Цели - на что Вам нужно обратить внимание. Умение выделять главное

Еще несколько примеров на принцип Парето:

20 % клиентов обеспечивают 80 % товарооборота;

20 % продукта приносят 80 % прибыли;

20 % поверхности ковра изнашиваются на 80 %;

20 % производственного процесса порождают 80 % брака;

Очерёдность выполнения дел можно устанавливать с помощью принципа Парето.В соответствии с этой теорией можно сделать вывод в отношении использования рабочего времени специалиста: за первые 20 % израсходованного времени достигается 80 % результата. Оставшиеся 80 % затраченного времени дают лишь 20 % общего результата.

20. Оправданный отказ. Продуктивное «нет».

Оправданный отказ. Приучитесь давать отказ, когда это возможно. Слово «нет» экономит неожиданно много времени. Погасите зря работающую лампочку. Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу. Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет). Составьте рейтинг таких никчемных занятий, назвав его «Я больше никогда не буду этого делать», и заносите туда те дела, которые не приносят Вам никакой пользы и не приближают Вас к цели. Если человек может выработать у себя привычку говорить ≪нет≫, когда поджимают сроки сдачи дел, то управление временем будет более эффективным. Вы сможете выполнять больше работы, потому что отказ освобождает время для самых важных дел.

Тем не менее это не значит, что вы должны всегда отвечать отказом на каждую просьбу друзей и родственников. Давать отказ нужно осмотрительно. Вот несколько указаний. Отсутствие рассудительности и нежелательные просьбы могут всегда выбить вас из колеи. Если кто-то из знакомых попросит вас встретить его на железнодорожной станции в сорока километрах от места работы, куда регулярно ходят автобусы и недорогие такси, вы сможете понять бессмысленность просьбы. С другой стороны, если вас попросили съездить в больницу навестить серьезно больного человека, будет бесчеловечно сказать ≪нет≫.

•Вы должны говорить ≪нет≫, если просьба вынуждает вас идти на конфликт с собственными приоритетами. Вы должны быть осмотрительными, не позволяя другим действовать против вашей воли.

•Нужно давать отказ незамедлительно. Если вы откладываете его на другое время, могут возникнуть безосновательные надежды.

•Нет необходимости оправдываться при каждом отказе. У вас есть возможность принять решение, учитывая свои собственные приоритеты или потребности. Это особенно актуально в тех случаях, когда люди выдвигают неразумные требования.

•Отказ должен быть дан в твердой форме, без выражения раздражения или гнева на лице. Если вы мягко говорите, что не способны выполнить просьбу, ваш отказ будет воспринят положительно. При даче отказа вы всегда должны быть безмятежны и уверенны.

•Привыкайте спрашивать себя: ≪Гожусь ли я для выполнения этого дела?≫. Если ответ отрицательный, говорите ≪нет≫.

Но прежде всего научитесь говорить ≪нет≫ так, чтобы никого не обидеть. Самое простое — это показать своему визави, что Вас интересуют его цели, но в то же время разъяснить ему, что из-за поставленной перед Вами задачи Вы не можете сейчас (или вообще) выполнить его просьбу. Если же вещь, о которой Вас просят, того стоит, то договоритесь о сроке, к которому Вы должны будете ее сделать. Как правильно сказать ≪нет≫. Разумеется, мы должны найти время, если кто-то сильно нуждается в нас или хочет от нас что-то важное. Однако у готовности помочь тоже должны быть

свои границы, особенно если другие используют Вас для достижения собственных целей. Или же если Вы исключительно из-за этой готовности помочь не можете приступить к своим собственным обязанностям и задачам.

21. Принцип Эйзенхауэра (Выделение диалектика срочного и важного).

Все дела можно разделить на 4 группы:

1. Срочные и важные;

2. Важные, но не срочные;

3. Срочные, но не важные;

4. Не срочные и не важные.

Такая классификация носит имя Первостепенные задачи — это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы — за них нужно приниматься самому и немедленно.

1. Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.

2. Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.

Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.

Отделение срочного от важного. Все, что вы должны сделать в течение дня, можно разбить на четыре группы, на дела срочные и не срочные, важные и не важные.

Задачи первой группы и срочные, и важные.

Их нужно решать сразу. Они у вас перед глазами. Срочные и важные дела, такие как звонки, встречи, переговоры с клиентами или форс-мажорные ситуации, почти всегда возникают не по вашей воле и составляют важную часть работы. Попытка отложить такие дела на потом только создаст вам серьезные проблемы.

К второй группе относятся дела важные, но не срочные. Обычно с ними связаны большие долговременные последствия. Это такие дела, как работа над собой, совершенствование своих навыков и знаний, занятие физическими упражнениями и спортом, а также время, уделяемое семье. Важный и не срочный вопрос можно отложить. Однако он может оказать огромное влияние в долгосрочной перспективе.

Не срочные, но важные дела рано или поздно становятся очень срочными, как, например, курсовая работа в институте, или отчет для начальника, или встреча с клиентом, с которым истекает срок контракта.

Третью группу составляют дела срочные, но не важные. Позвонить по телефону, поговорить с заглянувшим к вам коллегой, обсудить телевизионные передачи и т.п. Можно заниматься этим в рабочее время, но это никак не скажется на вашем успехе. На самом деле это большая трата времени, способная разрушить вашу карьеру и ваш потенциал.

Четвертая группа состоит из не срочных и не важных дел. Они полностью лишены смысла. Ими занимаются в течение дня, хотя они не имеют никакого значения и никаких последствий. Примером может служить чтение газеты, звонок домой с вопросом относительно меню ужина, поход в магазин. Эти дела ничего не дают ни вашей компании, ни вам лично для достижения поставленных целей.

Чтобы удвоить продуктивность, следует решать срочные и важные задачи, затем важные задачи, но не срочные в данный момент, и не заниматься тем, что не имеет значения.

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия — важно и срочно, таким образом, получается четыре класса приоритетов. Для успешного планирования Вам необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед Вами задачи. И тогда у Вас выстроится иерархичный список, благодаря которому Вы будете знать что, когда и как нужно делать.