Создание таблицы базы данных. Проектирование базы данных

Выделяют следующие этапы создания базы данных:

• создание таблиц базы данных, включающее разработку структуры каждой таблицы и ввод в эти таблицы необходимой информации;

• определение связей между несколькими таблицами

СУБД Access допускает также использование типов данных, описанных в таблице.

Перед созданием таблиц в СУБД Access необходимо создать новую базу данных. Для этого выполните следующие действия.

1. Щелкните кнопкой мыши на значке Новая база данных в разделе Новая пустая база данных в центральной части начального окна либо нажмите кнопку в левом верхнем углу окна, а затем в появившемся меню выберите пункт Создать.

2. В правой части окна появится область Новая база данных. В поле Имя файла введите имя новой базы данных. Нажмите кнопку для выбора папки, в которой будет храниться файл базы данных.

3. Нажмите кнопку Создать. Откроется новая база данных с единственной пустой таблицей, и программа перейдет в режим редактирования таблицы.

Порядок работы с таблицами

Для создания и редактирования таблиц предназначены два режима.

• Режим таблицы предназначен для ввода, просмотра и редактирования записей. При вводе данных программа Access автоматически добавляет недостающие поля и определяет тип данных для этих полей.

• Режим конструктора таблицы предназначен для настройки свойств полей, таких как тип данных, значение по умолчанию, список возможных значений, маска значений и многих других.

Переключение режима работы осуществляется с помощью кнопки Режим, которая находится на ленте, на вкладках Главная, Режим таблицы или Конструктор (на всех вкладках эта кнопка крайняя слева). Кнопка меняет свой внешний вид. В режиме таблицы она выглядит так: а в режиме конструктора так:

Работа с таблицей начинается с ее создания. Далее вы можете выбрать вариант действий по своему усмотрению:

• сразу ввести данные в режиме таблицы. При этом программа Access автоматически добавляет в таблицу необходимое количество полей и определяет типы данных для этих полей. Так, если введены буквы, полю будет присвоен тип данных Текстовый, если цифры – Числовой. Затем при необходимости можно настроить свойства полей в режиме конструктора;

• вначале создать в конструкторе поля таблицы и указать их свойства, а затем ввести информацию;

• при необходимости чередовать работу в режиме таблицы и в режиме конструктора. Например, создать часть полей в конструкторе, ввести некоторые данные и снова вернуться в режим конструктора и т. д.

Непосредственный ввод данных с автоматическим определением типов данных обычно используется для простых таблиц, не требующих или почти не требующих специальных манипуляций со свойствами полей. Работа в конструкторе предоставляет возможность более тонкой настройки, но и требует больших затрат времени.

Преимуществом создания полей в конструкторе является возможность задать свойства полей, ускоряющие ввод данных (например, список значений поля, значение по умолчанию) и уменьшающие количество случайных ошибок ввода (маска ввода, условия на значение и др.).