Система управления реляционными базами данных Microsoft Access

Microsoft Access2003 представляет собой систему управления базами данных (СУБД), которая предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации многих операций (например, учет, планирование, контроль некоторых показателей и т.д.). В MS Access реализовано управление реляционными базами данных (БД), в силу чего о приложение можно считать системой управления реляцион­ными базами данных (СУРБД).

Приложение Microsoft Access 2003 является достаточно специа­лизированным и предназначено, в первую очередь, для разработ­чиков БД. Основным компонентом проекта MS Access является БД, включающая в свой состав таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Одна из особенностей работы с MS Access заключается в том, что нельзя изначально открыть новый файл — файл, в котором будут отображены основные компоненты приложения для создания БД, а также — сохранить при последующей работе весь файл БД.

Интерфейс Microsoft Office Access 2003 также выполнен в стиле всех приложений пакета Microsoft Office. Главное окно MS Access предназначено для работы с БД. Из него можно вызвать любой объект БД для просмотра, выполнения, разработки или модификации. Для работы с конкретной БД можно разработать собственный интерфейс, основой которого, как правило, являются формы. На формах располагаются различные элементы: поля таблиц, поля со списком, кнопки, раскрывающиеся списки, выключатели, переключатели, флажки, рисунки, подчиненные формы и т. д. За кнопками, обычно, закрепляют вызов функций. Все функции обработки информации задаются с помощью макросов или про­грамм на VBA. В приложениях для работы с БД обычно поме­щают главную кнопочную форму, которая автоматически появляется при открытии БД. В дальнейшем работа поль­зователя происходит не только с помощью главной формы, но и других форм и окон. Базу данных, имеющую интерфейс пользо­вателя и расширение mde, можно считать приложением, так как все описания БД, включая программные коды, интерпретируются системой MS Access при работе пользователя.

Работающая БД MS Access может взаимодействовать с внешними БД, которые могут использоваться как источник таблиц при импорте или присоединении, а также как получатель при экспорте данных из работающей БД. В качестве внешней БД может служить любая БД, поддерживающая протокол ODBC (Open Data-Base Connectivity - набор интерфейсов прикладного уровня), например, база данных SQL Server, расположенная на удаленном сервере.

Основу СУРБД Microsoft Access2003 составляют 7 объектов. Эти объекты включают данные и различные инструментальные сред­ства, необходимые для использования MS Access. Многие объекты можно создавать как с использованием мастера, так и с использованием конструктора.

1. Таблица - основная единица хранения данных в базе. Поня­тие таблицы в MS Access соответствует понятию двумерной таблицы (запись × поле) реляционной модели данных. В лю­бой базе, как правило, имеется некоторое число связанных между собой таблиц. Между двумя таблицами устанавливают­ся связи типа "один-к-одному" и "один-ко-многим" командой Схема данных в меню Сервис. Среди основных операций над таблицами можно выделить: просмотр и обнов­ление (ввод, модификация и удаление), сортировку, фильтра­цию и печать.

2. Запросы - позволят произвести выборку данных по некоторому критерию или выполнить определенные действия с данными. Одновременно выборка может производиться из 16 таблиц. В запрос можно включать до 255 полей. В MS Access можно создавать и выполнять следующие основные типы запросов: на выборку - из одной и многих таблиц; перекрест­ный запрос; модифицирующие запросы(обновление, удаление или добавление данных). С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц. Описание запроса можно выполнить с помощью бланка QBE или SQL.

3. Форма - представляет собой объект БД MS Access, в котором можно разместить элементы управления, принимающие дей­ствия пользователей или служащие для ввода, отображения и изменения данных в таблицах или запросах.

4. Отчеты - предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах в соответствии с некоторыми требова­ниями оформления.

5. Страница доступа к данным - это страница, ко­торую можно использовать для добавления, редактирования, просмотра или манипулирования текущими данными в БД MS Access или SQL-сервера. Можно создать страницы для ввода и редактирования данных, аналогично формам MS Access, или вывода иерархически сгруппированных записей, по­добно отчетам MS Access.

Страницы доступа к данным предлагают следующие возмож­ности:

· сбор и распределение текущих данных несколькими спосо­бами, так как их можно использовать для добавления, редак­тирования и просмотра данных в БД или проекте MS Access. Страницы доступа к данным можно использовать в Internet или intranet и посылать по электронной почте;

· интерактивный просмотр сгруппированных записей. На страницах с группами записей можно отображать нужные детали путем раскрытия или удаления заголовков групп. Имеются средства сортировки и фильтрации записей;

· анализ данных и проектирование. На странице можно по­лучить результаты выполнения перекрестного запроса, произвести вычисления, используя MS Excel, просмотреть данные с помощью диаграмм;

· выдача текста страницы в формате HTML. Можно сохра­нить HTML-код в поле своей БД и вывести его как форма­тированный текст HTML на странице;

· привычная среда разработки, так как в режиме конструктора страниц используются панели инструментов, боксы и дру­гие возможности, используемые при создании форм и от­четов.

6. Макросы - представляют собой последовательность макро­команд встроенного языка MS Access, которые задают автома­тическое выполнение определенных операций

7. Модуль - это совокупность описаний, инструкций и процедур на языке VBA, сохраненная под общим именем. В MS Access используются модули трех типов: формы, отчета и стандарт­ный. Модули форм и отчетов содержат программы, являю­щиеся локальными для этих объектов. Процедуры из стандартного модуля, если они не описаны явно как локальные для содержащего их модуля, распознаются и могут вызваться процедурами из других модулей в той же БД или из администрируемых БД.

С помощью MS Access предоставляется возможность:

· создавать различные объекты БД;

· разрабатывать формы для ввода данных;

· производить выборку данных из базы в соответствии с опре­деленными критериями;

· проектировать различные отчеты;

· импортировать, экспортировать и связывать внешние файлы;

· отображать данные в виде графиков и диаграмм;

и многое другое.

II. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ