Этика руководящего, среднего, нижнего звена работников государственного аппарата. Типы взаимоотношений в коллективе.

Типы документов

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведётся между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. Документацию этого вида называют служебной. Внешняя деловая переписка ведётся между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.

ПО СОДЕРЖАНИЮ И НАЗНАЧЕНИЮ ВЫДЕЛЯЮТ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ, ОТЧЁТНЫЕ, СПРАВОЧНЫЕ, ПЛАНОВЫЕ И ДРУГИЕ ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ, КАЖДЫЙ ИЗ КОТОРЫХ ХАРАКТЕРИЗУЕТСЯ ОБЩНОСТЬЮ ТРЕБОВАНИЙ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫХ К СОДЕРЖАНИЮ И ЯЗЫКОВОМУ ОФОРМЛЕНИЮ.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др.

По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал и копию.

Ядро служебной документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов представлен комплексом систем, основными из которых являются: организационно-правовая документация; распорядительная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

Официальные письма. В основе классификации официально-деловой переписки лежат различные классификационные признаки. Так, например, по тематическому признаку официально-деловую корреспонденцию достаточно условно разделяют на деловую и коммерческую переписку, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия, принято называть деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения, относят к коммерческой корреспонденции (письма-запросы, предложения, письма-претензии и ответы на эти виды писем).

По функциональным признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. Обязательного ответа требуют: письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация. Не требуют ответа сопроводительные письма, письмо-подтверждение, письмо-напоминание, письмо-предупреждение.

По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, проблеме. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, извинения, гарантии.

По структурным признакам деловые письма делят на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Составление регламентированных писем осуществляется по определённому образцу. Это предполагает не только соответствие письма стандартным аспектам содержания, но и использование стандартных языковых и синтаксических конструкций.

Нерегламентированное деловое письмо отражает какую-либо необычную производственную ситуацию либо свидетельствует об особом значении, которое придаёт письму составитель. Однако язык нерегламентированных писем также содержит элементы стандартизации: этикетные фразы, лексическая сочетаемость, терминологичность.

Общим для всех видов и типов документов является требование чёткого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. От того, насколько эффективно реализуется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

Основная задача распорядительных документов – придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стиль этого типа документации отличается жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей.

Текст распорядительных документов состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. Текст излагается логически последовательно, чёткими фразами, без сложных придаточных и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление многозначных слов, примечаний и ссылок. В констатирующей части кратко излагаются причины, цели, мотивировка, послужившие основанием для издания распорядительного документа, или обосновывается причина его выпуска. Констатирующая часть начинается словами: в соответствии, в целях, во исполнение. Констатирующая часть отсутствует, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, например, распоряжение о назначении комиссий, об утверждении инструкций, актов и т.п. Распорядительная часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.

 

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управ­ления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания постановления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ». Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого слова, например: Общее собрание акционеров постановляет…

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения оформляются в том же порядке, что и постановления, но ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ».

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, кото­рым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подза­конными актами и делятся на две группы: распоряжения обще­го и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая. Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную часть.

Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций данной или вышестоящей организации. Указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависимости от содержания указания.

Приказ является самым распространенным видом распоря­дительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внут­ренней жизни учреждения, организации, предприятия, по воп­росам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, пра­вил и т.н. документов, требующих утверждения, а также по кад­ровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.

Приказ – распоряжение руководителя, содержащее нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Приказы оформляются на специальном бланке – бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа – приказ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Обратите внимание!

1. Текст распорядительного документа должен иметь заго­ловок. Заголовок начинается с предлога о (об) и формулируется при помощи существительных, называющих основную тему документа.

Например: О назначении...; Об утверждении..:, Об итогах...; О мерах... и т.п.

2. Текст состоит из двух взаимозависимых частей - кон­статирующей и распорядительной.

Констатирующая часть - это введение в существо рас­сматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, полное название, номер и дата, т.е. приводятся все поисковые данные. Кон­статирующая часть необязательна, она может и отсут­ствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

3. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повели­тельной форме. В зависимости от вида документа она на­чинается словами: постановляет - в постановлении; решает (решил) - в решении; предлагаю - в распоряжении; приказываю - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова постановляет, реша­ет (решил), предлагаю, приказываю печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выде­ляются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова с отдельной строки от нулевого положения табулятора. В по­становлениях и решениях перед словами постановляет и ре­шает указывается название коллективного органа.

С новой строки (с абзаца) следует текст постановляю­щей части.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо), предписывае­мое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно.

Например: Директорам заводов...; Руководителям архи­вов...

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме.

Например: Кому? что сделать? - подготовить; зачислить; организовать; обеспечить и т.д.

 

 

Деловые письма

Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, воз­никающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем. Классификацию деловых писем позволяет построить классификация производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

1) письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; пись­мо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.);

2) письма, не требующие письма-ответа (письмо-предуп­реждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).

Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

Письма можно классифицировать по аспектам. Можно выделить следующие аспекты в содержании деловых писем:

1) факт напоминания - письмо-напоминание;

2) выражение гарантии - письмо гарантийное;

3) указание на достигнутую степень согласия, свершив­шийся факт - письмо-подтверждение;

4) информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях - информационное письмо;

5) указание на факт отправки прилагаемых к письму документов - сопроводительное письмо;

6) предупреждение о возможных ответных шагах и т.д. — письмо-предупреждение.

Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т.е. быть многоаспектным.

По тематическому признаку проводится условное разли­чение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а пере­писка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммер­ческих писем: письмо-запрос; ответ на запрос; письмо-из­вещение; письмо-предложение (оферта); письмо-ответ на пред­ложение; письмо-подтверждение заказа; письмо-отказ от по­ставки товара, от оплаты и т.п.; письмо-рекламация; письмо-ответ на рекламацию и др. Количество видов писем соответ­ствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров.

Рассмотрим некоторые образцы деловых писем.

Сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прила­гаемых к письму.

Например:

Направляем Вам на рецензирование рукопись «Программы курса "Организация делопроизводства"». Программа предпола­гается как типовая для всех техникумов по делопроизводству. Отзыв просим прислать до 12 ноября 20... г. Приложение: на 24 л. в 1 экз.

Письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, ука­зываются сроки проведения и условия участия в нем.

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий испол­нение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Инициативное письмо - это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (пред­ложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопро­сов.

Письмо-ответ - по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Например:

Письмо-запрос - коммерческий документ, представляющий собой обращение импортера к экспортеру с какой-либо прось­бой.

Заголовок к тексту

Предлог о + сущ. в предложном О поставке автомобилей падеже

По вопросу о + сущ. в предложном По вопросу о поставке пшеницы

падеже Касательно + сущ. в родительном Касательно заказа на поставку зерна падеже

Обращение

Уважаемый господин...!

Уважаемые господа!

Уважаемый Николай Иванович,

Уважаемая Ирина Петровна!

Выражение благодарности

Благодарим Вас за + сущ. в ви­нительном падеже (…Ваше письмо)

Мы Вам очень благодарны за + сущ. в винительном падеже (…Ваш своевременный ответ)

Заранее благодарим за + сущ. в винительном падеже (…Ваше участие)

Мы были бы Вам очень признательны (благодарны), если бы Вы + глагол (…прислали нам Ваш прейскурант)_

Выражение просьбы

Просим......Вас проверить ход выполнения работ...

...выслать в наш адрес более подробную информацию… …принять меры...

Прошу …...сообщить данные о производительности…

Подтверждение

Подтверждаем......получение спецификаций на...

С благодарностью...получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению

подтверждаем...

Завод "Прогресс" …условия поставки оборудования… подтверждает...

Напоминание

Напоминаем, что......по плану совместных работ Вы должны...

…в соответствии с... Вы долж­ны...

Напоминаем Вам, что......Ваша задолженность по оплате составляет…

Извещение

Сообщаем, что...

Ставим Вас в известность, что…

Гарантия

Оплату...

Качество изделий…

Сроки выполнения... …гарантируем…

Предложение

Предлагаем Вам...

Мы можем предложить…

Мы можем рекомендовать Вам…

Приглашение

Приглашаем...

Просим Вас принять участие…

В составлении и оформлении деловой документации не последнее место занимает административный речевой эти­кет, некоторые элементы которого требуют особого внима­ния.

1. Наиболее распространенные формы обращения:

Ува­жаемый..., или Уважаемый...! Следует помнить, что запятая после обращения придает документу (письму) будничный харак­тер; знак восклицания указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение. Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок.

2. Текстовое употребление слов: товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет свою специфику. Слово товарищ, преимущественно употреблявшееся в нашей стране до 90-х годов, вытесняется словом господин, используемым в мировой практике. Слово гражданин применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских право­отношений.

По ГОСТу 6.38-72 "Организационно-распорядительная до­кументация. Единый формуляр-образец" не следует употреб­лять - текстовое сокращение т. при указании фамилии в подписи, упомянутый ГОСТ указывает также, что инициалы должны ставиться после фамилии; если перед фамилией стоит сокращение т., то инициалы могут не указываться.

3. В ведомственной письменной речи имеет место тен­денция к утрате местоимения я. Например, вместо я прошу пишут прошу. Вместо я выполнил пишут мною выполнено. Однако нельзя сказать мною решено. Правильно: я решил. В целом местоимение я употребляется только в докладных и объяснительных записках.

Административный речевой этикет предусматривает уме­ние пользоваться местоимением он. Оно может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, поста­новлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы.

В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется.

4. Следует учитывать, что служебные документы пишутся в нейтральном доброжелательном тоне, не допускается иро­низирование, проявление грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости и т.п.

Разумеется, никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему административного ре­чевого этикета. Только внутренний такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут под­сказать выбор слов и выражений.

 

 

 

Этика руководящего, среднего, нижнего звена работников государственного аппарата. Типы взаимоотношений в коллективе.

Руководители низового звена

Младшие начальники, которых также называют руководителями первого (низового) звена или операционными руководителями – это организационный уровень, находящийся непосредственно над рабочими и другими работниками (не управляющими). младшие начальники в основном осуществляют контроль за выполнением производственных заданий для непрерывного обеспечения непосредственной информацией о правильности выполнения этих заданий. Руководители этого звена часто отвечают за непосредственное использование выделенных им ресурсов, таких как сырье и оборудование. Типичным названием должности на данном уровне является мастер, мастер смены, сержант, заведующий отделом, старшая медсестра, заведующий кафедрой управления в школе бизнеса. Большая часть руководителей вообще – это руководители низового звена. Большинство руководителей начинают свою управленческую карьеру в этом качестве. Исследования показывают, что работа руководителя низового звена является напряженной и наполненной разнообразными действиями. Она характеризуется частыми перерывами, переходами от одной задачи к другой. Задачи сами по себе потенциально краткие: в одном исследовании обнаружено, что время, затрачиваемое мастером в среднем на выполнение одного задания, равнялось 48 секундам. Временной период для реализации решений, принимаемых мастером, также короткий.

 

Руководители среднего звена

Работа младших начальников координируется и контролируется руководителями среднего звена. За последние десятилетия среднее звено управления значительно выросло и по своей численности, и по своей значимости. В большой организации может быть столько руководителей среднего звена, что возникает необходимость в разделении данной группы. И если такое разделение происходит, то возникают два уровня, первый из которых называется верхним уровнем среднего звена управления, второй – низшим. Таким образом, образуются четыре основных уровня управления: высший, верхний средний, низший средний и низовой. Типичными должностями руководителей среднего звена управления являются: заведующий отделом (в бизнесе), управляющий сбытом по региону или по стране и директор филиала.

Характер работы руководителя среднего звена значительно варьируется от организации к организации и даже внутри одной и той же организации. Некоторые организации предоставляют своим руководителям среднего звена большую ответственность, делая их работу в определенной степени похожей на работу руководителей высшего звена. Во многих организациях руководители среднего звена являются органичной частью процесса принятия решений. Они определяют проблемы, начинают обсуждения, рекомендуют действия, разрабатывают новаторские творческие предложения.

Руководитель среднего звена часто возглавляет крупное подразделение или отдел в организации. Характер его работы в большей степени определяется содержанием работы подразделения, чем организации в целом. В основном, однако, руководители среднего звена являются буфером между руководителями высшего и низового звеньев. Они ловят информацию для решений, принимаемых руководителями высшего звена, и передают эти решения обычно после трансформации их в технологически удобной форме, в виде спецификаций и конкретных заданий низовым линейным руководителям. Хотя существуют вариации, большая часть общения у руководителей среднего звена проходит в форме бесед с другими руководителями среднего и низового звеньев.

 

 

Руководители высшего звена

Высший организационный уровень – руководство высшего звена – гораздо малочисленнее других. Даже в самых крупных организациях руководителей высшего звена – всего несколько человек. Типичные должности руководителей высшего звена в бизнесе – это председатель Совета, президент, вице-президент корпорации. В армии их можно сопоставить с генералами, в среде государственных деятелей – с министрами, а в университете – с ректорами.

Они отвечают за принятие важнейших решений для организации в целом или для основной части организации. Сильные руководители высшего звена накладывают отпечаток своей личности на весь облик компании. Успешно действующие руководители высшего звена в больших организациях ценятся очень высоко, и их труд оплачивается очень хорошо.

Основной причиной напряженного темпа и огромного объема работы является тот факт, что работа руководителя высшего звена не имеет четкого завершения. В отличие от агента по сбыту, который должен сделать определенное количество телефонных звонков, или рабочего на производстве, который должен выполнить норму выработки, на предприятии в целом не существует такого момента, если не считать полной остановки этого предприятия, когда работу можно считать законченной. Поэтому и руководитель высшего звена не может быть уверен, что он (или она) успешно завершили свою деятельность. Поскольку организация продолжает действовать, и внешняя среда продолжает меняться, всегда существует риск неудачи. Хирург может закончить операцию и считать свою задачу выполненной, но руководитель высшего звена всегда чувствует, что нужно делать что-то еще, больше, дальше. Рабочая неделя продолжительностью 60 — 80 часов для него не редкость.

 

 

Классификация типов взаимоотношений в рабочей группе, предложенная американскими исследователями Блейком и Мутоном. Это пять типов взаимоотношений внутри коллективов, существенно различающихся с точки зрения морально-психологического климата:

1. Невмешательство - низкий уровень заботы руководителя о производстве и о людях. Руководитель много делает сам, не делегирует своих функций, не стремится к серьезным достижениям. Главное для него -- сохранить свою должность.

2. Теплая компания, высокий уровень заботы о людях, стремление к установлению дружеских отношений, приятной атмосферы, удобного для сотрудников темпа работы. При этом руководителя не особенно интересует, будут ли при этом достигнуты конкретные и устойчивые результаты.

3. Задача: внимание руководителя полностью сосредоточено на решении производственных задач. Человеческий фактор либо недооценивается, либо просто игнорируется.

4. Золотая середина: руководитель в своей деятельности стремится оптимально сочетать интересы дела и интересы персонала, он не требует слишком многого от сотрудников, но и не занимается попустительством.

5. Команда: наиболее предпочтительный тип взаимоотношений в рабочей группе. Руководитель стремится максимально учитывать интересы производства и интересы коллектива, объединению деловитости и человечности на всех уровнях отношений.

Однако эта модель не является универсальной, так как конкретные ситуации могут существенно отличаться друг от друга.

Не менее интересное исследование динамики межличностных отношений в системе «руководитель -- подчиненный», предложенное двумя американцами - Херси и Бланчардом. Предполагается, что по мере роста профессионализма руководитель все меньше управляет и все больше поддерживает сотрудника, вселяя в него уверенность в своих силах. Вместе с тем с достижением среднего уровня зрелости и выше руководитель не только меньше руководит, но и меньше эмоционально поддерживает его, поскольку такой подчиненный уже в состоянии сам контролировать себя, и в этой ситуации сокращение опеки расценивается как доверие со стороны шефа. Такой подход к проблеме позволяет использовать четыре вида отношений в системе «руководитель -- подчиненный»: приказание, внушение, участие и делегирование.

Проблема выбора оптимального поведения руководителя не имеет «кабинетного» решения, но можно выделить типичные ситуации, возникающие в случае неадекватности поведения руководителя.

1) за ошибки одного отвечает другой;

2) решение принимается без участия сотрудника;

3) разнос, разбирательство устраиваются при третьих лицах или в отсутствие работника;

4) руководитель не способен признать свою ошибку, пытается найти виновного среди подчиненных;

5) от исполнителя скрывается важная для него информация;

6) работник, профессионально пригодный занять более высокую должность, не продвигается по службе;

7) руководитель жалуется на подчиненного вышестоящему начальнику.

В обязанности руководителя входят не только вопросы стратегического плана, но и чистое администрирование, обозначающее директивные способы общения руководителя с подчиненными. Особое место занимают разного рода наказания и поощрения. Один из таких методов известен как «кнут и пряник». Причем все психологи второй половины XX в. убеждены, что «пряник» гораздо предпочтительнее «кнута» и много эффективнее при управлении людьми. Это не значит, конечно, что наказания как вид управленческого воздействия вот-вот отомрут. Это значит лишь, что не они положены в основу деятельности руководителя, стремящегося чего-то добиться от подчиненных. Ибо действенность «негативных стимулов» в управленческой практике сильно подпорчена многочисленными «отягчающими обстоятельствами»: они конфликтогенны; снижают самооценку работников, нарушают их психологическое равновесие; порождают страх совершения ошибок; не способствуют устойчивому росту производительности; плохо обучают, так как человек в этом случае учится в первую очередь избегать наказания, а не формировать «правильное» поведение. Таким образом, общее правило, выведенное многочисленными исследованиями, состоит в том, что «положительные подкрепления» действуют эффективнее, чем «отрицательные». Они много лучше «обучают» подчиненных, психологически закрепляют образцы требуемого поведения, способствуют формированию благоприятного психологического климата в коллективе, повышают самооценку людей, успешно «мотивируют» их на производительный труд и повышают авторитет руководителя.

Применение столь привлекательных мер управленческого воздействия как поощрение, вознаграждение также требует соблюдения определенных правил. Вот некоторые из них, сформулированные Т. Питерсом и

Р. Уотерменом:

1) вознаграждение должно быть конкретным, то есть за исполнение поручения, задания, за действие или поступок, а не за достижение всем концерном благополучных показателей;

2) вознаграждение должно быть безотлагательным;

3) вознаграждение должно быть достижимым, то есть поощрения заслуживают любые, в том числе и самые малые успехи, а не только «выдающиеся достижения в труде»;

4) вознаграждения по возможности лучше делать нерегулярными и непредсказуемыми;

5) малые награды иногда оказываются эффективнее больших.

Очевидно, что чем больше руководитель поощряет подчиненных, тем меньше ему приходится прибегать к наказаниям, Ну а если уж все-таки пришлось, то следует иметь в виду, что:

1) реакция на проступок подчиненного должна быть немедленной;

2) наказывают за нежелательное поведение всех провинившихся, а не только «зачинщиков»;

3) постепенное нарастание меры наказания нецелесообразно: лучше сделать первое же наказание таким, чтобы вторичного его применения уже не потребовалось.

Однако нередко, даже прилагая немалые усилия, руководитель не может найти нужного контакта с подчиненными. Природа этого взаимопонимания часто лежит в области психологии, точнее в нарушениях межличностного общения. И чем «дальше» руководитель от подчиненного, тем больше вероятность совершения ошибок, прежде всего, в оценке как качеств людей, так и их действий, а это в свою очередь отражается на авторитете руководителя.

Немаловажную роль в формировании коллектива и авторитета руководителя играет контрольная функция руководителя. Проблемы с осуществлением этой функции руководства порождены простым противоречием: всем ясно, что бесконтрольность вредна, но мало кто любит, чтобы его контролировали. Это противоречие можно частично обойти, если соблюдать следующие требования. Контроль должен быть: постоянным, объективным, оперативным, открытым. Контроль не должен быть: тотальным, бессистемным, формальным, не доведенным по результатам до исполнителя.

Попробуйте, так сказать, превратить порок в добродетель: контроль -- не карательная акция, а проявление внимания к работнику. Ведь если вас никто не контролирует, значит вами просто никто не интересуется. А подчиненные, как известно, высоко ценят знаки внимания со стороны руководства.