Настройка базового календаря

Прежде чем мы начнем вводить в проект исходную информацию, следует сделать некоторые изменения в базовом календаре, который Microsoft Project использует по умолчанию.

Ø Выберите команду меню Сервис Þ Параметры. На экране появится диалог Параметры.

Ø Щелкните мышью на ярлычке Календарь, чтобы перейти на нужную вкладку (см. рис. 14).

В нашем проекте рабочая неделя должна начинаться с понедельника.

Ø Убедитесь, что в открывающемся списке Дата начала установлено Понедельник.

Финансовый год должен начинаться с января.

Ø Убедитесь, что в открывающемся списке Месяц начала финансового года установлено Январь.

Рабочий день должен начинаться в 9:00 и заканчиваться в 18:00.

Ø В поле списка Время начала по умолчагию введите 9:00.

Ø В поле списка Время окончания по умолчанию введите 18:00.

Рис. 14. Вкладка Календарь диалога Параметры

Ø Убедитесь, что в поле со счетчиком Часов в день установлено 8, а в поле Часов в неделю установлено 40.

Ø Нажмите кнопку По умолчанию. Это позволит использовать установленные параметры календаря в текущем и во всех вновь создаваемых проектах.

Ø Закройте диалог Параметры нажатием кнопки ОК.

Теперь мы должны указать программе нерабочие, праздничные и сокращенные предпраздничные дни, чтобы график выполнения работ автоматически создавался с учетом таких дней.

Ø Выберите команду меню Сервис Þ Изменить рабочее время. На экране появится диалог Изменить рабочее время (рис. 15).

Для решения поставленной задачи отредактируем указанный в открывающемся списке Для календаря стандартный календарь проекта (Станлартный).

Рис. 15. Диалог «Изменение рабочего времени»

В календаре отметим праздничный день 4 ноября года как нерабочий.

Ø Используя полосу прокрутки, установите на календаре месяц ноябрь.

Ø Установите указатель мыши на ячейке 4 календаря.

Ø Нажмите и удерживайте нажатой левую кнопку мыши. Ячейка будет выделена рамкой.

Ø На вкладке Исключение в поле Название укажите праздничный день.

Ø Щелкните на кнопку Подробности. Убедитесь, что выбрано Нерабочее время. Нажмите ОК.

Рис. 16 Диалог «Сведения о дне календаря».

Предпраздничный день должен быть сокращенным.

Ø Щелкните мышью на ячейке с датой 3 ноября, чтобы выделить ее.

Ø Добавьте его в исключение с именем предпраздничный день. Щелкните на кнопку Подробности.

Ø Переключатель установите в положение Рабочие часы.

Ø В полях ввода С, До введите рабочее время в предпраздничный день: 9:00 - 13:00,14:00 -17:00, которое учитывает обеденный перерыв.

Ø Щелкните мышью за пределами ячейки 3, чтобы снять выделение (рис. 17).

Ø Самостоятельно установите в календаре другие праздничные и сокращенные предпраздничные рабочие дни, попадающие на сроки выполнения проекта (рождественские каникулы).

Ø Нажмите кнопку ОК в диалоге Изменение рабочего времени. Диалог закроется. Установленные параметры будут зафиксированы.

При создании нового проекта в диалоге Project Information (Информация о проекте) мы не изменяли установленный по умолчанию календарь Standard (Стандартный). Теперь же, когда у нас есть новый календарь, следует подключить его к нашему проекту для того, чтобы Microsoft Project составлял график работ, основываясь на нем.

Рис. 17. Диалог «Изменение рабочего времени с изменением часов работы».

Теперь следует выделить на панели диаграммы праздничный день 4 ноября, чтобы отобразить его как нерабочий день. Для этого выполните следующие шаги.

Ø Щелкните правой кнопкой мыши на панели диаграммы. На экране появится контекстное меню.

Ø Выберите команду контекстного меню Нерабочее время. На экране появится диалог Масштаб времени с открытой вкладкой Нерабочее время (рис. 18).

Ø В открывающемся списке Календарь выберите Стандартный.

Ø Закройте диалог Шкала времени, нажав кнопку ОК.

Рис. 18. Вкладка Нерабочее время диалога Масштаб времени

Прежде чем продолжать создание проекта, его следует сохранить.

Нажмите кнопку на панели инструментов Standard (Стандартная). На экране появится диалог Сохранение документа (см. рис. 19).

Рис. 19. Диалог File Save (Сохранение файла)

Ø В открывающемся списке Сохранить в выберите сначала свой сетевой диск, а затем папку, в которой будет сохранен проект.

Ø В поле ввода Имя файла введите Мой первый проект – такое имя мы дадим файлу нашего проекта. Расширение .mmp будет присвоено имени файла автоматически.

Ø Закройте диалог Сохранение файла с помощью кнопки Сохранить. Файл проекта будет сохранен на диске. В заголовке рабочего окна программы появится новое имя проекта – Мой первый проект.mmр.

Итак, мы выполнили все подготовительные операции по созданию нового проекта и настройке базового календаря.

Создание графика работ

Ввод работ

Теперь можно приступить к вводу работ.

Ø Щелкните мышью на ячейке первой строки поля Название задачи таблицы. Ячейка будет выделена рамкой.

Ø Введите с клавиатуры название первой работы – Разработка содержания.

Как только вы начнете ввод, будет активизирована строка ввода,в которой отобразится вводимая в ячейку информация. В левой части этой панели появятся две кнопки. Левая - - используется для отказа от введенной информации, а правая - - для завершения ввода информации. Далее мы также будем использовать слово «зафиксировать» для обозначения окончания ввода информации в ячейки таблицы.

Ø Нажмите клавишу , чтобы закончить ввод текста и переместить прямоугольник выделения в поле Длительность. В этом поле отобразится продолжительность работы, равная 1 дню, устанавливаемая Microsoft Project по умолчанию для каждого вида работ.

Как только любая ячейка в поле Длительность выделяется, в ней появляется счетчик , с помощью которого можно изменить продолжительность работы.

Ø Используя кнопку счетчика, установите длительность введенной работы 5 дней.Обратите внимание, что эта длительность отобразится в строке ввода.

Ø Нажмите кнопку в строке ввода,чтобы зафиксировать введенную длительность.

Теперь увеличим ширину левой панели диаграммы Гантта,переместив ее правую границу, чтобы видеть соседние поля.

Ø Установите указатель мыши на вертикальной полосе, разделяющей панели таблицы. Указатель примет форму .

Ø Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши.

Ø Переместите указатель мыши вправо так, чтобы видимая часть таблицы увеличилась примерно вдвое.

Справа от поля Длительность вы теперь видите два поля Начало и Окончание, в которых отображаются даты начала Вт 14.10 (Вторник, 14 октября) и окончания Пн 20.10 (Понедельник, 20 октября) указанного нами вида работ (см. рис. 20).

Рис. 20. Таблица диаграммы Гантта с датами начала и окончания работы Разработка содержания

Как видите, на основании введенной продолжительности работы Разработка содержания – 7 календарных дней (5 рабочих и 2 выходных) – Microsoft Project вычислил календарную дату окончания этого вида работ.

На панели диаграммы в правой части рабочего окна появилась синяя горизонтальная полоска диаграммы с общей длиной 7 календарных дней.

Любую работу в случае необходимости можно удалить. Чтобы увидеть – как, мы сначала скопируем работу Разработка содержания в буфер обмена, а затем вставим ее во второй строке таблицы.

Ø Щелкните мышью на ячейке с названием работы Разработка содержания в поле Название задачи, чтобы выделить ее.

Ø Нажмите кнопку копировать на панели инструментов Standard (Стандартная). Содержимое выделенной ячейки будет скопировано в буфер обмена.

Ø Щелчком мыши выделите пустую ячейку во второй строке в поле Название задачи.

Ø Нажмите кнопку Вставить на панели инструментов Standard (Стандартная). Копия работы Разработка содержания будет вставлена из буфера обмена в выделенную ячейку.

Ø Щелкните мышью на поле Название задачи во второй строке, чтобы выделить копию работы Разработка содержания.

Ø Нажмите клавишу <Delete>. Копия работы будет удалена из таблицы, а ее полоска - с диаграммы.

Ø Самостоятельно введите в таблицу остальные виды работ и их длительности, взяв необходимые данные из таб. 5.

На диаграмме Ганттаможно создавать так называемые контрольные точки, которые отражают промежуточные итоги проекта. Контрольная точка - это работа нулевой длительности.

Создадим на диаграмме контрольную точку Начало работ.

Ø Щелкните мышью на первой строке в поле Название задачи, чтобы выделить соответствующую ячейку.

Ø Выберите команду меню Вставка Þ Новая задача. В таблице будет вставлена пустая первая строка.

Ø Во вставленной первой строке поля Название задачи введите Начало работ.

Ø Нажмите клавишу <Enter>, чтобы закончить ввод и переместите курсор в поле Длительность.

Ø В поле Длительность установите продолжительность работы 0 дней и нажмите клавишу <Enter>. На панели диаграммы в первой строке появится контрольная точка в виде черного ромбика с датой начала работ 14.10 (14 октября).

Ø Самостоятельно создайте вторую контрольную точку Завершение проекта в конце списка работ.

Заполненная таблица и диаграмма будут выглядеть примерно как на рис.21.

Рис. 21. Заполненная таблица работ

Сохраните изменения в проекте.

Следующий шаг подготовки проекта после ввода названий работ - создание графика работ. Пока что все виды работ начинаются с даты начала проекта – 14 октября. Но это, как вы понимаете, неправильно. В любом проекте все виды работ взаимосвязаны и должны выполняться в определенной последовательности. Некоторые виды работ могут выполняться одновременно, например, создание иллюстраций и написание текста.

В Microsoft Project создание графика работ сводится к установке связей между работами. При этом нужно указать тип связи: выполняется ли одна работа после другой или перед ней. Если же работы выполняются параллельно, то должны ли они одновременно начинаться или заканчиваться.

Существует четыре типа возможных связей:

• Окончание-начало (ОН) - последующая работа начинается после окончания предыдущей;

• Начало-начало (НН) - работы начинаются одновременно;

• Окончание-окончание (ОО) - работы заканчиваются одновременно;

• Начало-окончание (НО) - одна работа не может закончиться до тех пор, пока другая не начнется.

Рассмотрим, как устанавливаются связи между работами.

Ø Щелкните мышью на ячейке Разработка содержания в поле Название задачи, чтобы выделить ее.

Ø Нажмите и удерживайте клавишу <Ctrl>

Ø Не отпуская клавишу <Ctrl> щелкните мышью на ячейке Написание текста, зависящей от первой.

Ø Отпустите клавишу <Ctrl>. Оба вида работ будут выделены.

Ø Нажмите кнопку (связать задачи) на панели инструментов Standard

(Стандартная). Между выделенными видами работ будет установлена связь типа Окончание-начало, которая отобразится на диаграмме в виде стрелки (рис. 21).

Рис. 21. Связь типа Окнончание-начало

Как уже указывалось выше, тип связи Окончание-начало означает, что работа Написание текста будет начинаться после окончания работы Разработка содержания. Это наглядно показано на диаграмме, где левый край горизонтальной полоски-работы Написание текста находится на одной вертикальной линии с правым краем полоски-работы Разработка содержания, а стрелка, направленная от конца полоски-работы Разработка содержания к началу - Написание текста, указывает тип связи Окончание-начало. Данный тип связи Microsoft Project устанавливает по умолчанию.

Как и большинство операций, установка связей между видами работ может быть отменена.

Ø Нажмите кнопку (отменить) на панели инструментов Standard (Стандартная). Предыдущая команда будет отменена.

Теперь установим связь между этими же видами работ, выделив их в обратном порядке, чтобы увидеть, как зависит вид установленной связи от порядка выбора работ.

Ø Щелкните мышью на ячейке Написание текста, чтобы выделить ее.

Ø Нажмите и удерживайте клавишу <Ctrl>

Ø Не отпуская клавишу <Ctrl> щелкните мышью на ячейке Разработка содержания.

Ø Отпустите клавишу <Ctrl>. Ячейки с указанными работами будут выделены.

Ø Нажмите кнопку (Связать задачи) на панели инструментов Standard (Стандартная). Между выделенными видами работ снова будет установлена связь (рис. 22).

Рис. 22. Неправильно созданная связь

Но теперь работа Разработка содержания будет начинаться только после окончания работы Написание текста. Как видите, вид установленной связи зависит от порядка выделения работ. Конечно же эта связь неправильна. Такие ошибочные связи в любой момент можно удалить.

Ø Не отменяя выделения видов работ в таблице, нажмите кнопку (разорвать связь) на панели инструментов Standard (Стандартная). Связь между указанными видами работ будет удалена. Диаграмма примет свой первоначальный вид.

Создадим связь между видами работ Разработка содержания и Разработка иллюстраций.

Ø Выделите сначала название работы Разработка содержания, а затем Разработка эскизов иллюстраций.

Ø Создайте связь между ними, нажав кнопку на панели инструментов Standard (Стандартная).

Эти работы должны заканчиваться одновременно. Поэтому тип связи между ними нужно изменить.

Ø Дважды щелкните мышью на стрелке, обозначающей связь на диаграмме. На экране появится диалог Зависимость задач (рис. 23).

Рис. 23. Диалог Зависимость задач

В верхней части диалога указаны названия работ, между которыми установлена связь, а в поле открывающегося списка Тип - тип этой связи. В данном случае Окончание-начало. При необходимости вы можете удалить эту связь нажатием кнопки Удалить.

Ø Выберите в открывающемся списке Тип связь Окончание-окончание.

Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Зависимость задач. Установленная связь отобразится на диаграмме (см. рис. 24).

Проверим, будут ли указанные виды работ заканчиваться к одному и тому же времени, если изменить длительность одной из них.

Рис. 24. Связь Окончание-окончание

Ø Щелкните мышью на поле Длительность в строке с работой Разработка содержания, чтобы выделить соответствующую ячейку.

Ø Используя счетчик, увеличьте длительность работы до 15 дней и нажмите клавишу <Enter>.

Ø Просмотрите диаграмму, воспользовавшись горизонтальной полосой прокрутки, и убедитесь, что тип связи между видами работ не изменился - они заканчиваются одновременно.

Ø Отмените изменение длительности работы, нажав кнопку на панели инструментов Standard (Стандартная).

Теперь рассмотрим еще один способ создания множественных связей.

Ø Выделите в таблице работу Написание текста.

Ø Нажмите кнопку на панели инструментов Standard (Стандартная) или дважды щелкните мышью на ячейке с названием работы. На экране появится диалог Сведения о задаче.

Ø Щелкните мышью на ярлычке Предшественники, чтобы выбрать нужную вкладку (см. рис. 25).

Рис. 25. Вкладка Предшественники диалога Сведения о задаче

В верхней части диалога в поле ввода Название указано название выбранной работы - Написание текста. Справа от него, в поле открывающегося списка Длительность - ее продолжительность - 14 дней. В нижней части диалога находится таблица.

Ø Щелкните мышью на поле Название задачи в первой строке таблицы диалога. Выбранная ячейка превратится в открывающийся список.

Ø Откройте этот список и выберите предшествующую работу, которую нужно связать с выделенной. В нашем случае - Разработка содержания. Ее название отобразится в строке ввода над таблицей.

Ø Нажмите клавишу <Enter>. В поле Тип появится название типа связи Оканчание-начало, предлагаемое по умолчанию.

Ø Закройте диалог Сведения о задаче нажатием кнопки ОК. Установленная связь отобразится на диаграмме.

Некоторые виды работ должны выполняться с задержкой или опережением по отношению к предшествующим. Например, следующая операция по обработке окрашенной детали должна начинаться с задержкой на время, необходимое для полного высыхания краски. В нашем проекте, Создание иллюстраций может начинаться не после Написания текста, а с некоторым опережением: когда текст закончен только на 70 %. Установим эту связь.

Ø Дважды щелкните мышью на ячейке названия работы Создание иллюстраций. На экране появится диалог Сведения о задаче с открытой вкладкой Предшествующие.

Ø Щелкните мышью на поле Название таблицы диалога и в открывающемся списке выберите предшествующую работу Написание текста.

Ø Нажмите клавишу <Enter>. В поле Тип отобразится тип связи Оканчание-начало, а в поле Запаздывание - время задержки - 0 дней.

Ø Щелкните мышью в ячейке первой строки поля Запаздывание, чтобы выделить ее. У правого края ячейки появятся кнопки счетчика

Ø В поле Запаздывание введите с клавиатуры -30 % (рис. 26).

Рис. 26. Вкладка Предшественники с установленным временем опережения

Знак «минус» здесь означает, что Создание иллюстраций должно начинаться с 30 % опережением, т.е. когда предыдущая работа - Написание текста - будет выполнена на 70 %.

Работа Литературное редактирование должна начинаться после окончания Написание текста.

Ø Выделите последовательно работы Написание текста и Литературное редактирование.

Ø Нажмите кнопку (связать задачи) на панели инструментов Standard (Стандартная). Между выделенными видами работ будет установлена связь типа Оканчание-начало, которая отобразится на диаграмме.

Верстка может быть выполнена только после того, как закончено Литературное редактирование и Создание иллюстраций. Такая связь множественная. Посмотрим, как ее установить.

Ø Дважды щелкните мышью на ячейке названия работы Верстка. На экране появится диалог Сведения о задаче с открытой вкладкой Предшественники.

Ø Щелчком мыши выделите ячейку первой строки поля Название.

Ø В открывающемся списке выберите предшествующую работу Литературное редактирование.

Ø Нажмите клавишу <Enter>. Выбор будет зафиксирован. Выделение переместится во вторую строку поля Название.

Ø В открывающемся списке второй строки выберите Создание иллюстраций и нажмите клавишу <Enter>. Выбор будет зафиксирован, а тип связи отобразится в поле Тип (см. рис. 27).

Ø Закройте диалог Сведения о задаче, нажав кнопку ОК. Установленные связи отобразятся на диаграмме.

Ø Измените длительность Создания иллюстраций и убедитесь, что Верстка не начнется, пока обе работы не будут закончены.

Ø Отмените изменение длительности Создания иллюстраций.

Ø Создайте связь между Разработкой макета обложки и Версткой таким образом, чтобы эти виды работ заканчивались одновременно.

Остальные связи установите самостоятельно.

Рис. 27. Создание множественных связей

Ø Корректура должна начинаться после окончания Верстки и Разработки макета обложки.

Ø Цветоделение должно быть выполнено после того, как закончится Корректура.

Ø Последний вид работы - Сдача в типографию - следует за Цветоделением.

В заключение самостоятельно установите связи первой и последней работы с контрольными точками Начало работ и Завершение проекта.

Создание графика работ закончено. Но установленный по умолчанию масштаб времени, при котором на диаграмме отображаются все календарные дни, не позволяет видеть график на экране полностью. Поэтому масштаб нужно уменьшить.

Ø Нажмите кнопку на панели инструментов Standard (Стандартная). Теперь масштаб времени уменьшился в три раза.

Ø Используя горизонтальную полосу прокрутки диаграммы, добейтесь, чтобы диаграмма была видна на экране полностью.

Если же вам не удается полностью отобразить всю диаграмму на правой панели, сделайте следующее.

Ø Выберите команду меню Вид Þ Масштаб. На экране появится диалог Zoom (Масштаб) (рис. 28).

Рис. 28. Диалог Zoom (Масштаб)

Ø Установите переключатель Весь проект и закройте диалог, нажав кнопку ОК. Теперь диаграмма полностью отображается на правой панели.

Созданный график работ будет выглядеть примерно как на рис. 29.

Рис. 29. Созданный график работ

Ø С помощью кнопок и на панели инструментов Standard (Стандартная) просмотрите диаграмму в различных масштабах.

Ø Сохраните созданный проект, нажав кнопку (Сохранить) на панели инструментов Standard (Стандартная).

Мы познакомились с приемами создания графика работ и научились устанавливать связи различных типов.

Оформление графика работ и просмотр критического пути

Большинство видов работ в типовом проекте имеет тенденцию некоторого замедления. В связи с этим все работы можно разделить на две группы. К первой группе относятся такие виды работ, задержка выполнения которых не оказывает серьезного влияния на дату окончания проекта. В отличие от них, вторая группа включает работы, задержка выполнения которых может повлиять на дату окончания проекта. Такие работы называются критическими.

Группа критических работ, выполнение которых определяет срок окончания проекта, называется критическим путем. Другими словами, критический путь состоит из взаимосвязанных работ, задержка выполнения каждой из которых может отодвинуть дату окончания проекта.

Microsoft Project определяет критический путь на основании установленных связей и длительности работ. Просмотрев его, вы можете внести необходимые коррективы в проект: изменить продолжительность отдельных видов работ, их связи и т. д.

Критический путь на диаграмме может быть наглядно отображен в процессе автоматического форматирования, выполняемого Мастером диаграммы Гантта, который запускается нажатием кнопки на панели инструментов Standard (Стандартная).

Созданные таблица и диаграмма понятны и наглядны. Однако для больших проектов простого оформления будет недостаточно. В этом случае применяют объединение работ в группы.

Группировка работ

Для сложных проектов, состоящих из большого количества видов работ, Microsoft Project позволяет создать иерархическую структуру, объединив связанные между собой работы в группы. Это сделает проект более наглядным и позволит разделить его на отдельные этапы, благодаря чему управлять им будет гораздо легче.

В опыте мы разделим наш проект на этапы, объединив отдельные виды работ в группы.

В создаваемом нами проекте можно выделить три этапа: планирование, подготовка материалов и подготовка к печати. Введем названия этапов в поле Название задачи таблицы.

Первый этап – Планирование – объединяет два вида работ: Разработку содержания и Разработку эскизов иллюстраций. Поэтому поместить название этапа нужно перед первой из них.

Ø Щелкните мышью на ячейке с названием работы Разработка содержания, чтобы выделить ее.

Ø Выберите команду меню Вставка Þ Новая работа. Перед строкой с названием работы Разработка содержания будет вставлена пустая вторая строка.

Заметьте, пустая строка всегда вставляется перед текущей.

Ø В ячейке поля Название вставленной строки введите с клавиатуры название этапа – Планирование – и нажмите клавишу<Enter>. Microsoft Project отобразит введенное название как критическую работу, красным цветом, с длительностью 1 день.

Второй этап – Подготовка материалов – включает три вида работ: Написание текста, Создание иллюстраций и Литературное редактирование. Название этапа вставим перед работой Написание текста.

Ø Щелчком мыши выделите ячейку с названием работы Написание текста.

Ø Нажмите клавишу <Insert>. Будет вставлена пустая пятая строка.

Ø Введите название следующего этапа Подготовка материалов и нажмите клавишу <Enter>.

Последний этап – Подготовка к печати – объединяет пять видов работ: Верстка, Разработка макета обложки, Корректура, Цветоделение, Сдача в типографию. Название этого этапа нужно вставить перед названием работы Верстка.

Ø Щелчком мыши выделите ячейку с названием работы Верстка.

Ø Нажмите клавишу <Insert>, чтобы вставить пустую строку.

Ø Введите название последнего этапа – Подготовка к печати и нажмите клавишу <Enter>.

Теперь нужно указать Microsoft Project, какие работы к какому этапу следует отнести. Для этого сначала выделим работы первого этапа.

Ø Щелкните мышью на ячейке с названием работы Разработка содержания, чтобы выделить ее.

Ø Нажмите и удерживайте клавишу .

Ø Не отпуская клавишу , щелкните мышью на ячейке с названием работы Разработка иллюстраций.

Ø Отпустите клавишу . Обе ячейки будут выделены.

Ø Нажмите кнопку на панели инструментов Formatting (Форматирование).

Выделенные в таблице названия работ будут сгруппированы. При этом их названия сместятся вправо, а название этапа Планирование отобразится полужирным начертанием и черным цветом. Слева от названия этапа появится значок с символом «–» (минус), который означает, что в данный момент все виды работ этого этапа отображаются на экране. В поле Длительность появится информация о продолжительности данного этапа 5 дней, которую Microsoft Project определяет на основании длительности отдельных видов работ, включенных в этот этап.

На диаграмме появится новый элемент в виде черной полосы с треугольными зубьями на концах, который обозначает этап проекта (рис. 30). Теперь выделим работы второго этапа – Подготовка материалов.

Рис. 30. Группирование работ этапа Планирование

Ø Нажмите и удерживайте нажатой клавишу .

Ø Щелчком мыши выделите ячейку с названием работы Написание текста.

Ø Не отпуская клавишу щелкните мышью на ячейке с названием работы Литературное редактирование.

Ø Отпустите клавишу . Три вида работ будут выделены.

Объединение выбранных видов работ в группу выполним другим способом.

Ø Не отменяя выделения ячеек, установите указатель мыши на первом символе названия работы Написание текста так, чтобы указатель принял форму тонкой горизонтальной линии со стрелками на концах. Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши.

Ø Не отпуская левую кнопку мыши переместите мышь вправо. При этом появившаяся вертикальная линия укажет положение отступа.

Ø Отпустите левую кнопку мыши. Названия выделенных видов работ сместятся вправо – будет образована группа работ второго этапа. Общая длительность этапа – 18 дней – отобразится в поле Длительность.

Ø Самостоятельно включите остальные виды работ в третий этап – Подготовка к печати.

Созданная структура будет иметь примерно такой вид, как на рис. 31.

Рис. 31. Созданная структура работ

В структуре вы можете скрыть или показать виды работ, входящих в тот или иной этап.

Ø Щелкните мышью на значке с символом «–» слева от названия этапа Планирование. Названия работ, включенных в этот этап, будут скрыты. Исчезнут также их полоски на диаграмме. Слева от названия этапа появится значок с символом «+», который означает, что работы данного этапа скрыты (см. рис. 32).

Работы этапа Подготовка материалов можно скрыть другим способом.

Ø Щелчком мыши выделите ячейку с названием этапа Подготовка материалов.

Рис. 32. Структура со скрытыми работами этапа Планирование

Ø Нажмите кнопку на панели инструментов Formatting (Форматирование). Работы этого этапа будут скрыты.

Ø Самостоятельно скройте работы третьего этапа – Подготовка к печати. График работ примет вид, как на рис. 33.

Ø Чтобы показать все скрытые работы, нажмите кнопку на панели инструментов Formatting (Форматирование).

Рис. 33. Диаграмма со скрытыми работами всех этапов

Ø Чтобы скрыть работы всех этапов, выделите всю таблицу, щелкнув мышью в левом верхнем ее углу, на пересечении заголовков столбцов и строк, и нажмите кнопку на панели инструментов Formatting (Форматирование).

Ø Сохраните изменения в проекте.

Таким образом, сгруппировав работы, мы разделили проект на несколько этапов, благодаря чему он стал более наглядным и легким в управлении.

Ввод таблицы ресурсов

Любой проект, в том числе и наш, для своей реализации требует ресурсов. Управление проектом будет более эффективным, если каждому виду работ назначить необходимые ему ресурсы, использование которых позволит планировать стоимость работ более точно.

Но прежде чем назначить ресурсы отдельным видам работ, следует создать таблицу ресурсов, в которой будет содержаться вся необходимая информация об их количествах и стоимости. Это значительно облегчит следующую задачу назначения ресурсов.

Ø Выберите пункт меню Вид Þ Лист ресурсов (см. рис. 34).

Мы заполним эту таблицу информацией только о людских ресурсах без учета оборудования, предполагая, что необходимое для данного проекта оборудование имеется.

Рис. 34. Лист Назначение ресурсов

Ø Щелкните мышью на ячейке первой строки таблицы поля Название ресурса, чтобы выделить ее.

Ø В выделенной ячейке введите название первого ресурса – Писатель.

Ø Нажмите клавишу <Enter>, чтобы зафиксировать ввод. В остальных полях таблицы появится информация о данном ресурсе, предлагаемая Microsoft Project по умолчанию.

В поле Краткое название отображаются инициалы ресурса. Это его сокращенное название. В поле Группа можно указать, к какой группе относится ресурс по специальности, например каменщики, или по производственному статусу, например временные рабочие.

Ø Щелчком мыши выделите ячейку в поле Группа, введите Люди и нажмите клавишу <Enter>. Это же название группы вы введете для всех остальных ресурсов.

Ø В поле Макс. единиц указывается максимальное количество единиц данного ресурса в процентах.

Например, если на сварочных работах занято 3 сварщика, то максимальное количество единиц данного ресурса составит 300 %. В нашем проекте работу по написанию текста должен выполнять один писатель. Поэтому максимальное количество единиц должно составлять 100 %.

В следующих двух полях Стандартная ставка и Ставка сверхурочных следует указать соответственно повременную и сверхурочную повременную тарифные ставки.

Так как в нашем проекте работа писателя оплачивается после ее выполнения, то данные в этих полях, предлагаемые по умолчанию, изменять не надо, а в поле Затраты на использование следует ввести общую сумму, которая причитается писателю за выполненную работу – 3000 рублей.

Ø В поле Затраты на использование введите 3000 р. и нажмите клавишу , чтобы закончить ввод и выделить следующую ячейку.

По умолчанию Microsoft Project распределяет стоимость ресурсов каждого вида работ Пропорционально проценту их выполнения. Для людских ресурсов это означает повременную или сдельную форму оплаты труда. Однако в списке Начисление можно выбрать и другие методы распределения стоимости: В начале и По окончании при которых выполненная работа оплачивается соответственно перед началом или после оконч