Создание отчета с использованием мастера

Мастер отчетов — это средство, позволяющее легко создавать отчет в соответствии с требованиями пользователя. Созданный с помощью мастера отчет может содержать записи как из нескольких связанных между собой таблиц, так и из созданных ранее запросов. Кроме того, все данные можно сгруппировать и отсортировать.

С помощью мастера отчет создается в несколько этапов.

1. На вкладке Создание в группе Отчеты нужно нажать кнопку Мастер отчетов.

Затем появится окно Создание отчетов.

2. В раскрывающемся списке источника записей необходимо выбрать необходимую таблицу или запрос.

3. Каждому выбранному запросу или таблице соответствует список доступных полей, из которого требуется выбрать те поля, которые должны быть отображены в отчете. Чтобы нужное поле вошло в отчет, его нужно выделить, а затем нажать кнопку . Если в отчете должны присутствовать все доступные поля, удобней использовать кнопку .

Когда отчет должен содержать поля из нескольких таблиц или запросов, в списке Таблицы и запросы необходимо выделить нужную таблицу или запрос и продолжить выбор полей. Нажмите кнопку Далее.

5. На следующем этапе необходимо выбрать поля, которые требуется сгруппировать. Выбор полей для группировки данных осуществляется двойным щелчком кнопки мыши на именах необходимых полей.

Примечание: Возможность группировки данных удобна в том случае, когда информация должна быть представлена в определенном порядке и распределена по группам.

При необходимости в процессе создания отчета пользователь может выбрать несколько уровней группировки данных, максимальное количество которых ограничено четырьмя, причем первое группируемое поле будет наиболее важным уровнем, а остальные будут следовать за ним в порядке выбора.

6. Для каждого выбранного поля можно задать нужный интервал группировки. Для этого необходимо нажать кнопку Группировка, а затем в появившемся окне выбрать интервалы группировки.

Примечание: Интервал группировки определяет вид группировки, который в первую очередь зависит от типа поля. Текстовое поле может быть сгруппировано по одной-пяти первым буквам либо по всему полю. Числовое поле группируется по значению.

7. Следующая страница мастера отчетов позволяет выполнить сортировку данных определенным образом. Для этого необходимо выбрать поле и указать требуемый вид сортировки. Сортировка записей может быть осуществлена как по возрастанию, так и по убыванию и включать до четырех полей.

8. Если в отчете присутствуют числовые поля, над которыми необходимо произвести какие-либо вычисления, то пользователь может воспользоваться возможностью подведения итогов. Для этого нужно нажать кнопку Итоги в окне выбора порядка сортировки.

9. В появившемся окне Итоги будут представлены поля, для которых можно подвести итоги. Напротив соответствующих полей нужно установить флажки для тех функций, которые будут использоваться для вычислений в этих полях. Мастер отчетов предоставляет возможность вычисления суммы, определения среднего, максимального и минимального значений. Кроме того, при вычислении сумм возможно определение процентов от суммарного значения.

10. В этом же окне можно выбрать вид представления итогов в отчете. Для этого в группе Показать необходимо установить флажок напротив одного из вариантов:

ü Только итоги — в этом случае будут представлены только вычисленные значения;

ü Данные и итоги — отображение итоговых значений с подробными сведениями.

Чтобы получить более полную информацию в отчете, установите флажок Данные и итоги.

11. На следующей странице мастера вам потребуется выбрать вид макета отчета. Существует несколько видов макетов для отображения данных отчета — Ступенчатый, Блок и Структура. Установите переключатель в нужное положение.

12. После определения наиболее подходящего вида макета на этой же странице мастера необходимо указать параметры страницы. Установите переключатель в положение книжная (устанавливает вертикальную ориентацию страницы) или альбомная (устанавливает горизонтальную ориентацию страницы). Нажмите кнопку Далее.

13. Затем мастер отчетов попросит указать требуемый стиль. Чтобы выбрать нужный стиль, достаточно щелкнуть на нем кнопкой мыши; для наглядности в правой части окна будет отображен эскиз отчета, соответствующий выбранному стилю.

14. В завершение создания отчета необходимо выбрать заголовок, который будет отображен в начале отчета и вместе с тем станет названием документа при сохранении созданного отчета.

15. Перед сохранением отчета его можно просмотреть в режиме просмотра отчета, который дает представление о том, как будет выглядеть готовый отчет