Для составления электронных писем

Приветствие	Учитывайте обращения на «ты» или «вы». Выделяйте его абзацем. В официальных формах не допускайте разговорных форм – Привет! Салют! Здрасьте!
Обращение	Не экономьте буквы в словах уважаемый, господин, госпожа и др. Не забывайте обращаться по имени в каждом новом письме.
Уточнение темы	Всегда заполняйте поле «Тема». Тема должна состоять приблизительно из 3-4 слов, быть привлекательной и отражать содержание письма. Не заменяйте формулировку темы стандартами вроде: руководителю, сотрудникам фирмы, в отдел рекламы. Лучше написать: обмен опытом, предложение о сотрудничестве, установление контакта и т.п. Отправляя прикрепленный документ, обязательно добавьте в основной текст письма какой-либо комментарий по поводу существующего вложения и его темы.
Использование этикетных речевых моделей	Слова спасибо, пожалуйста, с уважением, с надеждой на сотрудничество и т.п. украсят и краткое, и пространственное письмо в любой сфере общения. Не следует использовать в письмах жаргонные или диалектные слова, сокращения или аббревиатуры (за исключением общепринятых)
Прощание	Подпись в электронном письме ставить обязательно – максимум 4-6 строк. Она непременно должна включать ваше имя (отчество, если хотите, чтобы к вам так обращались) и фамилию, а также можно указать должность, название и сайт компании, контактный телефон, адрес электронной почты и другие способы связи с вами. Завершите письмо принятыми формами прощания. Фразы Успешного дня! Всего доброго! Заранее благодарны! усилят его эффект.

Независимо от сферы общения и цели использования электронной почты необходимо придерживаться общепринятых правил грамматики и стилистики. Контроль грамотности можно обеспечить автоматически, подключив встроенный контроль орфографии. Грамотный текст читать легче, а безграмотно написанные слова требуют при чтении дополнительного усилия. Нарушения языковых норм, достаточно часто встречающиеся в электронной переписке, могут вызвать у адресата недоверие или неуважение к вам. Такие нарушения являются следствием либо низкого уровня грамотности пользователей, либо небрежного отношения к ситуации «заочного» общения, при которой «нас не видят», «и так поймут», «время экономим» и т.д. Чтобы не создавать проблем, стоит тренировать свою «электронно-речевую» компетентность, используя слова вежливости, стараться исключать жаргон и грубость даже из личной переписки.

 

Практический блок

Вопросы для обсуждения и закрепления

1. Как соотносится сетикет (нетикет) с традиционным речевым этикетом?

2. Почему необходимы правила сетикета при общении по электронной почте?

3. К чему может привести небрежное отношение к оформлению электронных писем?

4. Какие правила сетикета часто не выполняются студентами? Приведите примеры.

 

Задание 1. Отредактируйте темы электронных писем, помня, что тема должна состоять приблизительно из 3-4 слов и отражать содержание письма.

«Вопрос», «Помогите!», «Срочно!!!», «Письмо», «Windows», «Менеджеру», «Руководителю фирмы», «Вирус».

Задание 2. Вы получилиэлектронные письма следующего содержания:

1) «ВАШ ФАЙЛ НИКАК НЕ ОТКРЫВАЕТСЯ!!!!! Я найду на вас управу!!!!))))))».

2) «Можете ли вы, пжлста, выслать инфу о вакансиях? Спс».

Укажите, какие ошибки совершили авторы данных электронных писем. Напишите свой вариант.

Задание 3. Проанализируйте данное электронное письмо, выделивречевые модели, используемые при его составлении.

Добрый день, Николай Васильевич!

Прошу предоставить информацию о товаре “Компьютер Apple iMac 21.5 MC309” под кодовым наименованием AMC0921 в вашем прайс-листе. В письме прошу изложить подробные технические характеристики и конкурентные преимущества в сравнении с аналогичными моделями других производителей.

На основании ответного письма и решении технического отдела нашей организацией будет принято решение о закупке партии компьютеров в количестве 50 шт. Будем рады рассмотреть Ваши предложения о скидках или бонусных программах, предоставляемых в рамках нашего дальнейшего сотрудничества.

С уважением,
Омаров Азамат Ильясович,
начальник службы технической поддержки
ЗАО “Информационные системы”
тел. (7172) 15-46-70

Задание 4. Составьте по данному шаблону электронное письмо - деловой запрос, касающийся вашей специальности.

Здравствуйте (Добрый день)!

Если известно имя адресата, то (Уважаемый, [Имя, Отчество])!

Прошу предоставить информацию о товаре (услуге) [наименование товара/услуги] с описанием полных характеристик и конкурентных качеств.

С уважением,

[Автор письма]

[дополнительные контактные данные]

 

Задание 5. Дополните необходимыми сведениями следующее электронное письмо – деловое предложение.

Здравствуйте, ….

Разрешите представить Вашему вниманию … от нашей компании ….

(Далее кратко описываете преимущества вашего предложения в ценовом варианте, либо каких-то качественных характеристиках).

С уважением,

[Автор письма]

[дополнительные контактные данные]

[собственный e-mail адрес]

 

Задания для СРО

1. Отправьте коллегам по электронной почте письмо-приглашение на открытие выставки инновационных технологий.

2. Напишите электронное письмо деловому партнеру по бизнесу, соблюдая все правила составления электронных писем.