Документирование деятельности

 

Документы, поступающие на предприятие, принимаются и регистрируются в приемной секретарем. Регистрация документов – это фиксация фактов создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация  входящих служебных документов, документов вышестоящих организаций, а также контроль  за прохождением и исполнением поручений по этим документам, производятся в приемной. В приемной документы регистрируются в журнале учета в день их поступления.[2]

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях.

Документы, поступающие в приемную, проходят:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение;

- регистрацию;

- рассмотрение руководством;

- доставку исполнителям;

Исходящий документ, отправляемый по электронной почте, объемом не менее 0,5 страницы формата А4, оформляется исполнителем в печатном виде. Документ либо сопроводительное письмо должны содержать информацию:

- куда (адрес электронной почты);

- кому (организация, должность и ФИО получателя);

- отправитель (должность, ФИО), его подпись;

- что отправляется, имя файла.

Оперограмма движения входящего документа представлена в Приложении В

Оперограмма движения исходящего документа представлена в Приложении Г

Специальная часть

Анализ существующих проблем кадрового делопроизводства на ОАО Томь-Усинской ГРЭС

 

    Качество и эффективность работы в отделе кадров на предприятии ОАО Томь-Усинской ГРЭС, во многом определяется умением сотрудников со знанием дела, выполнять свои обязанности, освободить руководителей от нерациональной затраты времени на выполнение технически функций. Специалист отдела относится к категории специалистов. На должность специалиста назначается лицо, имеющее высшее образование, без требований к стажу работы. Специалист отдела управлением персонала подчиняется начальнику отдела.

Немаловажной проблемой структурного подразделения отдела кадров на предприятии является ежегодный рост документооборота. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных организацией за выбранный отрезок времени. Динамика роста объема документооборота за 2010-2012 гг. на предприятии отражена в таблице 1.

Во время прохождения производственной практики был произведен подсчет количества документов за август 2012 года, проходящих через отдел кадров:

- входящие – 150 шт;

- исходящие – 136 шт;

- приказы по основной деятельности – 79 шт;.

 

Таблица 1 – динамика роста объема документооборота за 2010-2012 гг. на ОАО Томь-Усинской ГРЭС.

.

Вид документа	Количество документов, шт.
	2010 г	2011 г	2012 г
Входящие	1983	2075	2345
Исходящие	854	935	1001
Распоряжение руководства, по структурным подразделениям	321	348	415
Приказы по основной деятельности	495	564	602
Всего	3653	3922	4363

 

Объем документооборота характеризует своего рода “производительность” труда служащих, уровень эффективности их деятельности, степень реальной загруженности решением функциональных задач. С другой стороны, рост объема документооборота сигнализирует о наращивании бюрократизации аппарата, расширении бумажного стиля руководства, снижении эффективности документационных процессов, ошибочности принципов распределения функций среди руководителей и специалистов.

Основными причинами роста объема документооборота на предприятии можно назвать следующие:

- отсутствие профессионализма у работников отдела кадров;

- рост объема документации беспредметных и безрезультатных коллегиальных обсуждений (тоже своего рода имитации работы);

- дублирование документов;

- несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений.

Хронометраж

 

Первым этапом работ по оргпроектированию действующей организации является ее исследование. Известным и широко распространенным методом исследования затрат рабочего времени является хронометраж – изучение переодически повторяющихся элементов работы сравнительно небольшой протяженности. Хронометрировать целесообразно вспомогательно- технические и логические операции – как ручные, так и машинно-ручные. Результаты записываются в специальный бланк наблюдений – хронокарту. Прежде всего, необходимо определить цель наблюдения, в зависимости от которой выбирают объект наблюдения.[6]

Следующий этап работы – подготовка к проведению наблюдения. Необходимо тщательно изучить операцию и ее элементы, организационно-технические условия ее выполнения. Полученные сведения записываются в хронокарту.Далее осуществляют разделение операции на отдельные элементы. Разделив операцию на элементы, необходимо установить фиксажные точки – четко выраженные моменты начала и окончания каждого элемента. При проведении сплошного (непрерывного) хронометража с записью показаний по текущему времени начальная фиксажная точка определяется только для первого элемента операции. Для остальных элементов операции начальной будет конечная фиксажная точка предыдущего элемента.

Так как на работу исполнителя операции влияет большое количество факторов, продолжительность выполнения отдельных элементов операции является величиной непостоянной, меняющейся от раза к разу. Поэтому производят несколько замеров, по которым находят среднюю величину.

Коэффициент устойчивости ряда:

 , где

tmax – максимальная продолжительность элемента операции по данному хроноряду;

tmin – минимальная продолжительность элемента операции по тому же хроноряду.

Если коэффициент устойчивости фактический меньше коэффициента устойчивости нормативного, то ряд устойчивый (не разбросанный), в противном случае наблюдение следует повторить.

Нормативный коэффициент устойчивости показывает допустимый «разброс» максимального и минимального значений продолжительности элемента операции в хроноряде.

Нормативный коэффициент устойчивости хроноряда назначается в зависимости от уровня механизации работ, длительности элемента операции и типа производства.

Во время прохождения производственной практики  на ОАО Томь-Усинская ГРЭС было проведено исследование затрат времени специалиста отдела кадров, на операцию «оформление листка временной нетрудоспособности» методом хронометража. При предварительном исследовании операции она была разделена на семь последовательных элементов:

  1) сдача листа временной нетрудоспособности;

  2) идентификация работника в программе;

  3) внесение данных в форму «больничный лист»;

  4) подсчет стажа работы;

5) занесение данных в лист временной нетрудоспособности;

6) взять журнал регистрации;

7) зарегистрировать  больничный лист в журнале.

        

  Было принято решение проводить непрерывный хронометраж с записью показаний по текущему времени. Для каждого элемента операции были установлены фиксажные точки.В процессе хронометража было проведено 10 наблюдений со следующими результатами текущего времени в мин, сек для каждого последовательного элемента операции:

1. Начальная фиксажная точка: 0, конечная фиксажная точка: 0,19; 2,11; 4,11; 6, 05; 8,04; 10,08; 12,09; 14,10; 16,10; 18,11.

2. Конечная фиксажная точка: 0,24; 2,16; 4,17; 6,10; 8,09; 10,15; 12,15; 14,17; 16,15; 18,16.

3. Конечная фиксажная точка: 0,30; 2,23; 4,22; 6,16; 8,15; 10,23; 12,20; 14,25; 16,22; 18,22.

4. Конечная фиксажная точка: 1,19; 3,14; 5,11; 7,06; 9,14; 11,12; 13,12; 15,14; 17,12; 19,12.

5. Конечная фиксажная точка: 1,26; 3,20; 5,18; 7,11; 9,20; 11,18; 13,19; 15,22; 17,18; 19,19.

6. Конечная фиксажная точка: 1,32; 3,28; 5,26; 7,20; 9,27; 11,26; 13,27; 15,29; 17,28; 19,26.

7. Конечная фиксажная точка: 1,53; 3,51; 5,46; 7,45; 9,47; 11,49; 13,52; 15,50; 17,52; 19,50.

Обработав полученные при хронометраже данные, получили:

1) продолжительность каждого элемента операции (сек): 193, 56, 64, 449, 65, 78, 226;

2) количество годных замеров соответственно: 10, 10, 10, 9, 10, 10, 10.

3) средняя продолжительность каждого элемента (сек): 19,3; 5,6; 6,4; 55,4; 6,5; 7,8; 22,6;   

4) нормативный коэффициент устойчивости ряда: 1,6; 1,6; 1,6; 1,6; 1,6; 2,3; 2,3;

5) фактический коэффициент устойчивости ряда: 1,16; 1,4; 1,6; 1,04; 1,6; 1,6; 1,25.

На заключительном этапе наблюдения проводят анализ результатов. В нашем случае ни в одном из замеров коэффициент устойчивости ряда фактический не превышает коэффициента устойчивости ряда нормативного. А значит, что исследование проведено качественно и его результаты можно считать достоверными. Наблюдательный лист хронометража приведен в Приложении Д

Фотография рабочего времени

В подтверждение необходимости реализации предложенных мероприятий во время прохождения производственной практики ОАО Томь-Усинская ГРЭС на участке оргпроектных работ были проведены исследования. В качестве основного метода наблюдения использовался метод фотографии рабочего времени.

Фотография рабочего времени (ФРВ) — это вид наблюдения, при котором измеряют все без исключения затраты времени исполнителя за определенный период работы. В результате получают точный срез: чем именно и в течение, какого времени занимался конкретный сотрудник. Основное предназначение ФРВ (Фотография рабочего времени) — это выяснение точного бюджета времени сотрудника, его анализ и оптимизация использования рабочего времени. Однако кроме этого, ФРВ можно использовать для следующих целей:

1) определение структуры рабочего времени. Выявление наиболее затратных операций и видов работ, определение тех приоритетов, которые сотрудник ставит в работе (иначе говоря, чем больше времени сотрудник тратит на тот или иной вид деятельности, тем более значимым он его считает);

2) изучение опыта лучших сотрудников. Бюджет рабочего времени сотрудников, демонстрирующих лучшие результаты, можно брать за основу и для постановки задач, и для оценки эффективности сотрудника, и для поиска более оптимальных способов организации труда;

3) установление норм. Анализ данных по нескольким сотрудникам позволяет получить исходную информацию для разработки норм труда на предприятии. Причем метод ФРВ применяется у нескольких сотрудников с разной эффективностью труда, чтобы повысить обоснованность норм;

4) выявление причин невыполнения норм. Если нормы уже существуют, но ряд сотрудников их регулярно не выполняет, то с помощью ФРВ можно выявить причины такой ситуации;

5) выявление потерь рабочего времени. С помощью ФРВ можно определить, на каких этапах производственного процесса происходят потери рабочего времени и чем они вызваны: неэффективностью организации производства, нерационально выстроенной технологией или же недобросовестностью сотрудников;

6) совершенствование процесса организации труда. ФРВ позволяет описать существующие в компании бизнес-процессы и оценить, насколько они оптимальны;

7) оценка эффективности труда сотрудника. Наблюдения за работой сотрудника и оценка его временных затрат на различные рабочие операции позволяет оценить уровень его профессионализма и мотивации.

При наблюдении применяется как метод непосредственных замеров, так и метод моментных наблюдений. Основной прибор для исследования – часы с секундной стрелкой или с секундомером.[7]

Вся процедура формирования фотографии рабочего времени состоит из нескольких этапов: подготовка, наблюдение, анализ результатов. Естественно, второй этап является основным, наиболее длительным и ответственным. Но без первого и последнего этапов само по себе наблюдение теряет всякий смысл.

Выделяют три основных вида фотографии рабочего дня: индивидуальная, групповая, бригадная. А в зависимости от методов проведения исследований, различают: классическую (когда к наблюдаемому прикрепляется наблюдатель, фиксирующий все действия работника в течение рабочего дня), проведенную методом моментных наблюдений (процедура аналогична классической, но фиксируется не весь рабочий день, а лишь некоторые его моменты) и самофотографию.

Подготовка к наблюдению сходна с подготовкой к проведению хронометража. Выбор объекта наблюдения зависит от цели наблюдения. При изучении причин потери рабочего времени наблюдение ведется за теми сотрудниками, у которых потери значительны.

При проведении индивидуальной фотографии рабочего времени в лист наблюдения записывают каждый элемент работы и перерывы. Запись ведется по текущему времени. Отмечается время окончания каждого элемента.

Обработка результатов начинается с определения продолжительности каждого элемента. Из показаний текущего времени первого элемента вычитается время начала наблюдения, из показания текущего времени второго элемента – текущее время первого элемента и т. д. Результаты записывают в графу «Продолжительность».

Далее каждому элементу, согласно классификации затрат рабочего времени, присваивается «Индекс»:

- ПНД – перерыв из-за нарушений трудовой дисциплины;

- ПЗ – подготовительно-заключительные работы; т.е время, используемое на подготовку к выполнению задания или на действия, связанные с ее окончанием;

- ОП – оперативная работа, т. е время, затрачиваемое на работы по осуществлению технологической операции;

- ОБ – время обслуживания рабочего места;

- ОТЛ – время отдыха и личных надобностей.

Лист наблюдений индивидуальной фотографии рабочего времени специалиста отдела кадров ОАО Томь-Усинская ГРЭС представлен в таблице 2.

Следующий этап обработки – составление сводки одноименных затрат, где элементы группируются по видам затрат рабочего времени и определяется суммарная продолжительность каждого вида затрат.

На основании данных сводки одноименных затрат составляется фактический баланс рабочего времени.

 

 

Таблица 2 – Лист записи  наблюдений индивидуальной фотографии рабочего времени    специалиста  отдела кадров  ОАО Томь-Усинская ГРЭС.

 

№ п/п	Затраты времени	Текущее время		Продол- жительность, мин.	Перекрываемое время		Индекс
		час	мин		№ смены	мин
	Начало наблюдения:	7	45
1	Пришла на рабочее место	7	45
2	Подбирает в соответствии с планом нужные документы и дела	7	50	5			ПЗ
3	Включила оргтехнику, произвела настройки	7	55	5			ПЗ
4	Оформление документов при приеме на работу (служащих)	8	00	20			ОП
	Внесение записей в трудовую книжку	8	20	15			ОП

Продолжение таблицы 2

№ п/п	Затраты времени	Текущее время		Продол- жительность мин	Перекрываемое время		Индекс
		час	мин		№ смены	мин
6	Оформление трудового договора	9	00	15			ОП
7	Ведение личных карточек	9	10	20			ОП
8	Часть документов отправила по факсу	9	30	15			ОП
9	Сделала копии документов	9	40	10			ОП
10	Проверила документы	9	50	10			ОП
11	Подшила исполненные документы в дела	10	50	60			ОП
12	Оформление документов работников, уходящих на пенсию	10	55	20			ОП
13	Оформление перевода	11	00	10			ОП
14	Обеденный перерыв с 12.00 до 13.00						ОТЛ

Продолжение таблицы 2

№ п/п	Затраты времени	Текущее время		Продол- жительность мин	Перекрываемое время		Индекс
		час	мин		№ смены	мин
15	Приход после обеда, посторонние разговоры	13	10				ПНД
16	Работа с гражданами	13	15	15			ОП
17	Оформление листка нетрудоспособности	14	15	15			ОП
18	Составление и корректировка графика отпусков	14	25	10			ОП
19	Оформление взысканий	14	30	5			ОП
20	Оформление изменения фамилии	14	35	10			ОП
21	Оформление характеристики на работника	15	00	60			ОП
22	Оформление приказа	16	00	40			ОП
23	Составление отчета по численности работников	16	50	60
	Наведение порядка на столе	17	45	15			ОБ
24	Конец наблюдения	18	00	450

2.4 Разработка организационной структуры службы отдела кадров на ОАО Томь-Усинская ГРЭС

Организационная структура — это документ, устанавливающий количественный и качественный состав структурных подразделений службы отдела кадров и схематически отражающий порядок их взаимодействия между собой. Структура службы отдела кадров устанавливается исходя из объема и содержания, решаемых ею задач, направленности и интенсивности сложившихся в организации информационных и документационных потоков, а также с учетом его организационных и материальных возможностей.

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при определении ее структуры и выборе наименования отдела кадров, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. При этом следует учитывать следующие факторы: характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих); объем документооборота организации; наличие филиалов, отделений, и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

В соответствии с утвержденным штатным расписанием в структуру отдела кадровОАО Томь-Усинская ГРЭС входят:

- начальник  отдела кадров – 1 человек;

- специалист отдела кадров – 1 человек;

- инспектор отдела кадров –  2 человека;

По результатам проведенных исследований было установлено, что необходимо увеличить число сотрудников отдела кадров, путем введения должности специалиста отдела кадров. Данная мера обусловлена тем, что всю работу с документами двух работников, выполняет один сотрудник, который не справляется со своими должностными обязанностями ввиду большой загруженности.

Структура отдела кадров ОАО Томь-Усинская ГРЭС с учетом предложенных направлений совершенствования работы представлена в таблице 3.

  

Таблица 3 – Структура отдела кадров ОАО Томь-Усинская ГРЭС с учетом предложенных направлений совершенствования работы

 

 

Заключение

 

Таким образом, в заключении сделаем следующие выводы:

      1) Предприятие  ОАО Томь- Усинская ГРЭС децентрализованное т к, все  полномочия распределены по нижестоящим уровням управления.2) служба отдела кадров ОАО Томь - Усинская ГРЭС выполняет важнейшую функцию, планирование, контроль и координация деятельности отделов и подразделений филиала, и имеет свои специфические задачи..Структура, функции, задачи Отдела кадров закрепляются в ряде внутренних документов – положении, инструкциях, стандарты, структуре и штатной численности;.

3) при организации документооборота на ОАО Томь - Усинская ГРЭС следует исходить из следующих принципов: централизация операций по приему и отправке документов; распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов); организация предварительного рассмотрения поступающих документов;  однократность регистрации документов;

 4) В документообороте ОАО Томь - Усинская ГРЭС в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: входящая документация (письма из ОАО «Кузбассэнерго», организаций, телеграммы); исходящая документация (письма-ответы, справки); внутренняя документация (постановления, распоряжения, приказы); Автоматизированная система регистрации на предприятии. В результате выполнения отчета, получила навыки работы с документами на всех стадиях их движения. Также изучила систему хранения документов, их классификацию и систематизацию, и правила формирования дел.

5) В результате исследования методом хронометража, в нашем случае ни в одном из замеров коэффициент устойчивости ряда фактический не превышает коэффициента устойчивости ряда нормативного. А значит, что отклонений временных затрат нет, исследование проведено качественно и его результаты можно считать достоверными.

Достижение, и поддержание высокой эффективности использования рабочего времени невозможно без активной поддержки руководства, радикально повысить качество человеческих ресурсов (работа на результат, ответственность, мотивация, креативность, поощрение, награждение работников отдела кадров, соответствующего отношения к технике безопасности, охране труда, трудовой дисциплине).

В результате проведенного исследования, фотографии рабочего времени, выявили не большие потери из-за нарушения трудовой дисциплины, т.к сотрудники не эффективна тратят рабочее время, занимаясь своими личным делами, а также потери происходят из-за обслуживание рабочего места. Чтобы избежать излишних затрат времени, для сотрудников нужно, во- первых вести штрафы, а также можно лишать премию. Необходимо начать с составления ежедневного временного плана, который поможет отслеживать дела, на которые следует потратить  максимальное рабочее  время, и те, заниматься которыми просто  не стоит.

  Для ускорения решения вопросов отдела кадров в ОАО Томь - Усинская ГРЭС и исключения ошибок в оформлении управленческой документации внедрить автоматизированную систему электронного документооборота Использование этой программы ускоряет документооборот и эффективность работы, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.