Дело № 4. Подготовить бухгалтерию к вашему отпуску

Прежде чем идти в отпуск, предупредите подчиненных, как действовать в нештатных ситуациях. Например, надо подготовить документы или пояснения для налоговой. Поступило вирусное письмо на электронную почту с просьбой срочно открыть вложение, а под видом отправителя — инспекция или ПФР. Можно собрать летучку и объяснить все устно. Но надежнее письменный приказ. Образец с подсказками для сотрудников приведен ниже. Далее четыре подсказки самому главбуху.

Распечатать образец • Скачать образец в формате Word

Собственноручная подпись. Право подписи счетов-фактур передавайте по доверенности. Еще вариант — оформить приказ руководителя (п. 6 ст. 169 НК РФ). В любом случае копии такого документа надо раздать всем, кто работает со счетами-фактурами и другой первичкой, требующей подписи главбуха. Например, менеджерам по продажам.

Электронная подпись. Ключ электронной подписи выпускают на сотрудника, который имеет право подписывать бумажные документы от имени организации. Если сотрудников с правом подписи несколько, на каждого из них делают персональный ключ. Обычно это директор и главбух. Поэтому просто так передавать электронную подпись опасно. Особенно, когда речь идет о платежках. Выход — попросить руководителя визировать электронные документы.

Важная деталь

Образец ходатайства можно скачать в электронном журнале в тексте этой статьи.

Банковские счета. Дайте задание подчиненным регулярно проверять новости Банка России, чтобы быть в курсе, если отзовут лицензию. Есть и еще одна зона риска — счета, которые компания редко использует. Сейчас банки выслеживают их и просят у директора пояснения или документы. Предупредите его, что главное не ссориться с банком, пока вас нет. Подробности.

Срочные требования. Заранее подготовьте ходатайство на случай, если сотрудники без вас не успеют собрать документы или дать пояснения по требованию налоговой. Шаблон оставьте на рабочем столе или разошлите ответственным сотрудникам на почту.

 

Август 2016

Дело № 5. Проверить детские вычеты по НДФЛ

Почему это важно: в 2016 году лимит доходов для детских вычетов — 350 000 руб. За лишний вычет будет штраф.

В августе проверьте, сколько доходов сотрудники получили от компании в текущем году. Речь о тех, кому предоставляете детские вычеты. С месяца, когда их доходы с начала года превысят 350 000 руб., предоставлять вычеты нельзя (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Иначе компания занизит НДФЛ. За это ей начислят пени и штраф — 20 процентов от неуплаченного налога (ст. 123 НК РФ). Вот три правила, которые помогут безошибочно сравнить доходы с лимитом.

Правило 1. Доходы отбирайте по ставке. Суммируйте только выплаты, которые облагаются по ставке 13 процентов: зарплату, премии, отпускные. Дивиденды тоже облагаются по такой ставке. Но их в расчет не включайте (п. 3 ст. 210 НК РФ).

Правило 2. Не берите льготные выплаты. Не включайте в расчет выплаты, которые освобождены от НДФЛ. Например, декретные. А частично необлагаемые выплаты, например материальную помощь, учитывайте в части, которая подпадает под налог. Для матпомощи необлагаемый лимит — 4000 руб. с начала года. Эту сумму в расчет не берите. Возьмите все, что свыше.

Правило 3. Учитывайте доходы на прежнем месте работы. В расчет лимита возьмите в том числе выплаты, которые сотрудник получил на прошлом месте работы с начала года. Доходы работника в прошлой компании посмотрите в его справке 2-НДФЛ.

Шпаргалка

Еще два дела августа

1. Узнать налоговые тайны контрагентов. К августу ФНС обещает разместить на сайте nalog.ru в разделе «Электронные сервисы» сведения, которые раньше были налоговой тайной компаний (Федеральный закон от 1 мая 2016 г. № 134-ФЗ). Посмотрите, как будущий контрагент платит налоги и сдает ли отчетность. Эта информация поможет проверить его налоговую добросовестность и узнать, как у него с деньгами.

2. Проверить кадровые документы на практикантов. Если на лето к вам устраивались студенты-стажеры по срочному договору, то в конце августа убедитесь, что в этом договоре, приказах и заявлениях есть подпись студента. Сделайте запись об увольнении в его трудовой книжке и выдайте справку о летнем заработке (утв. приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 г. № 182н).

Звезда
за правильный ответ

Тест

Бухгалтер хочет определить, не превышают ли доходы директора-учредителя лимит для детских вычетов – 350 000 руб. с начала года. Надо ли в расчет лимита включать выплаченные работнику дивиденды?

А. Да, нужно, ведь они сейчас облагаются НДФЛ по ставке 13 процентов.

Б. Нет, не нужно.

В. Нужно, если сумма дивидендов превышает необлагаемый лимит в 100 000 руб.

 

Сентябрь 2016