Отпускные: когда с ними надо быть осторожнее

Отпускные учитывают как расходы на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ). Но есть четыре ситуации, когда непонятно, в каком порядке их списывать и можно ли это делать.

Отпуск приходится на разные периоды. Отпуск сотрудника начался в одном году, а закончился в другом. Тогда отпускные безопаснее распределять пропорционально дням отдыха в каждом из этих кварталов. Иначе возможны штраф за занижение налога на прибыль и пени. Такие расходы надо списывать в том месяце, к которому они относятся (п. 1 ст. 272 НК РФ, письмо Минфина России от 12 мая 2015 г. № 03-03-06/27129).

Если отпускные переходят из одного квартала на другой внутри года, то компания рискует только пенями. А если с одного месяца на другой внутри квартала, то негативных налоговых последствий нет. Ведь налог на прибыль считают нарастающим итогом с начала года.

Распределять взносы с переходящего отпуска не надо. Спишите их полностью в том месяце, в котором начислили отпускные (ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 7 ст. 272 НК РФ).

Предоставили больше дополнительного отпуска, чем по закону. По закону дополнительный отпуск положен некоторым работникам. Например, за вредную работу (ст. 116 ТК РФ). Отпускные можно списать, если дни отдыха укладываются в лимит (п. 24 ст. 270, ст. 252 НК РФ). Отпускные за сверхлимитные дни учитывать опасно.

Предоставили дополнительный отпуск добровольно. Условие о дополнительном отпуске включают в коллективный или трудовой договоры. Но оплату таких дней списывать рискованно (письмо Минфина России от 31 мая 2016 г. № 03-03-06/3/31323).

Отпускные выдали с опозданием. Отпускные надо выдать сотруднику не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Но расходы можно учесть, даже если опоздали с выдачей. Это подтвердили в Минфине, отвечая на запрос «Главбуха» (письмо от 22 июля 2016 г. № 03-03-06/1/43097). А вот проценты за просрочку безопаснее не списывать. Минфин всегда был против (письмо от 31 октября 2011 г. № 03-03-06/2/164). И, как мы выяснили, сейчас чиновники мнение не поменяли.

Другие расходы на букву О

Обеды	Обучение
Бесплатные обеды сотрудникам — это расходы на оплату труда (письмо Минфина России от 6 марта 2015 г. № 03-07-11/12142). Но чтобы исключить споры с налоговиками, надо выполнить два условия. Первое — включить условие о бесплатных обедах в трудовой или коллективный договор. Второе — вести учет расходов в разрезе каждого сотрудника (письмо Минфина России от 11 февраля 2014 г. № 03-04-05/5487, определение Верховного суда РФ от 27 июня 2016 г. № 307-КГ16-6330).	Обучение, которое оплачивает компания, учитывают при расчете налога на прибыль. Но должны выполняться условия: работник учится в интересах компании и у образовательной организации есть лицензия. А если платят за будущего сотрудника, то после учебы он должен заключить трудовой договор и отработать в компании год (подп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ). Если работнику оплатили учебу в его личных интересах, то расходы не учитывают (ст. 252, п. 29 ст. 270 НК РФ).
Огнетушители	Охрана
Огнетушители и системы пожаротушения, которые стоят дороже 100 000 руб., учтите как основные средства и списывайте через амортизацию. Если огнетушитель стоит 100 000 руб. или дешевле, то это материалы. Затраты на его покупку и плановую перезарядку включают в прочие расходы (подп. 6 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если огнетушителем воспользовались на пожаре, то стоимость услуг перезарядки относят к потерям от пожаров (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ).	Деньги, которые компания платит за охрану офиса, складов или другого имущества, включают в прочие расходы (подп. 6 п. 1 ст. 264 НК РФ). Также можно поступить и с затратами по содержанию собственных охранников в штате. Учет сторожевых собак зависит от их стоимости. Если она больше 100 000 руб., то списывать расходы надо через амортизацию. Если меньше, то это материальные расходы, которые можно учесть сразу и полностью.

Проверьте себя