Документы выделенного хранения можно разделить на две категории.

К первой относятся документы, которые по производственным условиям нецелесообразно подшивать в дела. Например, различного рода технологические инструкции, с которыми параллельно работают несколько исполнителей. При подшивке их в дело исполнитель, взявший дело, лишает остальных исполнителей возможности пользоваться необходимыми им инструкциями.

Ко второй категории относятся документы, которые по их внешним особенностям невозможно или нецелесообразно подшивать в дела (большого формата, сброшюрованные, чертежно-графические и т.д.). На этот вид учета могут ставиться документы на стадии их создания или получения либо переводиться документы, уже взятые на Учет изданных или поступивших документов.

Независимо от вида учета конфиденциальные документы можно учитывать в журналах или карточках.

При большом объеме документов целесообразно использовать карточный способ учета, т.к. он сокращает время на поиск документов за счет помещения карточек в соответствующие рубрики картотек, дает возможность осуществлять ручной контроль исполнения документов без изготовления специальных контрольных карточек, ускоряет и повышает качество проведения проверок наличия документов.

При карточном способе учета документов (как и носителей) необходимо вести контрольный журнал, предназначенный для регистрации карточек и обеспечения последовательности проставления их номеров, контроля за местонахождением документов, находящихся в обращении, ускорения их поиска, а также для проставления отметок о проверках наличия документов. Контрольный журнал заводится по каждому виду карточного учета документов. Он имеет следующую форму:

 

Учетные номера документов	Местонахождение документов	Отметки о проведении проверок наличия документов

 

 

В графе 2 напротив соответствующего номера проставляются карандашом фамилия сотрудника, получившего документ, или другое местонахождение документа. При изменении местонахождения документа предыдущая отметка зачеркивается или вытирается и проставляется новая, при этом карточка учета данного документа каждый раз помещается в соответствующую рубрику картотеки. При отработке документа (переводе на другой вид учета, отправлении, подшивке в дело, уничтожение, передаче на архивное хранение) соответствующий номер в контрольном журнале округляется без указания окончательного местонахождения документа. Карточка помещается в картотеку отработанных документов по порядку номеров.

В графе 3 напротив соответствующего номера проставляется дата проведения квартальной проверки наличия документа.

Вместо контрольного журнала допустимо вести валовую картотеку, формируемую из вторых экземпляров учетных карточек, в которую вносятся данные, предусмотренные для контрольного журнала, но реальные затраты при этом возрастают за счет изготовления вторых экземпляров карточек.

Журналы или картотеки учета изданных и поступивших документов ведутся погодно; не исполненные в текущем году документы подлежат переводу на учет следующего года (кроме распорядительных документов и протоколов) с отметкой об этом в учетных формах текущего года, оформляемой по аналогии с отметкой о перерегистрации носителей: по изданным документам в графе 16, по поступившим - в графе 14.

Журнал (картотека) учета документов выделенного хранения ведется непрерывно, номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Вызвано это тем, что выделенному хранению подлежат, как правило, документы постоянного и долговременного хранения, и их ежегодная перерегистрация привела бы к увеличению трудоемкости обработки документов и созданию сложностей для их пользователей.

Порядок оформления учетных форм документов и внесения исправлений в произведенные в них записи является таким же, как и для учетных форм носителей.

2. УЧЕТ ИЗДАННЫХ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В предыдущем вопросе было сказано, что учет изданных конфиденциальных документов осуществляется на стадии подготовки их проектов. Там же была изложена технология учета и дана форма журнала (карточки) учета.

Издаваемые на предприятии конфиденциальные распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения), а также протоколы, помимо учетного номера, должны иметь раздельную по видам тайны ежегодную порядковую нумерацию в пределах каждого из этих видов документов.

Для обеспечения последовательности проставления таких номеров, ускорения поиска документов необходимо вести журналы учета изданных конфиденциальных распорядительных документов и протоколов по каждому их виду отдельно. Журнал имеет следующие графы:

Порядковый номер и гриф конфиденциальности	Дата	Учетный номер	Заголовок	Количество экземпляров	Количество листов в экземпляре	Отметка о местонахождении

 

 

Если документы издаются с одним грифом конфиденциальности, то в наименовании графы 1 слова "и гриф конфиденциальности" опускаются, рядом с номерами документов гриф не проставляется.

В графе 3 проставляется учетный номер документа, присвоенный ему по журналу учета изданных документов.

Графы 1-4 обязательны, целесообразность включения граф 5-7 должна определяться главным образом объемом и характером справочной работы по документам.

15 Конфиденциальные документы должны пересылаться (доставляться) между предприятиями в соответствующим образом оформленных запечатанных пакетах.

Все поступающие пакеты в момент их получения целесообразно учитывать для того, чтобы можно было обнаружить их возможную утрату до регистрации содержащихся в них документов.

Для этого следует вести журнал учета поступивших конфиденциальных пакетов, который предназначен, кроме того, для проставления отметок о взятии поступивших документов на различные виды учета, а также о возврати ошибочно присланных документов. Журнал имеет следующие графы:

 

Дата поступления пакетов	Откуда поступили	Количество пакетов	Подпись лица, доставившего пакеты	Порядковые номера пакетов	Номера и грифы конфиденциальности вложенных в пакеты документов	Учетные номера документов, зарегистрированных по учету поступивших документов	Учетные номера документов, зарегистрированных по учету документов выделенного хранения	Учетные номера возвращенных документов и носителей	Отметка о возврате ошибочно присланных документов

 

При получении пакетов сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства должен:

- проверить на пакете наличие грифа конфиденциальности, соответствие адресата, проставление номеров документов и предприятия -отправителя, целостность упаковки, сохранность прошивки и оттиска печати;

- убедиться, что содержимое пакета не просматривается;

- проверить на пакете и сопроводительном документе на него (реестре и соответствие наименований адресата и отправителя, номеров документов, номеров экземпляров (если указаны), грифа конфиденциальности;

- расписаться в сопроводительном документе за принятые пакеты с проставлением даты (при необходимости и времени) и печати или специального штампа подразделения конфиденциального делопроизводства.

 

Если на пакетах указан другой адресат, то они не принимаются.

При нарушении оформления пакетов, несоответствии данных на пакете и в сопроводительном документе, повреждении упаковки составляется в двух экземплярах акт, который подписывается сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства и лицом, доставившим пакеты. Второй экземпляр акта направляется отделению связи, доставившему пакет, или предприятию-отправителю пакета, если пакет доставлен минуя отделение связи. Если повреждение пакета дает возможность изъять документ или прочесть его, то об этом сообщается руководителю предприятия, который определяет, принимать пакет или нет.

После проставления подписи за принятые пакеты сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства заполняет графы 1-3 журнала учета поступивших пакетов, при этом в графе 3 количество пакетов указывается прописью, а лицо, доставившее пакеты, заверяет эти данные своей подписью в графе 4. Это дает возможность обнаружить возможную пропажу пакета за период с момента его регистрации до вскрытия. Затем до вскрытия пакетов заполняются графы 5-6 журнала.

Порядковые номера пакетов ежедневно начинаются с № 1 или проставляются последовательно в течение года.

Рядом с номером пакета, имеющего пометку "Лично', пишется слово "лично".

Номера и грифы конфиденциальности вложенных в пакет документов проставляются напротив номера соответствующего пакета (при наличии двух и более номеров - столбцом).

Если на пакете рядом с номером документа указаны номера экземпляров, то они переносятся в журнал. Вызвано это тем, что номера экземпляров на пакете проставляются, когда их два и более, и если их не переносить в журнал, то в случае утраты какого-то экземпляра в период после вскрытия пакета до регистрации документа обнаружить утрату будет невозможно.

При вскрытии пакетов проверяется соответствие на пакете и документе отправителя и адресата, грифа конфиденциальности, номеров документов, номеров экземпляров документа (если указаны на пакете).

Пакеты должны быть развернуты таким образом, чтобы убедиться, что в них не осталось вложений.

В документах проверяется наличие листов, а в Документах, имеющих приложения, кроме того, соответствие учетных номеров, грифа конфиденциальности, номеров экземпляров, количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащейся в основном документе (сопроводительном письме).

Пакеты с пометкой "Лично" вскрываются работником, которому они адресованы, или уполномоченным им лицом.

По усмотрению лица, вскрывшего пакеты, вышеперечисленные данные проверяются им самим или сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства.

При несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении учетных номеров, недостаче или излишке листов и экземпляров документа, а также в случае, если документ направлен на данное предприятие ошибочно, руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства и сотрудником, вскрывшим пакет, составляет в двух экземплярах акт, второй экземпляр которого вместе с лицевой стороной пакета (при несоответствии данных на пакете и документе) немедленно направляется отправителю. О недостаче листов или экземпляров сообщается, кроме того, руководителю данного предприятия.

Ошибочно присланные документы, лишние листы и экземпляры вместе с актом направляются с сопроводительным письмом в новом пакете отправителю. В графе 10 журнала учета поступивших пакетов производится отметка о возврате с указанием, сколько листов или какие экземпляры и почему возвращаются, номера и даты сопроводительного письма,

например:

"Три листа (экз. №____________) возвращены как лишние с № 14КТ от 24.05.2003" или (при возврате документа полностью) "Документ возвращен как ошибочно присланный с № 17 ДСП от 26.05.2003".

Ошибочно присланные документы могут по согласованию с предприятием-отправителем пересылаться по назначению за их учетными номерами в новых пакетах с вложением в них лицевой стороны пакета предприятия-отправителя. В этом случае в графе 10 журнала учета поступивших пакетов делается отметка о пересылке с указанием предприятия, которому направлен документ, номера и даты сопроводительного письма.

О несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении грифа конфиденциальности или номеров экземпляров отправителю сообщается письмом.

После вскрытия пакета и проверки правильности вложени й поступившему документу присваивается очередной номер, проставляемый в графе 7 журнала учета поступивших пакетов. Одновременно данные о документе заносятся в журнал или карточку учета поступивших конфиденциальных документов, имеющих следующие графы:

 

Учетный номер и гриф конфиден-циальности

Дата поступления

Вид и заголовок документа

Откуда поступил

Номер и дата издания

Количество листов

Кому выдан

Количество листов

Подпись за получение и дата

Подпись за возврат и дата

Индекс (номер) дела, номера листов дела

Номер по учету документов выделенного хранения, количество листов

Примечание

Основного документа

Приложений

 

 

В момент регистрации заполняются графы 1-7. В графе 1 проставляются очередной порядковый номер, присвоенный документу, и аббревиатурой гриф конфиденциальности документа, В графе 5 указываются номер, присвоенный документу на предприятии, издавшем документ, и Дата подписания (утверждения) документа.

Если документ прислан без сопроводительного письма, то в графе 6 проставляется количество его листов, а в графе 7 делается прочерк.

Если документ имеет сопроводительное письмо, то в графе 6 проставляется количество листов сопроводительного письма, а в графе 7 количество листов приложений. При этом если все приложения имеют гриф конфиденциальности, указывается общее количество листов всех приложений, если часть приложений не имеет грифа конфиденциальности, то количество их листов проставляется через + к листам конфиденциальных приложений, например: 8+4 н/с. При поступлении документа в двух и более экземплярах проставляется общее количество листов всех экземпляров.

На самом документе в правом углу нижнего поля первого листа проваляется отметка о поступлении, которая содержит учетный номер, присвоенный документу, гриф конфиденциальности, дату поступления, количество листов. При наличии сопроводительного письма указывается отдельно количество листов сопроводительного письма и через знак "+" общее количество листов всех конфиденциальных приложений. При наличии открытых (не конфиденциальных) приложений количество их листов отражается отдельно через знак "+" с добавлением аббревиатуры "и/с" (несекретные), например:

Уч. № 47КТ

19.04.2003

л.л. 1+20+6 н/с

 

Если отметка проставляется с помощью штампа, то он может иметь следующую форму:

 

Уч. №
Дата
Кол- во листов

 

 

При наличии приложений, кроме отметки о поступлении документа, на первом листе каждого приложения (как конфиденциального, так и открытого) в правом углу нижнего поля проставляется

штампом или от руки отметка

 

"К Уч. №_______________ "

 

с указанием номера, присвоенного документу в целом, и аббревиатурой его грифа конфиденциальности. Эта отметка необходима для того, чтобы в случаях получения исполнителем отдельных приложений без сопроводительного письма было видно, что они являются частью поступившего документа, а не изданным данным предприятием документом.

В сброшюрованных документах отметки о поступлении можно проставлять на титульном листе.

Документы, присланные в пакетах с пометкой "Лично", по усмотрению лица, вскрывшего пакет, или передаются для учета сотруднику подразделения конфиденциального делопроизводства, или регистрируются последним в учетных формах со слов лица, вскрывшего пакет. При втором варианте регистрационные данные в штампе на документе проставляет лицо, вскрывшее пакет.

Поступившие машинные носители после занесения их в журнал учета поступивших пакетов регистрируются в журнале учета машинных носителей.

Если поступивший документ подлежит выделенному хранению, то ему следует сразу (без регистрации в журнале учета поступивших документов) присваивать очередной порядковый номер по журналу учета документов выделенного хранения (см. далее). Этот номер проставляете на документе, в графе 8 журнала учета поступивших пакетов и в графе 1 журнала учета документов выделенного хранения с одновременным заполнением граф 2-7 этого журнала, при этом в графе 5 указывается:

 

"П/ж №________________ за____ ".

 

с проставлением номера и даты поступления пакета, в котором находился документ.

Если на предприятие возвращены без сопроводительного письма отправленные ранее без сопроводительного письма все или часть экземпляров документа, зарегистрированного по любому виду учета, или машинный носитель, то в графе 9 журнала учета поступивших пакетов напротив возвращенного номера вложенного в пакет документа (носителя) проставляется номер, ранее присвоенный документу на данном предприятии с добавлением перед ним индекса И (для изданных документов), П (для поступивших документов), В (для документов выделенного хранения), Н (для носителей). Одновременно в графе 15 журнала учета изданных документов или в графе 11 журнала учета документов выделенного

хранения производится запись:

 

"Экз. №_________________ возвращены, п/ж № за "

 

с указанием номеров экземпляров, порядкового номера и даты поступления пакета, проставленных в журнале учета поступивших пакетов. В графе 14 журнала учета поступивших документов (под отметкой об отправлении) производится

запись:

 

"Возвращен, п/ж №________ за "

 

с проставлением порядкового номера и даты поступления пакета, в котором находился возвращенный документ.

Если документ (носитель) отправлялся и (или) возвращен с сопроводительным письмом, то он регистрируется за очередным номером в журнале учета поступивших документов. Документ, подлежащий выделенному хранению, переводится затем без сопроводительного письма на учет документов выделенного хранения, а носитель - на учет машинных носителей. Сопроводительное письмо подшивается в дело. Допустимо также ^в журнале учета поступивших документов регистрировать только сопроводительное письмо, а приложение оформлять как возврат ранее отправленного документа. В обоих случаях в справочных целях на сопроводительном письме следует делать отметку об учетном номере приложения.

 

16 Учет конфиденциальных документов, подлежащих выделенному хранению, осуществляется в журнале или карточках, имеющих следующие графы:

 

Учетный номер и гриф конфиденциальности документа

Дата регистрации

Вид и заголовок документа

Откуда поступил или каким подразделением разработан

С каких учетных номеров

Номера экземпляров

Количество листов в экземпляре

Отправление

Отметка о возврате

Уничтожение

Передача на архивное хранение

Куда отправлен

Номера экземпляров

Наименование, номер и дата сопроводительного документа

Номера экземпляров

Номер и дата акта об уничтожении

Номер экземпляра

Архивный шкаф

 

 

При значительном объеме документов выделенного хранения чертежно-графические и текстовые документы могут учитываться раздельно, но в однотипных формах учета. В этом случае слова "чертежно-графические" или "текстовые" должны включаться в наименование журнала.

В момент регистрации заполняются графы 1-7.

При регистрации чертежно-графических документов в графе 3 проставляются вид носителя (калька, ватман, синька) и индекс (обозначение) документа.

При взятии на учет документа, переводимого с учета поступивших документов, в графе 4 указывается, откуда поступил документ, в графе 5 - его учетный номер по журналу учета поступивших документов, одновременно в графе 13 журнала учета поступивших документов проставляются номер, присвоенный документу по журналу учета документов выделенного хранения, и количество лис- тов, переведенных на выделанное хранение.

При взятии на учет документа, переводимого с учета изданных документов, в графе 4 указывается подразделение данного предприятия, разработавшее документ, в графе 5 - учетный номер документа по журналу учета изданных документов, в графе 17 журнала учета изданных документов проставляются номер, присвоенный документу по журналу учета документов выделенного хранения, и количество переведенных на выделенное хранение экземпляров.

Взятые на учет выделенного хранения текстовые документы помещаются в обложку и брошюруются (прошиваются), если не имели обложки и не были сброшюрованы, при этом после последнего листа документа помещается лист с заверительной надписью, в которой указывается прописью количество листов в документе, заверяемое подписью (с расшифровкой) лица, составившего заве- рительную надпись, с проставлением даты, Если в документе имеются литерные, пропущенные номера или вклеенные на листы фотоотпечатки, то они оговариваются в заверительной надписи.

На текстовых документах учетные номера, присвоенные по журналу учета документов выделенного хранения, проставляются в верхнем левом углу обложки и титульного листа (при его наличии). В правом верхнем углу проставляются гриф конфиденциальности и под ним номер экземпляра.

На чертежно-графических документах учетные номера проставляются на каждом листе в местах, отведенных соответствующими стандартами. На присланных документах имеющиеся там номера зачеркиваются тушью тонкими линиями.

На каждый документ заводится карточка учета выдачи по следующей Форме.

КАРТОЧКА