Телеграмма, направляемая по ведомственным каналам связи

учреждений и органов УИС

 

82.  Телеграмма, направляемая по ведомственным каналам связи учреждений и органов УИС, оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 в одном экземпляре (для подразделения связи снимается копия
с подписанной телеграммы, оригинал помещается в номенклатурное дело) следующим образом:

а) в правом верхнем углу указывается категория телеграммы. Например: СРОЧНАЯ;

б) под категорией телеграммы размещается реквизит «Наименованиедокумента» – ТЕЛЕГРАММА;

в) после наименования документа помещается реквизит «Адресат »
с обязательным указанием города, наименования конкретного учреждения или органа УИС, фамилии его руководителя, при направлении другим организациям номера его абонентского телеграфа. При направлении телеграммы в несколько адресов адресная часть текста при количестве             5 адресатов пишется в телеграмме, свыше 5 – составляется рассылочная ведомость (в этом случае в реквизите «Адресат» указывается общее наименование учреждений и органов УИС) (приложение№ 12);

г) текст телеграммы оформляется, как служебное письмо (с абзацами, предлогами, знаками препинания, только прописными буквами);

д) визы собираются на оборотной стороне последнего листа телеграммы;

е) после текста телеграммы размещается реквизит «Подпись»
с указанием должности, специального звания (классного чина), фамилии
и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму.

Право подписи телеграммы имеет руководитель учреждения или органа УИС (лицо, исполняющее его обязанности);

ж) под реквизитом «Подпись» в левом нижнем углу телеграммы указываются фамилия исполнителя с инициалами и его телефон;

з) телеграмма заверяется печатью или штампом службы делопроизводства.

Изменения в тексте должны быть заверены подписью должностного лица, подписавшего телеграмму.

Разрешение на отправку подписанной телеграммы с отметкой «СРОЧНАЯ» визируется должностным лицом, подписавшим телеграмму, в верхнем поле документа.  

 

4.15. Электронный документ, направляемый
по ведомственным каналам связи учреждений и органов УИС

83. Составление, оформление и согласование электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным
в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати,                  и оформляется по правилам, предусмотренным Инструкцией для документов на бумажных носителях.

84. Для подтверждения подлинности электронных документов
в учреждении или органе УИС используются электронные подписи.

Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

Электронная подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых           в электронной форме, в системе электронного документооборота учреждений и органов УИС могут использоваться способы подтверждения действий           с электронными документами, при которых электронная  подпись                    не используется.

Электронные документы исполняются в файлах с расширениями, используемыми Microsoft Office Word и Microsoft Office Excel. При подготовке электронного документа в другом формате исполнитель в электронном      сообщении указывает программное средство для открытия этого документа.

Общий объем передаваемой информации не должен превышать 2 Мб.

При направлении электронного документа более чем в 5 адресов   составляется список к рассылке в установленном порядке.

V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНАХ УИС

85.  Движение документов в учреждениях и органах УИС с момента   их создания или получения до завершения исполнения или отправления образуют документооборот, который состоит из следующих документопотоков:

входящий;

исходящий;

внутренний.

Доставка документов

86.  Доставка документов вучреждениях и органах УИС осуществляется курьером, средствами почтовой, фельдъегерской, специальной и электрической связи.        

87.  Почтовой связью доставляются письма, посылки, бандероли, телеграммы, печатные издания; фельдъегерской и специальной связью – срочная корреспонденция учреждений и органов УИС и иных организаций; электрической связью – факсимильные и электронные документы.

88.  В учреждениях и органах УИС для доставки документов
в пределах субъекта Российской Федерации (населенного пункта)

 

в исключительных случаях назначаются специально выделенные работники, которым сдаются пакеты для отправки.

89.  Доставка документов осуществляется на специально закрепленных за службой делопроизводства для этих целей автомобилях, которые должны быть оборудованы средствами радиосвязи. Перевозка служебных документов городским и общественным транспортом запрещена.

90.  Ответственность за организацию отправки и доставки документов возлагается на руководителя службы делопроизводства. Ответственность за материальное и техническое обеспечение отправки и доставки документов возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений учреждения или органа УИС.

91.  Доставка (отправка) документов осуществляется по реестру или разносным книгам. Служебные документы адресатам в пределах населенного пункта могут передаваться работниками службы делопроизводства
по принадлежности под роспись в реестре через экспедиторов, фельдъегерей, курьеров.