Потребность во времени и скольким временем мы располагаем

Какую часть от общего времени нужно планировать?

Планируйте только какую-нибудь определенную часть рабочего времени, как показывает опыт, она должна составлять около 60 %. Остальные же 40 %

освободить для всяких неожиданностей, прежде всего для внезапных перебоев в работе и для ≪пожирателей≫ времени, чтобы потом не расстроилась оставшаяся часть плана.

Тщательно планируйте каждый проект. Практически все, что вы делаете, — это своего рода проект, который состоит из множества задач, выполняемых поэтапно. В этом смысле в течение всей карьеры вы — менеджер проектов.

Не надейтесь на случай, не убеждайте себя, что все будет хорошо. Доверяйте, но проверяйте. Проанализируйте, что может не сработать?

Что самое серьезное из того, что может дать сбой? И сделайте все, чтобы этого не произошло. Что может помешать его выполнению в срок?

 

13. Виды планирования. Краткосрочный, среднесрочный, долгосрочный план. Оперативный (ежедневный план).

Вопрос 9

В зависимости от длительности планового периода планы делятся на: долгосрочные (стратегические); среднесрочные (текущие); краткосрочные (оперативные).

Долгосрочный план (10-15 лет). В нем формулируются задачи, связанные по времени и ресурсам, а также общая стратегия поставленных целей. Долгосрочные планы включают укрупненные показатели деятельности предприятия, которые разрабатываются на основе предварительно проведенных исследований и составление прогнозов развития предприятия. Этот вид планов еще можно назвать перспективным планированием.

Среднесрочный план - это собственно детализированный стратегический план, в котором сочетаются все направления деятельности предприятия на текущий финансовый год.

Краткосрочный план посвящен решению конкретных вопросов деятельности предприятия в краткосрочном периоде. Имеет узкую направленность, высокую степень детализации и характеризуется большим разнообразием приемов и методов.

 

 

Оперативное планирование деятельности исполнителей

Из практики известно, что оперативное ежедневное планирование работы исполнителей позволяет увеличить производительность их труда на 25–30 %, сэкономить время менеджера на регулирование процессов из-за непредвиденных нарушений, возникающих в процессе работы: из-за сбоев поставок сырья, перебоев в подаче электроэнергии, транспортных проблем и других непредвиденных факторов.

Для составления эффективного и рационального плана - стратегию из следующих этапов.

1. Ежедневно составляйте план на следующий день. Старая поговорка гласит: ≪Люди не планируют неудачи, но многим не удается составить план. Каждый вечер вы должны найти время для того, чтобы на следующие сутки взять под контроль самые ценные из своих возможностей.

2. Ежедневно планируйте свою работу, а потом действуйте согласно плану. Подготовьте список дел, которые вам необходимо и желательно выполнить на следующий день.

3. Составьте четкий план, который даст вам возможность завершить каждую из поставленных целей. Для того чтобы продуктивно работать в рамках своего плотного графика - планировать промежутки времени, за которые будет выполнено каждое необходимое дело, а потом проверять, что удалось осуществить.

Планируйте рабочий день заранее. Применяйте правило шести "п": правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели. Правильное планирование — отличительная черта профессионала. Те, кто добился успеха в жизни, уделяют планированию много времени. Не забывайте о правиле 10/90, которое гласит, что 10% времени, потраченных на планирование до начала работы, сэкономит 90% времени при решении поставленных задач.

Составьте план на день — лучше всего накануне вечером, чтобы ваше подсознание могло потрудиться над ним, пока вы спите.

 

14. Закон Паркинсона. Приоритетное планирование. План действий.

Вопрос 9

Закон Па́ркинсона — эмпирический закон, сформулированный историком Сирилом Норткотом Паркинсоном в его сатирической статье, напечатанной в британском журнале The Economist в 1955 году и позднее изданной вместе с его другими статьями в книге «Закон Паркинсона» (англ. Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress; Лондон, John Murray, 1958). Данный закон гласит, что «Работа заполняет время, отпущенное на неё». Впоследствии С. Н. Паркинсоном были опубликованы книги, в которых формулировались соответственно второй («Расходы растут с доходами»), третий («Рост приводит к усложнённости, а усложнённость — это конец пути») законы Паркинсона, а также закон миссис Паркинсон.

Паркинсон основывал свои рассуждения на обширном опыте работы британских государственных учреждений.

Первый закон Паркинсона[править | править вики-текст]

Работа заполняет время, отпущенное на неё. Так, согласно Паркинсону, если старушка может писать письмо племяннице весь день, то она и будет писать его весь день. Работа будет заполнять все сроки, на неё отведённые. Согласно Паркинсону, у этого закона есть две движущие силы:

· чиновник стремится множить подчинённых, а не соперников;

· чиновники создают друг другу работу.

Паркинсон также заметил, что общее количество занятых в бюрократии росло на 5—7 % в год безотносительно к каким-либо изменениям в объёме требуемой работы (если таковые были вообще).

Второй закон Паркинсона[править | править вики-текст]

Расходы растут с доходами

Следствие этого закона — рост налогов — лишь питает бюрократическую волокиту.

«Закон и прибыли» (англ. The Law and The Profits).

Третий закон Паркинсона[править | править вики-текст]

Рост приводит к усложнённости, а усложнённость — это конец пути. «Свояки и чужаки» (англ. In-Laws and Out-Laws).

 

Закон Паркинсона, утверждающий: выполнению проекта стоит уделить время — всегда был у него в голове. Планировать выполнение только одного дела в течение дня означает, что удастся осуществить только его. Если он решил закончить в течение дня два дела, то удастся выполнить оба. Когда он планировал осуществить шесть дел за день и ему не удавалось выполнить их все, он все же способен был на выполнение трех или четырех.

 

План действий Успех достижения цели, касающейся управления временем, зависит от того, насколько успешно и эффективно вы претворяете план в действие. План действий — это список задач, которые вам необходимо выполнить для достижения цели. Он отличается от обычного плана тем, что сосредоточен на достижении одной-единственной цели. Если вы хотите заняться делом, напишите план действий. Чтобы составить план действий, напишите задачи, которые вам необходимо выполнить для того, чтобы достичь цели. Это просто, но, безусловно, очень полезно. При работе с планом просто заносите в список каждое новое задание.

Постарайтесь разбить план на этапы, которые легко можно выполнить.

 

15. Техника планирования. Список и иерархия дел. Календарь. Простой ежедневник. Планирование времени с помощью профессиональных органайзеров и новейшей оргтехники.

Вопрос 9

Техника планирования. Ведите письменный учет своих дел. Иметь список дел. Всегда думайте на бумаге. Написание фактически заостряет вашу мысль, стимулирует творчество и позволяет сосредоточиться лучше, чем если бы вы действовали по памяти. Планируем свое время с помощью списка необходимых дел. Календарь. Простой ежедневник. Планирование времени с помощью профессиональных органайзеров

Список дел —это перечень всех дел, которые вы хотите закончить в течение дня. Он объединяет все задачи, которые вы должны выполнить, в единое целое. Список дел необходим, когда вам нужно справиться с большим количеством различных задач или когда на вас возложено много обязанностей. Выпишите задачи, которые хотели бы выполнить в течение дня. Если они большие по объему, разбейте их на мелкие составляющие. Если задачи по-прежнему кажутся огромными, вновь разбейте их. Делайте это до тех пор, пока не напишите все дела, которые нужно выполнить.

 

Разные люди могут использовать списки дел в различных целях. Ведение списка дел очень простое, но чрезвычайно эффективное занятие, поскольку является методом самоорганизации и снятия стресса. В начале каждого месяца составляйте список того, что должно быть сделано. Разбейте его на недели и укажите точные сроки начала и завершения поставленных на месяц задач. Всегда работайте со списком.

 

16. Форс-мажоры, срывы, внеплановые мероприятия. Коррекция планов.

Вопрос 9

Форс-мажоры, срывы, внеплановые мероприятия. У всех бывают моменты, когда кто-то или что-то вторгается в наш график/план и хочет его испортить, нарушить запланированную последовательность и длительность действий. Полностью избавиться от них не получится, но можно сделать их последствия менее деструктивными.

Принцип успеха прост – форс-мажоры должны быть запланированы.

Это означает, что при планировании рабочего дня обязательно выделяйте кусок времени под непредвиденные и экстренные дела.

А) Отрезок времени под авралы должен быть небольшим (30-60 минут)

Б) Если форс-мажор не случится, то это время должно быть обязательно заполнено короткими делами из текущего или «запасного» списка.

Коррекция планов. В современной действительности зачастую попытки от начала до конца (т. е. из настоящего в будущее) запланировать пошаговое движение к цели часто заканчиваются тем, что мир успевает измениться раньше, чем цель будет достигнута. Поэтому очень важно время от времени пересматривать свои планы. Мир постоянно движется вперед, и для того, чтобы не оказаться в отстающих, необходимо уметь подстраиваться под меняющуюся ситуацию. Не бойтесь вносить в ранее составленные планы коррективы, если это необходимо.

 

17. Принцип принудительной эффективности: диалектика производительности и эффективности.

Закон принудительной эффективности: на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат. Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз. Если действительно вывести закон эффективной принудительности. При решении сложной задачи, когда вы испытываете сильный прессинг, необходимо собраться, довести дело до конца и сделать работу вовремя. Многие не могут заставить себя выполнить задание в срок а потом утверждают, что лучше всего работают под давлением. Однако никто под давлением лучше не работает. Это лишь попытка оправдать свое неумение управлять временем. Когда вы испытываете прессинг, вы не только подвергаетесь стрессу, но и делаете больше ошибок. Есть четыре вопроса, которые необходимо задать себе, чтобы повысить свою эффективность и продуктивность:

1. "Как использовать время с максимальной пользой? Что из того, что я делаю, принесет наибольшую пользу делу и мне? Что наиболее выгодно мне и моей компании?"Поговорите с начальником и коллегами. Узнайте их мнение. Вы должны абсолютно точно ответить на эти вопросы и все время посвятить тому, что принесет наибольшую пользу.

2. Постоянно спрашивайте себя: "За что мне платят зарплату? Для чего меня взяли на эту работу? Что из того, что я должен делать, влияет на мой успех в наибольшей степени?" Каков бы ни был ответ, концентрируйтесь на его решении в течение всего дня.

3. "Что можете сделать вы, и только вы, что заметно улучшит положение, если будет выполнено профессионально?" В любой момент ответ на этот вопрос может быть только один — это то дело, которое не будет сделано вообще, если его не сделаете вы. Но если вы его сделаете, и сделаете хорошо, то все может сильно измениться. Что бы это ни было, вам нужно над ним работать в первую очередь. Именно здесь вы можете внести максимальный вклад.

4. возможно, самый точный в отношении управления временем. Он прост: "Как использовать свое время сейчас с наибольшей пользой?" Каков бы ни был ответ на этот вопрос, обязательно уделите ему большую часть времени.

Актуальность,

Производительность и эффективность. Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, твердо решите сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность. От производительности к эффективности.

Производительность означает ≪делать вещи правильно≫, и при этом так, чтобы достигнуть хороших результатов в течение запланированного нами времени. Мы сможем добиться этого, если будем выполнять свои рабочие обязанности так хорошо и быстро, как только возможно.

Эффективность означает ≪делать правильные вещи≫. Если мы хотим прийти к некому определенному следствию/результату, то мы должны делать только то, что приведет нас прямо к нему. Мы работаем эффективно тогда, когда заботимся в первую очередь о самых необходимых вещах, вместо того чтобы позволить им потонуть в бесконечном потоке других дел.

Работать эффективно прежде всего означает концентрацию внимания на том, что ведет к наибольшему успеху.

Эффектность -Делать вещи элегантно, легко, свободно, мастерски. Рассчитанная на внешнего наблюдателя, но не только.

Пример: эффективная и производительная

Работа. Допустим, Вам нужно написать большое количество электронных писем. Смогли бы Вы работать с большей производительностью, если б владели десятипальцевой системой набора? Навык быстрого чтения ≪по диагонали≫ и функция автоматической простановки подписи в Ваших электронных письмах также значительно облегчат Вам обработку поступающих и исходящих сообщений. Все это хорошо и очень важно, однако Вы совершенно растеряетесь, когда, вернувшись из четырехнедельного отпуска, обнаружите в своем почтовом ящике более сотни новых сообщений. Здесь Вам поможет только эффективная работа: Вы выискиваете самые важные сообщения и работаете

в первую очередь с ними. Все остальные письма Вы сортируете по адресам отправителей и работаете с ними после или же когда у Вас будет на это время.

 

18. Принцип равновесия (Баланс возможного и желанного).

Принцип равновесия (баланс возможного и желанного). Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие перед Вами задачи, Вы всегда увидите, что Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы. Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы.Но для того, чтобы быть эффективным, просто тайм-менеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для Вашей семьи и отдыха. Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе. На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди Вашей жизни, — ради этого и стоит работать над собственной эффективностью.

 

19. Правило Парето, 80/20.

Правило 80/20. Правило 80/20, или принцип Парето, один из самых важных принципов управления временем. Это правило принадлежит итальянскому экономисту Вильфредо Парето, (в XIX веке и занимался вопросами богатства и дохода, земельных угодий и их владельцев), который разделил все действия на жизненно важные, которых меньшинство, и тривиальные, которых большинство. Согласно этому правилу, жизненно важные 20% по своей значимости равны остальным 80%. И, наоборот, 80% из того, что вы делаете, имеют лишь 20% полезной нагрузки. Это правило применимо ко всем аспектам бизнеса и личной жизни. В бизнесе 80% продаж вы получите от 20% клиентов, 80% прибыли от 20% товаров. Целых 80% продаж являются результатом работы 20% продавцов, а 80% вашего дохода, успеха и профессионального роста связаны с 20% ваших действий. Если вы подготовите список десяти дел на день, два из них будут важнее, чем все остальные вместе взятые. Ваш успех и продуктивность во многом зависят от умения выявить 20% главных задач и сосредоточиться на их решении. Попробуйте творчески подойти к правилу 80/20. Поскольку нельзя делать все сразу, естественно, что-то придется отложить. Научитесь не торопиться с теми 80% дел, которые мало влияют на вашу жизнь и на результаты работы. Обычно люди откладывают самые важные дела, но такой подход не для вас. Расположитесь у камина и сознательно и долго игнорируйте дела, в которых мало толку, даже если вы делаете их.

Убедитесь, что вы отобрали 20% самых нужных дел, и только потом приступайте к работе. С остальными можно не торопиться.