Вопрос 3. На какие документопотоки делится документация:

a. письма, распоряжения, договора;

b. договора, документы органов власти;

c. входящие, исходящие, внутренние документы;

d. обращения граждан (жалобы, предложения и заявления)

 

Вопрос 4. Что не является реквизитом документа?

a. пометка сотрудника о контроле исполнения документа

b. Герб РФ

c. Герб субъекта Российской Федерации

d. Код постановки на налоговый учет

e. Адресат

f. Телефон и/или адрес электронного почтового ящика для связи

 

Вопрос 5. Что подтверждает юридическую значимость электронной подписи в документе?

a. Сертификат ключа проверки электронной подписи

b. Открытый ключ проверки электронной подписи

c. Договор оказания услуг

 

И т.д.

Критерии оценки тестовых заданий для ЗФО:

 

Структура работы	Критерии оценки	Распределение баллов
Один вопрос теста (30 вопросов)	Неправильный ответ / Правильный ответ	0 / 0,67

Для студентов ЗФО желательный уровень прохождения теста – не менее 60% правильных ответов из 30 тестовых вопросов (перечень тестовых заданий см. в ФОС по дисциплине).

 

Комплект практических и лабораторных заданий

А) Для очной формы обучения

       Модуль 1. Организация электронной системы управления документооборотом

Практическое занятие 1. Основные понятия ЭДО. Составлению электронного документа и манипуляциями с ним с помощью офисных приложений.

Цель: работа с электронными документами с использованием клссических офисных приложений.

Содержание: Основные концепции безбумажной технологии управления. Понятие электронного документа.

Задание 1. Оформите документы в электронном виде:

- докладную записку на имя директора АО «Автомат» А.Р.Сидорова

- служебную записку (о чем-нибудь).

- протокол комиссии по проверке чего-нибудь, подписанный 3 сотрудниками АО «Автомат» (в т.ч. председателем комиссии П.П.Петровым)

Оформите документы с соблюдением правил ГОСТ 7.0.97-2016 оформления служебных документов.

 

Оформите во всех 3-х случаях реквизиты № 05, 06, 07, 09, 10, 15, 17, 18, 22.

(перечень реквизитов и место их расположения см. в файле «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (ГОСТ 2018)».)

Задание 2. Использование формы документа для автозаполнения значениями из базы или электронной таблицы (в MS Office).

Методические указания к выполнению задания

В средствах автоматизации документооборота есть разные способы облегчить рутинную работу. Опробуем один из приемов – автозаполнение форм документов конкретными значениями из источника данных (источником данных может служить столбец/список данных из базы или электронной таблицы). Т.о. используется возможность интегрировать возможности разных типов приложений (текстовых редакторов, СУБД, почтовых сервисов, электронных таблиц и т.д.)

 

1. Создайте источник данных для подстановки в форму конкретных значений (например, с целью массовой рассылки договоров контрагентам).

Для этого создаем пустую книгу (таблицу) Excel, на первый лист добавьте таблицу со значениями-подстановками в текст документа, например, что-то вроде такого:

 

Номер договора	Контрагент	ФИО	Окончание	Сумма	Сумма прописью	почта
1	хххх	Сидоров	ый	10000	Десять тысяч рублей	[email protected]
2	нннн	Иванов	ый	45000	Сорок пять тысяч рублей	[email protected]
3	орлорл	Михайлова	ая	100000	Сто тысяч рублей	[email protected]

 

2. Создайте форму - документ в Word следующего содержания: 

ДОГОВОР № Номер договора   Клиент, ЗАО «Фирма» в лице ФИО, именуемый в дальнейшем ЗАКАЗЧИК, заключил с ООО Контрагент договор на сумму Сумма (Сумма прописью) рублей.   Дата: Дата

Выделенные слова предполагается автозаменить (они указывают места вставки подстановки данных из другого файла (таблицы). Они должны соотноситься с названиями колонок таблицы, из который данные будут браться для автозаполнения   формы договора.

 

3. Выполним автозаполнение (это возможно для версий MS Office новее 2007): выбрать пункт меню «Рассылки», команду «Начать слияние», выбрать «Пошаговый мастер слияния» (Рис. 1, см. шаги Мастера справа)

Оставить Тип документа «Письма», нажать внизу «Далее».

На 2 шаге Мастера, если подстановка вносится в текущий документ word, - оставляем «текущий документ», нажимаем далее.

На 3 шаге - «Выбор получателей», затем «Использование списка». В обзоре выбрать подготовленную таблицу Excel (см. рис. ниже).

Выбираем источник данных – например, Лист 1, если там вводили данные.  В заключение нажимаем Ок.

 

Переходим в текст документа, выделяем места, в которые будут добавлены данные из таблицы (например, выделяем номер договора) и выбираем в меню команду «Вставить поле слияния», в выпадающем списке выбираем нужное поле (см. рис. ниже)

Аналогичные действия следует проделать и с другими полями:

Наименование клиента – произвести слияние с полем «Контрагент»

Именуемый – выделить окончание и произвести слияние с полем «окончание»

Сумма – соответственно с полем «Сумма договора».

 

Далее мастер настройки слияний можно пролистать до последнего шага (до завершения) или закрыть, т.к. команды на панели быстрого доступа и в мастере будут дублировать себя.

 

4. Во вкладе «Рассылки» выбрать команду «Просмотр результатов» (пункт меню правее пункта Рассылки). Теперь можно видеть, как изменились данные в документе (листая стрелками).

5. Далее следует просмотреть все получившиеся документы в отдельном файле:

Команда «найти и объединить» (находится еще правее в главном меню Word), в выпадающем списке выбрать вариант «Изменить отдельные документы» - выбрать первый пункт – «Все» (см. рис. ниже) – в результате слияния набора данных из таблицы с формой -документом появится новый документ, содержащий нужное число договоров с каждым контрагентом из списка.

 

рис. 4.

 

Теперь вы создали документ, в котором на каждом листе имеется по одному экземпляру ваших договоров.

6. Теперь можно сделать рассылку писем, воспользовавшись той же командой «Найти и объединить» - «отправить электронные сообщения», выбрав нужные почтовые адреса из того же набора данных (если они были добавлены, например, в последнюю графу).

 

Задание 2. (домашнее задание)

 

1. Прочитать по ГОСТ 6.30 правила оформления основных реквизитов.

2. Создать новый документ (справку или отчет или доклад на свободную тему - как бы в ответ на запрос руководителя).

3. Установить поля документа Файл/Параметры страницы. Установить параметр «по умолчанию».

4. С помощью меню Таблица оформить области заголовочной и оформляющей части в виде табличной структуры с невидимыми границами.

5. Оформить в соответствующих областях реквизиты 08, 09, 11, 12, 13, 18, 20, 22, 30 (написать названия реквизитов в соответствующих местах и применить к ним рекомендуемое форматирование).

6. Сохранить документ как шаблон с именем Бланк внеш.

7. Защитить бланк паролем или зашифровать (хотя бы средствами MSWord).

8. На основе шаблона Бланк внеш. разработать шаблон Бланк внутр. Удалить реквизиты 09, 13. Вставить реквизиты 10, 15.

 

Параметры форматирования реквизитов

‒ Тип шрифта одинаковый для всех элементов — TimesNewRoman.

‒ Название предприятия — размер 12 пт (для длинных названий можно 10 пт), полужирное, по центру.

‒ Название документа — размер 14 пт, полужирное, по центру, буквы прописные.

‒ Справочные данные об организации — размер 12 пт (можно 10 пт), влево.

‒ Даты и номера документов, заголовок к тексту — размер 12 пт, выравнивание влево в своей области.

‒ Между логическими областями — увеличенный отступ.