Практическое занятие 5. Электронный документооборот в СЭД DirectumRX

Цель: знакомство с типовыми возможностями СЭД на примере DirectumRX - создание задач, заданий и поручений, создание видов документов.

Задание 1.

• Запустите Directum RX. Вход – по паролю, который сообщает во время занятия преподаватель индивидуально каждому студенту группы. Добавьте, посмотрите, потом удалите новый виджет «Поручения на контроле» или иной.

• С помощью виджетов определите срочные задания и возьмите 1 из них в работу;

• перейдите в список просроченных заданий и в списки заданий в работе, которые нужно выполнить сегодня или в ближайшее время.

Задание 2. Задачи и задания в СЭД Директум.

1. Создайте задачу из 2-3 заданий (предполагающих последовательное (друг за другом) выполнение несколькими сотрудниками к определенным срокам, установите исполнителей, приложите текстовый файл к заданию, пометьте тип контроля вами результатов выполнения («Задание на приемку»). Наделите исполнителей задачи правом не только просмотра, но и добавления файлов с отчетами (вложений).
2. Создайте конфиденциальную часть этой задачи (т.е. подзадачу с ограниченными правами ознакомления с нею всех участников основной задачи, кроме конкретного одного исполнителя).
3. От имени каждого из исполнителей зайдите в СЭД и последовательно выполните свои задания по задаче, в том числе, прилагая файл с отчетом к заданию. От имени одного из исполнителей создайте также подзадачу (любого содержание).
4. По окончании проконтролируйте из-под учетной записи инициатора задачи (см. Приемка работ по задаче), при этом отправьте задачу последнему исполнителю на доработку.
5. Зайдите в систему от имени этого последнего исполнителя вашего задания и запросите продление срока исполнения (укажите причину продления). Выйдите из под учетной записи исполнителя и вернитесь в изначальную (можете просто отправить задание себе же).
6. От имени инициатора или контролера продлите срок и отправьте задание на продление срока обратно запросившему исполнителю.

7. На панели фильтрации в группе Задания и уведомления установите переключатель Новые за последние 3 рабочих дня. Разберите потоки однотипных заданий, например, на регистрацию, печать и обработку, если есть что разбирать.

Задание 3. Создайте новый вид документа (типа простой внутренний регистрируемый документ) по имени ОтчетN (где N – номер вашей учетной записи studN). В дальнейшем документы этого вида вам нужно будет создать, зарегистрировать. Также укажите действия по отправке: согласование с руководителем по регламенту и свободное согласование с другими сотрудниками. Для проверки создайте документ указанного (вашего) вида и отправьте его на свободное согласование себе же (чтобы убедиться, что документ такого вида создается).

Задание 4. Создание новых подвидов документов на основе встроенных видов. (самостоятельно, руковдствуясь лекционным материалом и справочной системой Директум):

Создайте новый вид документа (типа простой внутренний регистрируемый документ) по имени ОтчетN (где N – номер вашей учетной записи studN). В дальнейшем документы этого вида вам нужно будет создать, зарегистрировать. Также укажите действия по отправке: согласование с руководителем по регламенту и свободное согласование с другими сотрудниками.

 

Методические указания приведены в ФОС.

 

Практическое занятие 6-7. Создание и редактирование регламента (маршрута) согласования видов документов в СЭД DirectumRX.

 

Цель практического задания – знакомство с возможностями настройки СЭД на примере Директум, путем создания новых правил согласования документов, новых видов электронных документов.

 

Вводная часть. В нашей организации приказы по основной деятельности предварительно согласуются руководителями подразделений инициаторов. После подписания генеральным директором они регистрируются в приемной и отправляются на исполнение в подразделения. В нашей организации служебные записки предварительно согласуются с руководителями подразделений и направляются на рассмотрение адресатам, которые рассматривают служебные записки в системе. Однако если служебная записка адресована руководителю отдела продаж, то служебные записки ему на рассмотрение передает в бумажном виде секретарь Соболева Н.Н., т.е. ее надо включить в этап согласования с ролью «Ответственный за печать».

Задание 1. Изменить схему правила согласования документа: Добавьте новую версию правила согласования служебных записок с учетом указанного условия… (описание алгоритма выполнения задания подробно приводится в методических рекомендациях в СДО и в почтовой рассылке студентам перед практическим занятием).

Задание 2. Создайте правило (регламент) согласования созданного вами вида документов вида ОтчетN, чтобы регламент согласования состоял из таких этапов:

a. сначала правильность отчета проверяет непосредственный руководитель автора отчета

b. затем требуется согласование с дополнительным согласующим – бухгалтерией

c. затем, если были сделаны замечания, отчет должен быть направлен автором самому себе (чтобы увидеть замечания),

d. затем после внесения автором правок документ должен быть опять направлен по циклу прежним проверяющим (для этого в карточке правила согласования во вкладке Свойства достаточно убрать галку «Требовать согласование с уменьшающимся кругом согласующих»

e. затем отчет должен быть подписан руководителем

f. затем - зарегистрирован секретарем организации в журнале внутренних документов,

g. наконец, в конце автор должен получить уведомление о том, что его квартальный отчет принят и не требует исправлений.

 

Задание 3. Проверьте результат создания правила согласования через отчет. Затем попробуйте создать документ вида Отчет N и отправить его на согласование по регламенту. Проверьте результат своей работы, создав документ типа Квартальный отчет (приложите к нему какой-нибудь файл, сохраните и отправьте по маршруту согласования по регламенту. Проверьте, какой маршрут построился – во вкладке Регламент карточки документа. Если работает - прервите начатое задание по исполнению документа, затем удалите документ, удалите и вид документа. 

Отчитайтесь по результату удаления.

 

Методические указания приведены в ФОС.

 

Практическое задание 8. Группы и журналы регистрации документов.

Создание шаблонов новых электронных документов (на примере СЭД DirectumRX)

 

Цель: знакомство с функционалом СЭД. Создание новых шаблонов электронных документов на примере СЭДDirectumRX)

 

Задание 1: Создайте группу регистрации Письмо пригласительное N для нумерации/регистрации внутренних документов, в группу регистрации внесите себя (сотрудника, под учетной записью которого вы сейчас сидите (studN)). Создайте журнал регистрации Пригласительные письма N документов вида Письмо пригласительное N); регистрационный номер документов должен иметь такой формат: имя_документа. НомерПодразделения-2018/№.

 

Задание 2. Создание и использование новых шаблонов электронных документов в СЭД DirectumRХ.

1) Создайте новый регистрируемый вид документа Письмо пригласительное N. Содержимое документа будет создаваться на основе только что созданного шаблона. Тип действий Согласование по регламенту и свободное согласование.

2) Для согласования по регламенту создайте правило согласование (маршрут согласования документа), включающий этапы: 1) резервирование номера (или присвоение рег.номера), 2) затем регистрацию документа в журнале регистрации (регистратор- вы сами, как единственный участник всей группы регистрации), 3) этап подписание у гендиректора, 4) отправка приглашения адресату.  

3)  Создайте 2 настройки регистрации (с одним журналом, но одна настройка регистрации – для резервирования рег.номера, а вторая настройка - для регистрации под этим номером документа в журнале регистрации) созданного вами вида документов в журнале регистрации Пр.Письмо N, чтобы связать свой вид документа с журналом регистрации/нумерации.

4) Проверьте, создав Отчет «Настройка регистрации и нумерации документов», установилась ли связь между видом документа и автоматической его регистрацией в одноименном журнале регистрации. Затем попробуйте создать конкретный экземпляр электронного документа типа вида Пригласительное письмо, создав его из своего шаблона и отправив на согласование по регламенту.

5) Отчитайтесь по результатам выполнения заданий.

Методические рекомендации по выполнению заданий практики приведены в ФОС дисциплины.

 

Критерии и методика оценивания каждого из 13 заданий практических занятий:

- 1 балл выставляется студенту, если работа выполнена с грубыми ошибками, поставленная в задании цель достигнута частично (менее чем на 50%).

- 2 балла выставляется студенту, если работа выполнена с ошибками и/или поставленная в задаче цель достигнута частично (50-75%);

– 3 балла выставляется студенту, если работа выполнена без замечаний и на 90-100%.

(сложные задания максимально оцениваются до 4 баллов).

 

Б) Комплект практических заданий для заочной формы обучения

 

 (подробные методические материалы по проведению практических занятий размещены в СДО или распространяются перед занятием в почтовой рассылке на групповую почту студентов БашГУ)