Структура и функции службы документационного обеспечения управления

Органами  управления  ОАО "Кузбассэнерго" филиал Томь-Усинская ГРЭС являются:

-Общее собрание акционеров;

-Совет директоров (наблюдательный совет);

-Единоличный исполнительный орган (Генеральный директор, Управляющая организация (Управляющий);

- Ревизионная комиссия общества.

Общее собрание акционеров является высшим органом управления Общества. Общество обязано ежегодно проводить годовое Общее собрание акционеров. Годовое  собрание Акционеров проводится не ранее чем через 2 месяца и не позднее чем через 6 месяцев после окончания финансового года.
Финансовый год устанавливается с 1 января по 31 декабря текущего календарного года. Проводимые  помимо годового Общие собрания акционеров являются внеочередными. Внеочередное Общее собрание акционеров проводится по решению Совета директоров.Совет директоровосуществляет общее руководство деятельностью Общества, за исключением решения вопросов, отнесенных к исключительной компетенции Общего собрания акционеров.[1]

Основными задачами Совета директоров являются: долгосрочное увеличение стоимости активов Общества, защита прав и законных интересов его акционеров, обеспечение полноты, достоверности и объективности публичной информации об Обществе. Совет директоров в рамках своей деятельности также обеспечивает контроль   за финансово-хозяйственной деятельностью Общества. Состав Совета директоров составляет 11 человек. Генеральный директор осуществляет руководство текущей деятельностью Общества.

Порядок деятельности Ревизионной комиссии определяется Федеральным законом «Об акционерных обществах», настоящим Уставом и Положением о Ревизионной комиссии Общества, утвержденным Общим собранием акционеров.
Члены Ревизионной комиссии Общества не могут одновременно являться членами Совета директоров Общества, а также занимать иные должности в органах управления. Ревизионная комиссия избирается ежегодно на годовом Общем собрании акционеров. Акции, принадлежащие членам Совета директоров Общества или лицам, занимающим должности в органах управления Общества, не могут участвовать в голосовании при избрании членов Ревизионной комиссии Общества. Общее собрание акционеров в любое время вправе досрочно прекратить полномочия членов ревизионной комиссии.Общество было создано 30 декабря 1993 года в соответствии с планом приватизации Кузбасского производственного объединения энергетики и электрификации. А исполнительным аппаратом управления является филиал ОАО Томь-Усинская ГРЭС, крупнейшая тепловая электростанция юга Западной Сибири,  6 ноября 1958 года была основана.

Во главе филиала стоит директор станции ОАО Томь-Усинская ГРЭС, нижестоящие звено заместитель директора по обеспечению производства, и главный инженер, так же входят отделы, и разные цеха, призваны осуществлять исполнительные, распорядительные и контрольные функции. Изменение в структуре предприятия утверждаются генеральным директором ОАО "Кузбассэнерго".

Организационная структура ОАО Томь-Усинская ГРЭС приведена в Приложении А.

Специальная часть

Хронометраж

Первым этапом работ по оргпроектированию действующей организации является ее исследование. Известным и широко распространенным методом исследования затрат рабочего времени является хронометраж – изучение переодически повторяющихся элементов работы сравнительно небольшой протяженности. Хронометрировать целесообразно вспомогательно- технические и логические операции – как ручные, так и машинно-ручные. Результаты записываются в специальный бланк наблюдений – хронокарту. Прежде всего, необходимо определить цель наблюдения, в зависимости от которой выбирают объект наблюдения.[6]

Следующий этап работы – подготовка к проведению наблюдения. Необходимо тщательно изучить операцию и ее элементы, организационно-технические условия ее выполнения. Полученные сведения записываются в хронокарту.Далее осуществляют разделение операции на отдельные элементы. Разделив операцию на элементы, необходимо установить фиксажные точки – четко выраженные моменты начала и окончания каждого элемента. При проведении сплошного (непрерывного) хронометража с записью показаний по текущему времени начальная фиксажная точка определяется только для первого элемента операции. Для остальных элементов операции начальной будет конечная фиксажная точка предыдущего элемента.

Так как на работу исполнителя операции влияет большое количество факторов, продолжительность выполнения отдельных элементов операции является величиной непостоянной, меняющейся от раза к разу. Поэтому производят несколько замеров, по которым находят среднюю величину.

Коэффициент устойчивости ряда:

 , где

tmax – максимальная продолжительность элемента операции по данному хроноряду;

tmin – минимальная продолжительность элемента операции по тому же хроноряду.

Если коэффициент устойчивости фактический меньше коэффициента устойчивости нормативного, то ряд устойчивый (не разбросанный), в противном случае наблюдение следует повторить.

Нормативный коэффициент устойчивости показывает допустимый «разброс» максимального и минимального значений продолжительности элемента операции в хроноряде.

Нормативный коэффициент устойчивости хроноряда назначается в зависимости от уровня механизации работ, длительности элемента операции и типа производства.

Во время прохождения производственной практики  на ОАО Томь-Усинская ГРЭС было проведено исследование затрат времени специалиста отдела кадров, на операцию «оформление листка временной нетрудоспособности» методом хронометража. При предварительном исследовании операции она была разделена на семь последовательных элементов:

  1) сдача листа временной нетрудоспособности;

  2) идентификация работника в программе;

  3) внесение данных в форму «больничный лист»;

  4) подсчет стажа работы;

5) занесение данных в лист временной нетрудоспособности;

6) взять журнал регистрации;

7) зарегистрировать  больничный лист в журнале.

  Было принято решение проводить непрерывный хронометраж с записью показаний по текущему времени. Для каждого элемента операции были установлены фиксажные точки.В процессе хронометража было проведено 10 наблюдений со следующими результатами текущего времени в мин, сек для каждого последовательного элемента операции:

1. Начальная фиксажная точка: 0, конечная фиксажная точка: 0,19; 2,11; 4,11; 6, 05; 8,04; 10,08; 12,09; 14,10; 16,10; 18,11.

2. Конечная фиксажная точка: 0,24; 2,16; 4,17; 6,10; 8,09; 10,15; 12,15; 14,17; 16,15; 18,16.

3. Конечная фиксажная точка: 0,30; 2,23; 4,22; 6,16; 8,15; 10,23; 12,20; 14,25; 16,22; 18,22.

4. Конечная фиксажная точка: 1,19; 3,14; 5,11; 7,06; 9,14; 11,12; 13,12; 15,14; 17,12; 19,12.

5. Конечная фиксажная точка: 1,26; 3,20; 5,18; 7,11; 9,20; 11,18; 13,19; 15,22; 17,18; 19,19.

6. Конечная фиксажная точка: 1,32; 3,28; 5,26; 7,20; 9,27; 11,26; 13,27; 15,29; 17,28; 19,26.

7. Конечная фиксажная точка: 1,53; 3,51; 5,46; 7,45; 9,47; 11,49; 13,52; 15,50; 17,52; 19,50.

Обработав полученные при хронометраже данные, получили:

1) продолжительность каждого элемента операции (сек): 193, 56, 64, 449, 65, 78, 226;

2) количество годных замеров соответственно: 10, 10, 10, 9, 10, 10, 10.

3) средняя продолжительность каждого элемента (сек): 19,3; 5,6; 6,4; 55,4; 6,5; 7,8; 22,6;   

4) нормативный коэффициент устойчивости ряда: 1,6; 1,6; 1,6; 1,6; 1,6; 2,3; 2,3;

5) фактический коэффициент устойчивости ряда: 1,16; 1,4; 1,6; 1,04; 1,6; 1,6; 1,25.

На заключительном этапе наблюдения проводят анализ результатов. В нашем случае ни в одном из замеров коэффициент устойчивости ряда фактический не превышает коэффициента устойчивости ряда нормативного. А значит, что исследование проведено качественно и его результаты можно считать достоверными. Наблюдательный лист хронометража приведен в Приложении Д

Фотография рабочего времени

В подтверждение необходимости реализации предложенных мероприятий во время прохождения производственной практики ОАО Томь-Усинская ГРЭС на участке оргпроектных работ были проведены исследования. В качестве основного метода наблюдения использовался метод фотографии рабочего времени.

Фотография рабочего времени (ФРВ) — это вид наблюдения, при котором измеряют все без исключения затраты времени исполнителя за определенный период работы. В результате получают точный срез: чем именно и в течение, какого времени занимался конкретный сотрудник. Основное предназначение ФРВ (Фотография рабочего времени) — это выяснение точного бюджета времени сотрудника, его анализ и оптимизация использования рабочего времени. Однако кроме этого, ФРВ можно использовать для следующих целей:

1) определение структуры рабочего времени. Выявление наиболее затратных операций и видов работ, определение тех приоритетов, которые сотрудник ставит в работе (иначе говоря, чем больше времени сотрудник тратит на тот или иной вид деятельности, тем более значимым он его считает);

2) изучение опыта лучших сотрудников. Бюджет рабочего времени сотрудников, демонстрирующих лучшие результаты, можно брать за основу и для постановки задач, и для оценки эффективности сотрудника, и для поиска более оптимальных способов организации труда;

3) установление норм. Анализ данных по нескольким сотрудникам позволяет получить исходную информацию для разработки норм труда на предприятии. Причем метод ФРВ применяется у нескольких сотрудников с разной эффективностью труда, чтобы повысить обоснованность норм;

4) выявление причин невыполнения норм. Если нормы уже существуют, но ряд сотрудников их регулярно не выполняет, то с помощью ФРВ можно выявить причины такой ситуации;

5) выявление потерь рабочего времени. С помощью ФРВ можно определить, на каких этапах производственного процесса происходят потери рабочего времени и чем они вызваны: неэффективностью организации производства, нерационально выстроенной технологией или же недобросовестностью сотрудников;

6) совершенствование процесса организации труда. ФРВ позволяет описать существующие в компании бизнес-процессы и оценить, насколько они оптимальны;

7) оценка эффективности труда сотрудника. Наблюдения за работой сотрудника и оценка его временных затрат на различные рабочие операции позволяет оценить уровень его профессионализма и мотивации.

При наблюдении применяется как метод непосредственных замеров, так и метод моментных наблюдений. Основной прибор для исследования – часы с секундной стрелкой или с секундомером.[7]

Вся процедура формирования фотографии рабочего времени состоит из нескольких этапов: подготовка, наблюдение, анализ результатов. Естественно, второй этап является основным, наиболее длительным и ответственным. Но без первого и последнего этапов само по себе наблюдение теряет всякий смысл.

Выделяют три основных вида фотографии рабочего дня: индивидуальная, групповая, бригадная. А в зависимости от методов проведения исследований, различают: классическую (когда к наблюдаемому прикрепляется наблюдатель, фиксирующий все действия работника в течение рабочего дня), проведенную методом моментных наблюдений (процедура аналогична классической, но фиксируется не весь рабочий день, а лишь некоторые его моменты) и самофотографию.

Подготовка к наблюдению сходна с подготовкой к проведению хронометража. Выбор объекта наблюдения зависит от цели наблюдения. При изучении причин потери рабочего времени наблюдение ведется за теми сотрудниками, у которых потери значительны.

При проведении индивидуальной фотографии рабочего времени в лист наблюдения записывают каждый элемент работы и перерывы. Запись ведется по текущему времени. Отмечается время окончания каждого элемента.

Обработка результатов начинается с определения продолжительности каждого элемента. Из показаний текущего времени первого элемента вычитается время начала наблюдения, из показания текущего времени второго элемента – текущее время первого элемента и т. д. Результаты записывают в графу «Продолжительность».

Далее каждому элементу, согласно классификации затрат рабочего времени, присваивается «Индекс»:

- ПНД – перерыв из-за нарушений трудовой дисциплины;

- ПЗ – подготовительно-заключительные работы; т.е время, используемое на подготовку к выполнению задания или на действия, связанные с ее окончанием;

- ОП – оперативная работа, т. е время, затрачиваемое на работы по осуществлению технологической операции;

- ОБ – время обслуживания рабочего места;

- ОТЛ – время отдыха и личных надобностей.

Лист наблюдений индивидуальной фотографии рабочего времени специалиста отдела кадров ОАО Томь-Усинская ГРЭС представлен в таблице 2.

Следующий этап обработки – составление сводки одноименных затрат, где элементы группируются по видам затрат рабочего времени и определяется суммарная продолжительность каждого вида затрат.

На основании данных сводки одноименных затрат составляется фактический баланс рабочего времени.

Таблица 2 – Лист записи  наблюдений индивидуальной фотографии рабочего времени    специалиста  отдела кадров  ОАО Томь-Усинская ГРЭС.

Продолжение таблицы 2

Продолжение таблицы 2

2.4 Разработка организационной структуры службы отдела кадров на ОАО Томь-Усинская ГРЭС