Номера листов проставляются посредине верхнего поля листа.

Из реквизитов, не входящих в бланк документа, часть воспроизводится в процессе печатания проектов документов, часть - в процессе оформления проектов документов, часть - на стадии обработки изданных и поступивших документов.

При оформлении реквизитов, включенных в бланк, и воспроизводимых на стадии изготовления документов, должны соблюдаться следующие требования.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) воспроизводятся в соответствии с уставом организации. Эмблема представляет собой символическое изображение, отражающее направление деятельности организации. На бланках документов коммерческих организаций в качестве эмблемы обычно воспроизводятся обозначения, отличающие товары и услуги одних юридических лиц от товаров и других юридических лиц.

Право на товарный знак (знак обслуживания) установлено Законом "Об акционерных обществах", порядок использования определен Законом "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров".

Код организации должен проставляться по Общероссийскому классификатору Предприятий и организаций (ОКПО).

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации - автора документа должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (уставе, положении, свидетельстве о регистрации). Если организация по учредительным документам имеет и сокращенное наименование, то оно помещается ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится, если оно закреплено в уставе организации, и располагается ниже наименования на русском языке.

При наличии вышестоящей организации она указывается над наименованием данной организации в сокращенном, а при его отсутствии - в полном виде.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывается в том случае, если они являются автором документа, и располагается ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают; почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации.

В письме наименование вида документа не указывается.

Датой документа является дата его подписания, а для документа, требующего утверждения, - дата утверждения. Дата проставляется лицом, подписывающим (утверждающим) документ. При подготовке проекта документа может печататься обозначение месяца и года. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата его подписания (утверждения). При этом если документ подписывается, то проставляется только одна, наиболее поздняя дата подписания, если документ утверждается, то проставляются даты каждого утверждения. Исключение составляют протокол, датой которого является дата заседания, и акт, датой которого является дата совершения действия.

Дата документа оформляется арабскими цифрами, разделенными двумя разграничительными точками, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц проставляются двумя парами цифр. Если они выражаются однознаковой цифрой, то перед ней ставится 0. Год обозначается четырьмя цифрами. В итоге дата может иметь следующие варианты обозначения: 07.10.2003, 12.08.2003, 03.01.2003,14.11.2003.

Допускается оформление даты в последовательности, предусмотренной международными нормами: год, месяц, день месяца, например: 2003.05.25.

В нормативных и финансовых документах обычно используется словесно-цифровой способ оформления даты, например: 8 апреля 2003 г. Дата документа не должна отождествляться с датами, проставляемыми при визировании, согласовании, поступлении, рассмотрении и при других стадиях оформления и обработки документа.

Регистрационным номером документа является его порядковый цифровой номер.

Регистрационным номером конфиденциального документа является номер, присвоенный ему по журналу учета изданных документов, который проставляется на документе на стадии подготовки его проекта. Регистрационный номер конфиденциального документа проставляется на документе, на первом листе в определенном для него месте, на последнем листе в реквизите "Отметка об исполнителе", на остальные листах в середине нижнего поля. При этом на всех листах, кроме первого, рядом с номером проставляется аббревиатурой гриф конфиденциальности документа, например: 1СК (строго конфиденциально), 4 ДСП (для служебного пользования) и др. На первом листе гриф конфиденци- альности рядом с номером не проставляется, поскольку содержится в реквизите "Гриф ограничения доступа к документу".

В конфиденциальных распорядительных документах (постановлениях, приказах, распоряжениях), а также в протоколах регистрационный номер, присвоенный им по журналу учета изданных документов, на первом лис те проставляется, как и на других листах, кроме последнего, посредине нижнего поля, а на площади, отведенной под реквизит "Регистрационный номер документа", проставляется номер, присвоенный им по соответствующему журналу учета изданных конфиденциальных распорядительных документов и протоколов (см. главу 4).

Если документ составлен несколькими организациями, то его регистрационный номер состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Такой регистрационный номер проставляется только на первом листе документа, на остальных указывается номер, присвоенный по месту печатания проекта документа.

Проставление регистрационного номера и грифа конфиденциальности на всех листах изданного конфиденциального документа необходимо для того, чтобы в случаях, когда документ по каким - либо причинам окажется разрозненным, можно было установить по номеру и грифу конфиденциальности принадлежность отдельных листов к определенному конфиденциальному документу и тем самым предупредить случайное уничтожение листов или несанкционированное ознакомление в ними.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит переписывается из бланка инициативного документа, поступившего на предприятие. Следует иметь в виду, что на поступивший конфиденциальный документ ответный документ может быть либо конфиденциальным (с совпадением или разностью в грифе конфиденциальности я _инициативным документом), либо открытым, точно так же, как и на поступивший открытый документ ответный документ может быть открытым или конфиденциальным, т.к. гриф конфиденциальности определяется, как уже отмечалось, степенью конфиденциальности сведений, содержащихся только в ответном документе независимо от поступившего. Если ответ дается на конфиденциальный документ, то в ссылке на регистрационный номер к нему аббревиатурой добавляется гриф конфиденциальности, например: На № 14 КТ от 12.04.2003.

Место составления или издания документа необходимо указывать только в тех случаях, когда затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания должно указываться в соответствии с принятым административно -территориальным делением, при этом сокращения могут быть только общепринятыми: г. (город), пос. (поселок) и др.

Гриф ограничения доступа к документу включает:

- гриф конфиденциальности документа, который указывается полностью (без аббревиатур и сокращений) и без кавычек, например: Конфиденциально, Строго конфиденциально, Для служебного пользования;

- срок конфиденциальности документа (проставляется при необходимости, по усмотрению предприятия, под грифом конфиденциальности);

- пометку "Лично", проставляемую в случае необходимости при адресовании документа должностному лицу ниже реквизита "Номер экземпляра документа".

Пометка "Лично" имеет двоякое содержательное значение: указание на необходимость первоначального рассмотрения документа лицом, которому он адресован (в этом значении пометка не имеет отношения к рифу ограничения доступа к документу, может проставляться как на конфиденциальных, так и на открытых документах), и указание на возможность работы с документом или его последующего переадресования только лицом, которому он адресован, что является составной частью ограничения доступа к документу. Для различения значений этой пометки в первом названном значении она проставляется под адресатом (в скобках без кавычек), во втором значении - над адресатом (без скобок и кавычек). Во втором значении пометка проставляется и на пакете, в котором пересылается документ, а пакет вскрывается только лицом, которому он адресован.

Номер экземпляра документа проставляется в конфиденциальных документах в целях предотвращения или по меньшей мере своевременного обнаружения утраты экземпляра документа, следствием которой нередко является утечка содержащихся в нем конфиденциальных сведений. Для этого нужно знать, сколько экземпляров было издано и как осуществляется движение каждого экземпляра, где он находится на тот или другой период времени. Реквизит оформляется следующим образом. Экз. № (без кавычек) с проставлением на каждом экземпляре его номера. Если документ подготовлен в одном экземпляре, то проставляется: Экз. единственный. Реквизит помещается на первом листе ниже срока конфиденциальности, а при отсутствии срока конфиденциальности - под грифом конфиденциальности.

Адресат включает указание получателя документа. Адресатами могут быть организации, их структурные подразделения, долж- ностные лица* Физические лица применительно к конфиденциальным документам адресатами быть не должны, поскольку не могут в силу разных причин в должной мере обеспечить сохранность и конфиденциальность документов.

При адресовании документа в другие организации обязательно указывается в именительном падеже наименование организации. Если известно структурное подразделение организации, имеющее непосредственное отношение к данному документу, то оно также указывается в именительном падеже, например:

АООТ "Изумруд" Отдел снабжения

При адресовании документа должностному лицу, являющемуся одним из руководителей организации, в дательном падеже указывается должность с включением наименования организации, инициалы и фамилия, например:

Председателю правления Российско-финско-шведского совместного предприятия "СОФИС" В.М. Бушуеву

При адресовании документа руководителю подразделения организации сначала в именительном падеже указывается наименование организации, затем в дательном падеже должность руководителя подразделения с включением наименования подразделения, его инициалы и фамилия, Например:

Российско-финско-шведское совместное предприятие "СОФИС" Начальнику финансового отдела Км. Столярову

Если известен конкретный сотрудник подразделения, непосредственно занимающийся решением содержащегося в документе вопроса, то документ следует адресовать ему. Должность, инициалы и фамилия сотрудника указываются в дательном падеже под названием структурного подразделения, например:

АОЗТ "Прогресс" Отдел маркетинга Старшему экономисту

АЛ. Иванову

Если документ направляется в несколько однородных (обычно подчиненных) организаций, то они указываются обобщенно, например:

Директорам магазинов

При адресовании документа разовым корреспондентам следует проставлять их почтовый адрес, поскольку сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства, отправляющий документ, может не знать почтового адреса получателя. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в федеральные органы власти и постоянным корреспондентам.

В документе должно содержаться не более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым и последующими адресатами не указывается.

При большем количестве адресатов составляется список рассылки Документа, и на каждом экземпляре документа проставляется адресат, которому направляется данный экземпляр. Такой же порядок адресования должен быть в случаях, когда каждый адресат не должен знать, кому еще направлен данный конфиденциальный документ. Все адресаты, если их не более четырех, проставляются на экземпляре, остающемся в организации.

Внутренние документы адресуются должностному лицу, при этом если документ адресуется одному из руководителей организации, то наименование организации может указываться кратко или не указываться вообще, например:

Зам. генерального директора [общества] В.Е. Сидорову

При адресовании внутреннего документа руководителю подразделения организации наименование подразделения, включаемое в название должности, указывается полностью.

Гриф утверждения документа проставляется на документах, предусмотренных нормативными актами.

Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: должностным лицом (должностными лица- ми) или при необходимости дополнительных предписаний и разъяснений специально издаваемым распорядительным документом (постановлением, приказом) либо протоколом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Председатель Правления АОЗТ «Пластмасса» Личная подпись И.И. Иванов 05.04.2007

При утверждении документа специально издаваемым документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН или УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ (без кавычек и двоеточия), согласованного с видом утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например применительно к положению:

 

УТВЕРЖДЕНО Приказом генерального директора АОЗТ "Болшевский текстиль"

от 12.03.2003 № 12 СК

Применительно к правилам:

УТВЕРЖДЕНЫ Протоколом общего собрания акционеров АОЗТ "Изумруд" от 31.04.2003 № 1 К

Если документ утверждается несколькими должностными лицами, то он печатается не на бланке. В состав должностей утверждающих лиц включаются полные наименования организаций, и грифы утверждения располагаются на одном уровне в пределах площади, отведенной под продольный вариант расположения реквизитов 48.

Заголовок к тексту является кратким содержанием документа. Он ускоряет процесс регистрации документа и работу с ним, т.к. дает возможность без чтения текста вносить в учетные формы краткое содержание документа и в некоторых случаях направлять

документ на исполнение.

Заголовок должен согласовываться с наименованием вида документа и отвечать на вопрос: о чем (о ком)? "Об изменении...", "О выделении..." и т.д., за исключением некоторых видов документов, заголовок которых должен отвечать на вопрос: чего (кого)? К таким документам относятся: штатное расписание, должностная инструкция, правила, устав, акт, структура и штатная численность.

В заголовке протокола указывается наименование мероприятия (совещания, заседания, общего собрания) и органа, проводящего мероприятие (экспертной комиссии, трудового коллектива, правления и др.). Вопрос (вопросы), которому посвящено мероприятие, указывается не в заголовке, а в тексте.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться, поскольку такие тексты малы по объему и по ним быстро можно определить содержание документа. Не имеют, как правило, заголовка и распоряжения, оформляемые на бланке формата А4.

Текст документа составляется на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. В коммерческих организациях текст документа может составляться и на иных языках, предусмотренных договорами между организациями.

Текст документа составляется только на русском языке при направлении документов:

- в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

- в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории Других субъектов Российской Федерации.

Текст документа должен быть максимально кратким, точным, однозначно понимаемым, исключающим повторы, лишние фразы, лишнюю информацию, но в то же время содержащим всю полноту необходимой информации, которая должна быть достоверной и достаточной для принятия по ней соответствующих решений. Документ, как правило, должен быть посвящен одному, а не нескольким вопросам, что позволяет не только сокращать время на его обработку и исполнение, но и предотвращать необоснованное ознакомление с конфиденциальной информацией, не относящейся к сфере деятельности того или другого пользователя документа. Применяемые в тексте сокращения слов и словосочетаний должны быть общепринятыми, понятными пользователям документа.

Тексты конфиденциальных документов оформляются в виде связного текста, таблицы или в виде соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части дается обоснование существа излагаемого вопроса, т.е. указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) части содержатся решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть, например, в приказах - распорядительную часть без констатирующей.

Документы, составленные на основании других документов, должны иметь в тексте ссылку на них или содержать приписку "Основание" с указанием в тексте или приписке наименования документа, наименования организации -автора документа, даты, номера, заголовка документа. Если основанием является конфиденциальный документ, то к номеру документа добавляется аббревиатурой его гриф конфиденциальности.

Текст большого по объему документа, затрагивающего разные аспекты излагаемого вопроса, следует разделять на разделы, подразделы, а в их пределах при необходимости на пункты и подпункты. Все эти составные части нумеруются арабскими цифрами, каждая часть, помимо своего номера, содержит номера соответствующих частей более высоких ступеней деления, разделенных точками. Так, самый низкий по ступени деления номер подпункта включает в последовательности номера разделу подраздела, пункта и свой порядковый номер, например: 1.2.8.1Г