Системный подход к аудиту рабочих мест и найма работников

Главная цель аудита – оценка эф-ти орг-ции рабочих мест и распределения работ, такие «опорные точки» нетрудно обозначить, если:

1)обратить внимание на негативные факторы;

2)попытаться ответить на следующие вопросы:

а)в сфере учета рабочих мест:

•как осуществляется на предприятии учет всех рабочих мест; •как учитываются коллективные рабочие места; •правильно ли рассчитывается число рабочих мест; •должным ли образом ведется документация;

б)в сфере планирования рабочих мест:

•как оценивается сбалансированность рабочих мест; •как планируется количество вводимых и выбывающих рабочих мест; •правильно ли составляется баланс рабочих мест;

в) в сфере рационализации рабочих мест:

•имеется ли план ликвидации малоэффективных и излишних рабочих мест; •будут ли при вводе новых рабочих мест улучшены условия труда и безопасности; •как планируется проф. подготовка.

При подготовке к аудиту используются нормативные документы: ЕТКС, Квалификационный справочник должностей руководителей и специалистов.

Методический подход к комплексной проверке можно представить в виде этапов.

1)концептуальное ориентирование в направлениях программного продукта

2)«композиционный» анализ программы профессиональной подготовки кадров, т.е. оценка ее сильных и слабых сторон исходя из критериального принципа «ожидания – препятствия (нарушения)»

3)структурный анализ инф-ции о мероприятиях программы и их организационном обеспечений, что позволит проанализировать целевую взаимосвязь мероприятий с конкретнее решаемыми задачами проф. подготовки.

Принципы аудиторской деятельности:

Принцип системности. Применение методологии системного анализа дает возможность еще на начальном этапе аудита провести «функциональную структуризацию» службы, за которой закреплена подготовка и реализация той или, иной программы, что позволит раскрыть многие слабые стороны в области использования персонала: отсутствие продуманной стратегии при планировании и реализации программы, внесистемный анализ программных ресурсов, низкая культура управления, устаревшие локальные нормативные правовые документы и др.

Другой важный принцип – расширение аудитором сферы применимости существенности моральных требований (критериев) при оценке экономич. и управленческих решений и процедур. Это очень важно. Истоком любых внутренних угроз социально-экономического характера на п/п яв-ся человеческий фактор: противоправные действия, нарушения административно-распорядительных документов, инструкций и правил, конфликты в коллективе и т.д.

Аудит найма. Миссия аудита – оценка эф-ти управления процессом набора и отбора персонала. В широком смысле эф-ть найма – это то, насколько потенциальный работник способен выполнять определенные проф. функции и насколько его производственное поведение обеспечивает достижение внутр. целей орг-ции.

Основные источники инф-ции аудитора: а) штатное расписание; б) положения о структурных подразделениях; в) должностные инструкции, описание работ и должностей; г) внутренние заявки кадровой службе о потребности в вакансиях; д) соответствующие отраслевые тарифные соглашения, приказы Министерства здравоохранения и социального развития РФ; г) документы по учету кадров (типовые формы); д) трудовой контракт, коллективный договор.

Основные направления проверки:

Первое направление - соблюдение трудового законодат-ва в вопросах найма персонала; действенность механизма набора и отбора персонала.

Планируя свою работу по второму направлению, аудитор определяет:

· технологию и особенности работы с источниками набора;

· технологию планирования потребности в персонале;

· систему требований к персоналу, претендующему на вакансии;

· технологию отбора кандидатов на вакантные должности;

· особенности организационного обеспечения адаптации вновь принятого персонала;

· эф-ть найма персонала.

Рационально с самого начала ознакомиться с планированием и прогнозированием потребности в персонале. При этом аудитор, должен обратить внимание на сбалансированность колич. и качест. показателей потребности, т.е. оценить степень координации показателей: а) программы реализации; б) программы подготовки кадров и повышения квалификации; в) программы перемещения и карьеры; г) мероприятий покрытия потребности в персонале. На этом же этапе следует собрать следующие сведения:

· показатели текучести кадров по разным причинам (в том числе по персоналу, принятому на работу за последние месяц, три месяца, полугодие, год);

· статистика нарушений режима труда, в том числе среди принятых работников, по видам, причинам и периодам нарушений (нарушений трудового распорядка, режима технологии, техники безопасности); сведения о последствиях нару шений (ущерб);

· показатели производительности, качества труда вновь принятых за последний месяц (три месяца, полугодие, год) работников.

Необходимо также проверить данные о прямых и косвенных потерях в случае ошибок, допущенных в процессе найма.

Проверяя данные о прямых потерях, следует обращать внимание на фактические потери производительности, качества продукции (услуг), ущерб, влекущий за собой потери прибыли (дохода), конкурентоспособности, рост выплат пособий и компенсаций в связи с производственным травматизмом – по судебным издержкам в случае обжалования незаконных действий работодателя при найме и увольнении, на необоснованный рост расходов на найм персонала.

Косвенные издержки можно оценить, например, путем экспертной оценки потерь времени работников, занятых вопросами найма, оценки потерь из-за ошибок, допущенных при найме (например, при приеме на работу без соответствия требований профессии личностным качествам работников возникают потенциальные потери, которые не были устранены своевременным обучением и стали актуальными).

Для уточнения оценки соотношений затрат и результатов (эффективности) аудитор может также использовать такие показатели, как: а) средние затраты времени (денежных средств) на одного принятого работника в год; б) средние затраты времени (денежных средств) на подбор (отбор) одного кандидата; в) средние затраты времени (денежных средств) на размещение рекламы а вакансиях и контакты с внешними (внутренними) источниками набора; г) средние затраты времени (денежных средств) на адаптацию вновь принятых работников.

При этом для повышения достоверности аудиторских свидетельств, следует тщательно проанализировать инф-цию о причинах увольнения, полученную от работников, которые увольнялись в течение года после найма. В этой связи аудитору предстоит обратить внимание на условия труда и адаптации вновь принятого персонала.

Отдельные аспекты найма персонала, на которые аудитор должен обратить внимание:

1) отсутствие четко формализованной методической и процедурной стороны найма, которая должна опираться на орг. культуру трудового коллектива, требования к трудовому процессу на каждом вакантном месте и соответствующие этим требованиям личностные качества будущего наемного работника;

2) избыточное значение, придаваемое знаниям и умениям, полученным на прежнем месте работы, записям в трудовой книжке, рекомендациям «нужных» людей. Основные методы, применяемые аудитором при сборе аудиторских свидетельств: наблюдение, сопоставление и анализ документов, контент - анализ, опросные методы.