Учета законченных в делопроизводстве дел

в__________________________________________________________________ ^{(наименование учреждения или органа УИС)}

Порядковый учетный (инвентарный) номер	Индекс подразделения	Наименование (заголовок дела                           в номенклатуре)	Номер дела по номенклатуре	Номер тома	Количество листов	Дата		Ответственный за хранение дела, его расписка и дата	Срок хранения и статья по перечню	Отметка о движении дела				Примечание
						заведения	окончания			архивный номер описи и дата передачи дела; номер дела, где хранится опись	архивный номер дела	куда, когда и за каким номером отправлено	номер акта об уничтожении и дата
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15

Примечания:

1. Графы 11, 13, 14 заполняются после сдачи дел на хранение в архив учреждения или органа УИС или уничтожения.

2. Графа 12 заполняется после сдачи в архив учреждения или органа УИС.

3. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый его том регистрируется за отдельным номером. В графе 5 проставляется номер тома
по номенклатуре дел.

4. В графе 15 в необходимых случаях делаются записи
о переформировании дел, изъятии отдельных листов, например: «Из дела изъяты документы постоянного хранения (листы 45-50, 85-95) и подшиты
в дело, инв. № 154, стр. 128-144. Семенов» или «Дело переформировано
и взято на инвентарный номер…». Каждый конкретный случай выносится
на заседания экспертной комиссии и оформляется протоколом.

 

Приложение № 32

к Инструкции по делопроизводству
в       учреждениях  и  органах уголовно-исполнительной системы
(п.п. 281,299, 304)

______________________________________________________________________________ ^{(наименование федерального органа исполнительной власти)}

______________________________________________________________________________ ^{(наименование структурного подразделения)}

УТВЕРЖДАЮ Руководитель структурного подразделения              Подпись              И.О. Фамилия   Дата

Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу

 

№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6[2]	7

 

В данную опись внесено _______________________________________________ дел

                                                                                                        ^{(цифрами и прописью)}

с № ___________________________ по № _______________________________, в том числе:

литерные номера: _______________________________________________________________

пропущенные номера: ___________________________________________________________

Опись составил

Наименование должности работника

специальное звание                                         Подпись                                 И.О. Фамилия

Дата

 

Руководитель

структурного подразделения                   Подпись                                        И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО Руководитель службы делопроизводства Подпись                            И.О. Фамилия   Дата

СОГЛАСОВАНО[3] Протокол ЭК учреждения и органа УИС   от _______________ № _____

 

Передал ____________________________________________________________________ дел                                                      ^{(цифрами и прописью)}

и _____________________________ регистрационно-контрольных карточек к документам[4]

         ^{(цифрами и прописью)}

 

Наименование

должности работника

специальное звание                                  Подпись                                        И.О. Фамилия

Дата

 

Принял ____________________________________________________________________ дел

^{(цифрами и прописью)}

и ______________________________ регистрационно-контрольных карточек к документам.

         ^{(цифрами и прописью)}

 

Наименование

должности работника архива

специальное звание                                        Подпись                                         И.О. Фамилия

Дата

 

Образец описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу структурного подразделения

Приложение № 33

к Инструкции по делопроизводству
в       учреждениях  и  органах уголовно-исполнительной системы
(п.п. 299, 312)

УТВЕРЖДАЮ Руководитель учреждения и органа УИС специальное звание   Подпись                            И.О. Фамилия   Дата

 

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

 

На основании ____________________________________________________________

                                        ^{(наименование и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)}

______________________________________________________________________________отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда № ____________________________

                                                                                                                    ^{(наименование фонда)}

 

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или № дела           по описи	Коли-чество дел	Сроки хранения дела и номера статей по перечню	Примеча- ние
1	2	3	4	5	6	7	8

 

Итого _____________________________________________ дел за _________________ годы

                                                            ^{(цифрами и прописью)}

 

Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _____________________________________________________________

                                                                         ^{(наименование федерального архива)}

(протокол от _____________________________ № ___________________)

 

Наименование

должности работника,

проводившего экспертизу

ценности документов

специальное звание                                          Подпись                                И.О. Фамилия

Дата

 

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК учреждения и органа УИС от ___________________ № __________

 

 

Документы в количестве _____________________________________________________ дел,

                                                                                                                        ^{(цифрами и прописью)}

весом _______________________ кг сданы в ________________________________________

                                                                                                         ^{(наименование организации)}

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________________ № __________

 

 

Наименование

должности работника, сдавшего документы

специальное звание                                              Подпись                            И.О. Фамилия

 

 

Изменения в учетные документы внесены.

 

Наименование

должности работника,

внесшего изменения

в учетные документы

специальное звание                                               Подпись                           И.О. Фамилия

Дата

 

 

Образец акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Приложение № 34

к Инструкции по делопроизводству
в       учреждениях  и  органах уголовно-исполнительной системы
(п. 327)

 

Ж У Р Н А Л

Учета печатей и штампов

в                                                                                           

 

№ п/п	Оттиск печати (штампа)	Наименование печати (штампа)	Дата получения печати (штампа) от изготовителя	Предприятие-изготовитель, дата и № сопроводительного документа	Кому выдана (должность, структурное подразделение)	Роспись работника	Дата возврата печати	Роспись работника	Дата уничтожения печати	Дата, номер акта
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11