Автоматический ввод значений в ячейки – Автозаполнение

Предположим, необходимо ввести данные, представляющие собой некоторый ряд: числовой (например, 1; 3; 5;...), текстовый (например, январь; март; май;...) или смешанный (например, 2000 год; 2001 год; 2002 год;...). Для этих целей используется Автозаполнение (заполнение смежных ячеек в одной строке или столбце).

Маркер заполнения – это правый нижний угол рамки активной ячейки (или диапазона). Точнее, это небольшой квадратик, расположенный в этом углу. Указатель мыши при подведении к маркеру заполнения превращается в черный крестик. Перетаскивание маркера заполнения влево, вправо, вверх или вниз позволяет заполнить ячейки выделенного при этом диапазона значениями в возрастающем или убывающем порядке.

Для заполнения последовательности данных в блоке соседних ячеек необходимо выполнить следующие действия:

1) ввести первый (или первые два) элемент последовательности. В случае ввода двух элементов выделить их протаскиванием мыши;

2) перетащить маркер заполнения в нужном направлении на нужное число ячеек;

3) отпустить кнопку мыши для автоматического ввода данных.

В распоряжении пользователя имеются следующие режимы Автозаполнения:

a) простое дублирование данных. Следует вести значение числа или некоторый текст (за исключением элементов стандартного списка) в активную ячейку и выделить с помощью маркера заполнения требуемый диапазон. Введенная информация (например, слово Доходы) будет продублировано в этом диапазоне. Если в активную ячейку введен элемент стандартного списка (например, слово Январь) или введена информация, которую Excel может расценивать как "растущую" (например, Проект 1), то для дублирования данных в соседние ячейки необходимо нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, перетащить маркер заполнения;

b) простая числовая последовательность. Следует ввести первое число последовательности в активную ячейку, нажать клавишу Ctrl и протащить маркер заполнения до конца диапазона. Последовательность начнется с введенного числа, каждая следующая ячейка будет содержать число, на единицу большее, чем предыдущее;

c) числовые ряды. Следует ввести в соседние ячейки 2 элемента ряда, выделить их и перетащить маркер заполнения через заполняемые ячейки.

Для построения рядов по типу Прогрессия необходимо выполнить следующие команды Excel: Правка – Заполнить – Прогрессия. Открывается диалоговое окно Прогрессия, в котором можно задать тип прогрессии (арифметическая, геометрическая), шаг изменения значений элементов ряда, расположение данных (по строкам или по столбцам), а также предельное значение. Перед использованием режима Прогрессия в активную ячейку необходимо ввести значение первого элемента;

d) список дат (или временной список). Следует ввести в активную ячейку первую дату (или время) в любом формате и выделить необходимый диапазон путем протаскивания маркера заполнения. При построении списков дат шагом по умолчанию являются одни сутки (например, после ввода 1.01.97 и выделения диапазона вы увидите значения 11.01.97, 12.01.97 и т.д.), а при построении временных списков – один час;

e) списки. Часто используемые последовательности значений оформляются в Excel в виде списков. Например, список месяцев года или список дней недели. Чтобы просмотреть все стандартные списки, имеющиеся в памяти Excel, необходимо выполнить команду Сервис – Параметры и выбрать вкладку Списки.

Для того, чтобы создать пользовательский список, необходимо выполнить следующие действия:

Ø выполнить команду Сервис - Параметры и выбрать вкладку Списки;

Ø в поле " Списки " выбрать строку " Новый список ";

Ø ввести данные в поле " Элементы списка ", разделяя их друг от друга нажатием клавиши Enter;

Ø щелкнуть по кнопке Добавить.

Чтобы получить доступ к списку в рабочей таблице, необходимо ввести название элемента из списка в активной ячейке и протащить маркер заполнения на нужный диапазон;

f) формула. При копировании формул в соседние ячейки при помощи маркера заполнения происходит автоматическая модификация адресов ячеек, входящих в формулу, а именно: происходит приращение значения строки при копировании вверх/вниз или приращение значения столбца при копировании влево/вправо.

Замечание. Для получения доступа к командам контекстного меню Автозаполнение необходимо набрать первые элементы данных и протащить маркер заполнения правой (а не левой) кнопкой мыши до необходимой ячейки. При этом заполнения ячеек не произойдет, а появится меню с соответствующими командами:

Ø копировать ячейки;

Ø заполнить ряды;

Ø заполнить форматы;

Ø заполнить значения;

Ø заполнить по дням;

Ø заполнить по рабочим дням;

Ø заполнить по месяцам;

Ø заполнить по годам;

Ø ряд значений (или Прогрессия).

Работа с листами книги

Каждый лист книги имеет свой ярлычок. Ярлычки играют роль закладок, разделяющих страницы книги, служат для идентификации листов и содержат их имена. Ярлычками удобно пользоваться при поиске конкретных листов в книге. Они видны в нижней части экрана.

a) Активизация листа. Осуществляется щелчком по ярлычку листа.

b) Переименование листов.

Имена "Лист 1", "Лист 2",..., используемые по умолчанию на ярлычках, совершенно не информативны. Работа будет эффективной, если присвоить листам более содержательные имена типа "Доходы", "Расходы" или "Итоги".

Для переименования листа необходимо щелкнуть на нужном ярлычке и выполнить команду Формат – Лист – Переименовать. Возможен вариант использования контекстно-зависимого меню. При этом достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке и выбрать команду Переименовать.

c) Вставка нового листа. Следует активизировать лист, перед которым необходимо вставить новый лист, и выполнить команду Вставка – Лист.

d) Удаление листов из книги. Следует выделить лист и выполнить команду Правка – Удалить лист. Для того чтобы удалить несколько листов, следует их выделить. Для этого при щелчке на ярлычке каждого выделяемого листа, кроме первого, должна быть нажата клавиша Ctrl. Затем можно открыть контекстно-зависимое меню (щелчком правой кнопки мыши) и выбрать команду Удалить.

e) Перемещение листа. Сделать лист активным, а затем перетащить его мышью в нужное место (указатель мыши приобретает вид стрелки с листом бумаги).

f) Копирование листа. Аналогично e), но при этом должна быть нажата клавиша Ctrl (указатель мыши при этом приобретает вид стрелки с листом бумаги, на котором изображен знак плюс). Копируемый лист получит имя оригинала, к которому добавлено "(2)".

g) Копирование листа из одной книги в другую.

При выполнении этой операции удобно использовать контекстно-зависимое меню. Из него следует выбрать команду Переместить/Скопировать. В диалоговом окне Переместить или Скопировать следует указать книгу, в которую копируется лист, выбрав ее из списка Переместить выбранный лист в книгу.

В этом списке перечислены книги, открытые в приложении Excel в данный момент. Следует также указать место расположения листа, выбрав элемент из списка Перед листом. Если выполняется копирование, а не перемещение, нужно установить флажок Создавать копию.

Замечание. При выделении более чем одного листа в книге, весь ввод или изменение данных, которые были выполнены на текущем листе, повторяются на всех остальных листах.

Примеры выполнения заданий

1. Построить в строке следующий ряд информации: