Коммуникационный процесс в системе управления таможенными органами

 

Управление таможенным органом - это в первую очередь управление людьми и, следовательно, передача информации. Примерно 3/4 рабочего времени руководителя таможенного органа уходит на обмен информацией с вышестоящими и нижестоящими руководителями, а также с сотрудниками и посетителями таможенных органов. Установление коммуникаций – действие по установлению устойчивой информационной связи между участниками процесса управления. Под коммуникацией понимают процесс двустороннего обмена информацией, ведущий ко взаимному пониманию.

Для осуществления процесса коммуникации необходимы четыре основных элемента:

1. Отправитель информации.

2. Сообщение – собственно информация.

3. Канал – средство передачи информации.

4. Получатель информации.

Коммуникационный процесс состоит из пяти этапов. Смотреть рисунок.

 

1 Этап. Начало обмена информацией, когда отправитель должен ясно представить «что именно» (какую идею и в какой форме ее выразить) и «с какой целью» он хочет передать и какую ответную реакцию получить.

2 Этап. Воплощение идеи в слова, символы, в сообщение. Выбираются и используются различные каналы передачи информации, речь, жесты, мимика, письменные материалы, электронные средства связи: компьютерные сети, электронная почта и т. д.

3 Этап. Передача информации посредством выбранных каналов связи.

4 Этап. Получатель информации переводит вербальные (словесные) и невербальные символы в свои мысли – этот процесс называется декодированием.

5 Этап. Этап обратной связи. Отклик получателя на полученную информацию, на всех этапах коммуникационного процесса могут существовать помехи, искажающие смысл передаваемой информации.

Эффективность управления персоналом пропорциональна эффективности коммуникационных процессов в таможенных органах.

 

Подготовка и проведение совещания руководителем таможенного органа

 

Существуют определенные общие правила подготовки и проведения совещаний руководителями различных организаций, служб, органов, систем, приемлемые, в том числе для руководителей таможенных органов.

В деловом совещании участвует от 7 до 12 человек, большее количество участников может снизить эффективность работы. Тема обсуждения определяется заранее для профессиональной подготовки участников, разработки предложений, подготовки докладов. При подготовке совещания учитывается также обстановка: имеет значение пространственное расположение участников в форме «круглого стола» для активизации взаимодействия. Имеет значение и морально-психологическая обстановка, которую в начале совещания создает руководитель. Для этого сразу необходимо высказать надежду на деловой и конструктивный характер, а в течении совещания следить за регламентом, «удерживая» выступающих в рамках обсуждаемой темы, вовлекая «малоактивных» и останавливая «словоохотливы», определяя порядок предоставления слов, задавая необходимые вопросы, осуществляя подведение промежуточных итогов, давая заключительный комментарий проведенного совещания. Деловое совещание предполагает возможность критики предметных позиций, но не личностных особенностей того, кто высказывается. Рекомендуется соблюдать правило: отметить вначале совпадение позиций, затем обсудить различие позиций и подходов к решению проблемы. Выделяя достоинства и недостатки каждой альтернативы. При несовпадении мнений возможны две формы: конкурентно-соревновательная и кооперативно-сотрудничающая. Деловые совещания могут иметь различный характер проведения:

-директивный, когда руководитель указывает свое мнение как единственное возможное решение проблемы, а остальные участники принимают это решение к исполнению;

-коллегиальный, когда происходит равноправное взаимодействие позиций;

-коллегиально-директивный или коллегиальный манипуляторный. Когда внешне взаимодействие происходит по коллегиальной схеме, но в конце совещания решение принимается по директивной схеме.

Поведение участников делового совещания может носить:

-конструктивный характер (инициативность; изложение проблемы; внесение предложений; запросы об информации, мнениях, мыслях; сообщение информации, мнений, идей; выявление связей между имеющимися данными, оценка проблемы);

-характер способствования (поддержка, стимулирование выступающих; формулировка и контроль за соблюдением установленных правил совещания; организация группового процесса и формирование общественного сознания; посредничество; поиск компромиссов; снятие напряженности);

-отрицательный характер (агрессивность; блокирование принятия решения; «самолюбование», соперничество, поиск сочувствия).

При проведении делового совещания выполняются 3 этапа:

1 Этап – постановка вопроса:

-введение в курс дела;

-формулировка вопроса;

-формулировка исходной позиции;

-постановка вопроса.

2 этап – формирование мнения о путях решения вопроса:

-сбор данных;

-изучение всех сторон вопроса;

-новая формулировка основной проблемы;

-поиск альтернативных решений;

-выдвижение предложений;

-подведение предварительных итогов обсуждения;

-выработка основных направлений;

-обсуждение последствий различных возможностей решения вопроса.

3 этап – принятие решения:

-выводы и этапа № 2;

-договоренности;

-решения.

.