Типовые материалы к экзамену

 

1. Понятие системы электронного документооборота и предназначения для организаций. Основные задачи, решаемые системами документооборота.

2. Общая классификация систем документооборота. Альтернаты системам электронного документооборота и другие интегрированные решения, в которых используются электронные документы.

3. Обзор основных систем документооборота, представленных в России. Перспективы развития электронного документооборота в России.

2. Сравнение отечественных систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

3. Проблемы внедрения системы документооборота и основные факторы, влияющие на решение о выборе системы. Оценка эффективности СЭД.

4. Правовое обеспечение электронного документооборота.

5. Федеральная целевая программа «Электронная Россия» в рамках административной реформы в РФ, ее реализация и результаты. Концепция электронного государства. Зарубежный опыт развития «электронного государства». Возможные перспективы, риски, результаты реализации концепции цифровизации процессов управления в мире и в России.

6. Цифровая экономика и место электронного документооборота в цифровой экономике. 

7. Модуль «электронные закупки» в системе «Электронная Россия». Организация «закупок» в системе «Электронная Россия». Портал и Региональный информационный центр, как виртуальное место для проведения обсуждений, дискуссий, форумов. Организация работы органа исполнительной власти в режиме «одного окна».

8. Этапы работы с электронным документом в СЭД (на примере конкретной СЭД): порядок подготовки конечного документа, маршрутизация документов в СЭД.

9. Защита информации в электронном документообороте, понятие защищенного документооборота. Средства, методы, формы обеспечения безопасности в электронном документообороте (с конкретными примерами СЭД).

10. Понятие и классы конфиденциальной информации. Порядок работы с конфиденциальными электронными и бумажными документами.

11. Виды и характеристики видов электронной цифровой подписи, области ее использования (с конкретными примерами СЭД).

12. Законодательные акты, регулирующие защиту информации, использование цифровой подписи. 

 

Второй вопрос в билете – практический, задание выполняется в СЭД DirectumRX. Конкретные практические задания приводятся в билетах в Фонде оценочных средств дисциплины.

 

Структура экзаменационного билета.

Экзаменационный билет содержит 2 теоретических вопроса либо теоретический вопрос + практическое задание

Образец экзаменационного билета:

^{МИНОБРНАУКИ РОССИИ}

^{Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования}

^{«БАШКИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»}

^{Институт истории и государственного управления}

Специальность 38.05.01 Экономическая безопасность

Электронный документооборот

 

ЭКЗАМЕНАЦИОННЫЙ БИЛЕТ № 20

 

1. Этапы работы с электронным документом в СЭД (на примере конкретной СЭД): порядок подготовки конечного документа, маршрутизация документов.

2. Создать в DirectumRX шаблон документа для стандартного типа «простой документ» (какие реквизиты будут в шаблоне – решите сами, согласно набору полей в карточке стандартного простого документа). Для проверки создайте конкретный экземпляр электронного документа из шаблона.

 

Зав. кафедрой УИБ                                                 А.С. Исмагилова

Кафедра управления информационной безопасностью

 

Критерии оценивания результатов экзамена: При выставлении баллов именно за экзамен (до 30 баллов в дополнение к баллам, полученным за другие виды отчетности) действует такой критерий оценки:

Баллов

Студент дал полные, развернутые ответы на теоретический вопрос билета и правильно выполнил практическое задание, продемонстрировал знание функциональных возможностей, терминологии, умение применять теоретические знания при выполнении практических заданий. Студент без затруднений ответил на дополнительные вопросы. Практическая часть работы выполнена полностью без неточностей и ошибок.

Баллов

Студент раскрыл в основном теоретический вопрос, однако допущены неточности в определении основных понятий. При ответе на дополнительные вопросы допущены небольшие неточности. При выполнении практической части работы допущены несущественные ошибки, но все задание выполнено до конца.

Баллов

При ответе на теоретические вопросы студентом допущено несколько существенных ошибок в толковании основных понятий. Логика и полнота ответа страдают заметными изъянами. Заметны пробелы в знании. Теоретические вопросы в целом изложены достаточно, но с пропусками материала. Имеются принципиальные ошибки в логике построения ответа на вопрос. Студент сделал практическое задание лишь частично.

Баллов

Ответ на теоретический вопрос свидетельствует о непонимании и крайне неполном знании основных понятий и методов. Студент не смог ответить ни на один дополнительный вопрос. При этом студент не решил задачу или лишь частично (на ½ от задания).

 

Перевод оценки из 100-балльной в 4-балльную производится следующим образом:

- отлично – от 80 до 110 баллов (включая 10 поощрительных баллов);

- хорошо – от 60 до 79 баллов;

- удовлетворительно – от 45 до 59 баллов;

- неудовлетворительно – менее 45 баллов.

 

Критерии оценивания результатов экзамена для ЗФО:

 

Оценка «отлично» выставляется студенту, если студент дал полные, развернутые ответы на все теоретические вопросы билета, продемонстрировал знание функциональных возможностей, терминологии, основных элементов, умение применять теоретические знания при выполнении практических заданий. Студент без затруднений ответил на все дополнительные вопросы. Практическая часть работы выполнена полностью без неточностей и ошибок;

Оценка «хорошо» выставляется студенту, если студент раскрыл в основном теоретические вопросы, однако допущены неточности в определении основных понятий. При ответе на дополнительные вопросы допущены небольшие неточности. При выполнении практической части работы допущены несущественные ошибки;

Оценка «удовлетворительно» выставляется студенту, если при ответе на теоретические вопросы студентом допущено несколько существенных ошибок в толковании основных понятий. Логика и полнота ответа страдают заметными изъянами. Заметны пробелы в знании основных методов. Теоретические вопросы в целом изложены достаточно, но с пропусками материала. Имеются принципиальные ошибки в логике построения ответа на вопрос. Студент не решил задачу или при решении допущены грубые ошибки;

Оценка «неудовлетворительно» выставляется студенту, если ответ на теоретические вопросы свидетельствует о непонимании и крайне неполном знании основных понятий и методов. Обнаруживается отсутствие навыков применения теоретических знаний при выполнении практических заданий. Студент не смог ответить ни на один дополнительный вопрос.

 

Типовые задания для контрольной работы

 

Цель проведения контрольной работы – оценка  уровня усвоения материала курса «электронный документооборот». Контрольная работа проводится в письменной форме. Контрольная работа проводится в письменной форме.

Контрольная работа предполагает выбор студентов 2-х тем из нижеприведенного списка, сбор материала для исследования, оформление отчета по исследованию и защиту письменной контрольной самостоятельной работы. Также в состав контрольной работы входит он-лайн тестирование. Результат тестирования учитывается при окончательной оценке.

 

Типовые задания для контрольной самостоятельной работы

 

Цель проведения контрольной работы – оценка  уровня владения базовой профессиональной терминологией в сфере государственного и муниципального управления. Контрольная работа проводится в письменной форме.

 

А) Для очной формы обучения – студент выбирает 1 тему.

Б) Для заочной формы обучения. Контрольная работа предполагает выбор студентом-заочником 2-х тем из нижеприведенного списка, сбор материала для исследования, оформление отчета по исследованию и защиту письменной контрольной самостоятельной работы. Также в состав контрольной работы для студентов заочной формы обучения входит он-лайн тестирование. Результат тестирования учитывается при окончательной оценке.

 

Типовые темы для выполнения теоретической части самостоятельной контрольной работы:

1. Концепция цифровой экономики; место и роль ЭДО в цифровой экономике. Изменение структуры и рынка труда по мере цифровизации экономики, в т.ч. развитие форм электронного документооборота и цифровизации деловых процессов.

2. Этапы документооборота и возможности их автоматизации. Понятие электронный документ, документопоток, документооборот. Основные концепции перехода к безбумажной технологии. Принципы построения безбумажной технологии. «Электронный офис» и его отличие от традиционной модели «бумажного» документооборота.

3. Исторические этапы автоматизации организации работы с электронными документами. Современные подходы к автоматизации управления документацией.

4. Технологии, используемые в СЭД (базы данных и СУБД, технологии поиска, технологии поточного сканирования и распознавания текста, технология электронной подписи…)

5. Основные требования Европейской спецификации MoReq2 («Типовые требования к управлению электронными официальными документами»). Специфика, особенности отечественного делопроизводства и документооборота. Анализ систем документооборота, с учетом полноты соответствия спецификации MoReq2.

6. Правовая база электронного документооборота и ее совершенствование по мере автоматизации деловых и технологических процессов.

7. Информационные системы для работы с электронными документами и задачами, представляющие собой альтернативу СЭД, для применения бизнесе и других специфических сферах применения документооборота. Сравнительный анализ между СЭД и альтернативами.

8. Проблемы и способы обеспечения информационной безопасности при использовании электронного документооборота.

9. Риски электронного документооборота. Возможности защищенного электронного документооборота в отечественных СЭД.

10. Особенности и правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти.

11. Положение о системе межведомственного взаимодействия. Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти.

12. Средства и системы автоматизации управленческой деятельности: обзор классов систем, системы автоматизации документооборота, корпоративные системы управления (MRP, ERP, BPM-системы, CRM-системы), системы принятия управленческих решений, экспертные системы. Место СЭД среди них с точки зрения назначения (функциональности).

13. Классификация систем управления электронными документами: обзор классов систем, которые можно отнести к СЭД. Сравнительный обзор из возможностей и областей использования. Примеры конкретных СЭД каждого класса.

14. Количественные оценки эффективности СЭД. Окупаемость СЭД. Качественные оценки эффективности СЭД. Плюсы и минусы использования системы электронного документооборота.

15. Стандарты информационной безопасности. Требования к СЭД с точки зрения соответствия их стандартам защищенного и безопасного электронного документооборота. Использование электронной подписи для электронных документов, виды, назначение электронной подписи.

16. Программные средства реализации защищенного электронного документооборота.

17. Перспективы автоматизации управленческой и офисной деятельности.

18. Проблемы перехода к безбумажной технологии управления. Требования, которым должна отвечать электронная система управления. Функциональные подсистемы в ЭСУД

19. СЭД как способ автоматизации и поддержки процессов управления предприятий.

20. Документооборот в маркетинге. Документооборот в продажах. Развитие экосистемы электронной коммерции посредством ЭДО.

21. Возможности и отзывы о конкретных системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота («ДЕЛО», «Эффект Офис», «Евфрат-Документооборот», DIRECTUM)

22. Сравнение отечественных систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.  

23. Защита информации в электронном документообороте: понятие конфиденциального документооборота. Способы и формы защиты информации в электронном документообороте. Средства защиты от цифрового мошенничества при использовании электронного документооборота. Обеспечение системы контроля утечки конфиденциальных документов при использовании системы ЭДО. Проблемы и способы реализации защищенного электронного документооборота.

24. Биометрическая идентификация и аутентификация (как способ обеспечения доступа к услугам), законодательная основа использования биометрической аутентификации в мире и в России. Единая биометрическая система идентификации от Ростелеком и Система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Проблема сохранности персональных и конфиденциальных данных и иных сведений при обмене и хранении электронных документов, персональных и других данных в сети (облачные хранилища, SaaS-системы, интернет вещей и т.д.).

25. Системы автоматизации бизнес-процессов как альтернатива СЭД, их функции и возможности и области применения, конкретные примеры.

26. Системы поддержки принятия решений – представление об этом классе программных средств, в т.ч. технологии и средства планирования, проектирования бизнес-процессов (системы класса BPM), экспертные системы, методы интеллектуального анализа данных, как класс СДОУ.

27. Средства автоматизации разработки проектной, инженерной документации.

28. Практика и перспективы использования технологий искусственного интеллекта в системах автоматизации документооборота.

 

Критерий оценки контрольной самостоятельной работы

Результат выполнения самостоятельной работы м.б. оценен в баллах - до 10 баллов за полноценный отчет по одному вопросу, раскрывающий содержание выбранной темы; материал должен быть актуальным (сведения давностью не более 5 лет), с указанием точных источников заимствования сведений, если таковые заимствования есть в тексте.  

- 10 баллов выставляется студенту, если работа выполнена с полном соответствии с выбранной темой, тема полностью раскрыта, в тексте отчета отсутствует плагиат (чужой текст без ссылок на источники). Доля собственного текст студента (не заимствованного в сети) должна составлять не менее 40%. Любые цитаты должны иметь ссылки на источник. Источники не должны быть устаревшими (более 4-летней давности).

- 5-9 баллов, если доля собственного текста студента не превышает 1/3 от всего отчета (процент оригинальности проверяется системой Антиплагиат) и/или если первоисточники, которые цитирует или иначе использует студент, устарели (на 5-10 лет).

- 1-4 балла, если отчет содержит плагиат, доля заимствований велика и/или источники сведений устарели на 10 и более лет.

 

Критерий оценки контрольной самостоятельной работы для ЗФО

Результат выполнения самостоятельной работы м.б. оценен по следующим критериям:  

- отлично – оценка выставляется студенту, если работа выполнена с полном соответствии с выбранной темой, тема полностью раскрыта, в тексте отчета отсутствует плагиат (чужой текст без ссылок на источники). Доля собственного текст студента (не заимствованного в сети) должна составлять не менее 70%. Любые цитаты должны иметь ссылки на источник. Источники не должны быть устаревшими (более 4-летней давности).

- хорошо – оценка выставляется студенту, если работа выполнена с соответствии с выбранной темой, тема раскрыта, в тексте отчета отсутствует плагиат (чужой текст без ссылок на источники). Доля собственного текст студента (не заимствованного в сети) должна составлять не менее 40%. Любые цитаты должны иметь ссылки на источник. Источники не должны быть устаревшими (не более чем 5-летней давности).

- удовлетворительно, -  если доля собственного текста студента не превышает 1/3 от всего отчета (процент оригинальности проверяется системой Антиплагиат) и/или если первоисточники, которые цитирует или иначе использует студент, устарели (на 5-10 лет).

- неудовлетворительно, - если отчет содержит плагиат, доля заимствований велика и/или источники сведений устарели на 10 и более лет, тема раскрыта лишь в малой степени.

Типовые тестовые задания

 

При изучении дисциплины используются тестовые задания закрытого типа. Каждое тестовое задание включает вопрос и  4 варианта ответов к нему. Тестирование выполняется в письменной форме.

Необходимо выбрать один ответ из предложенных вариантов.

Вопрос 1. Документ – это:

a. это правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащий обязательные поручения для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников;

b. материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и пространстве;

c. совокупность формальных элементов в составе сделки или документа, отсутствие которых лишает сделку или документ юридической силы;

d. модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Вопрос 2. Кто осуществляет первоначальный прием, обработку и регистрацию входящих документов (например, писем, договоров и т.д.):

a. любой сотрудник, которому адресовано письмо, пришедшее в организацию

b. директор

c. начальник отдела кадров

d. специальное подразделение службы ДОУ, работник службы ДОУ или секретарь руководителя.