Перед взятием на учет носители должны быть оформлены следующим образом.

На обложках спецблокнотов сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства пишет или проставляет штампом (если не проставлено типографским способом) слово "Спецблокнот" и в правом верхнем углу гриф конфиденциальности. Если листы спецблокнота не пронумерованы типографским способом, то они нумеруются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства.

На обложках рабочих и стенографических тетрадей указываются вид носителя, гриф конфиденциальности, инициалы и фамилия исполнителя. Листы тетрадей нумеруются, на обороте последнего листа составляется подписываемая сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства заверительная надпись с указанием количества листов в тетради. Листы типовых форм документов нумеруются исполнителем, на первом листе проставляется гриф конфиденциальности.

На отдельных листах бумаги, ватмана, миллиметровки, кальки в соответствующих графах основных надписей штампов или других установленных местах исполнителем проставляются:

- на всех носителях - гриф конфиденциальности, номера листов;

- дополнительно на носителях, предназначенных для чертежно -графических документов - количество лисов, подразделение и фамилия исполнителя.

На любом носителе предназначенном для составления одного конкретного документа, указывается наименование этого документа.

Бумажные носители учитываются в журналах или карточках, имеющих следующие графы:

 

Учетный номер и гриф конфиденциальности носителя	Дата регистрации	Вид носителя	Наименование или назначение носителя	Количество листов	Фамилия лица, получившего носитель	Подпись за получение и дата	Подпись за возврат и дата	Отметка об уничтожении носителя

 

.

При взятии носителей на учет заполняются графы 1 -5.

В графе 1 рядом с номером носителя начальными буквами (аббревиатурой) проставляется его гриф конфиденциальности: 1 КТ (коммерческая тайна), 1ДСП (для служебного пользования). Если издаваемые документы имеют только один гриф конфиденциальности, то в наименовании графы 1 слова "и гриф конфиденциальности" опускаются, рядом с номерами носителей гриф не проставляется.

В графе 2 дата проставляется арабскими цифрами: в картонке указанием числа, месяца и года, в журнале - числа и месяца (год проставляется перед началом регистрации носителей за этот год).

В графе 3 пишется: спецблокнот, листы, типовая форма, рабочая тетрадь и др.

В графе 4 указывается наименование документа, который будет составляться на носителе, если носитель предназначен для составления конкретного документа, или назначение носителя, если в него будет вноситься различная информация, например, по спецблокноту - "для черновиков", по рабочей тетради - "для рабочих записей".

Одновременно на самих носителях проставляется: - на спецблокнотах: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп:

Уч. №

Кол-во листов

с указанием учетного номера и количества листов, на каждом листе в верхнем левом углу - учетный номер;

- на рабочих и стенографических тетрадях: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки (а при невозможности - в верхнем левом углу форзаца) такой же штамп с указанием учетного номера и количества листов;

- на отдельных листах бумаги, типовой формы документа, ватмана, кальки, миллиметровки: в верхней части левого поля первого листа такой же штамп с указанием учетного номера и количества листов (на носителях чертежно -графической информации - только учетного номера); на левом поле остальных листов штамп "К Уч. №" с указанием номера.

После взятия на учет носитель передается исполнителю с заполнением граф б, 7 журнала учета бумажных носителей.

При необходимости взятия на учет дополнительных листов носителя (при нехватке ранее взятых листов для составления черновика документа или для замены испорченных листов) они нумеруются от последнего листа ранее учтенного по этому номеру носителя, регистрируются в журнале учета бумажных носителей за тем же номером, что и ранее взятые листы, отдельной строкой под ними (при этом заполняются графы 2,5), на левом поле каждого листа проставляется штамп

 

К Уч. №

 

с указанием номера, а на первом листе всего носителя прежнее количество листов зачеркивается и проставляется новое с учетом дополнительных листов. Исправление заверяется подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства. Выдача дополнительных листов производится под отдельную подпись в графе 7 журнала учета бумажных носителей.

Машинные носители информации необходимы при изготовлении проектов документов при помощи печатающих устройств ЭВМ (независимо от того, с черновика печатаются проекты или без его использования), поскольку распечатка документа производится с машинного носителя.

К машинным носителям документированной информации относятся:

- жесткие (твердые) магнитные диски;

- гибкие магнитные диски (дискеты);

- магнитные ленты;

- магнитооптические диски;

- оптические диски.

ЭВМ, используемые для изготовления конфиденциальных документов учитываются службой безопасности предприятия. Магнитные и оптические носители, предназначенные для отображения (фиксирования) конфиденциальной информации, должны учитываться подразделением конфиденциального делопроизводства до нанесения на них информации в журналах (карточках) учета машинных носителей конфиденциальной информации, в которые целесообразно включать следующие графы:

 

 

Учетный номер и гриф конфиденциальности носителя	Дата регистрации	Вид носителя	Тип носителя	Наименование информации наносимой на носитель	Отметка о переносе информации на другой носитель	Отметка об отправлении носителя	Отметка о возврате носителя	Отметка об уничтожении (стирании) информации	Отметка об уничтожении носителя

 

Журнал учета машинных носителей, на которые заносится информация, составляющая коммерческую тайну, ведется отдельно от журнала учета машинных носителей, предназначенных для занесения информации, составляющей служебную тайну.

Заполнение граф 1, 2 производится таким же образом, как и в журнале учета бумажных носителей.

В графе 3 проставляется: магнитный диск, дискета, оптический диск и др.

В графе 4 пишется название (марка) носителя.

В графе 5 указывается наименование информации, которая будет заноситься на носитель, если она заранее известна, если неизвестна, то графа заполняется по мере нанесения информации.

В графе 6 напротив наименования соответствующей информации проставляются типы носителей, на которые перенесена информация (paспечатка, дискета и др.), и их учетные номера.

В графе 7 проставляются наименование предприятия, на которое направлен носитель, наименование, номер и дата сопроводительного документа.

В графе 8 указываются номер и дата сопроводительного письма, если носитель возвращен с сопроводительным Письмом, или порядковый номер и дата поступления пакета с носителем, проставленные в журнале учета поступивших пакетов (см. главу 4), если носитель возвращен без сопроводительного письма.

Бели предприятие не осуществляет отправление машинных носителей, то графы 7, 8 опускаются.

В графе 9 производится запись "информация уничтожена путем стирания", заверяемая подписью работника, производившего стирание, с проставлением даты. Такие записи должны осуществляться по мере стирания информации и проставляться напротив ее наименования, указанного в графе 5.

Графа 10 заполняется в том случае, если носитель в силу различных причин уничтожается. При этом указывается способ уничтожения. Отметка об уничтожении носителя заверяется подписями двух сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты уничтожения.

На самих машинных носителях проставляются их учетные номера и грифы конфиденциальности (аббревиатурой).

Учет бумажных и машинных носителей производится по каждому виду тайны раздельно. В зависимости от количества и продолжительности хранения носителей учет может осуществляться в пределах года или нескольких лет. В последнем случае учетные номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. По окончании непрерывного учета заводится новый учет за новыми номерами. Числящиеся (не уничтоженные) по предыдущему учету носители перерегистрируются по новому учету с отметкой о перерегистрации каждого носителя в предыдущей учетной форме, которая проставляется следующим образом: