Экспертиза ценности и отбор документов

Для хранения или уничтожения

 

294.  Экспертиза ценности документов – изучение документов
на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Экспертиза ценности документов проводится в учреждении или органе УИС при подготовке номенклатуры дел; в процессе формирования дел; при подготовке дел к передаче в архив учреждения и органа УИС.

295.  Для организации и проведения экспертизы ценности документов           в учреждении или органе УИС создается постоянно действующая
ЭК учреждения или органа УИС. Положение и состав ЭК учреждения или органа УИС утверждаются приказом учреждения или органа УИС.

296.  Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК учреждения и органа УИС под методическим руководством архива учреждения и органа УИС.

297.  При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи
в архив учреждения или органа УИС; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение
к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

298.  Отбор документов для постоянного хранения проводится
на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечня управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности учреждений и органов УИС,                с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел.

299.  По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение № 32), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 33).

300.  По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела учреждения или органа УИС подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел     к передаче на архивное хранение.

Подготовка и порядок передачи документов и дел

На архивное хранение

301.  Документы, образующиеся в процессе деятельности учреждения
и органа УИС, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации
и находятся в учреждении и органе УИС на временном и депозитарном хранении до их передачи на постоянное хранение в Государственные архивы субъектов Российской Федерации.

302.  Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче
на постоянное хранение в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела  осуществляет архив учреждения или органа УИС.

303.  Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению.

304.  Дела передаются в архив учреждения или органа УИС
с соблюдением следующих условий:

в архив учреждения или органа УИС передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу;

передача дел в архив учреждения или органа УИС производится по утвержденным описям дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение № 32).

305.  Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив учреждения и органа УИС не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

306.  Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив учреждения или органа УИС не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению        в установленном порядке).

 

307.  Передача дел в архив учреждения или органа УИС осуществляется по графику, составленному архивом учреждения или органа УИС, согласованному с руководителем службы делопроизводства и утвержденному распоряжением учреждения или органа УИС.

Прием дел производится работником архива учреждения или органа УИС в присутствии работника структурного подразделения с проставлением
в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива учреждения или органа УИС и работника, передавшего дела).

308.  Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив учреждения или органа УИС работниками структурных подразделений
(ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив учреждения или органа УИС несет структурное подразделение, передающее документы).

309.  Порядок приема-передачи документов и дел учреждений или органов УИС при их реорганизации или ликвидации определяются законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

При ликвидации учреждения или органа УИС работники учреждения или органа УИС в период проведения ликвидационных мероприятий формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в архив учреждения или органа УИС независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

В состав ликвидационной комиссии должен входить работник архива учреждения или органа УИС.

310.  Ответственность за организацию подготовки приема-передачи документов и дел учреждения или органа УИС при реорганизации
или ликвидации учреждения или органа УИС несет руководитель учреждения или органа УИС.