Удостоверение равнозначности электронных и бумажных документов

Глава XX.2 Основ законодательства о нотариате целиком посвящена удостоверению равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе, и наоборот.

Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе означает подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе.

Изготовленный нотариусом электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ.

Обратите внимание! Нельзя удостоверять равнозначность электронного документа бумажному документу в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также документов, удостоверяющих личность.

Изготовление электронного документа для удостоверения его равнозначности документу на бумажном носителе осуществляется нотариусом путем изготовления электронного образа документа на бумажном носителе и подписания его квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Удостоверение равнозначности бумажного документа электронному документу означает подтверждение тождественности содержания представленного нотариусу электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе.

Изготовленный нотариусом документ на бумажном носителе имеет ту же юридическую силу, что и электронный документ, равнозначность которому удостоверена нотариусом.

Представленный нотариусу электронный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью. Квалифицированная электронная подпись лица, от которого исходит документ, должна быть проверена и подтверждена ее принадлежность. Проверка подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписаны электронные документы, осуществляется с использованием средств единой информационной системы нотариата либо с использованием специального программного обеспечения, имеющегося у нотариуса.

Изготавливая электронную копию, нотариус руководствуется Требованиями к формату изготовленного нотариусом электронного документа, утвержденными решением правления Федеральной нотариальной палаты от 10.06.2015, приказом Минюста России от 29.06.2015 N 155.

Так, электронный документ изготавливается нотариусом в виде XML-файла, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Для совершения нотариального действия по удостоверению равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе нотариус на бумажном носителе изготавливает электронный образ документа, представленного лицом, обратившимся за совершением данного нотариального действия.

Электронный образ документа на бумажном носителе формируется в виде одного файла изображения в формате PDF. Сканирование нотариально оформленного документа должно производиться с разрешением 200 dpi (точек на дюйм) в оттенках серого, глубина цвета 8 бит на пиксель.

В формируемый файл электронного документа, являющийся электронным образом документа, включается удостоверительная надпись, совершенная нотариусом в электронном виде.

Электронный образ документа, содержащий удостоверительную надпись, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Если электронный документ требуется для представления в орган государственной власти (орган местного самоуправления, во внебюджетные фонды) и нормативным правовым актом установлены требования к формату такого документа, нотариус должен изготовить электронный документ с учетом таких требований в соответствующем формате.

Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса, передается заявителю согласованным способом - по электронной почте, на диске, на флешке и т.п.

Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе (за исключением собственноручной подписи нотариуса и оттиска печати с воспроизведением Государственного герба РФ).

Юридическая значимость электронных документов, создаваемых нотариусом, исходящих от нотариуса, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Получение нотариусом электронного документа, необходимого для нотариального производства, на личном приеме подтверждается распиской в получении документов нотариусом.

Не реже одного раза в неделю нотариус обязан осуществлять резервное копирование как документов, так и электронного журнала регистрации входящих электронных документов. Эти резервные копии должны храниться в местах, исключающих несанкционированный доступ, как правило, на серверах единой информационной системы нотариата.

Таким вот образом нотариус может трансформировать бумажный документ в электронный, и наоборот, сохранив его юридическую силу. Этот документ может служить доказательством в суде, его можно представлять в любые органы, и он будет иметь юридическую силу своего бумажного аналога. Конечно, это новая практика, до конца еще не "обкатанная", но нельзя не признать, что это колоссальный шаг вперед.

Вместо заключения

Получается, что вся человеческая жизнь - не более чем набор юридических фактов, возникающих последовательно и подтвержденных соответствующими доказательствами, прежде всего, документами. Это может нравиться или не нравиться, вызывать внутренний или внешний протест, но это так. И пренебрежение этой данностью существенно усложняет жизнь как самому человеку, так и окружающим, в первую очередь - его близким. И чтобы вас не поминали долго, неоднократно и недобрыми словами, имеет смысл оформлять и получать необходимые документы вовремя и аккуратно. Тем более что в последнее время многое сделано для того, чтобы упростить этот процесс, сделать его более прозрачным, понятным и контролируемым. Если вам кажется, что это не так, то, пожалуй, имеет смысл перечесть эту книжку второй раз.