Синтетический и аналитический учет расчетов с покупателями и заказчиками

Как только у продавца возникает дебиторская задолженность, он дебетует счес 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». К счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», как правило, открывают следующие счета второго порядка:

62-1 «Расчеты в порядке инкассо»;

62-2 «Расчеты плановыми платежами»;

62-3 «Векселя полученные»;

62-4 «Расчеты по авансам полученным».

Общие правила синтетического учета расчетов с покупателями и заказчиками заключаются в следующем:

1. Счет 62 дебетуется с одновременным кредитованием счетов 90 «Продажи», 91 на суммы отгруженной продукции, товаров, других активов, выполненных работ и оказанных услуг на дату признания доходов (принцип начисления).

2. Счет 62 следует кредитовать в корреспонденции со счетами, предназначенными для учета денежных средств, расчетов или дебиторской задолженности (при расчетах неденежными средствами).

3. Суммовые разницы (в учете используются у. е.), возникающие при определении доходов от обычных видов деятельности, т. е. предусмотренных уставом организации; положительные (курс рубля возрос) увеличивают долг покупателя и сумму продаж (Дебет 62 Кредит 90), отрицательные суммовые разницы требуют сторнировочной записи.

4. Положительные курсовые разницы (в расчетных документах используется иностранная валюта) увеличивают доходы (Дебет 62 Кредит 91); отрицательные — расходы (Дебет 91 Кредит 62).

5. Дебиторская задолженность, нереальная для взыскания, списывается за счет резерва (Дебет 63 «Резервы по сомнительным долгам»), а при его недостаточности или отсутствии — за счет финансовых результатов (Дебет 91). И в первом и во втором случаях кредитуют счет 62. Списание долгов на убыток вследствие неплатежеспособности дебитора представляет собой неокончательное аннулирование долга. Последний должен учитываться за балансом (Дебет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов») без кредитования какого-либо другого забалансового счета: при записях хозяйственных событий на забалансовых счетах принцип двойной записи не применяется) в течение пяти лет. Такой порядок установлен с целью контроля за изменением имущественного положения должника. В случае выхода дебитора из кризисной ситуации и погашения им долга оформляют следующую бухгалтерскую запись: Дебет 50 (51, 52) Кредит 91. Кредитуют также забалансовый счет 007.

6. На суммы возврата бракованной продукции (излишне поставленных товаров) корректируется методом (сторно) выручка организации и НДС, подлежащий уплате в бюджет:

Дебет 62 Кредит 90;

Дебет 90, субсчет «Налог добавленную стоимость»

Кредит 68 «Расчеты по налогам и на сборам» (76 «Расчеты с различными дебиторами и кредиторами»).

7. Возврат покупателям (заказчикам) излишне полученных с них сумм по причине брака продукции или поставки товаров сверх заказов отражают по дебету счета 62 с кредитованием счетов 50, 51,52 или 55 «Специальные счета в банках» и по дебету счета с кредитованием счета 62.

8. Отражение разницы между номиналом векселя и величиной долга покупателя фиксируют корреспонденцией:

Дебет 62 Кредит 91.

Отгруженная продукция (товары), выполненные работы и оказанные услуги должны своевременно оплачиваться. Контроль над соблюдением сроков и полноты платежей покупателями — один из приоритетных участков деятельности финансовой службы (бухгалтерии) организации. Типовые операции¹(приложение А).

Аналитический учет по счету 62 ведется раздельно по:

· покупателям (заказчикам) и кредитным документам, срок оплаты которых не наступил;

· покупателям (заказчикам) в разрезе неоплаченных в срок расчетных документов;

· авансам, полученным с выделением каждого юридического и физического лица;

· векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил;

· векселям, дисконтированным (учтенным) в банках;

· векселям, просроченным погашением (в учете векселя должны быть идентифицированы).

При расчетах плановыми платежами в аналитическом учете выделяют конкретных покупателей и заказчиков.

Порядок учета расчетов с покупателями и заказчиками зависит от выбранного метода учета реализации, т. е. от условий договора, в котором определен момент перехода права собственности на продукцию и условия оплаты. Согласно Гражданскому кодексу РФ переход права собственности по договору купли-продажи происходит в момент отгрузки со склада поставщика, что является общепринятым моментом перехода права собственности на реализуемую продукцию. Однако Кодексом допускается возможность устанавливать отличный от общепринятого порядок перехода права собственности на реализуемую продукцию.

На практике широко применяются два способа:

1. В момент доставки товара до франко-места (франко-место отправления; франко-место назначения).

2. В момент оплаты денежных средств.

Франко-место — место по условиям договора, до которого все расходы по отгрузке продукции, транспортные расходы по ее доставке и риск потери продукции несет поставщик. Франко-местом может быть станция отправления, станция назначения, склад поставщика и т. п. В этих случаях переход права собственности происходит в момент доставки товара до Франко-места.

В настоящее время в бухгалтерском учете при отгрузке продукции покупателям возникающая дебиторская задолженность отражается по цене продажи продукции на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Если договором предусмотрен переход права собственности на продаваемый товар в момент отгрузки продукции, то дебиторская задолженность отражается по цене реализации продукции. Оплата производится после получения продукции.

Если при реализации продукции переход права собственности на продаваемую продукцию происходит в момент зачисления денежных средств на расчетный счет продавца, то при этом составляют следующую бухгалтерские проводки:

1. Отражается отгрузка продукции по цене продажи (включ. НДС):

Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»%

Кредит 90, субсчет 1 «Выручка».

2. Списывается производственная себестоимость отгруженной продукции:

Дебет 90, субсчет 2 «Себестоимость продаж»

Кредит 43 «Готовая продукция».

Если выручка от продажи отгруженной продукции определенное время не может быть признана в бухгалтерском учете, то для учета такой отгруженной продукции используется счет 45 «Товары отгруженные».

Счет 45 «Товары отгруженные» предназначен для обобщения информации о наличии и движении отгруженной продукции (товаров), выручка от продажи которой определенное время не может быть признана в бухгалтерском учете. Отгруженные товары на данном счете учитываются по фактической себестоимости, включая расходы по их отгрузке. При данном методе задолженность организации перед бюджетом по НДС возникает после оплаты продукции покупателем.

2. Документальное оформление

Все расчеты между предприятиями по оплате товаров (работ, услуг) оформляются соответствующими документами. Так, при реализации товаров (работ, услуг), необходимо наличие счета поставщика на оплату. Реализация товаров оформляется товарной накладной и счетом-фактурой. Оказанные услуги принимаются к учету на основании акта приемки выполненных работ. Если организация производит доставку товара до покупателя, то выписывается товарно-транспортная накладная (форма 1-Т).

Счет-фактура – в соответствии с требованьем Налогового Кодекса РФ, не зависимо от видов деятельности (реализация товаром, выполнение работ или оказание услуг) организация наряду с документами, подтверждающими выполнение обязательств по той или иной сделке (акт ф.2, накладная и т.д.) должна оформлять счет-фактура.

Счета-фактуры выписывает бухгалтер или работник, уполномоченный на то приказом руководителя. При чем сделать это нужно не позднее пяти дней с даты отгрузки товаров покупателю (даты подписания акта приемки-сдачи выполненных работ, оказанных услуг).

Счет выписывают в 2 экземплярах:

· первый экземпляр - покупателю (заказчику) для оплаты;

· второй экземпляр – поставщику

На основании полученного счета-фактуры покупатель может принять к вычету сумму НДС, уплаченную поставщику товаров (работ, услуг). Для этого должны быть соблюдены следующие условия:

· купленные ценности оприходованы (работы выполнены, услуги оказаны) и оплачены;

· купленные ценности (работы, услуги) приобретены для проведения операций, облагаемых НДС, или для перепродажи;

· на купленные товарно-материальные ценности (работы, услуги) есть счет-фактура, в котором выделена сумма НДС.

Акт приемки выполненных работ – Выполненные работы подрядчик сдает заказчику. Сведения об этих работах заносят в специальный акт. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России.

Акт о приемке выполненных работ составляют, когда подрядчик выполнил строительно-монтажные работы и заказчик не имеет к ним претензий. Затем данные из этого документа подрядчик переносит в Справку о стоимости выполненных работ и затрат. А заказчик на основании этой справки расплачивается с ним.

Акт можно составлять и после каждого этапа работ, если в договоре предусмотрено, что строительство ведется в несколько этапов.

Акт подписывают представители подрядчика, ответственного за сдачу объекта, и заказчика, принявшего объект. Здесь полностью указываются их должности и фамилии.

Акт составляет представитель подрядной организации, ответственный за строительно-монтажные работы. В акт он переносит сведения из Журнала учета выполненных работ. Акт составляют в нескольких экземплярах. Обычно один экземпляр остается у подрядчика. Второй - передается заказчику. Третий экземпляр этого документа может потребовать инвестор.

Товарно-транспортная накладная (форма № 1-2) – Для товарно-транспортной накладной предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России [13]. Накладную оформляют, если организация-продавец должна доставить товары до склада покупателя.

Товарно-транспортную накладную составляют для каждого покупателя и на каждую поездку автомобиля в 4 экземплярах: первый остается у продавца; второй предназначен для покупателя и служит основанием для оприходования товаров; третий и четвертый передают автотранспортной организации. Если на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес разных покупателей, накладную выписывают для каждого покупателя отдельно.

Все четыре экземпляра накладной заверяются печатью организации продавца, подписывают работник, отпустивший товары, и представитель автотранспортной организации, принявший груз для перевозки.

Перед отправкой груза продавец должен передать водителю автотранспортной организации второй, третий и четвертый экземпляры. Доставив груз, второй, третий и четвертый экземпляры накладной водитель передает покупателю. Их подписывает работник, принявший товары, и заверяет печатью организации-покупателя. После этого третий и четвертый экземпляры возвращают водителю, а он сдает их в бухгалтерию автотранспортной организации.