Телевизор. Нежданные посетители (желанные и нежеланные). (необходимые и случайные).

≪Есть ли у вас минута?≫. В них может быть виноват любой: коллеги, босс и другие. Один из самых лучших навыков, который вы можете усвоить, узнать, как обращаться с подобными людьми. Задача состоит в том, чтобы общаться с этими людьми, не отвлекаясь при этом от работы.

Установите временные рамки для каждого посещения. Если к вам пришел нежданный посетитель, постарайтесь выяснить с самого начала цель его прихода.

 

Перед тем как принять посетителя, я всегда стараюсь выяснить цель его прихода, чтобы определить важность визита.

Избегайте непредвиденных ситуаций Не допускайте, чтобы непредвиденная ситуация получала дальнейшее развитие. Такие ситуации обычно получают развитие, когда для решения

мелких проблем не предпринимается никаких, даже временных мер. Непредвиденные ситуации порождают временные проблемы, в то время как

важные задачи порождают длительные трудности, имеющие прямое отношение к цели. Избавившись от непредвиденных ситуаций, вы сможете посвятить все свое время решению неотложных задач. Лучший способ избавиться от непредвиденных ситуаций — заранее ожидать, что на вашем

пути могут возникнуть некоторые проблемы, и сразу же решить их.

Сезонные отвлекающие факторы.

Возрастные отвлекающие факторы.

Гендерные

Семейные отвлекающие.

О чем нужно помнить при проведении переговоров и совещаний?

≪Лучшие переговоры — те, которые не состоялись≫.

Это не всегда так, но тем не менее Вы всегда должны

Искать альтернативы.

Вовенарг (Французский моралист XVIII века): "Тот, кто ко мне придет, окажет мне честь, кто не придет, доставит мне удовольствие";

Провалы во времени.

 

26. Негативные факторы: типология и борьба с ними. Провалы во времени.

Критические ситуации. Советы по управлению временем. Планирование и управление временем должны быть двумя важными составляющими культуры труда в современном дне преуспевающего человека. Пренебрежение важными деловыми встречами и назначенными сроками приводят к трудностям в профессиональной и личной жизни, которые чаще всего вызывают беспокойство, раздражительность, чувство вины и другие неприятные ощущения. Это может привести к значительным денежным и эмоциональным затратам. Поэтому необходимо, чтобы большая часть времени у вас была занята.

1. если вы хотите управлять временем, то должны четко представлять, каким образом ваш день подразделяется на бытовые и рабочие дела. Наблюдение за личным временем необходимо, чтобы помочь вам понять, сколько времени вы тратите на личную жизнь, а сколько — на работу и бизнес. Чтобы получить более точные сведения, вам нужно следить за тем, сколько времени в неделю уходит на бытовые проблемы.

2. ≪И куда ушло все время?≫. Если мы хотим изменить график использования времени, чтобы достигать большего количества

важных целей, то, прежде всего, надо следить за тем, как мы его тратим. В идеальном плане вы должны вести учет расходования времени каждую неделю. Выясните, сколько времени уделяете себе, своим близким, друзьям, работе, домашним делам, религиозной (общественной) деятельности и сну. Потом определите, как бы вам хотелось тратить время, и внесите любые изменения в график использования времени.

Эффективный процесс управления временем предполагает, что вы не тратите ни минуты на бесцельные занятия. Поэтому необходимо узнать, какие из сфер вашей профессиональной и личной жизни приводят к трате времени.

Самые распространенные факторы, приводящие к нецелесообразному и неэффективному распоряжению временем. Они известны как источники траты времени.

Покушение на время

Поэтому очень важна охрана времени. Вам необходимо защитить время, чтобы дать отказ различным посторонним обстоятельствам, делам, требованиям или людям. Хотя это и трудно, но, к счастью, есть стратегии, которые вы можете использовать для снижения числа (если не удаления) источников траты времени, обретения большего контроля над ситуацией и избавления от стрессов.

Но прежде всего вы должны выяснить, что именно вредит эффективному распоряжению вашим временем.

Отвлекающие факторы

Отвлекающие факторы не что иное, как непредвиденные обстоятельства, имеющие как положительные, так и отрицательные стороны. Мы все ежедневно трудимся ради положительных факторов, играющих важную роль в нашей работе. На самом деле, мы приветствуем эти ≪положительные≫ отвлекающие факторы и расплачиваемся за манипулирование ими. Они не относятся к источникам траты времени.

Часто отрицательные??? отвлекающие факторы, не приносящие никакой пользы для нашей работы, способствуют повышению уровня нашей работоспособности. Один из примеров положительного отвлекающего фактора: ваш коллега отвлекает вас от работы, чтобы познакомить вас с идеей завершения отложенного вами проекта за меньший период времени. Все эти отвлекающие факторы приведут к повышению результатов. Поэтому для вас они являются положительными моментами.

В Индии мы не воспринимаем всерьез отвлекающие от работы факторы, и потому не стоит прикладывать много усилий, чтобы их определить. Однако в Соединенных Штатах проводились многочисленные исследования, посвященные отвлекающим от работы факторам.

Среднестатистический американец отвлекается от работы каждые 8 минут или приблизительно 6-7 минут в час.

Отвлекающий фактор создает двойную проблему, включающую в себя сам отвлекающий фактор и ожидание возникновения таких факторов в дальнейшем. Эти обстоятельства значительно снижают вашу работоспособность. Постоянно возникающие отвлекающие факторы убивают любую надежду на эффективное управление временем. Поэтому найдите способы справиться с ними.

Некоторых отвлекающих факторов можно избежать, если:

•организовывайте свою работу таким образом, чтобы отвлекающие элементы находились у вас за спиной. Это может быть окно или стеклянная панель, сквозь которую можно увидеть весь офис. Если можно, поставьте свой стул таким образом, чтобы вам не был виден поток уличного движения или люди, работающие в офисе;

•закройте дверь в кабинет, открывайте ее только в необходимых случаях. Убедитесь, что никакие звуки из-за закрытой двери вас не беспокоят. Правило открытой двери подходит только тем, кто хочет наблюдать за деятельностью служащих. Обычно начальник офиса этим и занимается.

 

•если у вас нет отдельного кабинета, а вам нужно сосредоточиться на выполнении какой-то важной работы, найдите укромное место, например кабину для отдельной работы в библиотеке или офисе, где вас не смогут найти.

Вы можете говорить. Телефон также является самым большим врагом управления временем. Проблема не только во времени, отнятом отвлекающим фактором, но и в том, что начальнику необходимо было вспомнить, о чем шла речь до того как его прервали.

•Отвечайте на телефонные звонки тогда, когда вам удобнее это делать. Не разговаривайте долго. Вместо этого договоритесь, в какое время перезвоните собеседнику или оставьте сообщение и номер вашего телефона.

•Если вам нужно, делайте регулярные звонки в удобное для обеих сторон время.

•Учитесь оставлять четкие сообщения на чужих автоответчиках. Всегда оставляйте свое имя и номер телефона, если хотите, чтобы вам перезвонили.

И пр.

Вы можете сейчас говорить. – вместо приветствия.