp. - corporation having limited liability.

Способы вежливого обращения

В первой строке адреса пишется имя и фамилия получателя, если они вам известны. Перед инициалами получателя обычно ставится форма вежливого обращения. После него могут писаться имя и фамилия корреспондента или его инициалы и фамилия, но, ни в коем случае, не одна фамилия.

Например:
Mr. J.R. Tolkien,
Mr. John Tolkien, но не Mr. Tolkien

Другие формы вежливого обращения:

Mrs. — должностное лицо — замужняя женщина,
Miss — должностное лицо — незамужняя женщина,
Ms. — должностное лицо — женщина, чье семейное положение вам не известно,
Messrs (сокр. от messieurs "господа") — используется при адресации к двум или более мужчинам.

Существует множество других форм вежливого обращения. Это ученые и медицинские степени, воинские звания, аристократические титулы.

Если имя получателя неизвестно, то просто указывается его должность или отдел.

В деловой корреспонденции приняты следующие сокращения названий стран:

UA -Украина
RU — Россия
US — США
GB — Великобритания
CA — Канада
FR — Франция
IT — Италия
JP — Япония
G — Германия
DM — Дания

 

 

Ссылка.- Reference (Ref).

 

Ниже следует указать и подчеркнуть ссылку, если вы отвечаете на письмо.

Используютсяследующие виды ссылок:

Your ref.:
Our ref.:
Или Reference:\ In reply please refer to:

Далее идет сама ссылка: номер, инициалы, или другие символы, указывающие на отдел, направивший письмо, фамилию человека и т.д.

 

 

Приветствие.- Salutation.

 

Вступительное обращение (приветствие) должно быть полностью согласовано с наименованием получателя в пункте "адрес". Обратите внимание, что в американских письмах после обращения ставится двоеточие, а в английских — запятая.

 

Правила обращения:

 

· Письмо адресуется одному человеку (мужчине) — Dear Sir "Уважаемый господин".

· Вы адресуете письмо фирме в целом или нескольким лицам, то используйте обращение Dear Sirs "Уважаемые господа" или Gentlemen.

· Если ваше письмо адресовано женщине, то обращайтесь к ней как Dear Madam, а не Dear Miss, так как это будет звучать некультурно. Обращение к женщинам звучит как Mesdames.

· Если пол адресата вам неизвестен, то пишите Dear Sir or Madam.

· Если вы пишете человеку, с которым вы знакомы, то можете поставить в обращение его фамилию: Dear Mr. Smith.

· При длительном общении (переписке) можно "перейти на ТЫ" — Dear Michael. Можно сделать свое обращение еще более теплым и душевным:
My dear Mr. Smith
My dear Michael

· Если в визитной карточке вашего партнера рядом с фамилией написаны какие-нибудь научные или иные титулы, например Dr/ Professor, значит, они должны стоять перед фамилией.