Установлены следующие формы изложения текста.

В приказах и распоряжениях изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю").

В постановлениях и решениях коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил).

В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", «решили»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", постановили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций и структурных подразделений, должностных лиц (положение, должностная инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "инженер выполняет обязанности", состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах могут использоваться следующие формы изложения:

- от первого лица единственного или множественного числа ("прошу выделить", "направляем на рассмотрение");

- от третьего лица единственного числа ("акционерное общество считает возможным").

В документах, адресованных руководству данной организации, текст излагается от первого лица единственного или (если документ подписывается несколькими лицами) множественного числа ("прошу", "считаем необходимым").

Если текст документа оформляется в виде таблицы, то графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается на двух и более листах, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на всех листах, начиная со второго, воспроизведены только номера этих граф. Если таблицы приводятся в связном тексте документа, то каждая из них, кроме того, должна иметь заголовок, над которым справа пишется: Таблица (без кавычек) и указывается ее порядковый номер (без знака "№"). Если в тексте имеется одна таблица, то она не нумеруется и слово "Таблица" не печатается. На все таблицы должны Делаться ссылки по тексту документа.

Для однотипных конфиденциальных документов допускается изготавливать их типовые формы, представляющие собой бланки с трафаретным текстом, содержащим постоянно повторяющуюся открытую информацию и имеющим в соответствующих местах пропуски для последующего внесения конфиденциальной информации, как правило, количественного характера, индивидуальной для каждого конкретного документа. Трафаретные тексты существенно сокращают время на подготовку конкретных документов, так как они в большинстве случаев исключают необходимость составления черновика документа, и документ составляется не полностью, а лишь в незначительной по объему его переменной составляющей. Такие тексты улучшают структуру, стиль документов, ускоряют восприятие информации за счет фиксированного постоянного ее расположения, а также в определенной мере предотв- ращают включение в документы избыточной конфиденциальной информации, поскольку ставят исполнителя в жесткие рамки наполнения документа информацией.

Отметка о наличии приложения к конфиденциальному документу оформляется разными способами в зависимости от того, названо приложение в тексте или нет и конфиденциальное оно или открытое.

Если приложение (как конфиденциальное, так и открытое) названо в тексте, то в отметке о наличии приложения оно не указывается, если не названо - указывается.

Кроме того, если приложение конфиденциальное, то в отметке о наличии приложения проставляются его учетный номер и гриф конфиденциальности (полностью), номер (номера) экземпляров, количество листов в экземпляре; если приложение открытое - количество листов в экземпляре и количество экземпляров. Проставление учетного номера обусловлено тем, что, как уже отмечалось, каждое конфиденциальное приложение регистрируется за самостоятельным номером, проставление грифа конфиденциальности необходимо потому, что приложения могут быть с разными грифами и без них, проставление номера экземпляра диктуется требованием поэкземплярного учета документов.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

С учетом изложенного отметка о наличии приложения может быть оформлена следующим образом:

Приложение: №16 для служебного пользования, экз. № 2 на 6 л.

или

Приложение: 1. Справка о реализации продукции, №17 строго конфиденциально,

экз. № 1,2 на 4 л. каждый.

2. Акт о списании бракованных изделий на 3 л. в 2 экз.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то в конце отметки о его наличии это оговаривается, например: в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу первого листа пишется: Приложение (без кавычек) с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера и грифа конфиденциальности, например:

Приложение к приказу председателя правления от 14.04.2003 № 7СК

При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на каждом из них проставляется порядковый номер: Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Допускается слово "Приложение" печатать прописными буквами и перед его порядковым номером ставить знак №.

Подписи состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки.

Документы подписываются должностными лицами организа- ции, определяемыми учредительными документами или приказами по организации. Право подписи закрепляется в перечне издаваемых конфиденциальных документов.

В зависимости от вида и назначения документа он подписывается одним или нескольким должностными лицами одной или нескольких организаций.

Если документ составлен на бланке, то наименование должности дается сокращенное, например:

Генеральный директор личная И. К. Иванов

подпись

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Председатель правления личная В.М. Бушуев

подпись

Главный бухгалтер личная В.М. Коновалова

подпись

Если документ подписывается лицами нескольких организаций, то он печатается не на бланке, в реквизит "Подпись" включаются полные наименования организаций, подписи располагаются на одном уровне, например:

Генеральный директор Генеральный директор

АОЗТ "Азот" АОЗТ "Полиметаллы"

личная И. И. Иванов личная С. С.Сидоров

подпись подпись

При подписании документа, составленного комиссией, указываются Щ Должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:

Председатель комиссии личная подпись Ю.Н.

Трифонов

Члены комиссии личная подпись В.А. Аксенов

личная подпись ИМ. Барышников и т.д. (в алфавитном порядке)

Если на проекте документа заготовлена подпись одного должностного лица, а документ подписывается другим должностным лицом, то обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и расшифровка его фамилии. Исправления могут вноситься печатным или рукописным способом. При этом не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

Гриф согласования документа должен, как правило, применяться при согласовании документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, а также с коллегиальными органами данной организации, включая общественные (общее собрание, комиссия и др.). Согласование имеет целью подтверждение необходимости издания документа, правильности изложения вопросов и соответствия их действующим нормативным актам.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (с указанием полного наименования организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

СОГЛАСОВАНО Префект Южного административного округа г. Москвы

личная подпись П. П. Бирюков 11.05.2003

При необходимости согласования документа с несколькими организациями фифы согласования располагаются на одном уровне или составляется лист согласования с указанием на нем наименования документа, о чем в документе на месте проставления грифа согласования делается отметка: Согласовано, см. лист согласования.

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и другими документами, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Письмо АООТ "Изумруд" от 26.04.2003 № 16 СК

 

Согласование производится, как правило, после подписания документа.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левой стороны документа.

 

Визы согласования документа применяются при согласовании проекта документа с подразделениями данной организации. Как и грифом согласования, визами подтверждается возможность издания документа, объективность включения в него информации, отсутствие в документе ошибочных положений, соответствие его правовым актам и ранее принятым решениям, техническая и экономическая обоснованность предлагаемых мер и др.

При визировании проекта документа должна соблюдаться определенная последовательность: первым визирует проект документа исполнитель, отвечающий за общее содержание документа, вторым - руководитель подразделения, в котором работает исполнитель, затем - должностные лица, интересы (вопросы) которых затрагиваются в документе, потом - юрист на соответствие проекта документа действующим нормативным документам, в том числе данной организации, а также на соответствие вида документа его содержанию. Последним проект документа визирует сотрудник (руководитель) подразделения конфиденциального делопроизводства на предмет наличия и правильности оформления необходимых реквизитов проекта документа и соответствия грифа его конфиденциальности составу содержащейся в проекте документа информации.

Документ, подлежащий визированию, может представляться на подпись соответствующему должностному лицу только при наличии всех необходимых виз.

Виза включает должность визирующего, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, например:

Начальник отдела снабжения

личная подпись И.Н. Петров

09.04.2003

При наличии замечаний к проекту документа они излагаются на отдельном листе, прилагаемом к документу, а виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник отдела кадров

личная подпись А.А. Сидоров

11.04.2003

 

Если подлинник документа остается в организации, то визы проставляются на нем в нижней части оборотной стороны последнего листа. Если подлинник отправляется, то визы проставляются в нижней части лицевой стороны остающегося в организации экземпляра. Допускается проставление виз производить на отдельном прилагаемом к документу листе, а также осуществлять по усмотрению организации, полистное визирование документа, включая приложения.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Такие документы предусмотрены специальными нормативными актами и в первую очередь связаны с финансовыми средствами или имеют особое правовое значение. В соответствии с этими специальными нормативными актами в каждой организации целесообразно разработать перечень документов, на которых проставляется оттиск печати, или делать пометку об этом в графе "Примечание" перечня издаваемых конфиденциальных документов (см. подраздел 3.1), что позволит исполнителям знать, на каких документах должна проставляться печать, сотруднику, ответственному за хранение и использование печати, избегать ошибок при решении вопроса о ее проставлении, а сотруднику подразделения конфиденциального делопроизводства контролировать наличие оттиска печати на соответствующих документах.

Отметка о заверении копии проставляется при заверении соответствия неподписанных экземпляров документа подлиннику. Она помещается ниже реквизита "Подпись" и включает: завери- тельную надпись Верно (без кавычек), должность лица, заверившего экземпляр, личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения, например:

Верно

Старший инспектор личная подпись Н.В. Зотова

14.04.2003

 

В необходимых случаях, определяемых организацией, допускается заверять неподписанные экземпляры печатью организации.

Отметка об исполнителе конфиденциального документа является своего рода паспортом (формуляром) документа и включает сведения, по которым можно восстановить необходимые учетные данные о документе в случае утраты регистрационной карточки (журнала). В отметке указываются учетный номер и гриф конфиденциальности документа, количество изготовленных экземпляров, фамилия исполнителя документа, фамилия лица, печатавшего документ (если документ печатался не исполнителем), дата печатания документа, например:

иск

3 экз.

Иванов

печ. Сидорова

12.04.2003

 

На документах, направляемых в другие организации, целесообразно указывать не только фамилию исполнителя, но и полностью его имя и отчество, а также номер его телефона, что позволяет получателям документа при возникновении вопросов связываться непосредственно с исполнителем.

Отметка располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа.

Идентификатор электронной копии документа проставляется в случаях, когда документ вводится в память ЭВМ или изготовлен при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

Отметка может включать наименование файла на машинном носителе и дату, а также другие поисковые данные. Реквизит проставляется в левом нижнем углу каждого листа документа.

 

14 Учет конфиденциальных документов является одной из важнейших составных частей конфиденциального делопроизводства. В открытом делопроизводстве вместо термина "учет" употребляется термин "регистрация", которая, согласно Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, представляет собой "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения".