Глава 1 Основы проектного менеджмента

Microsoft Project

 

Глава 1 Основы проектного менеджмента

Понятие проекта и его структуры

Под проектом понимается четко определенная последовательность событий, направленных на достижение некоторой цели, имеющих начало и конец и управляемых людьми посредством таких факторов, как время, стоимость, ресурсы и качество.

Примерами проектов можно считать строительство зданий, комплексов, предприятий, освоение выпуска нового вида продукции, проведение модернизации производства, разработку программного продукта и т.д.

Управление проектом – это процесс планирования, организации и управления работами и ресурсами, направленный на достижение поставленной цели, как правило, в условиях ограничений на время, имеющиеся ресурсы или стоимость работ.

В настоящее время для автоматизированного управления проектами используется методология сетевого планирования и управления.

Эта методология была разработана в 1956 г. специалистами фирм «Дюпон» и «Ремингтон Ред» М.Уолкером и Д.Келли для проекта по модернизации заводов фирмы «Дюпон». Сетевое планирование и управление состоит из структурного и календарного планирования и оперативного управления.

Структурное планирование заключается в разбиении проекта на этапы и работы, оценки их длительности, определении последовательности их выполнения. Результатом структурного планирования является сетевой график работ, который используется для оптимизации проекта по длительности.

Сетевой график – это ориентированный граф, в котором вершинами обозначены работы проекта, а дугами – временные взаимосвязи работ.

Каждой работе соответствует одна и только одна вершина. Ни одна работа не может быть начата до того, как закончатся все непосредственно предшествующие ей работы. Начало и конец проекта обозначены работами с нулевой продолжительностью.

Таблица 3

Пример разработки программного комплекса

Номер работы	Название работы	Длительность
	Начало реализации проекта
	Постановка задачи
	Разработка интерфейса
	Разработка модулей обработки данных
	Разработка структуры базы данных
	Заполнение базы данных
	Отладка программного комплекса
	Тестирование и исправление ошибок
	Составление программной документации
	Завершение проекта

 

 

Рис. 8 Пример сетевого графика.

Метод, основанный на анализе ситуаций типа «крышу нельзя настелить, пока не воздвигнуты стены», позволяет предсказать, сколько времени займет проект, какие его работы являются критическими и какие наиболее растянуты во времени.

Критические работы – работы, задержка выполнения которых может отразиться на сроках завершения проекта. Критические работы образуют критический путь.

Задержка выполнения работ, которые не являются критическими, не повлияет на срок окончания проекта. Раннее время начала – время, раньше которого работа не может быть начата. Позднее время начала – время, позже которого работа не может быть начата без увеличения продолжительности всего проекта (Пример, Таб. 4, Рис. 8).

Таблица 4

План выполнения работ

Работа
Раннее время начала
Позднее время начала
Резерв времени

 

Рис. 9 Пример сетевого графика с учетом критического пути.

Метод критического пути позволяет управлять материальными ресурсами, прогнозировать и оптимизировать трудовые затраты. Например, если мы сделаем теплообменник за две недели, то это не отразится на сроках его поставки, определенных в три недели, зато тогда мы сможем освободившихся инженеров использовать для завершения другой работы.

Календарное планирование заключается в составлении временной диаграммы работ и распределении между работами трудовых ресурсов (исполнителей). Результатом календарного планирования является диаграмма Гантта, графически отображающая периоды выполнения работ на оси времени. На этом этапе может выполняться оптимизация ресурсов и бюджета проекта.

Оперативное управление состоит в регулярном сопоставлении фактического графика работ с плановым. Результатом серьезных отклонений является принятие решений об изменении первоначального структурного или календарного плана.

Для выполнения работ необходимы ресурсы:люди, оборудование, материалы.

Поскольку ресурсы редко бывают доступны непрерывно (например, люди работают преимущественно в рабочее время), то при разработке проекта необходимо учитывать и этот фактор.

Кроме ресурсов для реализации любого проекта необходимы финансовые средства.

Каждый ресурс и каждый вид работ имеют определенную стоимость в денежном выражении, из которой складывается стоимость всего проекта.

Сетевая модель служит:

• для создания и оптимизации графика работ;

• связывания работ и определения их последовательности, а также начальной и конечной даты выполнения каждого вида работ;

• графического представления завершенных, выполняющихся и неначатых работ;

• назначения людских и других ресурсов для каждого из видов работ.

Подготовка к созданию нового проекта

После того как определена цель проекта, следует найти лучший путь ее достижения. Чтобы сделать это, необходимо составить список работ, которые нужно для этого выполнить, и установить продолжительность каждой работы. Затем вся информация должна быть введена в программу Microsoft Project для создания графика выполнения работ.

В зависимости от цели проекта планирование работ может вестись от даты его начала или от той даты, к которой проект должен быть завершен. Например, если проект предусматривает подготовку к выставке, то он должен быть завершен за несколько дней до ее начала, так как открытие выставки отложить нельзя. В этом случае график выполнения работ будет составляться от конечной даты.

Большинство задач для своего выполнения требует ресурсов: людских, различного оборудования, материалов или любых других, необходимых для выполнения работ. Поэтому на следующем этапе создания проекта следует указать, какие ресурсы будут использованы. Ресурсы могут быть определены для каждого вида работ и в дальнейшем при необходимости в любое время изменены. Обычно Microsoft Project вычисляет продолжительность каждого вида работ, основываясь на количестве назначенных ресурсов. Кроме того, программа может предоставить информацию, которая поможет управлять ресурсами. Например, Microsoft Project может определить, кто из работников должен работать сверхурочно и каких затрат это потребует.

После назначения ресурсов следует определить и ввести планируемую стоимость каждого ресурса или вида работ, на основании которой будет вычислена общая стоимость проекта.

Когда первоначальный вариант проекта создан, может оказаться, что он не в полной мере отвечает вашим целям. Например, проект может оказаться слишком продолжительным или его стоимость слишком высокой. Для решения этих проблем следует оптимизировать график выполнения работ и стоимость ресурсов.

Когда создание проекта будет закончено и начнется выполнение работ, вы можете отслеживать ход его реализации и оперативно корректировать график работ и фактические затраты.

Мы рассмотрим простой пример создания проекта, цель которого – выпуск рекламного буклета для выставки. Прежде всего, необходимо четко представить себе, какие виды работ следует выполнить для достижения цели.

Создание рекламного буклета должно начинаться с разработки содержания и эскизов будущих иллюстраций. Затем пишется текст и создаются сами иллюстрации, после чего текст отправляется на литературное редактирование. Далее к работе подключается верстальщик, который готовит макет буклета; одновременно художник разрабатывает макет обложки. На следующем этапе макет и обложка подвергаются корректуре, после окончания которой выполняется цветоделение. Проект должен завершаться сдачей макета в типографию. Для упрощения в описание задач не включены работы, связанные с внесением редакторской правки и корректуры.

Для каждого вида перечисленных работ необходимо указать предполагаемую продолжительность (Таб. 5).

Таблица 5

Создание нового проекта

Теперь мы готовы к тому, чтобы начать создавать наш проект.

Как уже указывалось ранее, Microsoft Project позволяет создавать проект от начальной или конечной даты. Одна из этих возможностей может быть выбрана в открывающемся списке Планирование от, который находится меню Проект Þ Сведения о проекте (Рис. 13). По умолчанию здесь установлено Даты начала проекта, а под списком в центре диалога выводится надпись Все задачи начинаются как можно раньше.

Рис. 13. Ввод основных параметров проекта

Если предполагается планирование от конечной даты, то в указанном списке следует выбрать Даты окончания проекта. При этом в центре диалога отобразится сообщение Все задачи начинаются как можно позднее. Затем в открывающемся списке Дата окончания следует установить конечную дату.

Мы будем создавать наш проект от начальной даты. Поэтому оставьте установку по умолчанию без изменения.

В открывающемся списке Дата начала следует установить дату начала проекта. По умолчанию здесь предлагается текущая дата. Мы же предполагаем начать выполнение нашего проекта 14 октября 2008. При необходимости начальную дату в любой момент можно будет изменить, выбрав команду меню Проект Þ Сведения о проекте (рис. 13).

· Нажмите кнопку у правой границы поля открывающегося списка Start Дата начала. В окне диалога Сведения о проекте появится календарь текущего месяца.

· Используя кнопку на календаре, выберите месяц Октябрь.

· Щелчком мыши выберите на календаре дату 14 (14 октября). В поле открывающегося списка Дата начала отобразится выбранная дата.

В поле открывающегося списка Текущая дата выводится текущая дата. Установим ее на 10 марта 2008 года. В открывающемся списке Календарь можно выбрать один из типов предлагаемых программой календарей: Стандартный, Суточный, Ночная смена.

· Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Сведения о проекте. Установки, сделанные в нем, будут использоваться для созданного проекта.

Microsoft Project создает график выполнения работ на основе встроенного календаря. По умолчанию это базовый календарь Стандартный, параметры которого можно легко изменять. Кроме того, вы можете создать новые, индивидуальные календари для каждого работника (ресурса) или группы ресурсов. Например, одна бригада может работать без выходных дней на сдельной оплате труда, а другая – на повременной оплате со всеми выходными днями. Для каждой из них может быть создан индивидуальный календарь, на основании которого будет планироваться выполнение работ. В следующем опыте мы покажем, как изменить параметры действующего календаря.

Создание графика работ

Ввод работ

Теперь можно приступить к вводу работ.

Ø Щелкните мышью на ячейке первой строки поля Название задачи таблицы. Ячейка будет выделена рамкой.

Ø Введите с клавиатуры название первой работы – Разработка содержания.

Как только вы начнете ввод, будет активизирована строка ввода,в которой отобразится вводимая в ячейку информация. В левой части этой панели появятся две кнопки. Левая - - используется для отказа от введенной информации, а правая - - для завершения ввода информации. Далее мы также будем использовать слово «зафиксировать» для обозначения окончания ввода информации в ячейки таблицы.

Ø Нажмите клавишу , чтобы закончить ввод текста и переместить прямоугольник выделения в поле Длительность. В этом поле отобразится продолжительность работы, равная 1 дню, устанавливаемая Microsoft Project по умолчанию для каждого вида работ.

Как только любая ячейка в поле Длительность выделяется, в ней появляется счетчик , с помощью которого можно изменить продолжительность работы.

Ø Используя кнопку счетчика, установите длительность введенной работы 5 дней.Обратите внимание, что эта длительность отобразится в строке ввода.

Ø Нажмите кнопку в строке ввода,чтобы зафиксировать введенную длительность.

Теперь увеличим ширину левой панели диаграммы Гантта,переместив ее правую границу, чтобы видеть соседние поля.

Ø Установите указатель мыши на вертикальной полосе, разделяющей панели таблицы. Указатель примет форму .

Ø Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши.

Ø Переместите указатель мыши вправо так, чтобы видимая часть таблицы увеличилась примерно вдвое.

Справа от поля Длительность вы теперь видите два поля Начало и Окончание, в которых отображаются даты начала Вт 14.10 (Вторник, 14 октября) и окончания Пн 20.10 (Понедельник, 20 октября) указанного нами вида работ (см. рис. 20).

Рис. 20. Таблица диаграммы Гантта с датами начала и окончания работы Разработка содержания

Как видите, на основании введенной продолжительности работы Разработка содержания – 7 календарных дней (5 рабочих и 2 выходных) – Microsoft Project вычислил календарную дату окончания этого вида работ.

На панели диаграммы в правой части рабочего окна появилась синяя горизонтальная полоска диаграммы с общей длиной 7 календарных дней.

Любую работу в случае необходимости можно удалить. Чтобы увидеть – как, мы сначала скопируем работу Разработка содержания в буфер обмена, а затем вставим ее во второй строке таблицы.

Ø Щелкните мышью на ячейке с названием работы Разработка содержания в поле Название задачи, чтобы выделить ее.

Ø Нажмите кнопку копировать на панели инструментов Standard (Стандартная). Содержимое выделенной ячейки будет скопировано в буфер обмена.

Ø Щелчком мыши выделите пустую ячейку во второй строке в поле Название задачи.

Ø Нажмите кнопку Вставить на панели инструментов Standard (Стандартная). Копия работы Разработка содержания будет вставлена из буфера обмена в выделенную ячейку.

Ø Щелкните мышью на поле Название задачи во второй строке, чтобы выделить копию работы Разработка содержания.

Ø Нажмите клавишу <Delete>. Копия работы будет удалена из таблицы, а ее полоска - с диаграммы.

Ø Самостоятельно введите в таблицу остальные виды работ и их длительности, взяв необходимые данные из таб. 5.

На диаграмме Ганттаможно создавать так называемые контрольные точки, которые отражают промежуточные итоги проекта. Контрольная точка - это работа нулевой длительности.

Создадим на диаграмме контрольную точку Начало работ.

Ø Щелкните мышью на первой строке в поле Название задачи, чтобы выделить соответствующую ячейку.

Ø Выберите команду меню Вставка Þ Новая задача. В таблице будет вставлена пустая первая строка.

Ø Во вставленной первой строке поля Название задачи введите Начало работ.

Ø Нажмите клавишу <Enter>, чтобы закончить ввод и переместите курсор в поле Длительность.

Ø В поле Длительность установите продолжительность работы 0 дней и нажмите клавишу <Enter>. На панели диаграммы в первой строке появится контрольная точка в виде черного ромбика с датой начала работ 14.10 (14 октября).

Ø Самостоятельно создайте вторую контрольную точку Завершение проекта в конце списка работ.

Заполненная таблица и диаграмма будут выглядеть примерно как на рис.21.

Рис. 21. Заполненная таблица работ

Сохраните изменения в проекте.

Следующий шаг подготовки проекта после ввода названий работ - создание графика работ. Пока что все виды работ начинаются с даты начала проекта – 14 октября. Но это, как вы понимаете, неправильно. В любом проекте все виды работ взаимосвязаны и должны выполняться в определенной последовательности. Некоторые виды работ могут выполняться одновременно, например, создание иллюстраций и написание текста.

В Microsoft Project создание графика работ сводится к установке связей между работами. При этом нужно указать тип связи: выполняется ли одна работа после другой или перед ней. Если же работы выполняются параллельно, то должны ли они одновременно начинаться или заканчиваться.

Существует четыре типа возможных связей:

• Окончание-начало (ОН) - последующая работа начинается после окончания предыдущей;

• Начало-начало (НН) - работы начинаются одновременно;

• Окончание-окончание (ОО) - работы заканчиваются одновременно;

• Начало-окончание (НО) - одна работа не может закончиться до тех пор, пока другая не начнется.

Рассмотрим, как устанавливаются связи между работами.

Ø Щелкните мышью на ячейке Разработка содержания в поле Название задачи, чтобы выделить ее.

Ø Нажмите и удерживайте клавишу <Ctrl>

Ø Не отпуская клавишу <Ctrl> щелкните мышью на ячейке Написание текста, зависящей от первой.

Ø Отпустите клавишу <Ctrl>. Оба вида работ будут выделены.

Ø Нажмите кнопку (связать задачи) на панели инструментов Standard

(Стандартная). Между выделенными видами работ будет установлена связь типа Окончание-начало, которая отобразится на диаграмме в виде стрелки (рис. 21).

Рис. 21. Связь типа Окнончание-начало

Как уже указывалось выше, тип связи Окончание-начало означает, что работа Написание текста будет начинаться после окончания работы Разработка содержания. Это наглядно показано на диаграмме, где левый край горизонтальной полоски-работы Написание текста находится на одной вертикальной линии с правым краем полоски-работы Разработка содержания, а стрелка, направленная от конца полоски-работы Разработка содержания к началу - Написание текста, указывает тип связи Окончание-начало. Данный тип связи Microsoft Project устанавливает по умолчанию.

Как и большинство операций, установка связей между видами работ может быть отменена.

Ø Нажмите кнопку (отменить) на панели инструментов Standard (Стандартная). Предыдущая команда будет отменена.

Теперь установим связь между этими же видами работ, выделив их в обратном порядке, чтобы увидеть, как зависит вид установленной связи от порядка выбора работ.

Ø Щелкните мышью на ячейке Написание текста, чтобы выделить ее.

Ø Нажмите и удерживайте клавишу <Ctrl>

Ø Не отпуская клавишу <Ctrl> щелкните мышью на ячейке Разработка содержания.

Ø Отпустите клавишу <Ctrl>. Ячейки с указанными работами будут выделены.

Ø Нажмите кнопку (Связать задачи) на панели инструментов Standard (Стандартная). Между выделенными видами работ снова будет установлена связь (рис. 22).

Рис. 22. Неправильно созданная связь

Но теперь работа Разработка содержания будет начинаться только после окончания работы Написание текста. Как видите, вид установленной связи зависит от порядка выделения работ. Конечно же эта связь неправильна. Такие ошибочные связи в любой момент можно удалить.

Ø Не отменяя выделения видов работ в таблице, нажмите кнопку (разорвать связь) на панели инструментов Standard (Стандартная). Связь между указанными видами работ будет удалена. Диаграмма примет свой первоначальный вид.

Создадим связь между видами работ Разработка содержания и Разработка иллюстраций.

Ø Выделите сначала название работы Разработка содержания, а затем Разработка эскизов иллюстраций.

Ø Создайте связь между ними, нажав кнопку на панели инструментов Standard (Стандартная).

Эти работы должны заканчиваться одновременно. Поэтому тип связи между ними нужно изменить.

Ø Дважды щелкните мышью на стрелке, обозначающей связь на диаграмме. На экране появится диалог Зависимость задач (рис. 23).

Рис. 23. Диалог Зависимость задач

В верхней части диалога указаны названия работ, между которыми установлена связь, а в поле открывающегося списка Тип - тип этой связи. В данном случае Окончание-начало. При необходимости вы можете удалить эту связь нажатием кнопки Удалить.

Ø Выберите в открывающемся списке Тип связь Окончание-окончание.

Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Зависимость задач. Установленная связь отобразится на диаграмме (см. рис. 24).

Проверим, будут ли указанные виды работ заканчиваться к одному и тому же времени, если изменить длительность одной из них.

Рис. 24. Связь Окончание-окончание

Ø Щелкните мышью на поле Длительность в строке с работой Разработка содержания, чтобы выделить соответствующую ячейку.

Ø Используя счетчик, увеличьте длительность работы до 15 дней и нажмите клавишу <Enter>.

Ø Просмотрите диаграмму, воспользовавшись горизонтальной полосой прокрутки, и убедитесь, что тип связи между видами работ не изменился - они заканчиваются одновременно.

Ø Отмените изменение длительности работы, нажав кнопку на панели инструментов Standard (Стандартная).

Теперь рассмотрим еще один способ создания множественных связей.

Ø Выделите в таблице работу Написание текста.

Ø Нажмите кнопку на панели инструментов Standard (Стандартная) или дважды щелкните мышью на ячейке с названием работы. На экране появится диалог Сведения о задаче.

Ø Щелкните мышью на ярлычке Предшественники, чтобы выбрать нужную вкладку (см. рис. 25).

Рис. 25. Вкладка Предшественники диалога Сведения о задаче

В верхней части диалога в поле ввода Название указано название выбранной работы - Написание текста. Справа от него, в поле открывающегося списка Длительность - ее продолжительность - 14 дней. В нижней части диалога находится таблица.

Ø Щелкните мышью на поле Название задачи в первой строке таблицы диалога. Выбранная ячейка превратится в открывающийся список.

Ø Откройте этот список и выберите предшествующую работу, которую нужно связать с выделенной. В нашем случае - Разработка содержания. Ее название отобразится в строке ввода над таблицей.

Ø Нажмите клавишу <Enter>. В поле Тип появится название типа связи Оканчание-начало, предлагаемое по умолчанию.

Ø Закройте диалог Сведения о задаче нажатием кнопки ОК. Установленная связь отобразится на диаграмме.

Некоторые виды работ должны выполняться с задержкой или опережением по отношению к предшествующим. Например, следующая операция по обработке окрашенной детали должна начинаться с задержкой на время, необходимое для полного высыхания краски. В нашем проекте, Создание иллюстраций может начинаться не после Написания текста, а с некоторым опережением: когда текст закончен только на 70 %. Установим эту связь.

Ø Дважды щелкните мышью на ячейке названия работы Создание иллюстраций. На экране появится диалог Сведения о задаче с открытой вкладкой Предшествующие.

Ø Щелкните мышью на поле Название таблицы диалога и в открывающемся списке выберите предшествующую работу Написание текста.

Ø Нажмите клавишу <Enter>. В поле Тип отобразится тип связи Оканчание-начало, а в поле Запаздывание - время задержки - 0 дней.

Ø Щелкните мышью в ячейке первой строки поля Запаздывание, чтобы выделить ее. У правого края ячейки появятся кнопки счетчика

Ø В поле Запаздывание введите с клавиатуры -30 % (рис. 26).

Рис. 26. Вкладка Предшественники с установленным временем опережения

Знак «минус» здесь означает, что Создание иллюстраций должно начинаться с 30 % опережением, т.е. когда предыдущая работа - Написание текста - будет выполнена на 70 %.

Работа Литературное редактирование должна начинаться после окончания Написание текста.

Ø Выделите последовательно работы Написание текста и Литературное редактирование.

Ø Нажмите кнопку (связать задачи) на панели инструментов Standard (Стандартная). Между выделенными видами работ будет установлена связь типа Оканчание-начало, которая отобразится на диаграмме.

Верстка может быть выполнена только после того, как закончено Литературное редактирование и Создание иллюстраций. Такая связь множественная. Посмотрим, как ее установить.

Ø Дважды щелкните мышью на ячейке названия работы Верстка. На экране появится диалог Сведения о задаче с открытой вкладкой Предшественники.

Ø Щелчком мыши выделите ячейку первой строки поля Название.

Ø В открывающемся списке выберите предшествующую работу Литературное редактирование.

Ø Нажмите клавишу <Enter>. Выбор будет зафиксирован. Выделение переместится во вторую строку поля Название.

Ø В открывающемся списке второй строки выберите Создание иллюстраций и нажмите клавишу <Enter>. Выбор будет зафиксирован, а тип связи отобразится в поле Тип (см. рис. 27).

Ø Закройте диалог Сведения о задаче, нажав кнопку ОК. Установленные связи отобразятся на диаграмме.

Ø Измените длительность Создания иллюстраций и убедитесь, что Верстка не начнется, пока обе работы не будут закончены.

Ø Отмените изменение длительности Создания иллюстраций.

Ø Создайте связь между Разработкой макета обложки и Версткой таким образом, чтобы эти виды работ заканчивались одновременно.

Остальные связи установите самостоятельно.

Рис. 27. Создание множественных связей

Ø Корректура должна начинаться после окончания Верстки и Разработки макета обложки.

Ø Цветоделение должно быть выполнено после того, как закончится Корректура.

Ø Последний вид работы - Сдача в типографию - следует за Цветоделением.

В заключение самостоятельно установите связи первой и последней работы с контрольными точками Начало работ и Завершение проекта.

Создание графика работ закончено. Но установленный по умолчанию масштаб времени, при котором на диаграмме отображаются все календарные дни, не позволяет видеть график на экране полностью. Поэтому масштаб нужно уменьшить.

Ø Нажмите кнопку на панели инструментов Standard (Стандартная). Теперь масштаб времени уменьшился в три раза.

Ø Используя горизонтальную полосу прокрутки диаграммы, добейтесь, чтобы диаграмма была видна на экране полностью.

Если же вам не удается полностью отобразить всю диаграмму на правой панели, сделайте следующее.

Ø Выберите команду меню Вид Þ Масштаб. На экране появится диалог Zoom (Масштаб) (рис. 28).

Рис. 28. Диалог Zoom (Масштаб)

Ø Установите переключатель Весь проект и закройте диалог, нажав кнопку ОК. Теперь диаграмма полностью отображается на правой панели.

Созданный график работ будет выглядеть примерно как на рис. 29.

Рис. 29. Созданный график работ

Ø С помощью кнопок и на панели инструментов Standard (Стандартная) просмотрите диаграмму в различных масштабах.

Ø Сохраните созданный проект, нажав кнопку (Сохранить) на панели инструментов Standard (Стандартная).

Мы познакомились с приемами создания графика работ и научились устанавливать связи различных типов.

Оформление графика работ и просмотр критического пути

Большинство видов работ в типовом проекте имеет тенденцию некоторого замедления. В связи с этим все работы можно разделить на две группы. К первой группе относятся такие виды работ, задержка выполнения которых не оказывает серьезного влияния на дату окончания проекта. В отличие от них, вторая группа включает работы, задержка выполнения которых может повлиять на дату окончания проекта. Такие работы называются критическими.

Группа критических работ, выполнение которых определяет срок окончания проекта, называется критическим путем. Другими словами, критический путь состоит из взаимосвязанных работ, задержка выполнения каждой из которых может отодвинуть дату окончания проекта.

Microsoft Project определяет критический путь на основании установленных связей и длительности работ. Просмотрев его, вы можете внести необходимые коррективы в проект: изменить продолжительность отдельных видов работ, их связи и т. д.

Критический путь на диаграмме может быть наглядно отображен в процессе автоматического форматирования, выполняемого Мастером диаграммы Гантта, который запускается нажатием кнопки на панели инструментов Standard (Стандартная).

Созданные таблица и диаграмма понятны и наглядны. Однако для больших проектов простого оформления будет недостаточно. В этом случае применяют объединение работ в группы.

Группировка работ

Для сложных проектов, состоящих из большого количества видов работ, Microsoft Project позволяет создать иерархическую структуру, объединив связанные между собой работы в группы. Это сделает проект более наглядным и позволит разделить его на отдельные этапы, благодаря чему управлять им будет гораздо легче.

В опыте мы разделим наш проект на этапы, объединив отдельные виды работ в группы.

В создаваемом нами проекте можно выделить три этапа: планирование, подготовка материалов и подготовка к печати. Введем названия этапов в поле Название задачи таблицы.

Первый этап – Планирование – объединяет два вида работ: Разработку содержания и Разработку эскизов иллюстраций. Поэтому поместить название этапа нужно перед первой из них.

Ø Щелкните мышью на ячейке с названием работы Разработка содержания, чтобы выделить ее.

Ø Выберите команду меню Вставка Þ Новая работа. Перед строкой с названием работы Разработка содержания будет вставлена пустая вторая строка.

Заметьте, пустая строка всегда вставляется перед текущей.

Ø В ячейке поля Название вставленной строки введите с клавиатуры название этапа – Планирование – и нажмите клавишу<Enter>. Microsoft Project отобразит введенное название как критическую работу, красным цветом, с длительностью 1 день.

Второй этап – Подготовка материалов – включает три вида работ: Написание текста, Создание иллюстраций и Литературное редактирование. Название этапа вставим перед работой Написание текста.

Ø Щелчком мыши выделите ячейку с названием работы Написание текста.

Ø Нажмите клавишу <Insert>. Будет вставлена пустая пятая строка.

Ø Введите название следующего этапа Подготовка материалов и нажмите клавишу <Enter>.

Последний этап – Подготовка к печати – объединяет пять видов работ: Верстка, Разработка макета обложки, Корректура, Цветоделение, Сдача в типографию. Название этого этапа нужно вставить перед названием работы Верстка.

Ø Щелчком мыши выделите ячейку с названием работы Верстка.

Ø Нажмите клавишу <Insert>, чтобы вставить пустую строку.

Ø Введите название последнего этапа – Подготовка к печати и нажмите клавишу <Enter>.

Теперь нужно указать Microsoft Project, какие работы к какому этапу следует отнести. Для этого сначала выделим работы первого этапа.

Ø Щелкните мышью на ячейке с названием работы Разработка содержания, чтобы выделить ее.

Ø Нажмите и удерживайте клавишу .

Ø Не отпуская клавишу , щелкните мышью на ячейке с названием работы Разработка иллюстраций.

Ø Отпустите клавишу . Обе ячейки будут выделены.

Ø Нажмите кнопку на панели инструментов Formatting (Форматирование).

Выделенные в таблице названия работ будут сгруппированы. При этом их названия сместятся вправо, а название этапа Планирование отобразится полужирным начертанием и черным цветом. Слева от названия этапа появится значок с символом «–» (минус), который означает, что в данный момент все виды работ этого этапа отображаются на экране. В поле Длительность появится информация о продолжительности данного этапа 5 дней, которую Microsoft Project определяет на основании длительности отдельных видов работ, включенных в этот этап.

На диаграмме появится новый элемент в виде черной полосы с треугольными зубьями на концах, который обозначает этап проекта (рис. 30). Теперь выделим работы второго этапа – Подготовка материалов.